Документ

Роль проектной документации в строительстве

Собственно, для чего нужна проектно-сметная документация? Главная ее роль заключается прежде всего в регламентации процесса реализации строительного проекта. Кроме того, составление соответствующей документации — требование законодательства. Без нее принять построенный объект недвижимости в эксплуатацию нельзя. Аналогично проектно-сметная документация нужна при реконструкции или же перепланировке зданий и сооружений.

Таким образом, рассматриваемые источники нужны как с точки зрения требований законодательства, так и для реализации непосредственно работ как объективно нужный источник данных, позволяющих построить здание или сооружение, соответствующее установленным критериям качества, а также в пределах расходов, которые определены участниками проекта.

Система проектной документации — это совокупность источников, по сути, отражающих общее понимание заказчиком и застройщиком концепции проекта, а также устанавливающих порядок бесперебойного и оперативного снабжения различных элементов строительной инфраструктуры. Важная роль рассматриваемых источников предопределяет необходимость в привлечении к их разработке самых квалифицированных специалистов, а также следование особым алгоритмам.

Так, соответствующую работу должны проводить только те организации, что имеют разрешительные документы на проведение работ, связанных с подготовкой документации, о которой идет речь. Рассмотрим более подробно, кто может осуществлять ее разработку.

Согласование и необходимые подписи

В рамках соблюдения порядка подготовки документа важная роль отводится непосредственно согласованию, то есть экспертизе подготовленных проектов документации заинтересованными лицами. Оно может быть внутренним (с должностным лицом и работником организации) или внешним (с другими предприятиями). Внутреннее согласование называют также визированием, а отметки, проставляемые на носителе соответственно визой. Рассмотрим далее особенности данного процесса.

Согласование проводят до подписания или процедуры утверждения бумаги

Руководители организаций, подписывающие или утверждающие бланк, всегда должны обращать внимание на присутствие в нем необходимых виз

Утверждение документов заинтересованными лицами требуется для принятия грамотного управленческого решения, что позволяет повышать качество принимаемого решения с ответственностью работников организации за их осуществление. Визирование проводят все заинтересованные лица, то есть те, кого затрагивает в той или иной степени содержание бумаги, кому далее придется исполнять ее.

Электронная документация. Что необходимо знать?

В последнее время важное значение имеет подготовка пакета электронных документов. Под такой формой понимают не изображение бумажного элемента, а современную технологию работы с формами, где прежний вариант возникает только по требованию в роли твердой копии

Технология обработки электронных образцов в настоящее время позволяет все дальше и дальше уходить от машинописных и рукописных элементов. Таким образом, люди все больше имеют дело исключительно с их электронным представлением.

Современный вид может допускать разный тип входных сведений и содержать различные командные кнопки наряду с переключателями, выпадающим меню или списками для выбора. После заполнения бланка его можно отправить. Как правило, для этого требуется лишь нажать кнопку, так как электронный адрес получателей заранее определен.

Состав проектной документации

В соответствии с Постановлением № 87 правильно составленная проектная документация включает в себя 12 разделов. В их структуре присутствуют:

— пояснительная записка;

— раздел со схемой планировки земельного участка;

— документ, отражающий перечень архитектурных решений;

— раздел о конструктивных, а также объемно-планировочных строительных решениях;

— документ, отражающий сведения об инженерной инфраструктуре, сетях обеспечения, перечни технических мероприятий, содержание различных технологических решений;

— раздел, поясняющий сущность проекта организации строительства;

— документ, отражающий сущность проекта по организации тех работ, которые связаны со сносом объектов капитального строительства, если данная процедура требуется;

— раздел, представляющий перечень мероприятий, связанных с обеспечением охраны окружающей среды;

— раздел о мероприятиях, направленных на обеспечение доступа для людей с ограниченными возможностями;

— документ, отражающий перечень мероприятий, которые направлены на повышение энергоэффективности объектов;

— смета, отражающая данные по объектам капитального строительства;

— прочие документы, включение которых в проектно-сметную документацию требуется законодательством.

Можно отметить, что раздел, отражающий сведения об инженерной инфраструктуре, включает в себя несколько подразделов, а именно источников, раскрывающих данные о системах: электроснабжения, водоснабжения, водоотведения, отопления, вентиляции, кондиционирования, газоснабжения, связи.

Также в структуре рассматриваемого раздела должен присутствовать подраздел, дающий сведения о технологических решениях. Стоит отметить, что в соответствии с Градостроительным кодексом корректно составленная проектная документация включает в себя разделы, представленные в несколько иной структуре. В частности, она предполагает включение в рассматриваемые источники раздела, отражающего сведения об обеспечении необходимого уровня безопасной эксплуатации строительных объектов, который, в свою очередь, не предусмотрен Постановлением № 87.

В случае если в проектную документацию требуется включение иных разделов, которые не определены как обязательные ее элементы в законодательстве, то их перечень фиксируется в соглашениях между разработчиком соответствующих источников и заказчиком. Можно отметить, что некоторые из тех разделов документации, что определены законодательно, обязательно включать в нее только в том случае, если строительный проект реализуется за счет средств бюджетных организаций. Их конкретный перечень приведен в Постановлении № 87.

Может ли составляться для отдельных этапов реализации строительных работ проектная документация? Документация, проект, в ней описанный, действительно, могут рассматриваться в контексте конкретных периодов реализации строительного плана. В этом случае необходимость разработки отдельной группы источников для каждого этапа фиксируется в задании на создание проекта. При этом данная процедура подлежит обоснованию специальными расчетами, которые подтверждают возможность практической реализации тех или иных проектных решений в рамках осуществления строительного проекта по этапам.

Кроме того, документация, используемая в конкретных периодах строительства, разрабатывается в установленном объеме. Ее структура с точки зрения основных элементов, а также присутствия разделов должна соответствовать тем требованиям, которые установлены в Постановлении № 87.

Маркетинговая документация

Для многих приложений необходимо располагать рядом с ними рекламные материалы, с тем, чтобы заинтересовать людей, обратив их внимание на продукт. Такая форма документации имеет целью:

• подогреть интерес к продукту у потенциальных пользователей
• информировать их о том, что именно делает продукт, с тем, чтобы их ожидания совпадали с тем, что они получат
• объяснить положение продукта по сравнению с конкурирующими решениями

Одна из хороших маркетинговых практик — предоставление слогана, простой запоминающейся фразы, иллюстрирующей то, что мы хотим донести до пользователя, а также характеризующей ощущение, которое создаёт продукт.
Часто бывает так, что коробка продукта и другие маркетинговые материалы дают более ясную картину о возможностях и способах использования программы, чем всё остальное.

Документ

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Особенности технической документации

Что такое документация техническая. Документацией технической является прежде всего пакет документов, которым пользуются при проектировании (конструировании), создании (изготовлении) и использовании (эксплуатации) различных технических объектов: зданий, сооружений, промышленной продукции, программного и аппаратного обеспечения. Документация техническая создаётся в процессе проектирования зданий и сооружений, конструирования машин и механизмов, проведения научно-исследовательских разработок (НИР), организации промышленного производства, в тот момент когда проводится топографо-геодезические работы, инженерно-геологические и геологоразведочные исследования. Основой документа технического всегда была разработка чертежа, показывающего предмет на плоскости. Таким образом реально представить внешний вид предмета в пространстве или системе, увидеть его конструктивное устройство, понять, из каких материалов и каким способом он был изготовлен.

Рассмотрим более детально, что значит техническая документация.

Документация техническая- это основа для единой политики в сфере технического контролирования разработок и производства, выявляющая параметры качества изготавливаемой продукции и оказываемых услуг, а также находятся ли они в согласии с требованиями безопасности, условиями эксплуатации, транспортировки и хранения.

Чётко определяется как стандарт государственный, стандарт предприятия, технические условия, технические описания, рецептура и различная документация, описывающая требования к качеству товаров. Составление документации технической должно проводится, что бы достигать всеобщей оптимальной экономии при выполнении условий эксплуатации и требований безопасности, установлением правил и их исполнение с целью достичь порядка в деятельности в определённой сфере, для пользы и при участии всех заинтересованных сторон, которыми занимается стандартизация.

Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

• создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
• организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

• деловые письма, договоры, соглашения;
• доклады, отчеты;
• телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

• устных переговоров, совещаний;
• телефонных переговоров;
• переговорных устройств и громкоговорящей связи;
• телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

• создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
• регистрация документов;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
• передача документов для их последующего решения;
• систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

• оперативность в составлении и прохождении документов;
• высокое качество документов;
• оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
• применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

• оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
• оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
• создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
• применение специализированного программного обеспечения.

Формуляр документа

Совокупность имеющихся реквизитов, из которых бумага состоит, называют формуляром. Данная категория, характерная для конкретного типа носителя информации, например акта, приказа, называется типовым бланком. Последний характеризуется определенным числом разных реквизитов, которые расположены в строгой последовательности. К примеру, в формуляр заявлений входят такие: адресат наряду с автором, указанием вида бумаги, текстом, подписью, датой и так далее.

Один бланк является единичным актом документирования. Но деятельность организации оформляется и может отражаться целой совокупностью определенным образом взаимодействующих бумаг, обычно тех, которые соответствуют функциям управления. Стоит подчеркнуть, что комбинация бумажных носителей, которые взаимосвязаны между собой по признакам происхождения, назначению, виду, сфере деятельности, единым требованиям к оформлению, составляет общую систему всей документации в целом.

Надеемся, теперь вам стало понятно, как проходит подготовка документов.

Виды документов

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа)

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

• Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

Мы коротко рассмотрели термин документирование, постарались  раскрыть его суть и значение.

Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.

Значение унификации

Единая система документооборота обеспечивает:

• Сокращение трудозатрат при осуществлении информационного обмена. Человек прикладывает минимум усилий для оформления или прочтения сведений.
• Широкое использование цифровых технологий. Унифицированная документация адаптирована для электронной обработки. Это обеспечивается за счет информационной, технической, программной совместимости документов, использования соответствующих их форм, словарей, классификаторов и прочих вспомогательных материалов.
• Упорядочение потоков информации.
• Сокращение количества документов.
• Дальнейшее совершенствование делопроизводства.

Все это существенно повышает эффективность управленческой деятельности, поскольку получение качественной информации происходит более оперативно. Кроме того, уменьшается число ошибок, ручных операций, объем затрат, финансовых в том числе.

Унифицированная система – это комплекс госстандартов, в которых определяются:

• Основные правила документооборота.
• Единая форма документов, входящих в нее.

Документ классифицируется по различным признакам

1. По способу фиксации информации документы делятся на:

— письменные;

— графические;

— фото- и кинодокументы;

— электромагнитные.

2. По содержанию документы подразделяются на:

— информационно-справочные (используются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.));

— организационно-распорядительные (используются для регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции приказы по оперативному управлению, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.));

— по личному составу (личная карточка работника, заявление, характеристика, автобиография, приказы по личному составу на прием, увольнение и перемещение);

— финансово-расчетные (сметы, калькуляции, бухгалтерская отчетность и т.д.);

— снабженческо-сбытовые (накладные на прием, отпуск товара).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку­менты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на­копления и обобщения информации.

Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

3. По наименованию: приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, докладные и объяснительные записки и т. п.

4. По видам документы бывают:

— типовые документы — разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;

— примерные документы — разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы и носят рекомендательный характер;

— индивидуальные документы — разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

— трафаретные документы — изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

8. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

9. По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

10. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

11. По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово «копия») и соответствующим образом заверенный.

Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

12. По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

13. По роду деятельности документы подразделяются на системы документации:

— плановая;

— организационно-распорядительная;

— первичная учетная документация;

— расчетно-денежная;

— отчетно-статистическая;

— по ценообразованию;

— по торговле;

— конструкторская;

— технологическая и т. д.

Другие критерии классификации документов

Возможны видовые разграничения:

По сложности

• Простые документы освещают один вопрос (короткая справка, согласие, расписка).
• Сложные – два и более (приказ, характеристика, отчет).

По обязательности исполнения

• Информационные – не требуют исполнения (справки, отчеты, свидетельства).
• Рекомендательные – носят факультативный характер, не требуют обязательного исполнения (методические рекомендации, медицинские направления).
• Директивные – имеют нормативный характер, юридическую силу. Обязательны для исполнения (указы, приказы, постановления).

По наименованию

• Приказы.
• Письма.
• Ходатайства.
• Справки.
• Заявления.
• Постановления.
• Решения.

Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов

Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу

Предлагаем посмотреть короткое видео на тему определения документа:

Следующая
ДелопроизводствоВиды писем ? — образцы, примеры и правила написания