Внутренние документы организации: основные характеристики

Устав

Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

• наименование и вид предприятия;
• его почтовый адрес;
• цель и направление деятельности;
• порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
• прочие аспекты деятельности.

CRM-системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент. Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM-системы.

Используют CRM обычно сотрудники call-центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

• Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
• Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
• Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
• Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
• Получение оплаты.
• Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
• Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

Простота восприятия

Чем проще документ, тем проще с ним работать. Это не означает, что документ нужно “порезать” вдоль и поперек. Нет. Но когда описание процедуры представляет из себя 70 страниц убористого текста (а мне довелось видеть такие примеры), работать с этим невозможно. Его просто никто не дочитает до конца.

Регламент бизнес процесса должен быть написан простым языком

Документ, написанный простым языком, легко читается и воспринимается. Регламент НЕ должен быть похож на заключение судмедэксперта или американского юриста. Чем проще прочитать и воспринять текст, тем больше полезной информации дойдет и осядет в головах сотрудников. Не надо писать “во избежание получения травм на производстве остерегайтесь подносить руки к работающему станку”. Можно сказать проще и действеннее – сунешь руку, оторвет пальцы. Проще. Меньше слов. А главное, все сразу понятно.

Никакой воды

Пожалуйста, не пишите текст ради текста. Уберите всю “воду”. Давайте честно – никто не читает в документах разделы “Общие положения”, “Область действия” и “Назначение документа”. Кроме того, очень часто эти разделы в разных документах абсолютно идентичны. Сделайте лучше отдельный документ под названием “Положение о регламентах” и дайте на него ссылку в документах. Если кому-то эта информация понадобится, он ее найдет и прочитает. То же касается всех “одинаковых” разделов. Сделайте их отдельными документами и ссылайтесь там, где это необходимо. Чем меньше воды, тем более “рабочим” становится регламент бизнес процесса.

Избегайте текста там, где это можно сделать

Графические модели бизнес процессов, схемы, иллюстрации и фотографии – все это должно быть в регламенте. С чего вы взяли, что регламент бизнес процесса – это скучный и формальный документ? Вовсе нет. Это документ, который должен быть эффективен в использовании. Тогда он работает. А графика воспринимается быстрее и глубже текста. Именно поэтому хорошо подготовленная модель бизнес процесса может полностью заменить собой регламент. Моделируйте процессы и используйте модели в качестве регламентов.

Простая структура – простая работа с документом

Откройте оглавление документа. Сколько уровней вы видите в структуре? В документе есть пункт 1.1.3.4.1 или вроде того? Если да, то скорее всего, что структура слишком сложная в 5 уровней. В регламенте бизнес процесса не должно быть больше 2-х, максимум 3-х уровней структуры. В оглавлении все понятно. Но как только человек пытается вникнуть в документ, он может запутаться – к какому разделу относится пункт 1.1.3.4.1 и почему он находится именно здесь.

Не делайте так!

Форма и содержание регламента должно быть согласовано между заинтересованными сторонами

Это не всегда возможный, но, безусловно, лучший вариант. Привлеките к разработке формы и структуры регламента бизнес процесса все уровни заинтересованных сторон. Так вы сможете разработать шаблон документа, который будет понятен всем и с которым все согласятся работать. Многие не любят работать с документами. Особенно читать их. Поэтому это очень важный пункт с точки зрения преодоления сопротивления. Кроме того, такой подход позволит отобразить…

… разные точки зрения на бизнес процесс

Точки зрения в бизнес процессах – это очень важная составляющая. У владельца процесса одна точка зрения. У исполнителя другая. А у менеджера третья. Точка зрения – это то, как участник смотрит на процесс. Это тот набор и форма подачи информации, которая нужна и удобна ему для работы. Поэтому регламент бизнес процесса должен быть составлен таким образом, чтобы удовлетворять точки зрения всех заинтересованных сторон. Есть, конечно, вопрос удобства использования – идеально, когда регламент представляет из себя электронный документ с возможностью отображения разных точек зрения. Это позволяет тем или иным заинтересованным сторонам “очистить” то, что они читают, от ненужной для них информации. Это высший пилотаж. Но так нужно делать. К примеру, мы в нашей компании именно так и делаем.

Резюме: регламент бизнес процесса должен быть прост для восприятия тех людей, которые будут с ним работать

Особенно важно это для тех категорий сотрудников, которые работают с такой документацией ежедневно

ПИРАМИДА СТАНДАРТОВ

Вне зависимости от рода деятельности компании, но основываясь на её специфике, документы классифицируются на группы в зависимости от  объекта регулирования и исполнителей: общая структура управления (фиксирует общие правила для всего коллектива предприятия), функционал и ответственность отдельных подразделений, инструкции и функционал конкретных работников.

Документы
распределяются по ступеням, в зависимости от:

• категории пользователей (руководство, подразделения предприятия, персонал,
  покупатели),
• содержания документа (общая политика компании, процедуры, рабочие
  инструкции, справочники)

Документы:

1го уровня утверждаются руководителем предприятия.

2го уровня – руководителем и его заместителями.

3го уровня – руководителями подразделений.

1. Общие стандарты компании занимают высший уровень/менеджмент качества, концептуальная политика компании/ закрепляют:
2. Миссию, видение, ценности, стратегию и цели / корпоративный устав/кодекс/
3. Политику качества продукции/услуги
4. Критерии оценки качества продукта или услуги, политика ценообразования/
5. Правила обслуживания покупателей в компании

Штатное расписание

Штатное расписание — правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях — с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Пример 6. Структура и штатная численность

Код подразделения	Название подразделения	Штатная численность
01	Руководство	3
02	Служба ДОУ	3
03	Служба персонала	2
04	Бухгалтерия	5
05	Служба эксплуатации	8
…	…	…
Всего	67

Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала).

Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

ООО и ИП – должны ли формировать ЛНА

Законодательно закрепляется, что локальные нормативные акты предприятия должны существовать у хозяйствующего субъекта, если он зарегистрирован в налоговых органах в качестве юрлица и у него существуют заключенные с работниками трудовые договора. Поэтому если деятельность осуществляется в виде организации, подобные документы придется создавать.

Освобождаются от создания внутренних нормативов только субъекты, отнесенные к микропредприятиям. Они, в соответствии с законодательством, должны включать эти правила в трудовые соглашения с каждым работником.

Предприниматели могут создавать внутренние нормативные акты на добровольной основе. На них распространяется правило, согласно которому при отсутствии локального документа, соответствующие нормы должны включаться в подписываемые с работником договора.

Внимание! Только физлица, не зарегистрированные в качестве ИП, но заключившие договора с другими физлицами освобождены в полной мере от локальных нормативов.

Приложения

• Связанные документы и нормативные ссылки. Когда регламент выполняет в том числе формальную функцию, может быть, необходимо указать связь регламента с внутренними и внешними документами, а также дать нормативные ссылки. Необязательный пункт.
• Ревизия процесса. Указывается дата ревизии, кто провел и что в итоге: были внесены изменения или нет. Под ревизией имеется в виду, что кто-то посмотрел, как работает процесс и соответствует ли реальная жизнь тому, что написано в регламенте.
• Перечень изменений. Перечень внесенных в регламент изменений с указанием даты и лица, внесшего изменение.
• Словарь терминов и сокращений – думаю, тут все понятно.
• Условные обозначения. Перечень значений элементов нотации, в которой выполнены модели процессов.
• Формы и образцы документов. Если вы решили, что регламент должен включать в себя образцы и формы документов, то лучше всего это сделать в виде приложения.

Организационные документы предприятия

Обязательный перечень внутренних организационных документов для каждого предприятия:

Обычно положения формализуют совокупность организационных, трудовых отношений и управленческих функций по конкретным вопросам. Основной вид положения – нормативный документ по регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. В таком документе определяется статус, порядок создания, система управления, внутренняя структура, функции, компетенции, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура положения

Содержание разделов положения о подразделении

№	Раздел
1	Общие положения.	Наименование Самостоятельность и подчиненность Перечень инструкций, нормативных документов, которыми руководствуется данное подразделение
2	Цели и задачи.	Цель деятельности структурного подразделения Основные задачи
3	Функции.	Основной раздел, включает подробный перечень всех функций, реализация которых направлена на решение стоящих перед подразделением задач
4	Права и обязанности.	Права и обязанности, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач
5	Руководство и служебные связи	Наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы Взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности Фиксируется перечень документов, с которыми работает данное подразделение

Документ составляется в форме таблицы и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, визы подпись, оттиск печати. Визируется главным бухгалтером, подписывается начальником отдела кадров и утверждается руководителем, подпись заверяется печатью.

Документ составляется в виде таблицы, где указывается наименование должностей и структурных подразделений, количество штатных единиц, тарифная ставка или должностной оклад, надбавки и полная оплата в месяц, примечание. Составляет и подписывает документ главный бухгалтер.

Инструкции служат для детализации, разъяснения и определение порядка выполнения тех или иных операций, функциональных обязанностей, либо регламентируют порядок действий в конкретных ситуациях. Инструкции составляют основу организации работы с документами на предприятии.

В инструкции содержится четкое указание на вопросы, объекты или круг лиц, которых касается данная инструкция. Текст носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

За разработку и утверждение инструкции отвечает руководитель того подразделения, в котором она разработана. Ввод в действие осуществляется после согласования и утверждения руководителем организации.

Должностные инструкции применяются в сфере регулирования трудовых отношений и реализуют разделение труда между персоналом. Каждая должностная инструкция разрабатывается в отделе кадров, согласовывается с руководителем целевого подразделения, юридической службой и утверждается директором предприятия.

Содержание должностной инструкции

Договор может быть заключен в письменной форме и с помощью дистанционных каналов с электронной цифровой подписью. Содержание включает:

• наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах);
• ссылку на учредительные документы;
• фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон;
• сведения об обязательствах сторон;
• условия и формы расчета;
• санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств;
• срок действия договора.

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

1. Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
2. Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
3. Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
4. Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
5. Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

К бухгалтерским документам организации относят:

• Регистры бухгалтерского  учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные  ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
• Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
• Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
• Учетная политика;
• Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

• Налоговые декларации;
• Книги учета доходов и расходов;
• Счета-фактуры;
• Книги покупок и книги продаж;
• Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
• Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

• Кассовые документы и книги;
• Банковские документы;
• Ордера, табели;
• Накладные;
• Авансовые отчеты;
• Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
• Акты о списании ТМЦ;
• Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

• Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
• Протоколы разногласий по договорам;
• Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
• Паспорт сделки;
• Договоры о материальной ответственности;
• Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
• Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

• Паспорт кассового аппарата;
• Карточка регистрации ККТ;
• Журнал кассира операциониста;
• Договор на обслуживание с ЦТО;
• Использованные контрольные ленты;
• Накопители фискальной памяти и др.

Особенности организации работы с документами

Предприятия должны разработать порядок составления документов, определить перечень функций и обязанностей работников при работе с документами.

За организацию работы с документами отвечает руководитель предприятия, в сферу его компетенции входит и обеспечение условий для соблюдения правил документооборота и делопроизводства.

Делегируя свои полномочия на нижние уровни, руководитель предприятия передают часть своих функций сотрудникам подразделений, но только в рамках сферы их деятельности.

В современных условиях обязательна автоматизация документооборота.

Технологическая система работы с документами в организации должна отвечать трем критериям:

1. Оперативность составления и перемещения документов;
2. Контроль своевременного исполнения документов;
3. Обеспечение руководства информацией в документированном виде, как в электронном, так и на физических носителях.

Внутренние документы предприятия

Обязательны для исполнения всеми работниками предприятия без исключения (руководители, ИТР, рабочие);

— Положение «О коммерческой тайне».

Распространяется в отношении руководителей и ИТР, являющимися носителями коммерческой тайны;

— Положение «Об организации работы складов».

Обязательно для исполнения руководителями предприятий и работниками складов (кладовых), задействованных в учете и движении товарно-материальных ценностей (ТМЦ);

— Положение «По охране труда и технике безопасности».

Распространяется на всех руководителей, задействованных в производственном процессе, а также должностных лиц предприятий, обеспечивающих охрану труда и технику безопасности;

— Положение «Об отделе ИТ (АСУ)».

Обязательно для исполнения сотрудниками отделов информационных технологий (ИТ) и автоматических систем управления (АСУ);

— Положение «О бухгалтерии».

Распространяется на руководителя предприятия, должностных лиц и сотрудников бухгалтерии.

— Положение «О договорной работе».

Необходимо для работы инициаторов (исполнителей) заключения договоров и юридического отдела;                                                                                       

— Положение «О персональных данных».

В соответствии с требованиями Положения свои функции исполняют руководителя и должностные лица кадровых аппаратов.

— Положение «О дисциплине».

Обязательно для исполнения всеми работниками предприятий;

— Положение «О пожарной безопасности», схемы эвакуации, соответствующие приказы, расчеты.

Обязательны для исполнения всеми работниками предприятия.

— Положение «О приеме и увольнении персонала».

Обязательно для исполнения всеми руководителями и кадровыми службами предприятий.

— Должностные Инструкции.

Распространяются на весь персонал предприятий в сфере выполнения функциональных обязанностей.

— Положение «О пропускном режиме».

Обязательно для исполнения всеми работниками предприятия.

— Инструкция (регламент) «О порядке ввоза и вывоза товарно-материальных ценностей предприятия».

Обязательна для исполнения всеми руководителями и материально ответственными лицами;

— Инструкции по работе сотрудников частных охранных предприятий на охраняемом объекте.

Распространяются на всех сотрудников частных охранных предприятий в соответствии с договорными обязательствами.

Могут быть совместными.

— Инструкция по Перечню специальностей по опасным работам.

Необходима всем руководителям, задействованных в непосредственном производстве, а также персоналу службы кадров и должностным лицам предприятий, отвечающим за охрану труда;

— Правила «О санитарном содержании помещений предприятия».

Предназначены для всех работников предприятия.

— Памятка действий при возникновении чрезвычайной ситуации.

Распространяется на всех работников предприятия.

— Перечень первоочередных документов и имущества, подлежащих эвакуации при возникновении пожаров и в  иных чрезвычайных ситуациях.

Перечнем руководствуются все должностные лица предприятий.

— Регламенты, Договоры с обслуживающими организациями, Приказы.

Распространятся на отдельных должностных лиц в части касающейся.

— Иные внутренние нормативные документы.

Издаются по необходимости для отдельной категории должностных лиц предприятия.

Еще раз подчеркнем, что это не полный Перечень внутренних нормативных документов. Могут быть и такие как Инструкция по клубным картам, Инструкция по сопровождению грузов и т.д.

Важно! На предприятии должны быть те нормативные документы, которые необходимы в производственной деятельности. Все внутренние (локальные) нормативные документы утверждаются руководителями предприятий и доводятся до ответственных должностных лиц под подпись

Все внутренние (локальные) нормативные документы утверждаются руководителями предприятий и доводятся до ответственных должностных лиц под подпись.

Должностные лица предприятий, а также сотрудники, которые задействованы в обеспечении режима безопасности, обязаны знать утвержденные внутренние нормативные документы  и руководствоваться ими в своей практической деятельности.

Юристы компании «ЮниТра»  помогут Вам в этих и других вопросах юридического характера.

Вернуться назад

Дополнительные изменения в оформлении документов

Корпоративные и локальные стандарты

Хотя стандарт и является добровольным, но является
ориентиром для всех, в том числе коммерческого сектора экономики, поэтому радует,
что есть положения, которые учитывают особенности этого направления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках
документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Появился новый реквизит, отражающий наличие в документе
информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством
Российской Федерации.

Код формы документа может проставляться не только в
соответствии с ОКУД, но и в соответствии с локальным классификатором.

Нормативными правовыми актами организации может быть
предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или
«подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные
многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Электронные адреса и отправка электронных документов

Реквизит «Справочные данные об организации» указывается в
бланках писем и включает реквизиты из ГОСТ Р 6.30-2003:

●   
04 – код организации (ОКПО);

●   
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;

●   
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет (ИНН/КПП);

●   
09 – справочные данные об организации.

Дополнительно может указываться адрес местонахождения
юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной
связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.

Отметка об исполнителе содержит фамилию, имя и отчество
исполнителя. Дополнительно в отметке об исполнителе может содержаться
наименование должности, структурное подразделение и электронный адрес
исполнителя. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул
и печататься шрифтом меньшего размера.

Приложением может быть обособленный электронный носитель
(компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка
будет выглядеть следующим образом: CD в 1 экз. При этом
на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования
документов, записанных на носитель, имена файлов.

К слову, возможно, скоро не нужно будет указывать не
только почтовый, но и электронный адрес заказчика и не придется пользоваться
«обособленными электронными носителями». Достаточно будет только некого общего
идентификатора в системе обмена юридически значимыми документами. Компании уже начинают
понимать преимущества
такого обмена над электронной и тем более бумажной почтой.

Нормы обращения и адресования

При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед
фамилией должностного лица употреблять сокращение «г-ну»/«г-же». При этом
повторим, что инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» теперь должны
ставиться после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

– вступительное обращение:

●    Уважаемый
господин Председатель!

●    Уважаемый
господин Губернатор!

●    Уважаемая
госпожа Захарова!

●    Уважаемый
Николай Петрович!

●    Уважаемые
господа!

В обращении
по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по
фамилии инициалы лица не указываются.

– заключительная этикетная фраза:

Интересно отметить.

Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года
статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах
жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса
вежливости при пофамильном обращении слово это несвободно от лексического
значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так
обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам,
должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно
невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению
к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды»,
«господа беженцы», «господа безработные».

Какие нормативные документы должны быть в ООО или ИП

Строгий локальные нормативные акты организации перечень не существует, так как законодательством не предусмотрено прямо, какие из них должны обязательно существовать. Кроме того надо учитывать размеры предприятия, так как в зависимости от этого, локальные нормативы могут быть объединены в одном документе, либо разрабатываться по каждому рассматриваемому вопросу.

Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

Перечень обязательных документов

Этот список является условно обязательным, и определяется по тому какие документы наиболее часто запрашиваются при проверке, а также существуют законодательные ссылки к ним.

К таким нормативам можно отнести:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Акт, в котором определяются основные понятия и меры по защите персональных данных сотрудников фирмы.
• Акт, в котором регулируется охрана труда.
• Штатное расписание.
• Коллективный договор.
• Положение по оплате труда.
• Акт о конфиденциальности сведений.
• График отпусков в организации.
• Должностные инструкции работников на предприятии.
• Положение, определяющее этику поведения в организации.
• Положение о командировках.
• Положение по аттестации работников.

Внимание! В зависимости от вида деятельности компании он может быть расширен.

Перечень не обязательных документов

Сюда включаются все остальные акты, которые создаются на предприятии и используются для регулирования трудовых отношений:

• Положение о структурных подразделениях фирмы.
• Положение по премированию сотрудников компании.
• Нормативный акт по персоналу компании.
• Акт по отпускам на предприятии.
• Положение о выдаче материальной помощи.
• Нормативный акт о добровольном медицинском страховании.
• Нормативный документ о работе вахтовым методом.
• Положение по адаптации сотрудников.
• Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников.
• Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников.
• Нормативный акт об установлении испытательного срока для работников.
• Положение о медосмотрах сотрудников предприятия.
• Положение о социальных гарантиях работникам.
• И другие.

Внимание! Все эти документы могут разрабатываться по мере возникновения в них необходимости. Создавать эти локальные документы или нет, администрация фирмы решает сама на добровольной основе

При этом процесс их ввода в действие такой же, как и у любого другого локального нормативного акта.

Положения, регламенты, справочники

Эти документы адресованы определённым группам служащих предприятия. И детализируют они деятельность определённых групп объектов.

Описывают кадровую политику, систему оплаты труда, зоны ответственности
подразделений компании, компетенции и умения для конкретной должностной позиции,
требования и критерии оценки качества работы.

Например, положение о бюджете имеет отношение к тем работникам, которые
занимаются разработкой бюджета компании. В эту группу документов также входят
справочники, классифицирующие расходы и средства материального обеспечения
предприятия.

• Функционал отдельных сотрудников
• Например, инструкция по ведению бухгалтерского учёта и контроля  документов, технологическая и конструкторская документация.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

• Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
• Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
• Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.