Во сколько нам обходятся бесплатные системы управления проектами

Планируйте свои дела и события в Rainlendar

Rainlendar — это моя любимая программа-органайзер. Она бесплатная и включает в себя календарь с событиями, список задач, окошко дел на сегодня с напоминаниями и показателями прогресса.

Главная особенность в том, что Rainlendar располагается прямо на рабочем столе в качестве виджета, а не как отдельная программа (на картинке снизу Вы видите фрагмент моего рабочего стола и виджет Rainlendar).

Поездки, дедлайны, запланированные встречи и другие важные события отображаются в календаре. Вы можете задать время, повторяемость, место проведения, категорию и прочие детали.  Для того, чтобы не забыть о встрече, можно поставить визуальное или графическое напоминание. Весь список ближайших мероприятий находится под календарем в окошке «События».

Далее идет область «Задачи», которая представляет собой список дел и проектов. Списки можно сортировать по дате, по категории, по приоритету, по степени выполнения. Светло-серая линия, которая выделяет задачу характеризует степень ее выполнения в процентном соотношении. Таким образом, человек сразу видит, какой проект на какой стадии находится. Для каждой задачи можно сделать подзадачи, что позволяет реализовывать многоэтапные проекты.

Режим менеджера, который Вы видите выше, позволяет просматривать, создавать и редактировать уже имеющиеся задачи и события в более привычной форме. Однако, можно обойтись и без него, используя исключительно виджет. К сожалению, пока не существует мобильной версии приложения, а синхронизация с популярными сервисами Google Calendar, Outlook и Apple iCal есть только в платной версии (цена вопроса — 10 евро).

Таким образом, Rainlendar делает управление делами простым и приятным процессом. Интерфейс интуитивно понятный, освоить программу относительно несложно. Отлично подойдет для тех, кто работает над своими проектами преимущественно один, а не в команде.

Basecamp

Оценка: 3 балла

Я с декабря 2010 года пользуюсь Basecamp для работы по одному иностранному проекту, так как сервис на английском языке и позволяет легко выстроить работу с иностранными участниками проекта. Basecamp был придуман в далеком 2004 году командой 37signals и сделан программистами, работающими в разных уголках мира.

Двое праотцов сервиса Basecamp написали замечательные книги: «Rework: бизнес без предрассудков» и «Remote: офис не обязателен». Книги просто обязательны к прочтению или прослушиванию для всех тех, кто подумывает о переходе на удаленку или уже сделал переход. Кстати, вы можете получить от меня книгу «Remote: офис не обязателен» в подарок, если подпишетесь на мою рассылку в конце этой заметки. Обязательно скачайте эту книгу!

Basecamp имеет бесплатный тариф, на котором можно держать только один проект. Если вы работаете в одиночку, то вам его будет вполне достаточно.

Basecamp

3 ноября Basecamp выпустил новую версию продукта Basecamp 3, да так быстро, что никаких интеграций с популярными сервисами сделать не успели. Теперь
можно создавать неограниченное число проектов, архивировать диалоги и настраивать частоту отправки сообщений с Basecamp на почту, чтобы отдыхать по вечерам и выходным.

Помимо этого,
появились цветовые решения для облегчения фильтрации файлов, поиск файлов по ключу, новый текстовый редактор, возможность скачать несколько файлов архивом. Теперь система, вместо того чтобы высылать сообщения на все устройства, определяет, каким из них в данный момент пользуется клиент. Также усовершенствована процедура создания шаблонов проектов.

Служба поддержки, которой Basecamp может гордиться, к счастью, не претерпела изменений. Согласно опросу Basecamp, 93 человека из 100
считают ее замечательной.

Поиск по ключу

Скачивание нескольких файлов сразу

Руководство по быстрому выбору (ссылки на скачивание бесплатных программ управления проектами)

Open Workbench

		Многофункциональная и мощная ресурсо-ориентированная программа. Лучше всего подходит тем группам, которые оценивают проект на основе оценок всех его подзадач.
		В отличии от MS Project (задача-ориентированная), Workbench ресурсо-ориентированная. Поэтому потребуется время на изучение.

dotProject

		Веб-приложение. Огромный опыт (проект стартовал с 2000 года). Огромное количество людей использовало это приложение, так что найти ответы на вопросы сравнительно легко

web2project

		Веб-приложение. Больше подходит для ведения совместных проектов с общими календарями. Можно импортировать проекты из dotProject. Обширная документация

ToDoList

		Простой задачник без ресурсов и зависимостей. Легко начать использовать для ведения простых проектов. Справится даже новичок.

Рубрики:

• личные данные
• менеджер
• проект

• Лучшие бесплатные текстовые процессоры для замены офисных пакетов
• Лучшие бесплатные программы для управления и учета личных финансов

Краткая справка

Asana

https://youtube.com/watch?v=yJFH8zPkcjc

Asana — веб-сервис и мобильное приложение для командной работы без использования традиционной электронной почты. Его создали Дастин Московитц и Джастин Розенштайн, ранее работавшие в Facebook. Первая версия проекта была представлена в 2008 году, штаб-квартира разработчиков находится в Сан-Франциско. Предлагает как бесплатное использование (в командах до 14 сотрудников), так и платный пакет услуг для больших команд.

Basecamp

Basecamp — инструмент проектного менеджмента на основе веб-интерфейса, впервые представленный в 2004 года командой 37signals (в феврале этого года сменившей название). Новая версия сервиса запустилась в 2012 году. На сегодняшний день проект отказался от бесплатного тарифного плана. Особенность данного инструмента управления проектами заключается в том, что здесь нет ограничения по числу пользователей даже в минимальном тарифном плане.

JIRA

JIRA — проприетарный продукт для трекинга задач у разработчиков, созданный компанией Atlassian. Выполняет функции баг-трекера и площадки для управления проектами. Название появилось как результат сокращенного японского произношения слова «Годзилла». Первая версия была представлена в 2002 году.

Redmine

Redmine — бесплатный open-source инструмент для управления проектами и баг-трекинга с поддержкой диаграмм Ганта, визуализацией дедлайнов и прогресса по нескольким проектам одновременно. Написан на Ruby on Rails, работает как кросс-платформенное решение. Продукт разрабатывается с 2006 года. Разработчики платформы не берут денег с пользователей, но все желающие могут пожертвовать произвольную сумму в фонд развития проекта или помочь идеями в разработке и дизайне. У проекта создан онлайн-центр языковой локализации продукта, поддерживаемый волонтерами.

«Битрикс24»

https://youtube.com/watch?v=uLM8JiBq_sc

«
Битрикс24» — социальный интранет, включающий в себя, наряду с CRM, систему управления задачами. Создан и поддерживается российской компанией «1С-Битрикс». Работает как облачный сервис, но возможна и поставка коробочной версии. По оценкам компании-разработчика, сервисом «Битрикс24» пользуются свыше 188 тыс. компаний в странах СНГ и за рубежом. Редизайн и запуск новых возможностей был представлен в прошлом году.

Trello

https://youtube.com/watch?v=isRKrzdi-g0

Trello — веб-приложение для управления задачами, разработанное Fog Creek Software. В основе его работы лежит японская философия менеджмента «канбан», популяризацией которой занималась корпорация Toyota в 80-е годы ХХ века. Все проекты здесь представлены в виде «досок» со списком задач. Интерфейс системы в результате похож на Pinterest, и «карточки» с проектами и задачами прикрепляются к каждому пользователю в команде. Работает по freemium-модели, пакет решений для бизнеса был представлен в 2013 году.

«Мегаплан»

«
Мегаплан» — облачная система управления бизнесом, включает в себя CRM, ERP и инструменты для постановки и делегирования задач. Предлагает несколько масштабируемых тарифных пакетов, работает как SaaS. Особенность платформы — наличие тарифного конструктора: четких тарифов здесь нет, а итоговая цена зависит от числа сотрудников, подключения инструментов финансового учета и документооборота и желаемой скидки при оплате на год вперед.

Новости

• В Международном медицинском кластере внедрена единая информационная система на базе Exon
• В PayDox добавлена возможность оперативно управлять взаимоотношениями с клиентами и контрагентами
• Creately запустила решение для совместной работы в России
• Запущено новое IT-решение Signal для отслеживания прогресса строительства
• Создана система управления инновационными проектами Х5 Retail Group
• На что способна современная система построения и моделирования бизнес-процессов. Обзор возможностей Visary BPM
• Совместное решение резидента «Сколково» и «Вишерасофт» облегчит работу испытательных лабораторий
• «Битрикс24» начали использовать в армии Нигерии и аббатстве Германии
• Исследовательский институт Migal Galilee использует приложения BIOVIA для разработки вакцины против COVID-19
• Какие ИТ-продукты и сервисы стали наиболее востребованными в период самоизоляции

Системы управления проектами

Project Management (PM)

Управление проектами — профессиональная деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов.

Применение методологии управления проектами дает возможность четко определить цели и результаты проекта, дать им количественные характеристики, временные, стоимостные и качественные параметры проекта, создать четкий план проекта, выделить, оценить риски и предотвратить возможные негативные последствия во время реализации проекта.

• Управление ИТ-проектами
• Вопросы проектного и процессного управления
• Аутсорсинг управления проектами: что должен знать Заказчик и уметь Поставщик
• Системы управления проектами (мировой рынок)
• Выбор системы управления проектами
• Управление проектами: что могут дать специальные решения
• Проектное управление

Для планирования задач

Чтобы планировать и распределять задачи, а также контролировать процесс их выполнения, используются различные программы-органайзеры. Планировщиков на рынке десятки, вот несколько примеров.

Trello — пожалуй, самый известный сервис для организации задач в виде рабочих досок. Базовая часть сервиса бесплатная, оплачиваются только расширения. Есть возможность добавлять чек-листы и выставлять приоритеты. Может синхронизироваться со Slack, GitHub, Salesforce, Evernote, Google Drive. Отлично работает в Kanban-проектах.

MeisterTask — почти полностью повторяет функционал Trello. Отличительная особенность — интеграция с упомянутым выше MindMeister, а заодно — со Slack, GitHub, Zendesk.

Jira — вообще-то это система отслеживания ошибок, которая задумывалась как инструмент для организации взаимодействия с пользователями. Но многие применяют Jira для управления проектами (мы в том числе). Идеально подходит для работы по Scrum. Позволяет планировать спринты и проекты в целом, делегировать задачи и собирать их в бэклог, указывать приоритеты и отслеживать дедлайны.

Bitrix24 — продукт, который позиционируется как сервис автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Есть возможность планировать задачи по нескольким проектам одновременно, назначать исполнителей, измерять затраченное время, обмениваться сообщениями, общаться в live-чате. Включает в себя CRM. Сервис популярен среди нетехнологических компаний.

Проект закончился, но это еще не конец

Просто завершить проект в срок — мало. Менеджер проекта должен уметь оценить не только работу команды, но и свою. Это дает возможность совершенствоваться.

Для меня показатель успеха — реакция заказчика в конце проекта. Если клиент доволен результатом, значит, менеджер справился с поставленной задачей.

Антон Сержантов,

agile-коуч

Нет единых критериев оценки. Все зависит от ситуации, типа и целей проекта.

Когда закрываешь проект, то, как правило, чувствуешь, что сделал на отлично, а что можно сделать лучше в следующий раз. Таким образом я считаю, что основной критерий успеха — это внутреннее состояние руководителя проекта. Все остальное — вторично.

Игорь Филипьев,

тренер и консультант по гибким методологиям, компания ScrumTrek

Подведем итоги: что самое важное в управлении проектами?

• Люди. То есть команда.
• Прозрачность процесса. Когда все понимают задачу одинаково.
• Не бояться и не лениться. Даже если очень хочется.

Wunderlist — идеальное решение для коллективной работы

Другим бесплатным планировщиком дел, о котором необходимо упомянуть, является сервис и программа Wunderlist. В отличие от Rainlendar ее можно устанавливать на телефоны и планшеты и синхронизировать данные между устройствами. Все данные хранятся в интернете, что также позволяет работать с сервисом напрямую из браузера. Однако главным преимуществом Wunderlist является возможность командной работы над проектами.

Слева Вы можете видеть дела на сегодня, на неделю и списки задач. Среди них есть командный проект «FishResp», над которым работают два участника. В середине приложения находятся задачи, относящиеся к этому проекту: сверху — новые, снизу — перечеркнутые старые. Справа же высвечиваются детали задачи: срок, напоминание, подзадачи, заметки, прикрепленные файлы и обсуждение в виде комментариев участников. Новые комментарии, порученные Вам задачи и напоминания  также приходят на почту, позволяя быть в курсе всех дел.

Другими словами, в Wunderlist есть все необходимые элементы для совместной работы над проектами. Сервис настолько прост в обращении, что после 5 минут использования человек освоит его полностью. Идеально подходит для коллективных проектов, в которых требуется активное взаимодействие небольшого количества участников.

Trello

Как работает?

Первичная систематизация происходит с помощью досок — это разные проекты или процессы в компании. Каждая доска состоит из списков — вертикальных колонок, расположенных слева направо и отражающих этапы производства, от идеи до реализации.

В списки добавляются карточки с отдельными задачами. К карточкам можно добавлять описания, комментарии, файлы; присваивать им цветовые теги; отмечать ответственных и дедлайны, а также создавать чек-листы для понимания подзадач, которые необходимо выполнить в рамках общей задачи. Как только задача прошла текущий уровень реализации, карточка переносится в следующий список — и так до тех пор, пока не попадет в самую правую колонку, обозначающую финальный этап работы.

В меню доступно включение/отключение показа календаря, возможности голосования за отдельные карточки и визуального старения неактивных заданий.

Сколько стоит?

Сервис условно бесплатен — основной функционал позволяет работать почти без ограничений. За 5 долларов в месяц можно кастомизировать оформление и загружать более тяжелые файлы, а за 25 долларов — получить гибкое разграничение прав доступа, интеграцию с Google Apps и возможность выгрузки данных из аккаунта.

Мобильные приложения: iOS, Android, Windows 8, Windows RT.Язык интерфейса: русский, английский.

Андрей Демидов

Сооснователь и генеральный директор сервиса мониторинга и аналитики Wobot

Trello наиболее удобен для организации процессов, для того чтобы быстро вводить людей в проект. У нас в нем представлены почти все сферы работы — и разработка, и маркетинг, и бухгалтерия.

Мы пользуемся также Redmine и Jira, и по сравнению с ними Trello — это такой minimal viable product, простой сервис, в котором нет ничего лишнего. В нем мы описываем и последовательно обсуждаем сложные задачи, которые после принятия решений переносятся в другие системы. И наоборот — сложные задачи из других систем дробим на более простые и переносим в Trello.

До того как пришли к этим трем сервисам, пробовали много чего — „Мегаплан“, Basecamp, Google Docs. „Мегаплан“ оказался слишком многофункциональным, Basecamp в то время сильно тормозил, таблицы были неудобны.

В Trello сразу было такое ощущение, как будто сделали продукт под тебя. Но надо понимать, что в нем нельзя отслеживать глобальные задачи, проводить аналитику, формировать отчеты. Одним словом, его недостатки — это плюсы Jira

И что важно, для Trello есть плагины, которые позволяют интегрировать его с другими сервисами

Для разработки проекта используйте интеллект-карты от XMind

С самого детства я любил строить планы в виде схем на листе бумаги: начиная от строительства моей первой скамейки в саду, и заканчивая поступлением в аспирантуру. В последствии я узнал, что такой метод планирования уже давно известен и называется «интеллект-карта» (от англ. Mind map). Интеллектуальные карты широко используются в бизнесе при разработке проектов и реализации сложных алгоритмов действий. Элементами интеллект-карт являются концепции, идеи, задачи и заметки к ним.

На мой взгляд, одну из самых удобных и привлекательных карт предоставляет бесплатная программа XMind. На рисунке выше Вы можете видеть проект по созданию приложения «FishResp», созданный в этой программе. Здесь можно написать, что понадобится для того, чтобы приложение работало и люди им пользовались. Затем, какие задачи необходимо решить, чтобы реализовать каждый элемент проекта. Для каждой задачи можно оставить заметки с рисунками, ярлыки приоритета, степени выполнения и прочее. Сторонние проекты также могут повлиять на реализацию основного — все эти отношения и зависимости можно учесть и визуализировать в XMind. Все это позволяет следить за прогрессом и реализовывать свой проект более качественно и в кратчайшие сроки.

Как строить планы в MS Project

Создайте новый проект

В программе есть разные шаблоны, например, Простой план проекта, Запуск нового продукта или Гибкое управление проектами. Выберите подходящую структуру или откройте Новый проект.

Новый проект до внесения данных

Определите задачи

На верхней панели выберите блок Задача и найдите кнопку Суммарная задача. С ее помощью создайте все общие этапы. Позже добавьте подробностей.

Общие этапы проекта

Конкретизируйте задачи

Подумайте, какие войдут в каждый этап. Добавьте их в таблицу с помощью кнопки + Задача. Или дважды кликните мышкой по пустой графе, куда хотите вставить задачу. Откроется такое окно.

Сведения о задаче

В этом окне отредактируйте сведения о задаче. Например, название или длительность, если она уже известна. Когда нет точных данных, ставьте галочку в графе Предварительная оценка. Примерная длительность задачи отобразится в таблице со знаком вопроса.

Сведения о задаче Агрегация требований

Для аналитики:

1. агрегация требований;
2. прототипирование;
3. техническое задание;
4. проектирование базы данных.

Для главной страницы и каталога товаров:

1. дизайн;
2. верстка;
3. разработка.

Для оплаты и доставки:

1. подключение PayPal;
2. подключение СДЭК.

Для личного кабинета:

1. авторизация;
2. регистрация;
3. восстановление пароля;
4. бонусная система;
5. отложенные заказы;
6. персонализация;
7. интеграция с Axapta.

Декомпозиция задач

Определите длительность задач

Для этого слева от каждой из них есть графа, в которой можно выбрать тип планирования. При автоматическом программа определяет длительность задачи, при ручном вы сами меняете даты. Выберите подходящий.

Длительность задач

Проставьте зависимости в графе Предшественники. Получится так.

Зависимости между задачами

Распределите ресурсы

Теперь раздайте задачи команде и отразите это в таблице. В правом нижнем углу есть пять разных вкладок. Диаграмма Ганта (большую часть времени вы будете проводить в ней), Использование задач, Визуальный оптимизатор ресурсов, Лист ресурсов и Отчет.

Выберите Лист ресурсов. В него внесите всех сотрудников, которые работают на проекте, их ставки за час работы и график. Укажите должности или фамилии, если в команде несколько сотрудников занимают одинаковую позицию. Так вы сможете избежать путаницы.

Допустим, что в команде по одному сотруднику на каждую должность. Вот, что получится.

Лист ресурсов.

Вернитесь во вкладку Диаграмма Ганта. Найдите графу Ресурсы и проставьте должности исполнителей напротив каждой задачи.

Задачи с проставленными ресурсами

Если какой-то ресурс перегружен, программа это покажет: слева от задачи появятся красные человечки.

Перегруженные ресурсы

Устраните проблему перегрузки

Для этого перейдите в Визуальный оптимизатор ресурсов. Он выглядит так.

Визуальный оптимизатор ресурсов

Видно, что перегружен программист. Вернитесь назад в Диаграмму Ганта. На верхней панели выберите вкладку Ресурс, а потом кнопку Автоматическое выравнивание ресурсов. Программа сама перераспределит задачи так, чтобы разгрузить программиста. Но учитывайте, что время работы над проектом при этом увеличится.

Программа автоматически выровняла ресурсы

Remember The Milk

Оценка: 4 балла

Сервисом RTM я начал пользоваться, пройдя тренинг Константина Шереметьева «Автоматизация себя». RTM реально очень простое и понятное приложение, в котором нет ничего лишнего. И я бы продолжил юзать Remember The Milk, но разработчики начали «улучшать» сервис. Улучшения мне не пришлись по душе. К тому же бесплатно синхронизировать задачи с мобильным приложением RTM было возможно только раз в сутки. В итоге я переехал на другой сервис (см. ниже), которым пользуюсь по сей день.

Радует тот факт, что сервис русифицирован, поэтому проблем с переводом и пониманием не возникнет.

Первый этап — работа тестировщиком

Подготовка будущего руководителя digital-проектов начинается с последовательного прохождения всех стадий работы. И первая стадия — это работа тестировщиком (QA).

Тестировщик — это человек, который отвечает за качество проекта, за выявление в нем ошибок и отправку этой информации программистам. Также он контролирует, чтобы ошибки были исправлены

На этапе работы тестировщиком будущий руководитель digital-проектов прокачает три важных умения: строгое следование регламентам, внимание к деталям и требовательность.

Требовательность для руководителя digital-проектов — крайне важный навык, и именно в работе тестировщиком он прокачивается лучше всего.

С результатом работы человека, который занимается тестированием, работают программисты. Здесь в любом случае будут какие-то конфликты: программисты будут ссылаться на сложность или невозможность реализации, говорить, что это не так было задумано, всячески игнорировать требования тестировщика. Если тестировщик грамотно работает и умеет отстаивать свою точку зрения, то первые необходимые навыки постепенно развиваются до необходимого уровня.

По итогам первого этапа подготовки специалист должен:

1. Оценивать задачи.
2. Считать время разработки.
3. Участвовать в планингах.
4. Делать оценку проектов.

Эти навыки нужны для того, чтобы в будущем легко готовить сметы для реализации проекта.