Изображение для фона под шапку

Кто такой координатор проекта?

Основными заинтересованными сторонами при внедрении инициативы являются инвестор (заказчик) и исполнители (команда) проекта. Учитывая то, что инвесторы – люди занятые, им зачастую некогда лично отслеживать ход реализации начинания и давать добро на те или иные действия, связанные, в частности, с финансированием или принятием важных решений. В таком случае заказчику понадобится координатор проекта, который возьмет эту работу на себя.

Как организовать взаимосвязь заказчика и исполнителей

КоординаторВ российской практике нередко встречается мнение, что координатор проекта – это некое подобие секретаря руководителя компании, инициировавшей и финансирующей начинание. То есть это человек, не дающий нормально работать менеджерам, постоянно требующий от них отчетов и бумажек для шефа. Работа эта зачастую считается менее престижной, чем менеджерская, и не сулящей серьезных карьерных перспектив.

На самом деле служебные функции координатора предполагают, что он является связующим звеном между заказчиком и исполнителями. По сложившейся традиции, не менее 70% своего времени координатор уделяет закрепленной за ним инициативе.

С одной стороны он контролирует ход реализации инициативы и на основании этого принимает стратегические решения, с другой – оказывает всяческое содействие команде в ее работе, направленной на итоговый успех. Если кто и скажет инвестору о том, что project manager не справляется со своими обязанностями и может загубить все дело, так это именно координатор инициативы, который всегда держит руку на пульсе событий.

Исходя из стоимости, сложности и важности проекта для компании, заказчик может нанять работника для выполнения обязанностей координатора со стороны, а может возложить эту функцию на человека с высоким кредитом доверия, например, своего заместителя или помощника. Это лицо наделяется окончательными полномочиями по большинству вопросов и несет ответственность за проект наряду с менеджером.

Координатор следит за тем, чтобы выделенные деньги расходовались рационально и по целевому назначению, выполняемые командой задачи были направлены на полезный для компании результат. Он уполномочен давать задания относительно хода выполнения различных процессов руководителю и членам команды проекта, а также требовать их выполнения. Получая от проектного менеджера информацию о тех или иных возникающих проблемах, он принимает все возможные меры для их устранения или минимизации.

Существуют разновидности инициатив, которые требуют определенных умений и знаний от их координаторов, например:

  • инвестиционные инициативы (производственные, строительные, торговые), ставящие во главу угла получение дохода;
  • BTL – проекты, направленные на повышение продаж (маркетинговые коммуникации, проведение различных промоакций, конференций, выставок, организация спонсорства и программ лояльности);
  • IT – проекты, целью которых является создание и наполнение веб-сайтов, а также разработка различных программных продуктов;
  • социальные проекты, которые не влекут за собой получение прибыли, однако улучшают условия жизни населения конкретных территорий или отдельных групп людей.

В процессе работыДля каждой группы начинаний требуются специалисты своего дела, иногда профессионалы в узкой сфере, эти люди могут стать менеджерами и организовывать непосредственно все рабочие процессы, не отвлекаясь на внешние факторы. Для решения вопросов более общего характера нужен человек, который умеет решать проблемы, поддерживать нужные контакты и договариваться со всеми сторонами. В итоге, слаженная совместная работа координатора и руководителя начинания дает возможность объединить все ресурсы (организационные, финансовые, юридические, личные) заказчика и членов команды для достижения наилучшего конечного результата в срок и с наименьшими затратами.

Обязанности координатора проектов и требования к нему

Поскольку начинания бывают очень разные по своей сути и направленности, то и требования к координатору могут сильно отличаться, например, в IT-сфере он должен иметь понятие в информационных технологиях, а в BTL – опыт работы в рекламном бизнесе или торговле. Поэтому остановимся только на тех основных моментах, которые в любом случае должна содержать должностная инструкция координатора проекта.

Итак, должностные обязанности его включают в себя:

  • помощь в составлении плана и устава начинания;
  • анализ и утверждение разработанных проектным менеджером принципов и подходов к работе, последующий контроль выполнения поставленных заданий в соответствии с этими подходами путем проведения формальных проверок;
  • определение и идентификация выгод для компании от реализации начинания, а также качества его функционального решения;
  • участие в формировании команды и координация ее повседневной деятельности;
  • периодическое участие в работе проекта, контроль его рабочих аспектов;
  • решение в пределах компетенции возникающих производственных проблем, при необходимости, подключение ресурсов главного спонсора;
  • обеспечение ресурсами выполняемых работ в соответствии со сметой и планом, проверка финансовых отчетов, участие в подготовке тендерной документации и коммерческих договоров;
  • организация и проведение тематических мероприятий, встреч, переговоров с внешними действующими и потенциальными партнерами (кредиторами, Работа координаторапоставщиками, подрядчиками), а также управляющим комитетом;
  • взаимодействие с государственными и контролирующими органами, установление и регулярное поддержание контактов с целевыми группами и внешними специалистами, ведение с ними деловой переписки;
  • составление кратких отчетов о ходе и промежуточных результатах работ для высшего руководства и предложений относительно повышения их эффективности.

Для полноценного выполнения своих обязанностей сотрудник такого рода должен обладать целым рядом качеств, среди которых:

  • высшее образование и общая грамотность;
  • опыт работы с различными проектами;
  • знание норм законодательства в необходимой сфере, основных принципов организации процессов и управления персоналом;
  • коммуникабельность (умение находить общий язык с разными людьми, убеждать, завязывать и поддерживать нужные знакомства в интересах компании);
  • умение обрабатывать большие объемы разнообразной информации, организовывать и проводить сложные переговоры, вести деловую переписку;
  • знание и владение специальными компьютерными программами (Excel, Word, Outlook, Power Point);
  • владение английским и другими иностранными языками;
  • высокая организованность, ответственность, внимательность, стрессоустойчивость, способность принимать оптимальные решения в нестандартных ситуациях;
  • умение работать в жестких временных рамках.

В виде дополнительных условий работодатель может потребовать от соискателя должности различных умений и знаний в зависимости от направленности внедряемой инициативы: от опыта организации образовательных площадок для персонала до умения составлять проектную документацию, от опыта работы в сфере донорства крови до готовности к длительным командировкам.

Руководитель всегда на эту должность подбирает человека, максимально готового сразу же включиться в работу, без потери времени на дополнительное обучение.