4 стадии жизненного цикла инвестиционного проекта

Чем заканчивается фаза инициации жизненного цикла проекта

На данный момент большинство менеджеров большое внимание уделяют вопросу, который определяет, чем заканчивается фаза инициации жизненного цикла проекта. Обусловлено это тем, что так они могут установить ключевые факторы успеха

На фазе инициации жизненного цикла проекта большую роль играют цели компании (точные и практичные, базирующиеся на SMART- принципе). Важную роль играет консультация клиента. Это нужно для того чтобы помочь определиться с основными условиями заказчика. Многие хотят лишь настроить рекламу в Яндекс Директ и ограничиться этим на фазе инициации. Такое предположение ошибочно.

Фаза инициирования проекта обладает наибольшей степенью неопределенности исходных и конечных данных, возможностью их корректировки и с достаточно маленьким временным периодом для принятия решения

На данной фазе следует обратить наибольшее внимание содействию топ-менеджмента, то есть желание менеджмента искать и предоставлять требуемые ресурсы для проекта (финансовые, технологические, человеческие)

Фаза заканчивается тем, что компания принимает конечное решение по поводу инициации конкретного проекта. После чего обычно наступают следующие друг за другом фазы разработки, реализации, распространения и потребления.

Организация контрольных мероприятий циклов

Главную роль в управлении жизненными циклами играет процесс контроля. Он осуществляется не только руководителем, но и проектным менеджером. Правильная система контроля основана на следующих принципах:

Установление чёткого жизненного плана. Контрольные моменты предполагают сравнение фактических показателей с плановыми. Менеджер может корректировать план проекта, однако ему не следует менять его часто, чтобы не утратить эффективность контроля.
Создание организованной системы по отчётности. Отчёты содержат сведения о текущем состоянии цикла проекта. Также сравниваются целевые и реальные показатели, а результат фиксируется в отчёте. Руководителю необходимо чётко установить сроки его сдачи, чтобы обсудить рабочие моменты жизненных циклов на коллегиальном уровне.
Формирование комплекса анализа реальных цифр. Если менеджер обнаружил отклонения реальных показателей от запланированных, то оценивается степень их серьёзности. Выделяют допуски, незначительно влияющие на работу

Однако следует обратить внимание на серьёзные отступления, которые способны привести к нежелательным последствиям. Обычно жизненный конкретный цикл анализируется с помощью двух компонентов — сроков и затрат

Например, одни задачи требуют слишком много времени, а другие нуждаются в значительном количестве средств.
Разработка системы анализа наметившихся тенденций. Менеджерам необходимо осуществлять прогноз возможных рисков и их последствий в процессе деятельности.
Формирование системы реагирования. Заключительным этапом контрольных работ является ликвидация имеющихся отклонений. Когда нежелательные факторы устранить не удаётся, то проект редактируется.

Роль жизненных этапов для проекта сложно переоценить. От того, насколько тщательно организован и детализирован этот процесс по всем стадиям, зависит его судьба. Многие руководители осознают необходимость качественного проектного управления и перспективы использования этой технологии.

Как бы объяснили жизненные циклы продолжительных проектов?

Определение ЖЦП

Понятие жизненного цикла для запланированного проекта весьма распространено в современном мире. Любое органическое явление, будь то живое существо, реальный бизнес или планета, подчиняется принципам жизненного цикла.

Под этим циклом понимают комплекс и последовательность определённых под циклов, которые преодолевает любой проект в процессе жизни. Другими словами, это временной интервал между стартом и ликвидацией. Для любого проекта, кроме цикла существования, есть ещё два цикла — до рождения и после завершения. Цикл играет важную жизненную роль по следующим причинам:

• чёткое определение даты начала и завершения;
• разбиение процесса на более детализированные фазы;
• установление конкретного количества задействованного рабочего и административного персонала, а также количества необходимых ресурсов;
• контроль.

Этап 1. Выявление основных заинтересованных лиц и встреча с ними

Заинтересованным лицом может быть любой человек, которому придется иметь дело с результатами вашего проекта. Под это определение попадают и заказчики, и конечные пользователи. Убедитесь, что вы выявили всех заинтересованных лиц и учли их интересы при создании плана проекта.

Проведите встречу со спонсорами проекта и ключевыми участниками, чтобы обсудить их потребности и ожидания, а также чтобы разработать исходные планы по смете и срокам. После этого составьте описание объема проекта, чтобы окончательно сформулировать и зафиксировать сведения по проекту, ввести всех участников в курс дела и снизить вероятность недоразумений, которые часто обходятся нам слишком дорого. Начать можно с шаблона описания объема проекта.

Совет. Не ограничивайтесь теми потребностями участников, которые они сами назвали, а попытайтесь выявить желаемые преимущества, лежащие в основе эти потребностей. Эти преимущества — и есть те цели, которые должны быть достигнуты в результате выполнения проекта.

Этап 5. Выявление проблем и оценка рисков

Ни один проект не обходится без риска. Но мало просто скрестить пальцы и надеяться на лучшее. Есть ли какая-то проблема, о которой вы знаете заранее и которая может повлиять на процесс планирования проекта, например запланированный отпуск ответственного исполнителя? Какие непредвиденные обстоятельства могут привести к трудностям? (Как насчет международных праздников, не поступивших вовремя материалов или продолжительного аврала?)

Разрабатывая план проекта, подумайте, какие действия вам нужно будет предпринять, чтобы предотвратить определенные риски или сгладить их отрицательные последствия. Выполните оценку рисков и разработайте стратегию управления рисками, чтобы быть готовыми ко всему.

Совет. Постарайтесь при возможности разрешить все вопросы, связанные с высоким уровнем риска, на ранних этапах проекта. Или создавайте «буферные зоны» при планировании сроков задач, чтобы успеть наладить работу в случае какой-либо задержки.

Этап 3. Определение отчетных материалов

Определите, какими будут отчетные материалы и планируемые этапы проекта, необходимые для достижения поставленных целей. Какие конкретно продукты вы рассчитываете произвести?

Далее приблизительно оцените сроки создания каждого из отчетных материалов и внесите их в план проекта. (Вы сможете указать окончательные даты на следующем этапе, когда станете составлять график проекта.)

Совет. Устанавливайте жесткие вехи для самых важных дедлайнов и отчетных материалов. Вы сможете следить за ходом выполнения работ, чтобы задачи были выполнены вовремя, а все заинтересованные лица остались довольны результатом.

Жизненные стадии и их особенности

Каждый проект принято развивать на под циклы, которые подразделяются на ещё более мелкие. Под фазой понимают структурный компонент. Каждое её окончание означает достижение каких-либо значимых результатов. Совокупность фаз характеризуют ЖЦ.

Общепринятой классификации числа фаз и стадий жизненного цикла для проекта не существует. Их последовательность зависит от направленности деятельности, опыта участников и условий реализации. Деление жизненных стадий может быть самым разнообразным, главное, чтобы оно учитывало достижение контрольных точек или вех, в ходе чего менеджер получает сведения и оценивает перспективы развития. Основные фазы ЖЦП:

1. Инициация. Предполагает различные мероприятия, которые касаются маркетинговых исследований, работы с тендерами и прочие действия до заключения договора с заказчиком. Составляется план, подготавливается базовая документация.
2. Планирование. На этой жизненной стадии менеджер нанимает персонал и составляет для проекта базовый план.
3. Исполнение. Когда базовый план вступает в силу, начинается процесс исполнения. Момент его окончания наступает, когда все условия договора выполнены, и отсутствуют претензии между заказчиком и исполнителем.
4. Завершение. Характеризуется сбором окончательных сведений, решением вопросов между руководством и персоналом.

https://youtube.com/watch?v=i317X2BKVeY

Жизненные стадии проекта считается успешными, если он выполнен без задержек, при этом сохранен лимит бюджета, отсутствует перерасход средств, и достигнуты поставленные цели. Существуют следующие под циклы жизненного цикла проекта:

Концептуальная. Проект представлен в виде замысла, а работы лишь инициируются. Первичная идея подвергается пристальному анализу относительно затрат и предполагаемой прибыли. Проектный менеджер устанавливает задачи и цели, формирует команду, которая проведёт работы по инициации замысла. Ему надлежит найти финисточники, за счёт которых проект будет осуществляться. Значимость начальной жизненной стадии трудно переоценить, поскольку без тщательной аналитики, результаты станут неполноценными или вовсе не подходящими.
Планирование. Жизненный план создаётся и утверждается руководящей проектом группой, согласно перечню последовательных задач, в интересах конечных целей. Этот под цикл жизненного цикла организует стратегию проекта, подсчитывает прибыльность и возможные потери. Затем проводится сверка с менеджмент-планом и вносятся соответствующие корректировки. Без планирования менеджеру не удастся организовать деятельность согласованным образом.
Реализация. После утверждения положения вступают в силу. Контроль ложится на менеджеров посредством сбора и оценки данных о текущей сделанной работе. Затем цифры сверяются с целевыми, в ходе чего несоответствия исключаются. Однако следует учитывать, что полностью расхождения не устраняются. Есть критерий допустимых отклонений, которые незначительно влияют на ожидаемый результат. В случае выявления критических жизненных отклонений необходимо выделить дополнительные ресурсы и средства для их устранения.
Окончание. Проект считается оконченным, когда будут достигнуты поставленные цели. Это может случиться и раньше установленных сроков

Важной частью этого этапа является составление заключительной отчётности.

https://youtube.com/watch?v=Sfaa_PExFUY

Как могут выглядеть циклы

Так, для стройкомпании, циклы могут выглядеть, как:

Прединвестиционная фаза. Менеджер анализирует топографику местности, создаёт инвестиционный проект и согласует с руководством. Разрабатывается предварительный план, анализируются риски и жизнеспособность проектной деятельности. Создаётся смета проекта, утверждается основная документация. В период этого жизненного цикла приобретается земля и приходит получение на разрешение осуществления строительной деятельности.
Строительная фаза. Подписываются контракты, и осуществляются монтажные работы. Основная фаза ЖЦП включает план строительства и оплату работы подрядчиков

Менеджеру важно тщательно контролировать работу персонала, чтобы закончить строительную фазу в установленные сроки.
Эксплуатационная фаза. Включает ввод стройобъекта в эксплуатацию, согласно спецификациям.
Завершение.

Жизненные стадии строительной компании, как правило, состоит из 4 этапов. В исключительных случаях возможно разделение на большее количество фаз.

Этап 6. Представление плана проекта заинтересованным лицам

Объясните, как ваш план позволит удовлетворить ожидания заинтересованных лиц, и предложите решения для различных конфликтов. Убедитесь, что проводите свою презентацию без предвзятости. Проведите открытую дискуссию с заинтересованными лицами.

Далее вам нужно определить роли: кто какой отчет будет просматривать и как часто? Чьи решения нужно будет утверждать, и кто станет это делать?

Ваш план проекта должен быть ясным и доступным для всех участников, чтобы им не пришлось бегать за вами и выпрашивать новую информацию. Все данные, относящиеся к плану проекта, должны находиться в едином хранилище, например в системе для совместной работы, чтобы было проще следить за ходом выполнения, обмениваться новостями и вносить правки, обходясь без постоянных совещаний.

Обмен информацией должен быть четким и ясным. Убедитесь, что участники точно знают, что от них требуется и какие действия им нужно предпринять. Если что-то кажется вам очевидным, это не значит, что оно очевидно и для остальных!

Совет. Если ваш план или график не согласуется с первоначальными ожиданиями заинтересованных лиц, обсудите это прямо сейчас, чтобы избежать неприятных сюрпризов или споров в будущем.

Вместо того, чтобы прямо заявить заинтересованным лицам, что их ожидания или запросы нереалистичны, объясните, какое количество времени, денег или труда потребуется, чтобы воплотить эти ожидания в жизнь. Пусть сами решат, стоит ли тратить на это дополнительные ресурсы.

Что такое жизненный цикл сделки проекта

Вообще, понять, что такое жизненный цикл сделки проекта довольно просто. Жизненный цикл сделки это период времени, которое протекает с момента самого первого пересечения с клиентом до момента получения денежных средств.

Допустим, что для продвижения своего проекта среди потенциальных клиентов, Вы пользуетесь контекстной рекламой в интернете, что в итоге оказывается довольно результативно. Тогда жизненный цикл сделки будет с момента клика клиентом на Ваш сайт до момента, как он оплатит товар или услугу.

Существуют различные стадии жизненного цикла проекта. Во-первых, это подготовительная стадия, на которой требуется изучить клиента, чтобы при встрече проговорить его ожидания и цели от сделки. Во-вторых, следует подготовить документы к отправке (бриф, КП, маркетинг-кит и т.д.) и собственную презентацию. Так Вы сможете максимально перекрыть возражения клиента. Далее следует стадия, на которой клиент решает, нужна ли ему сделка с Вами или нет. В положительном случае происходит закрытие сделки на продажу.

Таким образом, при управлении различными проектами в компании жизненный цикл проекта является важной составляющей. С помощью структурированности, которую он дает, становится возможным облегчить контроль исполнения проекта

Когда план проекта уже создан

Поздравляем! Вы составили план проекта! Ну а дальше нужно запланировать стартовое совещание.

Вот теперь-то и начнется настоящая работа. Задайте верный тон прямо на стартовом совещании, и проект в ваших руках. Придерживайтесь десяти пунктов нашего контрольного списка, чтобы успешно запустить проект.

Готовы взяться за создание плана проекта? Предлагаем быстрый трехэтапный процесс создания шаблона для планирования проектов в Wrike.

Дополнительные материалы о создании плана проекта

Ознакомьтесь с пятью советами по планированию проекта, которые помогут вам добиться своих целей и получите еще больше информации о составлении успешного плана проекта.

В статье от HBR «Может, вы и ненавидите планирование, но без него не обойтись» речь идет о важности планирования и организации рабочего времени.  

Информацию о дополнительных этапах и стратегиях управления проектами см

в нашем «Руководстве по управлению проектами».

Прочтите «Полное руководство по созданию идеального плана проекта» , чтобы получить еще больше рекомендаций по планированию проектов.

Сущность жизненного цикла проекта

Проект описывает модель ситуации и план по её улучшению, а также совокупность методов для воплощения. Проектная деятельность включает в себя замысел, управленческий персонал, материальную базу, определение цели, необходимые результаты и т. д. Она объединяет несколько видов занятий, общими признаками которых являются:

• получение уникальных результатов;
• координация взаимосвязанных работ;
• ограниченность по времени с формированием определённой даты начала и конца.

Проект работает в среде, которая включает жизненные внешние и внутренние компоненты, а также учитывает политические, социально-культурные, организационные, правовые и подобные факторы. Реализация осуществляется с помощью руководителя, менеджерского состава, команды и других лиц, которые выполняют задачи, касающиеся рабочих процессов.

Предынвестиционная фаза

Предынвестиционная фаза жизненного цикла инвестиционного проекта берет начало с момента первичных исследований и длится до момента принятия решения о создании инвестиционного проекта.

Она включает в себя следующие мероприятия:

• изучение и анализ СТРАТЕГИИ РАЗВИТИЯ государства, региона, населенного пункта, в котором предполагается реализовывать инвестиционный проект;
• формулировка и оформление инвестиционного ЗАМЫСЛА, его первичное согласование;
• разработка и документальное оформление ПРОТОКОЛА (декларации) о намерениях;
• составление и размещение в открытых источниках ПУБЛИЧНЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ об участии в разработке и создании инвестиционного проекта;
• определение МЕСТА размещения инвестиционного проекта;
• проведение ЭКСПЕРТИЗЫ на предмет «экологичности» проекта;
• формулирование предварительного инвестиционного РЕШЕНИЯ;
• создание ПЕРВИЧНОГО ПЛАНА инвестиционного проекта;
• разработка проектно-сметной документации (ПСД) и плана проектно-изыскательских работ;
• оформление задания на технико-экономическое обоснование (ТЭО) инвестиционного проекта, утверждение ТЭО;
• разработка рабочей ДОКУМЕНТАЦИИ, ее утверждение;
• утверждение окончательного решения об инвестировании;
• ОТВОД УЧАСТКА земли под строительство инвестиционного проекта;
• получение РАЗРЕШЕНИЯ на строительство;
• разработка ПЛАНА СТРОИТЕЛЬСТВА инвестиционного проекта.

Рекомендации по инициации проекта

Будьте готовы ответить, почему этот проект вообще существует

Вопрос философский, но важный, и ответ на него необходим для дальнейшей работы. О проекте нужно знать три вещи:

• Каковы цели проекта?
• Почему мы начинаем проект именно сейчас?
• Какие преимущества для бизнеса мы получим?

Возможно, у вас уже есть разработанный бизнес-кейс, если раньше вы делали нечто подобное. Если же проект для вас совершенно новый, заняться кейсом стоит именно сейчас. Это поможет вам обосновать необходимость проекта и ответить на три вопроса, приведенных выше.

Как можно раньше определите круг заинтересованных лиц

Часто при старте нового проекта все имеют очень смутное представление о том, кто является основными заинтересованными сторонами

Полный список тех, на кого проект окажет влияние, можно составить позже, но уже во время инициации важно определить и согласовать круг основных заинтересованных лиц. Именно эти люди впоследствии будут принимать решения, имеющие серьезные последствия для проекта

Среди них обязательно окажутся владельцы бизнес-процессов, старшие руководители и другие ответственные лица.

В этом деле вам очень поможет так называемая диаграмма RASCI (матрица распределения ответственности)

С ее помощью можно указать исполнителей (тех, кто делает работу), ответственных (отвечающих за выполнение работы), утверждающих результаты, консультантов (мнение этих людей важно для выполнения задачи) и информируемых лиц (им сообщают о ходе проекта)

Фиксируйте обязательства заинтересованных лиц

Любой менеджер проектов скажет — взаимодействие с заинтересованными сторонами никогда не проходит гладко. Поэтому все их устные обязательства нужно записывать и согласовывать. Считайте, что это своего рода контракт, описывающий их роли в проекте. Все обязательства должны быть официально включены в устав проекта, который будет подписан в конце фазы инициации.

Например, в уставе может быть указано, сколько человек составляют кворум для принятия решения или как долго должно продолжаться обсуждение до принятия решения.

Используйте контрольный список для фазы инициации проекта

Составить устав проекта

Многие ошибочно полагают, что для составления устава или плана проекта достаточно внести в шаблон основную информацию о проекте, но это не так. Устав проекта описывает начальное видение проекта, представляемое его спонсором и менеджером. Это основа организации работы на протяжении всего жизненного цикла управления проектом. Любые изменения, вносимые в устав, должны проходить тщательный процесс утверждения

Именно поэтому очень важно делать устав максимально понятным и подробным

Включить в устав объем проекта

Пожалуй, самой важной частью устава станет описание объема проекта, очерчивающее, что входит в проект, а что нет. На протяжении фазы инициации этот вопрос должен детально обсуждаться до тех пор, пока главные заинтересованные лица не будут удовлетворены

Утвержденный объем проекта должен быть задокументирован в уставе и подписан этими лицами.

Что еще должно входить в устав проекта:  

• Результат деятельности. Результаты работы, которые должны быть подготовлены в определенный срок и предоставлены в виде, согласованном заинтересованными сторонами.
• Бизнес-потребность. В бизнес-кейсе определяются общие преимущества проекта и планируемые затраты на него.
• Ограничения. Все ограничения проекта: затраты, человеческие ресурсы, сроки, качество и потенциальная окупаемость.
• Предположения. Условия, соблюдения которых можно ожидать в будущем.
• Риски. Непредвиденные события, которые могут повлиять на людей, процессы, технологии и ресурсы, задействованные в проекте. В их силах уничтожить проект или значительно задержать его завершение.

Что посеешь, то и пожнешь

От того, как вы начинаете проект, очень часто зависит его успех. Вы выполнили все задачи в контрольном списке для фазы инициации? Это поможет вам адекватно представить свое видение для утверждения и оценить масштабы работы. Инициация — и в первую очередь написание устава — прокладывает путь к успеху всего начинания. Не пропускайте этот важный шаг.