Бесплатные программы для управления проектами и временем rainlendar, wunderlist, xmind и ganttproject

Power features allow you to automate your workflow and save time every day:

Mark tasks as related to, duplicated or blocked by other tasks. Get notified when a blockage is resolved.

Learn more

Automations

Configure automatic actions within your projects and let our system do all the work for you. That way you work smarter, not harder.

Learn more

Break up long lists of to-dos into manageable sub-lists that can be saved and reused.

Learn more

Set up recurring tasks for to-dos that need to be repeated and never start from scratch again.

Learn more

Time Tracking

Ready, set, go! Know exactly how long it took you to complete a task by making use of MeisterTask’s built-in time tracking. That way you always remain accountable, avoid unnecessary distractions and stay focused.

Learn more

Custom Fields

Define custom fields for your projects. These fields automatically appear within each task, reminding team members to complete this information.

Learn more

Управление персоналом

1. Планировщики задач

Если ваши подчиненные забывают о задачах и срывают деделайны, то начинайте контролировать ихс помощью специальных планировщиков.


Это облачные сервисы, в которых можно контролировать каждого сотрудника и целые отделы/проекты. Создавайте индивидуальные доски для первых и общие — для вторых, а участникам высылайте ссылку на доступ.

В планировщике видно, на каком этапе находится та или иная задача, а в групповом проекте — еще и кто именно сейчас над ней работает. Подобные инструменты для бизнеса объективно показывают эффективность коллектива, и руководитель знает, кого подтолкнуть, кого наказать, а кого похвалить.

Сервисы:

2. Видеоконференции

Если часть сотрудников работает удаленно, или у вас несколько филиалов, а на планерках должны присутствовать все, то используйте видеоконференции. А еще таким образом можно проводить вебинары, общаться с партнерами и экономить на командировках.

В зависимости от того, сколько человек обычно участвует в конференциях, придется выбирать разные софты. Полностью бесплатных программ нет, но у большинства есть бесплатные версии. Они рассчитаны на ограниченное число участников видеозвонка — максимум до 100 человек. Если нужно больше, то придется доплачивать за функционал.

Сервисы:

3. Чаты

Если вы сторонник современных инструментов бизнеса, то в вашем смартфоне наверняка есть 2-3 мессенджера, а в них — десятки чатов. Сейчас их используют не только для коммуникации между сотрудниками. Многие компании создают чаты с клиентами, чтобы сразу несколько специалистов были в постоянном контакте с ними.

Пример бизнес-чатов в Viber: через них вы можете оповещать клиентов об акциях и новостях, высылать уведомления о статусе заказов и т.д.

Basecamp

Один из первых минималистичных таск-трекеров для совместной работы. Создатели, американская компания 37signals, ставили перед собой задачу сделать простой сервис для постановки задач, лишенный надстроек и дополнительных опций.

Как работает?


Работа происходит внутри отдельных проектов. Главная страница каждого проекта показывает последние обновления проекта, последние обсуждения и списки задач, созданные пользователями.

Обсуждения отличаются от задач только тем, что не имеют ответственных и дедлайнов. При добавлении задачи можно выставить ответственного и сроки, а затем оставлять к задаче комментарии и прикреплять файлы. В отличие от многих других сервисов, текст комментариев форматируется — доступно выделение жирным, курсивом, выделение цитаты. При добавлении комментария можно выбрать, кому из участников придет уведомление об этом комментарии на почту. Опубликовать ответный комментарий можно прямо из почты, ответом на уведомление.

Все задачи просматриваются на отдельной вкладке — в формате календаря или списком задач. Календарь также позволяет заводить отдельные события, привязанные к дате, на основании которых при желании можно создать обсуждение. На отдельной вкладке можно отслеживать прогресс проекта в хронологическом порядке.

Сколько стоит?

Бесплатный пробный период — 60 дней. Платные тарифы начинаются от 20 долларов в месяц (до 10 проектов, до 3 Гб файлов). Если пробный или оплаченный период истекли, доступ к данным аккаунта полностью закрывается. В этом отношении Basecamp подобен наркотику — чем больше вы им пользуетесь, тем тяжелее отказаться, ведь ваша ценная информация внутри аккаунта будет потеряна.

Мобильные приложения: iOS.Язык интерфейса: английский.

Как выбрать сделанное на заказ решение

Если это руководство по программному обеспечению для совместной работы заставило вас задуматься об инвестициях в платформу, то следующим шагом будет решение, какое решение лучше всего подходит для вашего бизнеса. Это факторы, которые необходимо учитывать.

1. Удобный для пользователя

Сотрудники не слушают начальников и не ждут подтверждения относительно инструментов совместной работы. Если это облегчит их жизнь, они загрузят приложение и будут использовать его для общения с коллегами. И процесс без проблем, потому что большинство из них бесплатны.

Хотя это полезно в некоторых отношениях, это означает, что вы должны убедиться, что все используют одну и ту же технологию. В противном случае это сведет на нет смысл инвестирования в него в первую очередь. Имея это в виду, выберите программный продукт, который дает все, что нужно и нужно сотрудникам.

Таким образом, не нужно будет выходить за пределы трассы и разделять офис.

2. Разнообразие

Чтобы мешать вещам быстро выйти из-под контроля и выйти из-под контроля, вы должны выбрать платформу, которая имеет широкий спектр функций. От обмена сообщениями до видеоконференций и обмена календарями, попробуйте собрать все инструменты в одном месте. Тогда доступность и навигация не могут быть более простыми. По этой причине инструмент унифицированных коммуникаций обычно является фантастическим выбором.

3. Личная непринужденность


Все работают по-разному, поэтому не стоит пытаться внедрять единую для всех политику. Вместо этого выберите программное обеспечение, которое интегрируется на различных платформах для дополнительной доступности. Мобильный вариант – это всегда хорошая идея, чтобы люди могли работать удаленно, но не забывайте и о веб-браузерах.

Доступ к данным из настольной версии приложения означает, что вам не нужно ничего скачивать. Все сотрудники должны сделать, чтобы позвонить или посетить видео-встречу, чтобы открыть свой ноутбук.

4. Безопасность

В среде, где хакеры будут нацеливаться на ваши серверы, вы должны защитить ваши конфиденциальные данные. Всегда ищите признаки безопасности, такие как зашифрованные сообщения, прежде чем рекламировать всю информацию о компании в Интернете. Кроме того, спросите, есть ли у поставщика резервная копия, когда программное обеспечение отключается.

Конечно, помните, что вы тоже несете ответственность. Итак, у вас есть человек, который будет контролировать безопасность?

5. Добавлены дополнения

Вы не хотите, чтобы обслуживание завершалось после совершения покупки. Качественное программное обеспечение для совместной работы гарантирует, что качество обслуживания клиентов будет продолжаться в течение нескольких месяцев и лет. Гарантия, которая распространяется на техническое обслуживание, очень важна, так как случаются глюки, а также круглосуточное обслуживание клиентов.

Вероятно, основным дополнением, на которое стоит обратить внимание, является учебный курс. Программное обеспечение сложно интегрировать, поэтому наличие эксперта научит вас его использовать

Teamer

Сервис был создан командой русских разработчиков компании Ateve Commercial для решения собственных задач. Самая простая система с незатейливыми интерфейсами.

Как работает?

Рабочее пространство состоит из разделов «Что делать?» (списки задач), «Кто виноват?» (задачи по срокам и ответственным) и «Где все?» (приглашение участников). Работа, как и в других сервисах, ведется в отдельных проектах. В них можно создавать папки, задачи и заметки. Удобно, что каждой задаче можно выставлять один из трех приоритетов (низкий, средний, высокий), а также отмечать не только дедлайн, но и дату начала работы над задачей. Логика назначения ответственных отличается от большинства других сервисов — исполнитель после выполнения задачи не переводит ее на администратора, а помечает задачу как выполненную, после чего она автоматически отправляется администратору на проверку.

Сколько стоит?

Сейчас сервис полностью бесплатен и не устанавливает никаких ограничений по функционалу или количеству пользователей.

Язык интерфейса: русский.Мобильные приложения: нет.


Дмитрий Гладышев

Генеральный директор веб-агентства Bambaclad

Мы занимаемся разработкой мобильных приложений, и у нас несколько человек на фрилансе — дизайнеры и разработчики. Teamer был выбран по рекомендации одного из наших фрилансеров, который работает в нем довольно давно.

Процесс работ с использованием сервиса организован так, что в каждый проект добавлены разработчик интерфейса, дизайнер, разработчик и я в качестве менеджера проектов. Удобство Teamer в том, что есть ветка комментариев ко всему проекту в целом и комментарии к каждому сообщению участников. Например, дизайнер выкладывает макет, далее идут комментарии участников к нему, утвердили, разработчик получает задачи поэтапно и задает свои вопросы участникам проекта. Таким образом, у нас есть возможность обсуждать проекты в структуре форума.

Не нравится только интерфейс — могли бы сделать его поинтереснее

Slack

Сайт: slack.com

Сегодня это фактически стандарт для корпоративной переписки. Здесь сотрудники организовываются в группы, заводят треды под каждым важным постом, проводят групповые звонки и хранят личные идеи в приватном чате. Мессенджер взял лучшее от своих прародителей вроде IRC и Jabber.

Плюсы

Огромный плюс мессенджера — максимальное число интеграций со сторонними сервисами. Минимализм интерфейса не требует серьёзного знания английского. Также в Slack доступны боты в больших количествах.

Минусы

Главный недостаток — ограниченное хранение истории чатов на бесплатной версии (поиск по последним 10 000 сообщениям, 10 интеграций и 5 Гб серверного места на команду).

Инструменты для задач

Для решения задач могут быть использованы различные инструменты в бумажном виде, в виде досок или в электронном виде для различных типов устройств.

Бумажные варианты и доски

Не так давно самыми популярными инструментами были стикеры (липкие блоки), блокноты и ежедневники. В помощь к которым потом пришли меловые и маркерные доски.

Основным плюсом таких инструментов является простота использования и отсутствие необходимости в предварительной подготовке для работы с ними.

Минусов при работе с бумажными инструментами и досками гораздо больше. Это невозможность тиражирования информации, оперативного изменения и структурирования, невозможность использования информации на электронных устройствах, невозможность удаленного и совместного использования.

Все эти инструменты стоят небольших денег и их всегда можно приобрести вблизи от места работы в канцелярском магазине.

Программы для ПК и смартфонов

Многие сегодня используют более современные инструменты для управления и решения задач — программы для различных типов устройств, которые после установки предоставляют возможность работы с задачами в электронном виде. Самая распространенная программа — это Microsoft Outlook, которая позиционируется разработчиками как персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента. Аналогичные программы есть и для смартфонов и для планшетных устройств.

К плюсам таких инструментов можно отнести удобство проведения основных операций по созданию, изменению, удалению, тиражированию информации о задачах, также в них, как правило, имеется возможность представлять задачи в разном виде: список или календарь. Бесспорным плюсом является и то, что в таких программах по работе с задачами могут работать несколько человек, что значительно расширяет возможности.

Из минусов можно отметить то, что такие программы очень требовательны к ресурсам ПК и к уровню подготовки пользователей. Также удаленная работа, особенно на переносных устройствах, является не совсем удобной или невозможной. 

Ну и конечно же, хорошие программы предлагаются на платной основе, они могут приобретаться один раз или по подписке периодическими платежами, плюс к этому, работать они должны на производительных устройствах, что потребует значительных финансовых вложений. 

Облачные сервисы для любых устройств

Самыми современными и инновационными средствами по управлению задачами на сегодняшний день можно назвать облачные сервисы, например . По сути это те же программы, только размещены они на серверах (отдельных мощных компьютерах) разработчиков и предоставляются в виде интерфейса сайта для работы в браузере.

Облачная схема полностью исключает требовательность к производительности устройства, с которого будут производиться операции с задачами. 

Также к плюсам можно отнести то, что облачные сервисы, как правило, более просты и удобны, нежели нагроможденные программы для ПК, и могут быть бесплатными или продаваться по подписке. 

Конечно есть и обратная сторона. Без подключения устройства к интернету работать с облачным сервисом невозможно, хотя в современном мире это уже перестает быть проблемой — интернет есть практически в любом уголке Земли.

Работа с задачами

Для работы с задачами существует множество методик и способов, которые подробнее мы рассмотрим в других статьях. Для примера, приведу одну такую методику — это постановка и выполнение задачи «По домику».

Суть её заключается в том, что при постановке задачи необходимо последовательно определиться с несколькими вопросами, начиная с самых крупных и принципиальных и заканчивая деталями. Подробнее об этой методике вы можете прочитать в книге Тимура Дергунова «Формула менеджмента. Практическое пособие начинающего руководителя».

Представление задач

Для удобства работы с учетом специфики задач, последние могут быть представлены различным способом. Наиболее распространенные варианты это:

  1. Перечень задач в виде списка или таблицы.
  2. Календарь с привязкой задач к датам и времени.
  3. Визуальное представление, например, в виде диаграммы Ганта.

Если с первыми двумя вариантами все понятно, то диаграмма Ганта, нуждается в отдельном представлении.

Диаграмма Ганта — это календарный график, иллюстрированный в виде столбчатых диаграмм (гистограмм). Является одним из методов планирования задач и проектов.

Какой способ выбрать именно вам? Это будет зависеть от инструментов, в которых вы будете работать с задачами и от их типа. Причём, вы можете использовать все 3 типа представления задач, если, конечно, вам предоставляется такая возможность вашими инструментами.


С этим читают