Что такое планерка и как провести планерное совещание эффективно

План проведения планерки

Итак, мы определили, что собрание штука важная и полезная, но, чтобы не превратить этот инструмент в очередную бесполезную пытку подчиненных, руководителю стоит подойти со всей серьезностью к подготовке планерки. Ранее мы обсудили цели проведения совещания, задача руководителя в зависимости от цели составить план проведения планерки. Естественно собрание для продавцов и для ТОП менеджеров будет кардинально отличаться друг от друга. Хотя сама структура проведения будет примерно одинаковой.


Пример проведения планерки для продавцов магазина

  • Приветствие, возможно разминка. Задача разбудить сотрудников, придать положительных эмоций.
  • Обсуждение результатов работы за вчера. Поощрение лучших продавцов, лучшие продавцы должны поделиться секретами успеха. Желательно, чтобы были озвучены примеры правильного поведения, которые привели к положительному результату.
  • Общая информация. Важные задачи на сегодня, обсуждение мероприятий, которые сегодня необходимо сделать.
  • Постановка плана на день, возможно распределение планов на каждого продавца. Так же стоит оговорить за счет каких действий план будет выполняться.
  • Групповая мотивация, мини командообразование, хака, короче нужно зарядить коллектив положительными эмоциями.

Пример проведения планерки с руководителями подразделений

  • Ведущий доводит основные KPI показатели;
  • Каждый руководитель отчитывается о работе своего подразделения. Лучшим аплодируют, худшие рассказывают о планируемых мероприятиях для изменения ситуации;
  • Обсуждение общих вопросов, доведение информации;
  • В завершении лучше всего завести какую-либо традицию, направленную на командообразование. Хотя бы громко поаплодировать.

Очень важным моментов в проведении любого собрания, как можно быстрее давать возможность высказаться подчиненным. Желательно с первых минут вовлечь как можно больше участников планерки. Это поможет настроить команду.

Основные принципы проведения планерок

Эффективность планерок достигается путем соблюдения определенных стандартов и правил. При их отсутствии, участники данного процесса, как правило не получают нужной информации в результате чего у них нет понимания в нужности и необходимости ее посещения.

Важно:

1. Встреча должна быть четко регламентирована, на повестку дня должны быть поставлены вопросы, требующие рассмотрения. При отхождении участников от тематики собрания, прерывать их, и возвращать к обсуждению поставленного вопроса.

2. Довести до сведения всех участников поставленный регламент, чтобы каждый понимал цель своего участия в этом событии.

3. Не нужно обсуждать вопросы поверхностно. Лучше ежедневно посвящать по 15-20 минут конкретной проблеме отдельно.

4. Строго отслеживать временные рамки проведения данного мероприятия, при необходимости назначить ответственное лицо за ведение этого вопроса.

5. Слушать мнение всех участвующих в беседе, не допускать выступления одних и тех же сотрудников.

6. Для фиксирования основных моментов совещания, необходимо выбрать секретаря, который в виде протокола запишет основные тезисы на бумагу.

7. Итогом встречи должен быть четкий план действий, а также список ответственных лиц, назначенных за определенные процессы работы. Список поставленных задач должен быть доведен до всех участников процесса.

Правила проведения планерки

Эффективные планерки получаются таковыми только при следовании определенным стандартам. В противном случае выходит вариант «а поговорить», когда ни один из участников прошедшей встречи не понимает, зачем он провел на ней последние полчаса.

Важно:

  • Четко установить регламент встречи и круг обсуждаемых вопросов. Всех скатывающихся в рассуждения на посторонние темы, необходимо прерывать и возвращать к сути.
  • Сообщить регламент всем участникам. Каждый должен понимать, что он здесь делает.
  • Избегать попыток обсудить всё «по верхам». Лучше выбрать проведение планерок длительностью до 15 минут ежедневно и посвятить время каждому вопросу отдельно, чем собрать всех в переговорной на три часа.
  • Назначить куратора и строго следить за хронометражем собрания. Кстати, это может быть не только руководитель, но и кто-то из сотрудников. Так результат может получиться интереснее.
  • Стремиться выслушать мнение каждого. Не допускать, чтобы на планерке ежедневно выступали с докладами те же несколько человек.
  • Выбрать секретаря и вести протокол «строго по делу», избегая многостраничных опусов, которые никто не будет читать.
  • После окончания встречи протокол со списком принятых решений, а также ответственными и сроками исполнения разослать всем участникам или повесить рна видном месте.

Как часто проводить планерки

Я считаю, что ежедневные планерки в подразделении подходят только для новичков, которым нужен наставнический стиль управления и поддержка на каждом шагу. Для устоявшегося коллектива планерки должны быть еженедельными. Главное, чтобы проводились они в один и тот же день, в одно и то же время, и примерно совпадали по продолжительности и порядку действий, что позволит сохранить дисциплинирующую функцию.

Пример возможного сценария планерки:

  • Руководитель делает информационное сообщение, по итогам сотрудники могут задать уточняющие вопросы.
  • Руководитель оглашает плановые показатели и задает сотрудникам вопросы по ним. При необходимости назначает индивидуальные встречи.
  • Руководитель рассказывает о показательном кейсе недели или представляет приглашенного сотрудника.
  • Руководитель уточняет, есть ли неотложные рабочие вопросы, важные для всего отдела и требующие обсуждения на планерке. Оценивает вопросы, принимает решение – что обсудить немедленно, что потребует отложенного решения.
  • Руководитель рассказывает о планах на текущую неделю – значимых событиях, встречах и завершает планерку.

Временные затраты

Долго, тратим время – вот основная причина, по которой руководители отказываются от проведения планерок. Она приводит к полному отказу от этого инструмента, или все сводится к краткому монологу руководителя без обратной связи от подчиненных. Сохраняются лишь информационная, и немного дисциплинирующая функции.

Это на самом деле проблема: управлять «почеловечно» проще, чем работать с группой. Управление групповой динамикой – это искусство хорошего руководителя. Его цель – коротко и четко провести планерку, и при этом получить обратную связь от сотрудников, которая поможет при необходимости скорректировать движение. Оптимальная продолжительность – до 20-45 минут. Именно это время с детства заложено в нас как период концентрации внимания.

Сила руководителя в том, что он устанавливает правила. Чтобы планерка не растягивалась, нужно заключить с сотрудниками «контракт на планерку». Например:

  • Обсуждаем только общие вопросы, частные выносим для индивидуального решения.
  • Говорим коротко и по делу.
  • Не отвлекаемся на рабочие вопросы, телефоны переводим в режим вибрации.
  • Заявляя проблему, предлагаем решение.
  • Нерабочие вопросы обсуждаем в нерабочее время.

Набор правил может быть различным в зависимости от ситуации. Главное – руководитель управляет регламентом и сам не углубляется в проблемы. Цель планерки – выявить, а решение можно принимать позже, тщательно взвесив и изучив все детали в то время, когда отдел работает. Главное – показать сотрудникам, что заявленные проблемы решаются. Иногда возникают ситуации, при которых планерка выходит за рамки отведенного времени, явно прослеживается накал в коллективе. Тогда нужно договориться о дополнительной встрече, часто в нерабочее время. Это и есть мастерство управленца – предотвращать накал ситуации, выявлять маркеры, показывающие негативные моменты в коллективе.

Конечно же, для внедрения инструмента «планерка» в отделе потребуется время. Иногда приходится провести не одно мероприятие, прежде чем инструмент станет по-настоящему действенным. Когда руководитель становится открытым для обратной связи, ему предстоит с удивлением услышать много невысказанного, что сотрудники давно хотели сказать, но случая не представилось. А тут сам запросил! Предстоит продумать роли своих подчиненных и их использование в групповой динамике, работать с возражениями, аргументировать на высшем уровне. Многие руководители не проходят именно этот путь – становления, и уходят в индивидуальное управление, значительно более трудозатратое и менее эффективное, когда до успеха остается всего два шага.

Руководители, филигранно владеющие этим инструментом, применяют его в своих подразделениях с большим успехом, потому что смогли оценить его действенность. Планерка – не пережиток прошлого и не формальность, а один из самых современных и действенных инструментов, помогающий в решении самой сложной в управлении задачи – выполнение целей подразделения. А ведь именно из этих целей складывается успех всей компании.

Фото: profy2profy.ru

Статья была впервые опубликована на Executive.ru 23 июня 2016 года

Типовые ошибки

Обсуждение каких-либо локальных и оперативных вопросов перерастает в глобальные решения проблем. Вследствие этого планерка может очень сильно затянуться — этим не стоит заниматься. Если все-таки возникают такие моменты, необходимо зафиксировать вопрос, требующий немедленного решения. Следует спланировать еще одну встречу и решить, кто будет присутствовать на собрании. Также рекомендуется назначить ответственного за это собрание. Затягивать планерку (к примеру, обсуждая глобальные проблемы и способы их решения) не нужно. Не критикуйте ни в коем случае. Если вы видите, что ваш сотрудник или подчиненный по тем или иным причинам некачественно справляется с поставленными задачами, не стоит давать ему обратную негативную связь при всех присутствующих. Наиболее оптимальным выходом будет зафиксировать этот вопрос для себя и для него. Договориться о том, что вы обсудите эти проблемы в каком-либо другом формате. Желательно при личной встрече более подробно поговорить на интересующую вас тему и найти способы ее решения. И последний момент, который нельзя игнорировать: оставайтесь позитивным всегда и при любых обстоятельствах. Очень важно, чтобы подчиненным и сотрудникам транслировались максимально позитивные эмоции и конструктивная информация. Это заметно повысит результативность работы коллектива и создаст дружескую и теплую атмосферу в отделе.

Не правда ли, отличный метод для компаний, сотрудники которых вынуждены тесно сотрудничать? В результате проведения регулярных планерок продуктивность работы отделов и компании в целом значительно повысится.

Форматы проведения планерок

1. Подведение итогов, информационная планерка.

Такие планерки могут проводиться еженедельно в начале недели для руководителей всех подразделений вашей организации.

Для чего нужны такие планерки?

Поделиться информацией о текущей работе каждого отдела, какие мероприятия проводятся, какие события прошли, какие запланированы. Актуально для больших организаций, в которых уже есть 4-5 и более отделов. Такие планерки задают общий рабочий настрой на всю неделю. Общее время проведения — до получаса.


2. Планерка – распределение текущих задач.

Обычно проводятся в начале каждого рабочего дня. Формат очевиден – руководитель выдает подчиненным задания на день. Время проведения также не стоит растягивать – все получили задания и пошли его выполнять.

3. Планерка-совещание для обсуждения поставленного вопроса.

Вы заранее формулируете свой вопрос, который вам сформулировала сама жизнь и текущая ситуация на вашем рынке. Озвучиваете цель планерки, рассылаете эту информацию участникам. Просите их подготовиться (если это необходимо) по данному вопросу. Заранее определяете регламент и секретаря планерки-совещания. Итоги проведения планерки рассылаете всем участникам. Время на проведения такой планерки не более двух часов. Но бывают ситуации, когда времени требуется больше. В таком случае запланирует организованные перерывы по 15-20 минут на чай и просто отдых. (Чай и сладкое тоже подготовьте заранее!) 

4. Творческая планерка.

Когда не хватает своих идей (или их просто нет, так тоже бывает). Такую планерку лучше всего проводить в формате мозгового штурма, либо другого удобного вам креативного метода поиска идей.

5. Планерка – как способ решения конфликтных ситуаций в коллективе.

Все мы люди, все мы человеки… и на работе возникают явные и скрытые конфликты.

И когда вы, как руководитель видите, что ситуация близка к критической, просто дайте людям возможность высказаться. Направьте их энергию конфликта=разрушения на созидание. Проведите планерку для сотрудников в формате свободного обсуждения, дайте возможность им открыто поспорить, но без «наездов» и оскорблений. Как это сделать? Грамотно «разрулить» конфликт – это ваша прямая задача. Обратитесь за помощью к коллегам – специалистам по HR или вышестоящему руководству.

Тему выберите актуальную, но скажем так, нейтральную  для всех участников. А на себя возьмите роль наблюдателя и выслушивайте всех внимательно, только направляя участников в конструктивное русло и не давайте им зайти в тупик.


Обязательно подведите итоги обсуждения заявленной темы, сделайте выводы и ознакомьте с ними всех участников.

О том, что планерка проводится для решения конфликтных ситуаций, участников информировать не нужно. Кроме тех случаев, когда именно тема решения конфликта ставиться целью проведения планерки.

Основные функции планерки

1) Информационная. У сотрудников немного способов получения информации о ситуации в компании и на рынке:

официальная публикуемая информация, которую порой пропускают или не до конца понимают; сплетни, часто очень далекие от истины, но с огромным удовольствием обсуждаемые в столовых и курилках; информация из первых уст, с пояснениями и акцентами на важных моментах, которую на планерке дает руководитель, уделяя должное внимание отработке возражений и снижая действенность «сарафанного радио».

И обязательное информирование сотрудников о движении отдела по намеченному пути.

2) Контрольная. В дополнение к сухим и безапелляционным цифрам возможность проконтролировать атмосферу в коллективе, уточнить причины успехов или падения показателей. По итогам планерки часто выясняются сбои в цепочке взаимодействия внутри подразделения и в компании, и руководитель немедленно приступает к действиям по их устранению.

3) Мотивационная

Сотрудникам нужно внимание. Вспомним знаменитый в управлении Хоторнский эффект – производительность труда повышается от того, что к деятельности сотрудников проявлено внимание

Планерка один из лучших способов регулярно напоминать сотрудникам о том, что они важны и их работе уделяют достаточно внимания.

Случился у одного из сотрудников в отделе прорыв, взлет – хороший повод признать достижения и при необходимости поддержать соревновательный дух в отделе. А еще, помимо цифр, нужно видеть глаза своих сотрудников. Руководителю стоит внимательно посмотреть и услышать своих сотрудников. Изменилось поведение сотрудника, пропал запал – повод для руководителя включить в план недели индивидуальную беседу.

4) Обучающая. В этой функции планерка – незаменимый инструмент упрощения нелегкого управленческого труда руководителя. Произошел в течение недели показательный для всех рабочий кейс – руководитель записывает его и на планерке делает общим достоянием. Таким образом, досадная необходимость повторять одно и то же разным людям много раз осталась в прошлом, и мы регулярно и осознанно «точим» свой рабочий инструмент.

5) Организационная. Хорошей практикой является приглашение на планерки представителей смежных подразделений, особенно в моменты нововведений. Возможность наладить или скорректировать взаимодействие, снять конфликтность, обменяться опытом.

6) Дисциплинирующая. У мотивации, как инструмента управления, есть один очень значимый недостаток: ее действие кратковременно. К самомотивации способны немногие, и именно люди с этой способностью чаще всего становятся руководителями.

Помочь мотивации сотрудников призвана дисциплина, регулярные ритуалы и правила, к которым в том числе относится планерка. Планерка – это событие. Сотрудники привыкают, что нужна будет не только отчетность в цифрах, но и готовность обосновать свои показатели. К планерке готовят вопросы, сотрудники собирают и передают руководителю кейсы, которые стоит показать всему отделу по их мнению. Словно семейный ужин по пятницам, планерка становится привычным дисциплинирующим действием по правилам, когда все должны отложить свои дела, обязательно присутствовать на рабочем месте, повернуться друг к другу лицом, наконец

Это особенно важно.

Участники

Пункт, на котором многое начинает ломаться. Как понять, кто должен быть на встрече? На самом деле — просто. На текущих планёрках должны быть все стейкхолдеры текущих процессов.

Звучит заумно. Но всё элементарно. Если проект делает 5 человек (бэк, 2 фронта, UX, аналитик), то позвать стоит всех. А вот если 20 — то нужно смотреть на иерархию. Например, команда может быть поделена на 4 подкоманды, ответственные за фичи. Тогда пусть от каждой команды будет один представитель, который и будет контролировать взаимодействие: отчитываться по статусам, приносить проблемы и уносить обратно решения.

Статусы vs. проблемы

Пункт, где процесс идёт не так ещё больше.

Как я писал выше, каждая встреча подразумевает тайминг. И его нужно чётко придерживаться.

Ну а дальше в ход идёт простая математика. Например, на 30-минутной планёрке 5 человек могут позволить себе говорить по 6 минут каждый. Количество статусной информации всегда примерно одинаково.

Сложности начинаются в тот момент, когда нужно обсудить проблемы. Сколько их будет у каждого участника? Сколько займёт поиск решения?

Здесь-то мы и подходим к главной мысли всего поста. Планёрки созданы для того, чтобы быстро решать проблемы. Но на самом деле делать этого совершенно не нужно! А вот планёрки всё равно крайне необходимы.


Как же так? Секрет прост. Планёрки действительно решают проблемы. Но совершенно не обязательно — во время самой встречи. Самое главное — понять, кто может помочь и кто с кем должен продолжить над проблемой работать.

Если упростить, то можно предложить следующий алгоритм:

Проблема заявлена → 1-2 минуты на поиск решения → Если решения нет, то должны быть выявлены заинтересованные стороны → Проблема решается после встречи

Итоги решения становятся статусом на следующей встрече.

Секреты проведения эффективных планерок

Составление списка правил проведения планерок поможет вам сделать их более продуктивными. Несмотря на то что собрания, как и коллективы, бывают разные, проблемы у них зачастую одинаковые.

Работа с опозданиями

Не все воспринимают планерки всерьез, поэтому опоздания отнюдь не редкость. Приход опоздавшего может сбить с мысли оратора и отвлечь слушателей, поэтому подобные нарушения необходимо искоренять. Система штрафов, конечно, эффективна, но вряд ли положительно повлияет на отношение сотрудников к руководителю. Поэтому лучше совместными усилиями придумать полушутливое наказание для опоздавших: спеть песню, принести торт, рассказать смешную историю и т. п. Отметим, что при видимой несерьезности подобных санкций необходимо неукоснительное их соблюдение.

Постоянство

Планерки должны оговариваться заранее и, желательно, проводиться в одно и то же время. Это позволит сотрудникам не находиться постоянно в подвешенном состоянии, а спокойно подготовиться, зная, что собрание будет проходить в такое-то время.

Если речь не идет об экстренном совещании, время и место должны оставаться неизменными, это дает чувство уверенности в завтрашнем дне и не заставляет ежеминутно находиться в состоянии боевой готовности.

Кратковременность

Следите за временем! Если в регламенте оговорено время собрания 15 минут, оно не должно длиться полчаса. Долгие заседания малопродуктивны. Как правило, они затягиваются из-за неумения руководителя кратко изложить свои мысли и правильно распределить временные ресурсы. Создавайте рабочие группы для проработки организационных моментов, чтобы слушатели не уснули во время обсуждения деталей.

Единоличность

Если в компании практикуется тоталитарный стиль правления, то на собраниях сотрудники лишь молча слушают руководителя, боясь вставить хоть слово и ожидая, когда же все закончится. Суть планерок заключается именно в обсуждении, обмене мнениями, в котором принимают участие все работники предприятия.

Персональные проблемы

Не допускайте, чтобы кто-либо из участников перехватывал инициативу, выдвигая на первый план свои собственные вопросы. Это может привести к срыву собрания, поскольку все начнут высказываться наперебой, не слушая друг друга. Оговорите время для решения персональных проблем, чтобы не отвлекаться на них во время планерки.

Суть подобных собраний – в достижении обозначенных целей. Задача руководителя – следить за выполнением оговоренного плана, не давая сотрудникам игнорировать его распоряжения.

Продуктивность планерок

Проверить, насколько эффективным было собрание, поможет обратная связь от сотрудников. Чтобы ее получить, спросите присутствовавших на планерке, помнят ли они, какие темы были освещены. Проведите этот опрос спустя пять минут после встречи, через три часа и через день. Информация должна быть зафиксирована, иначе в планерках нет никакого смысла.


С этим читают