Эффективное управление компанией: как этого добиться

✅ Задачник

Сам факт того, что задача записана уже приближает к её выполнению. Учёные доказали, что задачи из списка дел выполняются примерно в три раза чаще, чем любые другие. Кроме того наш мозг прекрасно подходит для того, чтобы о чём-то думать, но не лучшее место для хранения информации. Об этом ещё Дэвид Аллен писал в Getting Things Done.

Свои задачи я веду в Notion, но инструмент не важен: это может быть любой таск-менеджер или даже простой бумажный блокнот. Мне нужно, чтобы у задачи легко было поставить срочность и приоритетность.

Мой задачник показывает все дела на неделю, пару дней вперёд или вообще все таски одним списком. Но главное в нём то, что записать задачу можно буквально за пару секунд со смартфона или компьютера. Так ничего не забывается и всегда под рукой.

Мой список дел похож на детскую раскраску. Красные задачи нужно сделать, зелёные — хочется, потому что они приближают к поставленной цели. Оранжевые задачи повторяются, а ️ чёрные непонятно зачем существуют. Похожую цветовую градацию подсмотрел у Максима Дорофеева в «Пути джедая».

Эффективное и неэффективное управление компаниями: как провести анализ

Необходимость оценить, насколько эффективно организовано управление на предприятии, возникает в определенных ситуациях. К ним относятся кризисное состояние компании, необходимость вложения средств, реорганизация и потребность в унификации системы управления. Для оценки эффективности следует поставить цели, тщательно проанализировать положение фирмы и сформулировать рекомендации для его улучшения.

Конкретные шаги, из которых складывается процесс анализа:

Постановка целей и задач, которые необходимо решить в ходе проведения оценки. Цели должны иметь четкую формулировку с точными датами их достижения. Истечение сроков влечет проверку. Главная задача — поиск слабых мест в управлении компанией. Как правило, они сосредоточены в местах отклонений от нормальной деятельности и имеют легко объяснимую причину возникновения.
Проверка единства понимания целей управления всеми членами руководящего состава. Когда у высших лиц компании отличаются взгляды на стоящие перед ними задачи по организации производственного процесса и приоритетные методы, это негативно отражается на эффективности управления.
Определение модели диагностики. Различают механистическую и гуманитарную модели. Первая основывается на рассмотрении компании как системы взаимодействия нескольких факторов — сырья и материалов, средств производства, рабочей силы, управленческих и вспомогательных структур

Механистическая модель оценки позволяет выявить сбои и проблемы в системном менеджменте. Гуманитарная на первое место ставит человеческие ресурсы, ведущие роли играют мотивация, коммуникация, задействование работников в процессе принятия важных управленческих решений. При использовании этой модели оценки серьезное внимание уделяется операционному менеджменту, а также личному вкладу руководителей в повышение эффективности управления. Обе
модели могут применяться одновременно, чтобы результаты анализа были максимально точными.
Выбор инструментов и техники оценки на основании модели

В их число входят собеседования и психологические тестирования — приемы, которые позволяют оценить деловые качества и перспективы роста членов руководящего звена. Часто задействуют компьютерное моделирование, по результатам которого дается оценка практичности и целесообразности организационной структуры. Существуют специальные программные средства, упрощающие эту задачу.
Анализ состава структурных звеньев, определение их реальной загруженности и подчиненности. На этом этапе изучается, как распределяются между подразделениями основные функции, анализируется их адекватность, а также психологическая и экономическая целесообразность. Предстоит проверить соответствие функций, которые закреплены за подразделениями, их основным целям, выявить случаи дублирующего выполнения разными отделами компании одних и тех же обязанностей. В ходе анализа выявляются недостатки, которые предстоит устранить.
Изучение сложившегося в компании стиля руководства, деловых качеств членов управленческого звена, их отношения к выполнению должностных обязанностей. Особое внимание необходимо уделить оценке потенциала развития управленцев, степени сплоченности сотрудников в подразделениях.

Что такое управление эффективностью?

Управление эффективностью компании – это список процессов, которые помогают разработать и реализовать бизнес-стратегию, анализировать процессы, отслеживать результаты, принимать взвешенные решения и делать правильные выводы. Главная задача данных процессов – контролировать работу сотрудников, таким образом, чтобы индивидуальный вклад помогал в достижении общих целей компании.

Индивидуальные усилия должны согласовываться с общими задачами организации: нужно связать индивидуальную активность с общей бизнес-целью, установить метрики продуктивности, помочь сотрудникам понять, насколько успешно они действуют.

Для этого используются такие инструменты и стимулы, как поощрение, системы бонусов и оценки, планы личного роста и обсуждение ключевых показателей.

Для достижения этой цели задействуются также аналитические инструменты, такие как учет рабочего времени, анализ продуктивности и оценка ключевых показателей.

Среди прочего, применяются такие инструменты и техники, как KPI, стратегическое планирование, бюджетное планирование и прогнозирование, бенчмаркинг, модели эффективного ведения бизнеса, концепция управления «Шесть сигм», управление проектами, управление отчетностью, бюджетное планирование и прогнозирование.

Цели и задачи менеджмента

Конечная
цель менеджмента – обеспечение прибыльности предприятия, эффективное
использование кадрового потенциала, постоянное преодоление риска при
работе на внутреннем и внешнем рынках (рис. 2.11).

Рисунок № 2.11. Стоит отметить, что основные задачи менеджмента

Основные факторы, влияющие на становление и развитие менеджмента в российской экономике:

• формирование рыночного механизма и сочетание его с государственным регулированием;
• изменения в структуре потребностей
  общества в продукции и услугах, ориентация менеджмента преимущественно
  на удовлетворение потребностей в предметах потребления;
• обострение внутренней конкуренции
  вследствие ограниченности ресурсов и снижения спроса на традиционные
  отечественные продукты и услуги;
• интернационализация конкуренции и связанная с данным принудительная адаптация к международным стандартам;
• усиление социальных и экологических
  требований к деятельности организаций и учреждений, ориентация
  менеджмента на внешние факторы эффективности организаций;
• возрастающая степень комплексности реализуемой продукции и услуг, диверсификация и кооперация организаций;
• профессионализация менеджмента,
  повышение общественной значимости и оценки менеджмента, стремление к
  обучению и повышению профессиональной квалификации.

Как наша программа Kickidler может помочь в управлении эффективностью?

Система учета рабочего времени и контроля сотрудников Kickidler обладает рядом мощных аналитических инструментов, позволяющих автоматизировать контроль эффективности персонала.

Анализ продуктивности сотрудников за компьютером

Данная функция позволяет оценить, насколько продуктивно сотрудник работал за компьютером в течение рабочего дня. Программа позволяет настроить список сайтов и приложений, необходимых сотрудником для работы, а также на основе анализа поведения сотрудника создать список непродуктивных сайтов и приложений. Итоговые данные позволяют оценить общую продуктивность отдельно взятого сотрудника, сравнить эти показатели с данными по другим работникам и т.д.

Учет рабочего времени

Учет рабочего времени позволит с максимальной точностью зафиксировать сколько реальных часов сотрудник присутствовал на рабочем месте. Программа отмечает опоздания, отлучки с рабочего места, ранние уходы и переработки.

Динамика продуктивности персонала

Данный инструмент – наша уникальная разработка. С его помощью можно оценить спады и подъемы продуктивности персонала в различные временные отрезки.

Планы личного развития

Планы по индивидуальному развитию зачастую применяются, чтобы узнать, какая именно подготовка нужна сотруднику, создается план достижения этих целей (специальные курсы подготовки).

Так персонал сможет понять, в каком направлении следует развиваться, и что конкретно нужно делать. Люди понимают свою роль в общем успехе, а конкретные шаги служат стимулом для индивидуальной работы в будущем.

Инвестиции в инструменты для управления продуктивностью, специальные техники, или их разработку – важная составляющая создания высокопродуктивной команды. Высокая продуктивность на каждом уровне организации – это то, что нужно каждому бизнесу, независимо от размаха деятельности и конкретной индустрии.

Основные пожиратели времени

• Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ).
• Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы  производится не оптимальными способами для задачи).
• Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах).
• Неумение говорить обоснованное «Нет» несоответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
• Большое количество заданий, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем концентрироваться).
• Не видны перспективы выполняемых задач (когда не знаете конечных целей выполнения задачи).
• Отсутствие собственной мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
• Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно).
• Телефонное звонки/e-mail во время работы.
• Визитёры, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами.
• Недостаточная координация с другими коллегами («пожарные команды»: когда все вокруг пытаются потушить возникший пожар – задачи, которые нужно было решить ранее, в том числе с вашим привлечением).
• Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами).
• Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск необходимой информации).
• Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться).

• Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина – корень всех проблем.
• Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями – нужно избавляться от такого наследия в самом начале взаимодействия с коллегами.
• Стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.

Источник

Составляющие понятия «менеджмент»

Фундаментальный Оксфордский словарь английского языка дает четыре определения термина «менеджмент»:

• способ, манера общения с людьми;
• власть и искусство управления;
• особого рода умение и административные навыки;
• орган управления, административная единица.

В Словаре иностранных слов «менеджмент»
толкуется как «управление производством» и как «совокупность принципов,
методов, средств и форм управления производством с целью повышения его
эффективности».

Отметим тот факт — что в современной теории и практике под
менеджментом понимается процесс руководства (управления) отдельным
работником, рабочей группой и организацией в целом. Субъектом данного
процесса будет менеджер.

Основные критерии современной модели менеджмента – ϶ᴛᴏ эффективность и конкурентоспособность (рис. 2.9, 2.10).

Рисунок № 2.9. Современная модель менеджмента

Рисунок № 2.10. Составляющие понятия «менеджмент»

Современная система управления должна иметь следующие характеристики:

• небольшие подразделения, укомплектованные небольшим числом высококвалифицированных людей;
• небольшое число уровней управления;
• структура, основанная на командах специалистов;
• ассортимент и качество продукции, ориентированные на потребителя.

Методология

Существуют различные методологии для внедрения управления эффективностью деятельности. Их применение дает компаниям структуру (декомпозиции сверху вниз), с помощью которой увязываются планирование и выполнение, стратегия и тактика, цели предприятия и его структурных единиц. Применяемые методологии могут включать стратегию «шести сигм», Сбалансированную систему показателей (balanced scorecard), расчет себестоимости на основе операций (activity-based costing, ABC), Всеобщее управление качеством (Total Quality Management), экономическую добавленную стоимость (Economic value added), систему интегрированной стратегической оценки (integrated strategic measurement) и теорию ограничений (Theory of Constraints, TOC).

Сбалансированная система показателей — наиболее широко используемая методология для управления эффективностью деятельности.

Методологии сами по себе не могут обеспечить полного решения потребностей предприятия в управлении эффективностью. Они действуют только при тесной интеграции с фундаментальными процессами управления эффективностью.

О терминах

В литературе можно встретить несколько англоязычных терминов, означающих одно и то же:

• CPM (Corporate Performance Management)
• BPM (Business Performance Management)
• EPM (Enterprise Performance Management)

Впервые понятие BPM было предложено международной аналитической компанией IDC. Её поддержала исследовательская фирма META Group. В свою очередь, Gartner Group предложила альтернативную аббревиатуру — СРМ (Corporate Performance Management, управление эффективностью корпорации). Распространение получил также акроним EРМ (Enterprise Performance Management, управление эффективностью предприятия).

Системы и процессы управления эффективностью

Чаще всего организации в той или иной форме применяют технологические решения, которые позволяют управлять, отслеживать и автоматизировать различные процессы, в т.ч. отчеты. В качестве примера можно привести СУРВ (систему учета рабочего времени), механизм начисления заработной платы на основе результатов, различные системы стимулирования и вознаграждения.

За счет аналитических инструментов показатели эффективности превращаются в ценные данные, и на их основе принимаются важные решения. Инструменты для визуализации данных (чарты и панели управления) позволяют донести нужную информацию.

Использование подходящих инструментов для управления продуктивностью часто становится тем фактором, который отличает успешные компании от остальных.

Структура и задачи системы управления персоналом

Ясно, что управление производством осуществляется через человека: через людей вносятся определенные коррективы в техническую, технологическую и организационную стороны процесса производства.

Но и сами работники являются объектом управления. Это касается, прежде всего, количества и качества рабочей силы, формирования трудового потенциала, его развития и использования, мотивации трудового поведения, трудовых и личностных отношений и т.д. И чтобы раскрыть содержание этого специфического вида управленческой деятельности, уточним сначала, что является объектом и субъектом управления.

Объект управления — это отдельный работник, а также некая их совокупность, выступающая как трудовой коллектив. Совокупность работников может включать как весь персонал предприятия (организации, фирмы), на который распространяются управленческие решения общего характера, так и персонал структурного подразделения (отдела, цеха) или производственной ячейки (бригады).

14 стр., 6538 слов

Причины конфликтов и их роль в управлении организацией

… в предупреждении конфликтов играет служба управление персоналом. Так как именно они отвечают за формирование систем, структуру управления и за организацию труда. Цель исследования — исследовать причины … принятия более точного и творческого решения, которое несомненно скажется на эффективности деятельности организации. 3. Конфликт неизбежен, но необязателен. Конфликт — это социальное явление …

Отличительная особенность группы работников как объекта управления состоит в определенной взаимоувязке деятельности работников благодаря общим целям, что и характеризует их как коллектив. В качестве субъектов управления персоналом выступают группа специалистов, выполняющих соответствующие функции в качестве работников кадровой службы, а также руководители всех уровней, выполняющие функцию управления по отношению к своим подчиненным.

Сущность управления персоналом — это системное, планомерно организованное воздействие с помощью взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы на уровне предприятия, на создание условий для использования трудовых качеств работника (рабочей силы) в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия и всестороннего развития занятых на нем работников.

Несмотря на многообразие определений управления персоналом, мало чем отличающихся друг от друга по своей сущности, имеются и такие, которые свидетельствуют, что данное понятие не получило четкого толкования.

Например, отмечается, что управление персоналом связано с изучением человеческих ресурсов в управлении, т.е. касается непосредственно кадрового потенциала управления, когда сам персонал управления рассматривается как некий объект управленческих решений.

С такой подменой объектов управления (персонал предприятия на персонал управления предприятием) вряд ли можно согласиться. Существо любой деятельности может быть охарактеризовано конкретным перечнем составляющих ее работ или ее составными элементами.

Содержание системы эффективного управления персоналом составляет: 1 определение потребности в кадрах с учетом стратегии развития предприятия, объема производства продукции, услуг; 2 формирование численного и качественного состава кадров (система комплектования, расстановка); 3 кадровая политика (взаимосвязь с внешним и внутренним рынком труда, высвобождение, перераспределение и переподготовка кадров); 4 система общей и профессиональной подготовки кадров; 5 адаптация работников на предприятии; 6 оплата и стимулирование труда, система материальной и моральной заинтересованности; 7 система развития кадров (подготовка и переподготовка, повышение гибкости в использовании на производстве, обеспечение профессионально-квалификационного роста через планирование рабочей (трудовой) карьеры.

Сущность и необходимость менеджмента

Английское
слово «менеджмент» ϲʙᴏими корнями уходит в греческое слово «манус», что
означает «рука, сила». Первоначально оно относилось к сфере управления
животными и означало искусство управления лошадьми. Сегодня слово
«менеджмент» отождествляется с умением руководить, принимать правильные
решения и означает область науки и практики управления людьми и
организациями.

Понятие «менедж» (англ. «manade»)
трансформировалось и отразило в себе многообразие требований к
управлению как к искусству ведения дел (бизнеса), стилю работы, умению
добиться высоких результатов труда в условиях конкуренции.

Менеджмент – ϶ᴛᴏ тип научно-практического
управления, т.е. руководство людьми и производством, кᴏᴛᴏᴩое позволяет
решать поставленные задачи наиболее гуманным и экономичным путем.

Менеджмент – ϶ᴛᴏ система текущего и
перспективного планирования, прогнозирования и организации производства,
реализации продукции и услуг в целях получения прибыли.

Менеджмент – ϶ᴛᴏ искусство ведения дел,
управления тем или иным объектом, ϶ᴛᴏ владение профессиональным
мастерством с помощью эффективных принципов управления, чувство хозяина,
сочетающееся как с чутким, бережным отношением к людям, так и с
использованием приемов, позволяющих исключить жесткое администрирование,
добиваясь при ϶ᴛᴏм успешного выполнения поставленных целей.

Управляющий, обладающий профессиональными знаниями по организации и управлению производством, называется менеджером.

К менеджеру предъбудут определенные требования (рис. 2.1).

Рисунок № 2.1. Требования к менеджеру

Примером талантливого менеджера может служить американец Ли Якокка. В
начале 1980-х гг. ϶ᴛᴏт «сверхгерой из бизнеса» спас от краха
автомобильный концерн «Крайслер». Ли Якокка проявил себя как подлинный
новатор маркетинга. Стоит заметить, что он мало что взял из традиционного набора
управленческих рецептов, положившись на ϲʙᴏй опыт и интуицию
менеджера-коммерсанта, предпринимателя. Им сформулированы характеристики
эффективного менеджмента, иными словами, философии менеджмента (табл.
2.1).

Таблица 2.1

Философия менеджмента (по Ли Яккоке)

Оценка управленческого аппарата

Достоверно оценить эффективность управления компанией можно только на основании изучения работы руководства на протяжении некоторого отрезка времени. Потребуется сравнить в динамике количественные и качественные показатели, результаты работы предприятия, ознакомиться со стратегией развития. Важные факторы проведения оценки — ее объективность и комплексность, а также анализ деятельности управленцев по нескольким параметрам:

1. По цели

Оценивается, насколько быстро и качественно решаются стоящие перед руководством задачи. У целевого подхода есть противники, которые не уверены в его объективности. Мотивация сотрудников может быть различной в рамках одной конкретной задачи, но это еще не показатель эффективности управления. В ходе работы цели могут меняться, а это требует своевременной корректировки деятельности.

2. По ресурсам

Определяется, соответствует ли полученный результат тому количеству ресурсов, которое было выделено для достижения поставленной цели. Положительная оценка эффективности управления дается, когда затраты соразмерны итогам.

3.По результатам

Компания анализирует:

• собственный рейтинг в рыночном пространстве;
• прибыль за текущий год по сравнению с предыдущим;
• скорость достижения запланированных показателей;
• свои преимущества и недостатки по сравнению с конкурентами.

4. По всем вышеперечисленным критериям сразу

Специалисты по оценке эффективности управления компанией считают такой подход наиболее объективным, ведь он подразумевает анализ по нескольким параметрам.

Проанализировать действенность управленческой работы не получится без изучения деятельности самого руководителя.

В руках главы компании сосредоточены все полномочия, позволяющие управлять производственными процессами.

Оценить эффективность управления можно по следующим критериям:

• Уровень образования. Безусловно, речь идет о высшем специальном образовании и широком кругозоре, способности формулировать мысли и грамотно излагать их в устной речи и на письме.
• Компетентность. Руководитель обязан разбираться во всех сферах деятельности компании, вникать в проблемы и оценивать предлагаемые варианты их решения.
• Ответственность, умение сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях, быстро принимать важные решения, чтобы не допустить критического положения дел.
• Физическое и духовное здоровье.
• Стремление к овладению новыми знаниями, поддерживание новых технологий.
• Физический статус и склад характера, не препятствующие выполнению обязанностей руководителя.

Как оценить эффективность обучения персонала

Самый объективный показатель — результативность труда после обучения.

Наряду с этим, на современном производстве применяются следующие критерии:

• Общественно-социологические. К ним относится анкетирование и интервьюирование.
• Статистические. Математический анализ полученных данных также позволит увидеть целесообразность проведенного обучения. Простейшая математическая формула — S = (P * C) — Q — максимально объективно отражает картину состояния производства после обучения (S — экономический эффект, P — прирост продукции за определенную единицу времени; C — цена единицы произведенной продукции за данный промежуток времени; Q — затраты на обучение).
• Оценочные. Сотруднику, прошедшему обучение, могут предложить выполнить контрольное задание, которое является итоговым тестом. По сути, это своеобразный экзамен на предмет усвоения новых сведений.

Для руководителя обучение персонала — это хороший способ освоить новую продукцию или минимизировать издержки производства. Нельзя внедрить новые станки в цеху, если предварительно сотрудники не прошли обучение работы на данном оборудовании. Поэтому эффективность обучения персонала является жизненно важным фактором для работодателя.

Влияние результатов обучения может благотворно сказаться на работе всего предприятия. Благодаря ему улучшается микроклимат организации и вырабатывается мотивация персонала.

В качестве оценки эксперты используют также показатели, полученные после прохождения обучения:

• роста прибыли;
• освоения новых сегментов рынка;
• уровень оптимизации продаж;
• улучшение качества выпускаемой продукции;
• минимизации брака.

Оценка эффективности обучения персонала на предприятии проводится также на основе отзывов клиентов и потребителей. Часто после прохождения обучения отзывы становятся более положительными, а жалобы на качество продукции или уровень обслуживания существенно сокращаются.

Текучесть кадров — это также хороший способ проверить, насколько эффективным было обучение. Если команда сформирована из профессионалов, ставших более компетентными и хорошо владеющими навыками работы, в коллективе сокращается «текучка» и уменьшается число производственных конфликтов.

Формирование эффективной команды — это конечная цель каждого работодателя.

Выводы

Эффективность управления — это экономическая категория, которая демонстрирует вклад менеджера в результирующий показатель деятельности организации. Определяющим показателем здесь выступает прибыль (а именно сопоставление показателя, который был достигнут, и того, который был отмечен в плане на соответствующий период).

Эффективность управления играет важнейшую роль ввиду нескольких причин. Первая из них состоит в том, что достаточно много времени затрачивается на подготовку подобного рода кадров, а их количество достаточно большое. Кроме того, менеджмент высшего звена характеризуется наивысшей степенью оплаты труда на предприятии, что должно быть экономически оправдано.

Эффективность управления может быть как экономической (окупаемость затрат, вложенных в производство), так и социальной (степень удовлетворенности населения качеством, количеством, а также ассортиментом продукции и услуг). Также стоит отдельно выделить внутреннюю и внешнюю эффективность работы.

Для оценки эффективности управления организацией может быть использован один или несколько подходов. Так, целевой подразумевает оценку полученного результата и сравнение его с намеченным на период. Если говорить о системном подходе, то речь идет о восприятии работы организации в качестве целостного процесса. Многопараметрическая оценка затрагивает все группы, которые так или иначе связаны с деятельностью предприятия или заинтересованы в ее результатах

Также стоит обратить внимание на подход конкурирующих оценок, который учитывает факторы противоположной направленности

В ходе оценки эффективности управления используется ряд критериев, которые могут применяться самостоятельно или в комбинации. Так, главным показателем считается соотношение затрат и полученной прибыли. Также важную роль играет оптимальное соотношение производственных рабочих и штатного количества управленческого персонала, а также расходы, которые регулярно отводятся на управление

Последний показатель важно соотнести не только с уровнем прибыли, но также и с реальным объемом произведенной продукции (в натуральном или количественном выражении). Также при подсчете экономической эффективности важно корректировать показатели значений отраслевого коэффициента

Важно понимать, что в достижении успеха предприятия основную роль играет не только состав производственного персонала, не менее важны критерии эффективности качества управления. Должна быть подобрана правильная организационная структура, которая обеспечит оптимальное взаимодействие между всеми подразделениями предприятия, а также сокращение времени и материальных затрат на коммуникации