Как проводить эффективные совещания

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

  • поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
  • интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
  • определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
  • решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Непосредственно подготовка

К совещанию необходимо готовиться. Его проведение только тогда будет эффективным (кратким и результативным), когда оно хорошо подготовлено.


Конечно, начало зависит лично от вас, так как вы будете готовить пояснительную записку. Позаботьтесь, чтобы ее текст как можно более полно раскрывал проблему. Причем постарайтесь изложить свои мысли последовательно, четко, без путаницы. Используйте схемы, блоки с текстом и стрелками. Хорошо понимаются цифры с пояснениями. Не допускайте, чтобы ваши мысли прыгали от одного к другому. Схема изложения проблемы: причины, факты, последствия. Эмоции и личные внутренние ощущения в принципе никому не нужны, и делу они пользы не принесут. Не спешите, подумайте, потратьте на пояснительную записку столько времени, сколько нужно, не пишите ее на бегу, между делами. Также решите, как вы пошлете эту записку участникам будущего совещания, чтобы им было удобно, чтобы у них было время подумать и поработать с темой.

В ходе совещания должен вестись протокол, выделите для этого специального человека, который будет только механически записывать, кто и что говорит, без купюр и личных фантазий – что хотел сказать выступающий. После совещания этот человек должен напечатать протокол и довести его до сведения всех участников.

Само совещание – это всего лишь одна из частей работы над проблемой. Будьте готовы к тому, что придется выслушать не только «умные», но и «особенные» мнения. Не допускайте насмешек, издевок, давайте высказаться всем. Помните, гениальные решения очень часто рождаются из абсурдных на первый взгляд идей.

Удачных вам совещаний, оперативных и продуктивных!

Е. Щугорева

Темы протокола совещания

Оформляя протокол совещания предприятия, в нем указывают:

  • пути устранения текущих проблем в деятельности фирмы;
  • цели стратегического развития;
  • методы антикризисного управления компанией;
  • варианты распределения доходов предприятия;
  • основные направления инвестирования свободных средств организации;
  • вопросы управления кадрами, ресурсами, финансами и т. д.

Руководство хозяйствующего субъекта должно заранее постановить, необходимо ли оформлять протокол хода очередного собрания коллектива. Если принимается такое решение, то секретарь совещания готовит образец данного документа в составе прочих бумаг.

Как правильно провести совещание на работе?

Помните о правиле синергии.

Не появится ничего нового и полезного в том случае, если вы будете просто говорить, а другие будут слушать.

Совещание проводится с целью выявления проблемных мест в организационной структуре предприятия. Тут же на месте можно совместными усилиями и решить 90% проблем. Синергия означает, что все высказываются и пытаются найти наиболее простой путь решения существующей проблемы.

Второй важный пункт – понятность.

Сотрудники должны понимать то, что от них хочет руководство. Управленцы, в свою очередь, должны слушать и слышать то, что говорят их подчиненные. К минимуму сводится специфическая терминология.

Сплоченность.

На совещание собираются не ради пустых разговоров, а чтобы совместными усилиями выявить эффективное решение. Хорошее совещание напоминает тренинг по командообразованию. Только в роли ведущего не тренер сторонней компании, а свой человек.

План проведения планерки

Как провести планерку зависит от того, для кого она проходит. Если это встреча сотрудников одного отдела, порядок действий будет один. Если собрались руководители смежных подразделений — совсем другой. Не стоит забывать и о специфике бизнеса. Так, невозможно себе представить, что директора строительной компании и фирмы, занимающейся организацией мероприятий, проводят планёрки одинаково.

Сквозная аналитика

 от 990 рублей в месяц

  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Узнать подробнее

Пример проведения планерки для продавцов магазина

Примерный план может выглядеть следующим образом:

  • повестка дня и длительность собрания;
  • подведение итогов отчетного периода, обсуждение выполнения/невыполнения плана продаж;
  • если план не выполняется, то обсуждение мероприятий по его улучшению;
  • поощрение лучших сотрудников;
  • выяснение причин и предложение помощи несправляющимся;
  • внедрение новых акций и другие изменения в работе магазина;
  • постановка целей и задач на следующий отчетный период.

Пример проведения планерки с руководителями подразделений

Если участники работают в разных отделах компании, проведение планерки изменяется соответственно:

  • повестка дня и длительность собрания;
  • подведение итогов отчетного периода, основные показатели деятельности компании;
  • обсуждение текущей ситуации с выступлением каждого из участников по деятельности подотчетного ему отдела;
  • выявление проблем;
  • поиск их решений путём координации действий нескольких отделов;
  • закрепление достигнутых договоренностей и постановка задач каждому подразделению на следующий отчетный период.

В первом плане акцент делается на показателях каждого сотрудника в отдельности, во втором случае на взаимодействии всех структур компании для решения общих задач. В последнем случае больше внимания уделяется общим показателям деятельности компании.

Правила проведения совещаний

(В скобках баллы для оценки качества проведения совещания).

1. Приглашение прислано участникам через Outlook не позднее, чем за сутки до начала (10).

2. Приглашение содержит повестку и документы к обсуждению, упомянутые в повестке встречи (20).

3. Каждый из приглашенных участников имеет отношение хотя бы к одному из обсуждаемых вопросов (является экспертом либо имеет право принимать решение по данному вопросу) (10).


4. При планировании встречи учтена загрузка участников (10).

5. Встреча началась и закончилась вовремя (10).

6. Участники обеспечены необходимыми дополнительными материалами к совещанию (5).

7. По результатам встречи подготовлен протокол, который содержит хотя бы одно решение или поручение с указанием ФИО ответственного и срока выполнения (30).

8. Протокол отправлен не позднее одного рабочего дня всем приглашенным участникам на согласование (5).

Инициатор совещания имеет право отменить встречу, если большинство участников (либо ключевые участники, без которых обсуждение вопросов, указанных в повестке, невозможно) не прислали подтверждения намерений через Outlook.

В рамках совещания поручения могут быть выданы:

а) присутствующим на совещании сотрудникам и отсутствующим сотрудникам, находящимся в их прямом подчинении;

б) приглашенным на совещание, но отсутствующим без уважительных причин.

  • Приглашенный на совещание обязан принять, либо отклонить приглашение, либо предложить новое время.
  • Приглашенный имеет право предложить новое время встречи, если в указанное время у него в календаре имеется назначенная ранее встреча с другими участниками.
  • Приглашенный имеет право отклонить встречу, если не выполняются пункты №1-4 вышеуказанной таблицы с объяснением причины инициатору, выбрав пункт «Отклонить и изменить ответ перед отправкой», указав причину отклонения приглашения.

Чем данные правила отличаются от объемных регламентов? Во-первых, простотой, а во-вторых, в самих Правилах зашита мотивация на их исполнение. То есть не нужно контролировать соблюдение Правил участниками. Встречи, назначенные с нарушением Правил, приглашенный имеет право отклонить и заняться более полезными делами – это ли не лучшая мотивация!

Для своего помощника, заведующего моим календарем и организующего встречи, я добавил несколько дополнительных правил/рекомендаций в целях повышения качества проводимых совещаний:

Инструкция для организатора встреч

1. Планировать в течение дня не более четырех встреч общей длительностью не более четырех часов, длительность одной встречи не должна составлять более полутора часов (за исключением воркшопов в проектах), перерыв между встречами должен составлять не менее 30 минут.

2. Не назначать встречи на 9:00 и после 17:00, в обеденное время (12:00-13:00), а также на утро понедельника и вторую половину дня пятницы.

3. За 5-10 минут до встречи приготовить необходимые материалы, при необходимости включить проектор/ноутбук.

4. В начале встречи рассказать о цели, представить новых участников. Затем зачитать протокол прошлой встречи (если проводилась), зафиксировать исполнение поручений с прошлой встречи.

5. Пройтись последовательно по повестке, фиксируя ключевые моменты в протоколе. Не обсуждать вопросы, отсутствующие в повестке.

6. В завершение встречи проверить, все ли пункты повестки пройдены, зачитать основные решения и поручения.

7. После согласования участниками подписать протокол, выслать подписанный скан всем участникам, выложить протокол на сетевой ресурс.

Желаю всем руководителям не тратить впустую свое и чужое время и проводить совещания с максимальной пользой и удовольствием!

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия:

Компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;

Достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.


Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как всех оповестить

Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия .

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.

Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».

Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Оповещение участников совещания

Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Рассадка участников совещания

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

Представители организаций-партнеров.

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема рассадки

Именные карточки

На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант — это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)

Рис. 1. Именная карточка для участника совещания

Бейджи

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

Ф.И.О. участников;

Их должности;

Наименование организации, которую представляет каждый участник;

Населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть:

Логотип организации, которую представляет участник;

Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).


Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно

Зачем нужна планерка

Планеркой называют короткое собрание сотрудников для обсуждения текущих проблем и результатов работы. Подобные встречи проводят с целью мониторинга трудностей, возникших в деятельности компании, и контроля сложившейся ситуации. Способы решения проблем при этом обычно не обсуждаются, иначе планерка продлится гораздо дальше, а её темой станет конкретный вопрос.

Основные моменты, которые руководитель обычно разбирает совместно с сотрудниками:

  • какой объем работы выполнили вчера (за последние два дня, за прошедшую неделю), почему;
  • что и по каким причинам сделать не получилось;
  • план на сегодня (следующие два дня, будущую неделю), ожидаемые результаты.

Следует добавить, что от планерок во многом зависит то, насколько персонал организации будет лоялен. Считается, что лояльность (верность) работников формируется за счет зарплаты и других материальных благ. Конечно, все эти факторы играют важную роль. Однако настоящую верность купить невозможно. Зато её уровень вполне можно повысить с помощью планерок, ведь лояльность появляется при условии правильного общения.

Планерки позволяют снизить разобщенность и разрушить барьеры между разными отделами организации. Благодаря им всё происходящее в компании (трудности, задачи, планы) становится ближе и понятнее для работников, а заинтересованность и мотивация людей увеличиваются. Очевидно, что сотрудник, не знающий или не понимающий своих задач на ближайшее время, показателей эффективности своей работы, а также краткосрочных и долгосрочных целей организации, вскоре утратит мотивацию. А это приведет к потере управляемости и ухудшению результатов его работы.

Но когда руководитель грамотно проводит планерку, сотрудники отлично понимают, что и почему происходит в самой компании и даже в каждом её отделе. Они разделяют или совместно решают проблемы, радуются общим достижениям. Подобные качества формируют командный дух и лояльность. А получить их можно как раз на совещании.

Как проводить планерку с подчиненными? Если вы сумеете грамотно организовать обсуждение, то сможете эффективно мотивировать и стимулировать работников организации на решение ежедневных задач и достижение нужных результатов. Планерка — это идеальный инструмент формирования командного духа, позволяющий получить обратную связь от персонала и скорректировать план нововведений

Следует добавить, что в период внедрения в компанию каких-либо изменений данное мероприятие приобретает особую важность

Чтобы понять, насколько эффективно было проведено совещание, нужно оценить его результаты. Планируйте, получайте обратную связь, разрешайте спорные ситуации, собирайте или распространяйте новые сведения и т. п. Когда руководители или персонал воспринимают планерку как напрасно потраченное время, это означает, что она была неправильно и неэффективно организована.

План проведения совещания

Очень важно придерживаться плана. Без него группе людей очень сложно прийти к решению

Как правило совещание не длится больше 2-х часов. В некоторых международных компаниях отводится не более 1 часа на совещание и решение вопроса. На деле все зависит от масштаба проблемы. Иногда приходиться сидеть в комнате для переговоров целый день. Например, если решение вопроса зависит не от вас или ваших сотрудников, а от сторонних компаний, государственных органов.

Совещание на работе должно начинаться в назначенное время. Лучше всего, если люди заранее знают то, о чем пойдет речь. В этом случае можно будет послушать отчеты ответственных лиц. Руководителю выделяется функция модератора и куратора

Важно, чтобы обсуждение шло в запланированном русле, а сотрудники не боялись высказываться по определенным вопросам

Примерный план совещания на работе:

  1. Повестка дня. Краткое объяснение того, зачем все собрались.
  2. Конкретная постановка задачи сотрудникам.
  3. Озвучивание правил проведения совещания. Например, вы уточняете, что нельзя перебивать друг друга.
  4. Краткий план проведения совещания. Люди должны понимать, сколько у них времени и на какой период они собираются. Совещание не должно тормозить работу всего предприятия.
  5. Цель и решение, к которому все должны прийти. Решение может быть промежуточным. В то же время на данный момент оно должно решать поставленные задачи. Не имеет смысла собираться на совещания каждый день, если общие собрания ничего не дают.

Как часто нужно проводить деловые совещания?

В каждой компании руководство решает это по своему усмотрению. Конечно же, совещания не нужно проводить каждый день. В то же время многие компании по утрам планируют небольшие пятиминутные планерки, которые также можно назвать совещаниями. Если компания работает с огромным потоком заказов и клиентов, то непредвиденные ситуации могут возникать каждый день. Чтобы ситуация не стала критичной и не вышла из-под контроля, сотрудников собирают ежедневно и выясняют текущее положение дел.

Однако компаниям, у которых налажена работа и все процессы более-менее понятны достаточно проводить совещания с сотрудниками 1 раз в неделю или 2-3 раза в месяц.

Какие сотрудники должны присутствовать на совещаниях?

Все зависит от того, какой тип совещания стоит на повестке дня. Например, торговой компании могут потребоваться ежедневные учебные совещания для новых продавцов. В такого рода собраниях принимают участие не все, а только консультанты, торговые представители и супервайзеры, мерчендайзеры.

Правила проведения совещаний. Несколько советов по организации процесса

Подготовка и проведение делового совещания не должны ложиться на плечи руководителя.

Если компания совсем маленькая, то организацией и оповещением сотрудников могут заниматься владельцы бизнеса, но в средних компаниях обычно это обязанность секретаря, помощника руководителя или ответственного за определенное направление человека.

Для эффективной работы на совещаниях ответственное лицо должно:

  • организовать презентацию,
  • подготовить раздаточные материалы,
  • проконтролировать то, чтобы все помнили про проведение совещания.

Также очень важно заранее разослать напоминания людям. Не планируйте совещания посреди рабочего дня, когда сотрудники собрались на обед

Также не стоит переносить решение важных вопросов на вечер, особенно на вечер пятницы, когда все хотят поскорее справиться с текущими делами и уйти домой.

Подготовка и проведение делового совещания — важная часть работы. Но такие встречи призваны в первую очередь улучшить работу компании, а не забрать время, которое можно использовать с пользой. Помните об этом!


С этим читают