Discovered

Установление стандартов

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок. В которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Конкретный критерий и определённый период времени называются показателями результативности. Он точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: “Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?” и “Что осталось не сделанным?”

Перейти на страницу номер:       4       

Заключительный контроль

При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, по мнению профессора Уильяма Ньюмена, специализирующегося по вопросам управления, он имеет две важные функции. Одна состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. По словам Ньюмена, измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо “для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением”.

Стратегический и тактический контроль

Важнейшим инструментом реализации планов предприятия являются стратегический и тактический контроль. Задача данных видов деятельности менеджмента состоит в отслеживании верности планов и осуществляемых действий. Стратегический контроль – это систематическая проверка соответствия глобальных целей, стратегических программ и действий. Задачами этого вида деятельности являются: определение верности избранных долгосрочных целей и правильность пути их достижения, выявление потенциальных возможностей для компании. Тактический контроль связан с проверкой достижения краткосрочных, ближайших целей. Его инструментом является технический контроль, который направлен на выявление строгости соответствия производственного процесса регламентам, стандартам и нормативам.

Общие требования к эффективно поставленному контролю. Характеристика эффективного контроля

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии.

Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен:

• иметь стратегическую направленность, т. е. быть целеустремленным;
• ориентироваться на результаты;
• соответствовать характеру деятельности предприятия;
• быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным,

Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий:

менеджеру важно самому сформировать правильное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков;
необходимо постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управления (например, при доведении задания устанавливать срок его исполнения);
контроль эффективен, если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприятия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты

Используется сочетание планового и внезапного контроля и т.п.;
менеджеру важно правильно выбрать объекты, «точки» приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления;
контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем эффективности собственной деятельности.

Эффективность влияния на людей. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы: какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные); вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции (если да, то речь идет о демотивации труда, которая может нести глубокие негативные последствия как для самого работника, так и для предприятия, на котором он работает).

Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том, что контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией и способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений.

Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Дадна проверяемых отрезков должна позволить выявить отклонения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Типичные ошибки при осуществлении функций контроля. Некорректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, естественно, негативным образом сказывается на климате в коллективе, личностных взаимоотношениях, а также может привести к падению производительности труда.

Проведение менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе.

Отрицательные последствия влечет за собой также гласный контроль. Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.

И, наконец, самое главное правило, которое должен соблюдать любой менеджер: контроль не может быть следствием недоверия к работнику, контроль — это функция менеджера.

Контрольная среда

Контрольная среда — это позиция, осведомлённость и практические действия собственников и руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.

Элементы контрольной среды:

• Стиль и основные принципы управления предприятием.
• Организационная структура предприятия.
• Кадровая политика.
• Распределение ответственности и полномочий.
• Внутренний управленческий учёт и подготовка отчётности для внутренних целей.
• Подготовка бухгалтерской отчётности для внешних пользователей.

Стиль работы руководства предприятия

• Руководство предприятия должно создать атмосферу всеобъемлющего контроля.
• Добросовестное и честное отношение к делу должно воспитываться у работников на основе соответствующего примера и оценки со стороны руководства.
• Руководители предприятия должны разрабатывать фирменные «кодексы чести».
• Руководители предприятия должны демонстрировать профессиональную компетентность.

Организационная структура

• Чёткая система власти и подчинённости («единоначалие»). Каждый работник должен знать, кому он подчинён и кому он может ставить задачи.
• Однозначная регламентация ответственности сотрудников. Каждый работник должен понимать, за что он несёт ответственность и по каким критериям оцениваются результаты его деятельности.
• Надлежащая система внутренней отчётности с целью точного учёта затраченных средств и полученных результатов. Каждый работник должен знать, когда, кому и по каким вопросам он должен представлять отчёт.
• Анализ информационных потоков.

Кадровая политика

Кадровая политика осуществляется администрацией с целью формирования коллектива из необходимого числа сотрудников, обладающих:

• честностью,
• лояльностью,
• квалификацией,
• опытом,
• потенциалом.

Элементы кадровой политики:

• Источники новых кадров.
• Требования и критерии при наборе кадров.
• Оценка кандидатов при приёме на работу.
• Адаптация нового сотрудника.
• Установление испытательного срока.
• Управление персоналом.
• Консультирование.
• Обучение и переподготовка кадров.
• Оценка деятельности персонала.
• Дисциплинарная система (система поощрений и взысканий).
• Продвижение по службе.
• Организация увольнения сотрудников.

Распределение ответственности и полномочий

Распределение ответственности и полномочий должно гарантировать правильное ведение хозяйственных операций и обеспечивать осуществление превентивной защитной функции бухгалтерского учёта. Для этого разрабатываются должностные инструкции. Для каждого сотрудника должностная инструкция определяет:

• Кому подчинён работник.
• Кем руководит работник.
• Какую работу выполняет.
• Какие решения полномочен принимать.
• За что отвечает и каким образом несёт ответственность.
• Какие документы исполняет и подписывает.
• Чьи обязанности выполняет временно (при необходимости).

Для предотвращения попыток отдельных лиц нарушать требования, следует обеспечивать разделение несовместимых функций. Например, с точки зрения управления активами между различными сотрудниками должны быть разделены следующие функции:

• непосредственный доступ к активам,
• разрешение на совершение операций с активами,
• осуществление хозяйственных операций,
• отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учёте.

Внутренний управленческий учёт

Цель управленческого учёта состоит в обеспечении информацией внутрипроизводственного планирования, управления и контроля

В управленческом учёте основное внимание обращается на центры ответственности — структурные подразделения, возглавляемые руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы. При этом в сферу ответственности руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки, на которые он реально может оказывать воздействие

Основным оценочным показателем обычно принимают прибыль, при этом руководствуются следующими правилами:

• рост прибыли подразделения не должен вести к снижению прибыли всего предприятия,
• прибыль каждого подразделения должна быть подсчитана объективно, независимо от прибыли всего предприятия,
• результаты деятельности одного менеджера не должны зависеть от решений других менеджеров.

Виды контроля

Сложность процесса надзора приводит к тому, что существует несколько квалификаций контроля.

По периодичности проведения процедур выделяют:

— Предварительный контроль. Еще до начала работ должны проводиться действия по отслеживанию и оценке ключевых ресурсов: материальных, человеческих, производственных. Его цель – предотвратить возможность появления негативных последствий действий исполнителей. Он позволяет внести коррективы в план еще до начала его реализации и до совершения ошибок.

— Текущий контроль. Проводится в ходе выполнения работ, его цель – выявить на стадии появления и предотвратить ошибки и отклонения. Он направлен на отслеживание соблюдения норм и стандартов. Текущий контроль требует постоянного поступления информации и оперативного исправления ошибок.

— Заключительный контроль. Проводится на этапе подведения итогов и оценки достижения результатов. Главная цель этого вида контроля – предотвращение подобных ошибок в будущем. Данные, полученные в ходе этого этапа, становятся базой для создания новых планов.

На основании периодичности проведения контролирующих действий выделяют стратегический, тактический и оперативный контроль. По функциональной принадлежности специалисты называют финансовый, производственный, маркетинговый и кадровый виды контроля. Еще можно выделить на основании направленности действий внешний и внутренний виды контроля.

Методы контроля

Методами контроля называют способы, помогающие выявить степень усвоения знаний и овладения требуемыми компетенциями. Также методы контроля позволяют оценить результативность работы учителя. В школе используются такие методы как устный опрос, письменные работы, зачёты, тесты.

Устный опрос является одним из наиболее распространённых методов проверки. Он может быть проведён как в индивидуальной, так и во фронтальной, и в комбинированных формах. Рассмотрим их отличия.

• Индивидуальный опрос проводится с целью определить глубину усвоения знаний отдельным, конкретным учеником. Обычно он вызывается к доске и развёрнуто отвечает либо на общий вопрос с последующими уточнениями, либо на ряд отдельных.
• Фронтальный опрос предполагает несколько связанных друг с другом вопросов, задаваемых нескольким обучающимся. Ответы должны быть лаконичными. Достоинством этого метода является возможность одновременно опросить несколько учащихся и очевидная экономия времени. Но есть и существенный недостаток – невозможность проверки глубины знаний. К тому же, ответы могут быть случайными.
• Комбинированный опрос будет «золотой серединой» при выборе между индивидуальным и фронтальным. Один ученик даёт развернутый ответ, а несколько других выполняют индивидуальные задания.

Письменные работы могут быть предложены в разных формах, в зависимости от предмета: диктанты, сочинения, отчёты, тесты, контрольные работы, графические работы. Диктанты могут применяться не только на уроках русского языка; они могут быть историческими, географическими, математическими и другими. Также сейчас выпускают различные печатные тетради практически по каждому предмету.

Зачеты рекомендуется применят в старших классах. Желательно заранее раздать учащимся вопросы.

В связи с введением ЕГЭ и ОГЭ, в последнее время очень популярен тестовый метод. Он позволяет достаточно быстро проверить знания по одной или нескольких тем. Этот метод не следует применять постоянно, так как он не может проверить творческие возможности, учащиеся могут отвечать наугад; тестовый метод не даёт возможности обучающемуся глубокого анализа темы.

Функции контроля

Контроль – это неприятный как для руководителя, так и для исполнителя момент работы, но он необходим. В менеджменте принято говорить о нескольких основных функциях контроля:

— Оценка среды, внешней и внутренней. В ходе контроля менеджер собирает информацию и снимает неопределенность в вопросе понимания текущего процесса. Проведение контроля позволяет обнаружить во внешней и внутренней среде негативные или угрожающие факторы и найти возможности для их устранения или учета в совершении деятельности.

— Реагирование на отклонения. Менеджер контролирует, чтобы быть в курсе всех деталей производственного процесса и успевать реагировать на изменения и отклонения. Контроль позволяет вовремя заметить промахи и угрозы и оперативно перестроить процесс производства.

— Распределение ресурсов. Тактический и технический контроль позволяют наиболее рационально использовать имеющиеся деньги, оборудование, находить верное место компетенциям сотрудников. При этом контроль позволяет выявить резервы и продуктивно их использовать.

— Поддержание обратной связи. Интерактивная функция контроля состоит в том, что в ходе его осуществления устанавливается взаимодействие между всеми элементами системы, между руководителем и исполнителем.

— Оценка работы персонала. Для того чтобы грамотно мотивировать сотрудников и эффективно оплачивать их труд, необходимо выстраивать четкую систему оценки, в этом менеджеру помогает контроль на всех этапах производства.

Функции учебного контроля

Контроль, простыми словами, это проверка соответствия полученных результатов с поставленными заранее целями обучения. Но его функции не сводятся только к проверке соответствия знаний и компетенций требованиям образовательного стандарта. В современной дидактике выделяются следующие функции:

• Диагностическая. Учитель получает достоверную информацию о пробелах в знаниях у обучающихся, о часто совершаемых ошибках и их характере. Это помогает подобрать наиболее эффективные методы и средства обучения.
• Контролирующая. В результате устанавливается уровень овладения компетенциями, знаниями; уровень интеллектуального развития учеников.
• Обучающая. Выполняя задания и решая задачи, учащиеся совершенствуют свои знания и умения, применяя их в новых ситуациях.
• Прогностическая. По результатам контроля можно понять, достаточно ли усвоены знания и сформированы компетенции для того, чтобы перейти к новому учебному материалу.
• Развивающая. Её сущность заключается в развитии речи, памяти, внимания, мышления, творческих способностей учеников, происходящем в процессе выполнения заданий.
• Ориентирующая. Суть её состоит в выявлении степени изученности темы.
• Воспитательная. Периодическая проверка способствует формированию чувства ответственности, аккуратности; дисциплинирует обучающихся.

Составляя контрольно-измерительные материалы, выполняющие перечисленные функции, учитель сможет повысить результативность обучения в несколько раз.

Текущий контроль

Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов. Полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь, в том смысле, в каком этот термин используется в курсовой работе, это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчинённым о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Контроль при помощи систем обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Такие системы – одно из наиболее широко распространённых явлений природы. Все живые организмы для того чтобы выжить, используют системы контроля на базе обратной связи. Поддержание внутренней температуры тела не уровне 36,6С достигается при помощи автоматической исключительно сложной системы контроля с обратной связью.

Все системы обратной связи (биологические или организационные) состоят из одних и тех же фундаментальных элементов и работают на одних и тех же принципах.

Системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом схожи. Они влияют на “ входы”, чтобы достичь требуемых характеристик на “выходе”. “Входом” для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, финансовых и человеческих. “Выходом” таких систем являются товары или услуги. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым системам. Внешний для таких систем элемент — руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения, как в её цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами: цели, структура, задачи, технология и люди. Внешние факторы — это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое, что рассматривалось мною ранее. Вполне допустимо рассматривать управление в основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью, т. е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Однако, хорошее управление выходит далеко за рамки простого стремления обеспечить статус кво и адекватно реагировать на возникающие проблемы. Если организация не стремиться адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, изначально заняв активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.