Перед началом проекта: 8 секретов стартовой встречи

Правило 4. Дайте слово спонсору

Дальше слово лучше взять спонсору. Если вы с ним заранее об этом не договорились – то можно аккуратно попробовать передать ему ведущую роль, мол, сейчас Ефимий Евстигнеевич наконец скажет нам, зачем мы все собрались и как это повлияет на наши годовые бонусы. Но это, конечно, зависит от личности конкретного Ефимия Евстигнеевича.


Часть спонсора в идеале выглядит так:

  1. Зачем мы здесь – кратко обозначаем цели kick–off.
  2. Цель и краткое содержание проекта – чего хотим этим проектом добиться, что он даст бизнесу, что мы будем делать (вот это – очень кратко, буквально 1-2 предложения). Если есть возможность как-то сразу донести, как это связано с KPI людей, сидящих в переговорной – лучше донести.
  3. Представление руководителя проекта, обозначение его полномочий – ваш звездный час. Вроде бы мелочь,  могли бы и сами представиться, но по факту очень многое меняет, сразу определяя ваш статус гораздо выше, чем было бы, если бы вы представились сами.
  4. Представление рабочей группы – кто в нее входит, кто какие направления проекта будет закрывать и проч. При необходимости – познакомить тех, кто не знаком.

Правило 6. Это нужно помнить, чтобы kick–off прошел успешно

Это как правила безопасности дорожного движения, написано кровью РМов:

Постарайтесь, чтобы не получилось так, что люди из рабочей группы узнают о самом существовании проекта только на kick–off, слишком внезапный стресс. Если вы подрядчик – то лучше, если у Заказчика до этого будет какая-то краткая коммуникация в компании, если внутренний сотрудник – постарайтесь до kick–off хотя бы кратко донести до людей, что их ждет.

Kick–off – не место для обсуждения «а зачем нам вообще проект». Решение уже принято, такие вещи должны вежливо и твердо пресекаться, не давая никому никакой надежды.

Не нужно вдаваться в подробности! Для этого у вас будет целый длинный проект, а сейчас чем больше деталей – тем больше вопросов, а на kick–off вам этого не надо

При необходимости «паркуйте» вопрос для дальнейшего обсуждения после kick–off.

Если вы работаете на стороне подрядчика и с вами вместе на встрече присутствует спонсор проекта из вашей компании – важно, чтобы вас представили одновременно, а не только его. Опять же сильно влияет на ваш статус в глазах рабочей группы.

В рабочей группе такие же люди, как и вы

Не нужно их бояться, потому что они крутые эксперты, большие начальники или сотрудники Газпрома. А вы – крутой профессионал по внедрению CRM, они так не умеют

Импровизацию никто не отменял, а навыки приходят с опытом. Перефразируя Р. Гандапаса, «если вы уверены, что kick–off был идеален, то он вам, скорее всего, приснился».

Удачи!

Для чего нужна стартовая встреча

Познакомить участников проекта и оценить расстановку сил в команде

Обсудить основные вопросы по проекту

Убедиться, что все понимают цели проекта и свою роль

Послужить дополнительным источником мотивации и вдохновения перед запуском

Установить правила работы

Как и любую другую встречу, kick-off митинг нужно тщательно продумать и спланировать. Составьте план встречи и разошлите приглашенным, чтобы они подготовили вопросы и предложения.

Простота и эффективность — вот ключевые характеристики такого собрания. Его цель состоит не в том, чтобы вывалить на участников поток информации, цифр и данных по проекту. А наоборот — облегчить понимание рабочих процессов.

#1. Знакомство


Представьтесь и попросите участников сделать то же

Это особенно важно, когда специалисты незнакомы. Что сказать? Базовую информацию: имя, фамилия, функция в компании

Роль каждого в проекте уточнят позже.

#2. Повестка встречи

Иногда этим шагом пренебрегают, считая его лишней церемонией. На самом деле, всем будет проще, если вы с самого начала определите, в каком порядке будете обсуждать проект, когда задавать вопросы и т. д. Встречи такого типа — это не монолог. Нужно, чтобы участвовала вся команда.

#3. Суть проекта и цели команды

Обязательно ответьте на вопрос: «Какие проблемы решает проект?» Сотрудникам важно понимать, почему они будут делать ту или иную работу. Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей

Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете

Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей. Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете.

#4. Описание этапов проекта

Разбейте проект на этапы, уточняя результат каждого (макет, документация) и срок выполнения. Так вы убедитесь, что ничего не упустили. Некоторые процессы могут выполняться параллельно. Так вы избежите ситуации, когда сотрудник ждал окончания предыдущего процесса и не приступал к работе, потеряв много времени.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Если для управления проектами вы используете специальную программу (Trello, Redmine, Jira), предупредите об этом в начале.

#5. Роль и ответственность каждого

Одна из главных целей стартовой встречи — подробно объяснить, кто чем занимается, в какие группы объединяются сотрудники и как работают друг с другом. Например, два дизайнера и один менеджер, который затем отправляет макет на утверждение аналитику и руководителю проекта.

Обязательно составьте список с контактами каждого участника. Уточните, как будете коммуницировать. Часто руководители проекта не возражают против коммуникации в Facebook через личные аккаунты

Некоторым важно иметь постоянный доступ к переписке


#6. Мониторинг проекта

Авторы Manager GO советуют проводить регулярное информирование о ходе проекта раз в неделю и всегда в письменной форме.

Такой отчет может содержать такие элементы:

— статус выполнения проекта в %

— соблюдение графика работы (например, с помощью цветов: зеленый — ОК, оранжевый — есть вопросы для обсуждения, красный — дедлайн нарушен, необходимо пересмотреть порядок работы над проектом)

— статус соблюдения бюджета (те же три цвета)

— состояние удовлетворения в команде (аналогично)

— краткое изложение того, что было сделано, результат работы

— вопросы, ожидающие решения

— риски — что, по мнению специалиста, может пойти не так

Не делайте отчеты бюрократизированными. Выберите только принципиальную для проекта информацию.

#7. Оценка результатов работы

На стартовой встрече определите, как вы будете оценивать, выполнена ли работа, и насколько хорошо. Сотрудники должны уложиться в сроки? В бюджет? Максимально быстро все согласовать внутри команды? Использовать новые методы или технологии? Совершить наименьшее количество ошибок?

#8. Планирование следующих встреч


Согласование графика следующих встреч еще раз напомнит сотрудникам о дедлайнах и объеме работы, который они должны сдать в срок.

When to Use Kick-Off

What does kick-off mean? Kick-off is a variant spelling of the closed compound kickoff. It has all of the same meanings and functions as kickoff, which means it can be a noun or an adjective, but it is used in different language communities.

  • The unhyphenated kickoff is the preferred spelling in American English.
  • The hyphenated kick-off is the preferred spelling in British English.

The below graphs show the preference for each language community.

American English:

British English:

These graphs chart the use of kick-off vs. kickoff in American and British English, respectively, and, as you can see, the preferences are almost the complete opposite.

When to Use Kickoff

What does kickoff mean? Kickoff can be a noun or an adjective.

As a noun, kickoff means the beginning of something. In the case of American football, the kickoff is literally one team kicking the ball to the other team. In other contexts, though, kickoff is more figurative than literal.

Here are a few examples,

  • The kickoff is at 1:00pm tomorrow, so we need to leave the house by 10:30am to arrive to the stadium on time and find our seats.
  • The defense has been reeling since the kickoff, and the opposing team has scored 28 points.

As an adjective, kickoff describes something that comes first, whether the first play in a sporting event, the first seminar in a professional conference, or many other things.

For example,

  • Jen and Mark threw a kick-off party to celebrate their son’s first game in the NFL.
  • The kick-off event was a 90-minute lecture by Bill Gates.
  • The NFL’s latest attempt to reduce the number of kickoff returns did not produce particularly promising results during the preseason. –The Washington Post

The closed compound kickoff is more common in the American English than British English. The AP Stylebook prescribes kickoff as an adjective or a noun.

Outside of North America, many publications hyphenate the compound.

Правило 5. Краткость и профессионализм!

Дальше спонсор может передать слово руководителю проекта, который:

  1. Предлагает основные правила коммуникации – кратко, мол, раз в месяц управляющий комитет, раз в неделю – собрание рабочей группы, пока не определимся с деталями – все будете раз в неделю получать отчеты по статусу проекта и проч. Но достаточно коротко и не вдаваясь в бюрократию.
  2. Озвучитвает высокоуровневый план проекта – набор ступеней, которые надо будет пройти. Помните, это вы внедрили уже 10 CRM-ок, а многие тут до сих пор по «Косынке» скучают. Поэтому очевидное для вас «сбор требований-разработка-тестирование-внедрение» может быть неочевидно для всех присутствующих.
  3. Дает сроки детального планирования на ближайшие работы – мол, это установочная встреча, на этой неделе у нас будет еще с каждым из вас встреча по уточнению требований на уровне департаментов, а на следующей – я вам пришлю детальный план встреч с вашими сотрудниками.
  4. Обозначает дальнейшие шаги – всем получить аккаунты к базе знаний, выдать вам своего лучшего эксперта в предметной области и проч., т.е. то, что нужно сделать им в самое ближайшее время. Таких вещей должно быть немного, но они должны быть, чтобы все сразу осознали, что придется что-то делать, а не вышли со встречи и забыли.
  5. Предлагает задавать вопросы и уточнять, если что-то непонятно – тут без комментариев.

С этим читают