Требования к оформлению документов по делопроизводству

Содержание
  1. Программа курса
  2. Порядок заполнения формы
  3. Делопроизводство и документооборот – что это такое?
  4. С чем предстоит работать специалисту
  5. Оглавление
  6. Что такое документооборот
  7. Основы КДП — что важно знать
  8. Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации
  9. Электронный документооборот и новые управленческие схемы
  10. Понятие

Программа курса

Введение

Модуль 1. Документирование

Тема 1. Понятие о документах, системах документирования, носителях информации. Государственное регулирование делопроизводства.

Лекция 1. Основные системы документации. Унифицированная форма документа. Унифицированные системы документации. Классификация документов. Нормативно-методическая база делопроизводства.

Тема 2. Реквизиты организационно-распорядительной документации

Лекция 2. Бланки организаций. Виды бланков, их назначение и функции.

Требования к их оформлению, хранению и использованию. 

Лекция 3. Состав, расположение и воспроизведение  реквизитов на документах. Формуляр-образец. Изучение ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Лекция 4. Язык и стиль управленческого документа. Требования к тексту документа. Унификация текста. Виды унифицированного текста и методы унификации. Структура текста. Использование лексики в тексте документа.

 Тема 3. Требования к оформлению   распорядительных и справочно-информационных документов.

 Лекция 5. Распорядительные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

 Лекция 6. Справочно-информационные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

Тема 4. Деловые письма: классификация, оформление, работа с текстом.

Лекция 7. Служебные письма: бланк для писем и состав реквизитов.

Лекция 8. Разновидности писем. Особенности при составлении текста разных видов писем.

Особенности переписки с зарубежными партнерами.

Тема 5. Требования к оформлению кадровых  документов: трудовых договоров, кадровых приказов, заявлений и др.

Лекция 9. Документы по персоналу: требования и порядок оформления кадровых документов.

Модуль 2. Документооборот          

Тема  6.  Организация документооборота в государственных и муниципальных структурах

Лекция 10. Документооборот, характеристика документопотоков, объем документооборота в организации.

Типовая инструкция по делопроизводству. Основные принципы организации документооборота в муниципальных структурах: оперативность, прямоточность, учет объема документооборота.

Тема 7. Порядок обработки входящих,  исходящих и внутренних документов.

Лекция 11. Обязательные и рекомендуемые этапы прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Централизованная и децентрализованная регистрация входящих документов.

Тема 8. Электронный документооборот

Лекция 12. Межведомственный и внутриорганизационный электронный документооборот: принципы формирования и нормативные акты.

Тема  9. Конфиденциальное делопроизводство

Лекция 13. Защита информации на всех этапах документооборота.

Сведения, отнесенные к государственной тайне.

Сведения, отнесенные к негосударственной тайне: коммерческая тайна, служебная тайна, профессиональная, персональные данные.

Модуль 3. Архивное дело

Тема 10. Основные понятия архивного дела.

Закон 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле» Типовые и ведомственные перечни управленческих документов.

Лекция 14. Документы по архивному делу.  Дело, номенклатура дел, определение сроков хранения документов в организации. Создание экспертной комиссии в организации: ее права и функции.

Тема 11. Составление номенклатуры дел. Формирование документов в дела, оформление дела. Опись дел.

Лекция 15. Систематизация документов и формирование дел в соответствии с Номенклатурой дел организации. Требования к систематизации документов в дела. Особенности и сроки формирования документов в дела. Оформление дел: титульный лист, внутренняя опись дела, лист — заверитель дела. Составление описи дел. Сроки и требования к проверке документов в делах.

Тема 12. Подготовка к архивному хранению. Хранение и уничтожение документов.

Лекция 16. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения документов и оформления результатов экспертизы.  Подготовка, оформление и передача дел в архив организации. Требования к документам при передаче дел в архив организации. Организация ведомственного хранения документов и обеспечения их сохранности. Требования к документам при передаче дел на государственное хранение.

Итоговая аттестация.

Порядок заполнения формы

  • к структуре образовательной программы;
  • условиям реализации;
  • результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

  • 01 — структуры образовательных программ;
  • 02 — ход реализации образовательных программ;
  • 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

  • 01-01;
  • 01-02;
  • 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  • 01-01/… начинаем с единицы и до конца года;
  • 01-02/…;
  • 01-03/….

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Рекомендуем:  Как оценить эффективность сотрудников с worksection

Делопроизводство и документооборот – что это такое?

Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.

Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации – движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.

В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.

Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:

  • создание проекта документа;
  • согласование;
  • подписание проекта документа, проставление даты и регистрационного номера; с момента регистрации он считается официально изданным и принятым к исполнению;
  • доведение содержания до исполнителей и контроль;
  • исполнение предписаний;
  • оформление исполненного документа для последующего хранения в зависимости от сроков и необходимости;
  • уничтожение деловых бумаг с истекшим сроком или оформление их на архивное хранение.

Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:

  • Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
  • Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
  • Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
  • Если необходимо, оформляется официальный ответ.
  • Последний этап – оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.

Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:

  • восходящий – от подчиненных к начальникам (объяснительные записки);
  • нисходящий – от руководства к сотрудникам (приказы);
  • горизонтальный – между равными по должности (акты, протоколы).

Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:

  • журналы учета движения документов;
  • карточки документов;
  • электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.

С чем предстоит работать специалисту

Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:

  • входящие (которые фирма получает);
  • исходящие (которые она отправляет);
  • внутренние (не выходящие за ее пределы).

Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:

  1. Требования к бланкам и общие правила их оформления.
  2. Методика составления основных документов предприятия.
  3. Организация их оборота: регистрации, обработки, рассмотрения, исполнения.
  4. Требования к оформлению документации в соответствии с гостами.
  5. Правила хранения.

Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.

Оглавление

  • Понятие документооборота
  • Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
  • Бланки документов
  • Оформление реквизитов 01 — 08
  • Оформление реквизитов 09 — 11
  • Оформление реквизитов 12 — 14
  • Оформление реквизитов 15 — 18
  • Оформление реквизитов 19
  • Оформление реквизитов 20
  • Оформление реквизитов 21 — 22
  • Оформление реквизитов 23 — 25
  • Оформление реквизитов 26 — 29
  • Составление и оформление писем
  • Составление и оформление сопроводительного письма
  • Составление и оформление гарантийного письма
  • Стиль переписки государственных организаций
  • Переписка государственных организаций
  • Построение предложений для управленческой документации
  • Особенности стиля переписки коммерческих организаций
  • Составление и оформление актов
  • Составление и оформление протоколов
  • Основная часть текста протокола
  • Составление и оформление приказов
  • Распорядительные документы
  • Организационные документы
  • Движение входящих документов
  • Сортировка документов при предварительном рассмотрении
  • Движение исходящих документов
  • Движение внутренних документов
  • Журнальная форма регистрации документов
  • Карточная система регистрации документов
  • Индексация документов
  • Систематизация регистрационно-контрольных карточек
  • Контроль исполнения документов
  • Общая характеристика систем автоматизации делопроизводства и документооборота
  • Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело-96»
  • Система автоматизации делопроизводства и документооборота «LanDocs»
  • Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Золушка»
  • Формирование дел
  • Номенклатура дел
  • Экспертиза ценности документов
  • Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
  • Создание бланка документа
Рекомендуем:  Диаграмма ганта в excel и google таблицах

ПРИЛОЖЕНИЕ

  • Документы используемые в делопроизводстве
  • Формуляр-образец с угловым расположением постоянных реквизитов
  • Формуляр-образец с продольным расположением постоянных реквизитов
  • Примерный перечень документов с грифом утверждения
  • Примерный перечень документов, на которые ставится печать
  • Пример оформления сопроводительного письма
  • Пример оформления гарантийного письма
  • Примеры оформления писем
  • Пример оформления акта
  • Пример оформления протокола
  • Пример оформления выписки из протокола
  • Состав информации и структура текста приказа
  • Примеры оформления приказов по основной деятельности
  • Пример положения о документационном обеспечении управления
  • Пример должностной инструкции секретаря-референта
  • Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии
  • Форма номенклатуры дел организации
  • Форма итоговой записи к номенклатуре дел
  • Виды документов с указанием сроков хранения
  • Формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
  • Форма внутренней описи документов дела
  • Форма листа-заверителя дела
  • Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения

Что такое документооборот

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители. Для их систематизации необходимо знать, что такое документооборот, каким способом его организовать.

Процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов, относится к документообороту. Дадим краткое определение документооборота. Документооборот — это движение бумажных или электронных носителей от момента составления до получения и отправки на хранение в архив. Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать документооборот в кадровой службе
  • Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Всю документацию подразделяют на следующие виды:

  • кадровую;
  • производственную;
  • административно-хозяйственную;
  • управленческую;
  • бухгалтерскую.

Указанные виды делят на три категории:

  • входящую — это материальные носители информации, которые поступают из внешней среды (например, от других фирм, от учреждений или иных инстанций);
  • исходящую — это носители, отправляемые за пределы организации;
  • внутреннюю — это материальные носители, которые создаются и остаются только в пределах одного конкретного предприятия.

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Документооборот: определение

Что такое документооборот — это создание, поток и организация хранения материальных носителей между подразделениями одной организации или между разными компаниями. В современных условиях количество бумажных носителей стремительно сокращается. Многие организации перевели все документы в электронные файлы. Однако по-прежнему некоторые предприятия применяют смешанную форму, совмещая бумажные и электронные материальные носители информации.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства

Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

  • в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
  • грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
  • если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

  • регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
  • передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
  • регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
  • получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
  • передачу обработанного документа на хранение.
Рекомендуем:  Современные подходы в менеджменте. характерные черты современного менеджмента

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

  • назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
  • эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
  • регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Электронный документооборот и новые управленческие схемы

В качестве преимущества западных управленческих схем часто отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, «горизонтального» документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей.

Действительно, в традиционной отечественной практике документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть «через голову» вышестоящих руководителей этого работника. При бумажном документообороте подобная схема прохождения документов «через руководителей» позволяет им контролировать деятельность своих подразделений и исполнителей.

Однако совершенно неверно из этого делать вывод, что система электронного документооборота, позволяющая решать задачу «вертикального» документооборота, не способна осуществлять «горизонтальный» документооборот. Напротив, именно сочетание «горизонтального» и «вертикального» документооборота позволяет создать действительно эффективную систему документационного управления. В частности, «разрешив» прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное «извещение» заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Еще более актуальна проблема перехода на более эффективные — прозрачные — управленческие схемы при документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных учреждений (офисов). Традиционный бумажный документооборот естественным образом локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. При этом документ, зарегистрированный в одном офисе, будучи направлен в другие, регистрируется в каждом из них заново, причем непосредственный контроль состояния работы с документом внутри удаленного подразделения обычно невозможен.

Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; «прозрачность» прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.

Понятие

Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.

Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.

При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Само слово «делопроизводство» возникло давно, но лишь с середины XX века стало официальным.

Рейтинг статьи
Оцените статью: 1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд
Загрузка...
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.