Bpm

Три характеристики бизнес-процесса

Любой бизнес-процесс имеет три основные характеристики, которые отражают его сущность, то есть отвечают на вопрос – зачем именно этот процесс необходим на предприятии. Если хоть одна характеристика не работает на достижение единой цели бизнеса, то можно считать. Что бизнес процесс «буксует» или, того хуже, ввергает бизнес в убытки или приближает к нулю.

1. Бизнес-процесс и его стоимость. Этот параметр всегда должен стремиться к минимуму. К примеру, производство бумажных салфеток обходится заводу в расчете на одну пачку в 30 копеек. Если бизнес-процесс работает постоянно, грамотно, взвешенно, то инженеры, технологи. Дирекция и простые рабочие будут придумывать такие действия и мероприятия, чтобы этот показатель снизился до 20 копеек, к примеру, при полном сохранении высокого качества продукта и скорости его выпуска. Все уже поняли, что речь идет о снижении себестоимости, которая дает прирост общей прибыли. Следовательно, увеличатся зарплаты, инвестиции в развитие и новые проекты. Если руководитель внимательно относится к этой составляющей бизнес-процесса. То успех предприятию обеспечен.

2. Бизнес-процесс и длительность. Этот показатель всегда должен иметь тенденцию к сокращению. Помните историю Форда? На чем он заработал свои миллионы? Он придумал конвейер, существенно сократив время на сборку автомобилей. Потрясающей красоты и надежности авто появились уже потом, а началом всему было увеличение скорости бизнес-процесса, в данном случае производственного. Чем быстрее идет процесс, тем больше производительность производства, тем большее количество товара попадет на склад, будет продано. Это означает увеличение общей прибыли за конкретный временной отрезок, образование n-ной суммы на увеличение зарплат, инвестиции в развитие и пр. и пр., смотри пункт первый.

3. Бизнес-процесс, как средство удовлетворенности ожиданий клиента. Постоянно должно расти качество выпускаемого продукта или предоставляемой услуги. Если оно повышается, и информация об этом регулярно доводится до клиента (реклама должна быть вашим постоянным спутником), то количество совершенных покупок увеличивается. Следовательно, за конкретный временной отрезок получается больше прибыли со всеми вытекающими положительными последствиями, изложенными нами в предыдущих двух пунктах.

Оптимизация

Оптимизация бизнеса — это частичное совершенствование существующих бизнес-процессов за счет ликвидации их явных недостатков

Это небольшие реформы, задача которых кроется в оптимизации действующих процессов. Она необходима, когда общие принципы бизнес-процессов функционируют, не создавая существенных трудностей в работе организации.
Предназначение оптимизации может заключаться в:

• улучшении качества предоставляемого сервиса;
• уменьшении издержки;
• соответствии потребительским условиям;
• внедрении контроля эффективности;
• автоматизации работы организации и прочее.

Критерии составления нашего рейтинга

Отметим сразу, что наш рейтинг BPM-систем, как и любая другая попытка составить ТОП – это во многом субъективное мнение. Но выразили его специалисты в этой сфере, которые тестировали эти программы, использовали их, а также хорошо знают рынок. Поэтому считаем, что приведенный ниже перечень актуален на 2020 год. 

Также просим обратить внимание, что порядковые номера систем в рейтинге условны. Каждая из выбранного нами десятка достойна места в тройке лидеров

При составлении своего ТОПа мы руководствовались следующими критериями:

Количество и разнообразие исполняемых бизнес-процессов, а также гибкость их подстройки под разные виды и масштабы деятельности.
Востребованность BPM-системы в России, поскольку в первую очередь мы рассматривали запросы отечественного рынка и способность адаптировать программу под его условия, особенности.
Стоимость. К сожалению, полностью бесплатные BPM-системы – это оксюморон. Нет ни одной толковой, достаточно функциональной программы, за которую не придется платить. Все же это коммерческие продукты, разработка и поддержка которых – дело дорогостоящее. При этом почти все ТОПовые разработчики предлагают бесплатный ознакомительный период или системы с ограниченным функционалом для неоплачиваемого использования

На это, а также на стоимость покупки лицензии мы также обращали внимание.

Надеемся, что проведенная нами аналитическая работа принесет вам пользу. А пока переходим к самому ПО.

Зачем изучать то, что уже эффективно работает?

Разобравшись с тем, что представляют собой бизнес-процессы, давайте выясним, в чем сила процессного менеджмента, то есть какую пользу дает их выявление и описание (формализация)?

Выгод для компании от внедрения процессного подхода к управлению несколько.

Во-первых, работа всех сотрудников становится более четкой и понятной. Каждый процесс имеет определенные цели, последовательность ключевых действий и планируемый результат. За счет этого снижается возможность для сотрудников демонстрировать собственнику и руководству компании имитацию бурной деятельности, когда «что-то» делается, но непонятно — что именно и зачем.

Во-вторых, снижается зависимость компании от сотрудников, поскольку работа строится не на личных компетенциях работников, а на отлаженном и документированном процессе. Даже если кто-то из числа «звездных» сотрудников уволится, у компании будет необходимая информация о том, как должна вестись работа. Это позволит получить достаточно четкие и последовательные действия, ведущие к необходимому результату, от вновь принятых сотрудников и снизит временные и прочие затраты на их введение в курс дела. В том случае, если компания работает за счет личных компетенций ее собственника, руководителя и ключевых сотрудников, а не за счет построения системы бизнес-процессов, отсутствие по какой-либо причине указанных лиц (болезнь, отпуск, командировка, увольнение и т.п.) может привести к снижению оборотов бизнеса либо вообще к его краху.

В-третьих, появляется возможность легко тиражировать бизнес (например, создать франчайзинговую сеть) и переносить его в новые регионы (открывать филиалы, представительства, дополнительные офисы и т.п.) либо продать (в виде актива, работающего как отлаженный механизм и постоянно приносящего определенный cash-flow).

Автоматизация бизнес-процессов

Отдельная тема, которую обязательно поднимет реинжиниринг бизнес-процессов – автоматизированные управленческие процессы

Не вдаваясь подробно в высокие технологии, можно утверждать на 100%, что далеко не каждый индивидуальный предприниматель ( а именно для них работает этот информационный ресурс, этот сайт) осознает важность оперативного информирования и получения информации, и его интересует автоматизация бизнес-процессов. И правда, имея в штате 15 человек, два цеха и три склада, о больших информационных потоках говорить не приходится

Но все же такие процессы есть, и если предприниматель собирается развиваться, то ему необходимо много времени на разработку новых направлений, на инвестирование в прибыльные проекты или на то, чтобы сделать интересные проекты прибыльными. И найти это время можно в своем рабочем дне, если автоматизировать обычные задачи. А это и сбор оперативных данных, и систематизация их, и автоматизация бизнес-процессов в плане формирования отчетов, и автоматической постановки новых задач.

Еще пару лет назад не все знали, что такое SRM, а сейчас уже многие устанавливают CASE (Computer-Aided Software Engineering) — программные средства и технологии, которые максимально автоматизируют реинжиниринговые процессы. Если вы среди таких продвинутых пользователей, то вам – полное признание и уважение, если перевести молодежный сленг на нормальный русский. Если же вы пока не знакомы с этой системой,  то это отличная тема для общения с консалтинговыми специалистами, которые на разные голоса и с различной степенью активности будут звать вас именно в свою компанию. Вот здесь, если вас интересует качественная автоматизация бизнес-процессов, консалтинговые услуги максимально полезны, потому что в одиночку вам не осилить эту систему. В данном случае вас должны интересовать компании, специализирующиеся на услугах программирования и поставке уникальных продуктов.

Алгоритм действия по этой работе такой: найдите несколько компаний, которые работают с подобными информационными продуктами, просите у них прислать демо-версии и прайс-листы, попросите консультантов приехать к вам и обучить работе с программой, продемонстрировать все ее возможности и работающие процессы. Если предоставленная вам версия в чем-то не устраивает, то просите производителя адаптировать ее под вашу компанию. Это, конечно, стоит денег, но зато в итоге будет произведена автоматизация бизнес-процессов вашей компании, вы получите программное обеспечение, которое будет сделано именно для вас, которое будет максимально точно отвечать на ваши запросы в реинжиниринге.

Когда завершатся все реформаторские инновационные процессы, ПО будет помогать вам в дальнейшей работе, компания-продавец с удовольствием откорректирует программу еще раз под новые задачи, и она будет служить вам верой и правдой, принося прибыль в виде экономии вашего времени и предоставления вам корректной оперативной информации, правдивой и сиюминутной. Ценность такого знания ситуации на предприятии очень велика, и ведет к принятию правильных управленческих решений.

Разбираться в этих сложных технологиях досконально индивидуальный предприниматель, конечно, не должен, и не надо гнаться за модой, бравировать красивыми терминами. Ставьте перед собой реальные достижимые задачи, и идите к их выполнению. И если для этого потребуется узнать, что такое реинжиниринг, вот тогда и действуйте – со всем напором и энергией. Удачи в вашем бизнесе!

Е.Щугорева

В следующем видео приведен обзор методологий проектирования бизнес процессов:

BPMS как технология, поддерживающая BPM

BPMS — это система управления бизнес-процессами, то есть программное обеспечение для автоматизации BPM.

Может ли BPM существовать без ИТ? Более чем! Но только с применением правильных программ можно не только обеспечить соблюдение, но и приумножить выгоды процессного подхода.

BPMS — это не просто способ автоматизации. Это продукт с «предустановленной» методологией процессного управления, который подразумевает главенство бизнес-процессов. Программное обеспечение позволяет описывать, исполнять, контролировать и улучшать процессы организации. То есть делать все, что подразумевается под управлением.

Рассмотрим, как это работает на примере ELMA BPM.

Описание

Аналитик создает модель процесса в визуальной среде с использованием нотации BPMN. Это похоже на рисование блок-схем. В такой блок-схеме прописывается вся логика бизнес-процесса.

Затем определяются данные, с которыми будут работать пользователи – это, например:

• заявки;

• списки клиентов;

• всевозможные документы;

• даты.

Настраиваются экранные формы — то, что будут видеть пользователи при работе с задачами процессов.

Исполнение

Модель превращается в бизнес-приложение. Теперь десятки, сотни, тысячи пользователей, в зависимости от размеров организации, смогут зайти на веб-портал системы и запустить процесс или получить задачу.

Пользователи выполняют задачи по бизнес-процессу, работают с экранными формами. А система следит, чтобы все пользователи вовремя и с должным качеством выполняли работу.

Как только один пользователь выполняет задачу, система автоматически поставит задачу следующему – все в соответствии с заложенной логикой бизнес-процесса.

Логика может быть достаточно хитрой

Например, система может автоматически перераспределять задачи в зависимости от загрузки, действий исполнителей или важности.

Контроль

Система автоматически строит аналитику по исполнению процессов. Использование метрик процесса позволяет находить «узкие горлышки».

Улучшение

Бизнес-процессы в BPMS — это очень гибкие бизнес-приложения. В любой момент можно внести изменения в процесс, и система начнет работать по-новому. Гипотезы аналитиков очень быстро превращаются в реальные изменения правил, по которым начинает работать компания.

На видео показана жизнь одного из процессов. Все изменения производились с целью повышения удовлетворенности потребителя на протяжении 1 года. Каждая картинка в видео — это версия процесса, которая работала в промышленной эксплуатации от 1 до 4 недель

Подробнее об автоматизации в BPMS:

Таким образом, можно сказать, что BPM нацелен на то, чтобы сотрудники и руководители получили ясное представление о том, как на самом деле работает компания, какую она создает ценность и как на все это можно влиять, избегая бюрократических препятствий функционального управления.

ELMA BPM

Изюминка программы заключается в возможности интеграции с платформой 1С, что, безусловно, весьма привлекательно для российских компаний. Что это значит? Это значит, что все происходящее в 1С будет отражено в ELMA. И наоборот)

ELMA позволяет исполнять и отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0. Кстати, именно благодаря сотрудникам ELMA нотация была переведена на русский язык. За что им большое человеческое спасибо.

Очень мощно работает система документооборота в системе. Все документы имеют классификацию по типам, рассортированы по папкам, имеют правила создания и работы и т.д. Конечно, потребуется время, чтобы привести ваши документы в требуемый вид и соответствие системе, но оно того стоит. Если все сделано правильно, то вы запросто сможете отследить жизненный цикл любого документа.

Существуют дополнительные модули – Проекты, CRM и т.д. Но их не пробовал, поэтому ничего не могу сказать.

Интеграцией и обучением по работе с ELMA компания занимается самостоятельно. Судя по реализованным проектам, можно сказать, что они знают свое дело. 

Функционал и особенности

• Построение моделей бизнес процессов
• Назначение ролей бизнес процессов сотрудникам
• Выполнение и отслеживание процессов в реальном времени
• Системная работа с документооборотом
• Удобная “справка”
• Отличная поддержка
• Интеграция с 1С

Стоимость

77 000 рублей за 10 лицензий ELMA Standart. Это минимальное количество. На мой взгляд, стоимость вполне адекватна функционалу.

Резюме

Вы твердо приняли решение заниматься управлением бизнес процессами, их автоматизацией и улучшением? Вы привязаны к 1С? Тогда ELMA – это то, что нужно.

Business Studio

Так же как и ELMA, это российская разработка. Наверное, самый раскрученный инструмент для управления бизнес процессами на отечественном рынке. Первая версия увидела свет в 2004 году. Впервые я столкнулся с этой программой в 2006. На тот момент это было самое лучшее решение.

В принципе, в программе все довольно стандартно — определяем цели компании, моделируем процессы, которые позволяют достигать целей, назначаем ответственных из дерева оргструктуры, отмечаем используемые в процессах ресурсы.

Очень примечательно, что для постановки целей используется концепция Системы сбалансированных показателей. Это одна из самых успешных методик перевода стратегии компании в осязаемый и понятный вид.

Построение бизнес процессов, как часто происходит, производится сверху вниз. Программа поддерживает несколько нотаций моделирования: IDEF, eEPC, BPMN и еще несколько других.

Присутствует возможность имитационного моделирования, проведения функционально-стоимостного анализа и автоматической генерации документов, например, должностных инструкций. Документы соответствуют требованиям законодательства, что существенно облегчает работу. Выполнение и мониторинг процессов происходит через интеграцию с другими системами, например, ELMA.

Функционал и особенности

• Моделирование процессов в разных нотациях
• Автоматическая генерация документов
• Постановка целей компании по Системе сбалансированных показателей
• Интеграция со сторонними системами.
• Контроль выполнения процессов
• База знаний

Стоимость

Ценообразование гибкое, так что для определения стоимости необходимо обратиться к консультантам компании. Т.к. я не сталкивался с покупкой данного ПО в последние пару лет, то порядок цифр мне неизвестен.

Резюме

Система мощная. Но сложная. Потребуются серьезные затраты, в первую очередь временные – для отладки и интеграции системы. Лучше всего, если у вас будет отдел или просто несколько бизнес-аналитиков, которые возьмут на себя эту работу. Работа с программой требует глубокого понимания методик и специфики программы.