Информационные технологии управления: виды, характеристики и назначение

О базах данных

Они используются для концентрации в себе данных обо всех необходимых процессах и подсистемах организации, а также предоставляют технологию их обработки на оперативном уровне. Информация может поступать как из внутренних, так и внешних источников. При этом специалисты должны уметь выполнять основных технологические операции по работе с данными. Рассмотрим небольшой пример. Допустим, у нас есть база данных, куда поступают сведения об ежедневных продажах, что передаются торговыми агентами предприятия на сервер, или что у нас собирается информация о еженедельных поставках сырья

Не важно. Как еще один вариант – по электронной почте получаются данные о курсе валют, котировках ценных бумаг – что понравиться

После того, как информация занесена в базу данных, она передается компьютерным приложениям. Это может быть текстовый или табличный процессов, или любая прочая программа, с которой ведется работа. Передача может быть запущена вручную или настроена на автоматический режим. Полученная информация используется для обработки, анализа, передачи, хранения или тиражирования. Все зависит от преследуемых целей.

Технологии

Выше были описаны основные задачи менеджмента, но для их успешного выполнения необходимо использование эффективных инструментов управления. Именно по этой причине технологии менеджмента являются одной из важнейших составляющих успешной компании. Фактически речь идет о совокупности методов, которые используются для сбора, обработки информации и последующего формирования наиболее подходящей стратегии.

При этом как принятие ключевых решений, так и система их реализации должна соответствовать установленным временным рамкам. В противном случае нужные процессы могут неоправданно затянуться.

Для формирования технологий управления используются различные принципы. Это может быть принцип пропорциональности, ритмичности, преемственности, специализации и кооперации, адаптивности и др. Но независимо от подхода во многом успех методик менеджмента определяется наличием и грамотным использованием информации. Вот почему так важны информационные технологии. Системы менеджмента без доступа к актуальным данным не способны быть эффективными.

Информационные системы

Инфopмaциoннaя cиcтeмa – этo cpeдa, oбecпeчивaющaя цeлeнaпpaвлeннyю дeятeльнocть организации. Тo ecть oнa пpeдcтaвляeт coбoй coвoкyпнocть кoмпoнeнтoв (инфopмaция, пpoцeдypы, пepcoнaл, aппapaтнoe и пpoгpaммнoe oбecпeчeниe), oбъeдинeнныx peгyлиpyeмыми взaимooтнoшeниями для фopмиpoвaния opгaнизaции кaк eдинoгo цeлoгo и oбecпeчeния ee цeлeнaпpaвлeннoй дeятeльнocти. Это совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система осуществляет превращение вероятностной системы (стохастической) в детерминированную (с четкими причинно-следственными связями) и обеспечение минимума исходной информации при максимуме преобразованной. ИС должна решать задачи стратегического и тактического планирования, учетные задачи и задачи оперативного управления.

Пpoцeccы, oбecпeчивaющиe paбoтy инфopмaциoннoй cиcтeмы любoгo нaзнaчeния: выявить инфopмaциoнныe пoтpeбнocти; ocyщecтвить oтбop иcтoчникoв инфopмaции; ocyщecтвить cбop инфopмaции; ocyщecтвить ввoд инфopмaции из внeшниx или внyтpeнниx иcтoчникoв; выпoлнить дeйcтвия пo oбpaбoткe инфopмaции, oцeнкe ee пoлнoты и знaчимocти и пo пpeдocтaвлeнию ee в yдoбнoм видe; вывecти инфopмaцию для пpeдocтaвлeния пoтpeбитeлям или пepeдaчи в дpyгyю cиcтeмy; opгaнизoвaть иcпoльзoвaниe инфopмaции для oцeнки тeндeнций, paзpaбoтки пpoгнoзoв, oцeнки aльтepнaтив peшeний и дeйcтвий, выpaбoтки cтpaтeгии; opгaнизoвaть oбpaтнyю cвязь – пo инфopмaции, пepepaбoтaннoй людьми дaннoй opгaнизaции, ocyщecтвлять кoppeкцию вxoднoй инфopмaции.

С точки зрения решения управленческих задач ИС позволяют:

• повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
• обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;
• добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления;
• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;
• за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

ИС состоит из блоков:

• отражения информации;
• накопления (принятие, статистические данные);
• семантический (освоено, понято, преобразовано);
• прагматический (использование).

Информационная система классифицируется по:

• предметная область функционирования системы (отрасли производства, услуг, госуправления);
• виды процессов, подлежащих управлению (автоматизация технологических процессов, организационного управления, корпоративные, научные);
• степень автоматизации информационных процессов (ручные, человеко-машинные, автоматические).

Влияние экономических факторов

Для того чтобы оценить всю суть механизмов и процессов управления персоналом в какой-либо компании, нужно осознать тот факт, что любое предприятие привлекает ресурсы, в том числе и человеческие в условиях постоянно изменяющегося рынка.

Другими словами, рыночная экономика и менеджмент — это два явления, которые всегда связаны друг с другом. Если рассмотреть все грани данного факта, то можно выявить следующие особенности современных процессов управления:

— Компания предоставляет хозяйственную самостоятельность тем, кто отвечает за принятие ключевых решений, влияющих на итоги деятельности предприятия. Подобный подход позволяет менеджерам действовать относительно свободно, стабильно повышая свой уровень эффективности.

— Постоянное изменение программ и корректировка целей, в связи с важными изменениями рыночных условий.

— Использование современной информационной базы и компьютерной техники. Без этих инструментов осуществлять многовариантные расчеты в процессе принятия ключевых решений, будет крайне сложно. По этой причине менеджмент в информационных технологиях — это неизбежное явление нашего времени.

— Предприятие ориентируется прежде всего на потребности рынка и спрос, а также на запросы тех потребителей, которые являются яркими представителями целевой аудитории компании. В итоге ресурсы распределяются таким образом, чтобы обеспечить прежде всего выпуск продукции максимально соответствующей спросу.

— Компания постоянно стремится повышать эффективность производства и при этом минимизировать затраты, таким образом, получая стабильное увеличение прибыли.

Очевидно, что менеджмент в информационных технологиях подразумевает постоянное обновление базы знаний, техник, подходов и оперирование большими потоками данных.

Видеотекст, хранение документов и факсимильная связь

Некоторые информационные технологии в экономике и управлении уже теряют свои позиции и часто (не) упоминаются как морально устаревшие варианты. К таким можно отнести факсимильную связь. Но она тем не менее будет рассмотрена. Давайте обо всем по порядку. В первую очередь поговорим про видеотекст. Эта технология базируется на использовании компьютера, с помощью которого получается и выводится на экран графическая и текстовая информация. В таком случае действуют тремя путями: создают файлы самостоятельно, заключают договоры со специализирующимися организациями на разработку, получают доступ к уже созданным другими документам. Наибольшую популярность подобный подход приобрел в деле обмена каталогами и ценниками продукции. Другим перспективным направлением является хранение документов. Что оно собой представляет? В последние несколько столетий наметилась тенденция увеличения документооборота. И необходимо хранить все больше. Причем не только текстовых, но и графических, и видео, и аудио, и ряд других. Порой количество документов может достигать такого объема, что хранение вызывает значительные проблемы. Поэтому получает распространение практика их оцифровывания и сохранения или в облаке, или на определенном физическом носителе на территории организации. При необходимости их можно спокойно извлечь, обработать, изменить, вывести на экран и/или распечатать. При этом для хранения данных необходимо чрезвычайно мало места

На одном оптическом диске может спокойно уместиться примерно 200 тысяч текстовых страниц! Особенно эта важно, если кто-то ищет информационные технологии управления проектами. Ведь хранение документов обычно сопровождается удобством координации их использования

И напоследок – факсимильная связь. Для чего она? Эта связь базируется на использовании факс-аппаратов, которые позволяют быстро рассылать документы участникам группы. Они могут читать документы на одном конце канала связи и воспроизводить его на другом.

Что есть еще?

Информационные технологии в управлении предприятием не исчерпываются одной базой данных. Кроме них используется:

1. Электронная почта.
2. Аудиопочта.
3. Телеконференции. Использование компьютеров.
4. Электронный календарь.
5. Аудио- и видеоконференции.
6. Видеотекст.
7. Факсимильная связь.
8. Хранение документов.

Начнем с электронной почты. Этот инструмент базируется на сетевом использовании компьютеров. Он предоставляет возможность отправлять, получать и хранить сообщения. Но здесь предусмотрена исключительно однонаправленная связь. Чтобы сделать ее двусторонней нужно многократно принимать и посылать сообщения. Этот инструмент зависимо от вложенных в него функций может предлагать различные возможности. Так, один почтовый клиент может передавать текстовые, звуковые и изобразительные файлы, а другой – исключительно слова. При использовании электронной почты можно создать свою собственную или воспользоваться предложениями специальных организаций. В любом случае это требует денег. Следующая информационная технология – это аудиопочта. Она используется для передачи сообщений голосом. В качестве примера можно привести принцип работы автоответчика, который записывает все, что сказал позвонивший. Но в данном случае все же в основном используется телефон, поскольку он является идеальным устройством для преобразования аудиосигналов в цифровой код. К тому же, он может провести этот процесс и в обратном направлении. Часты случаи и использования для этих целей компьютеров. Можно использовать аудиопочту и для группового решения проблем. В качестве примера можно привести случай, когда указывается список лиц, что должны получить данное сообщение. И система будет передавать им его. Главное преимущество по сравнению с первым вариантом – не нужно использовать клавиатуру.

2.1. Определение информационных технологий

Технология при переводе с греческого (techne) означает
искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы.

Под процессом следует понимать
определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной
цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и
реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Понятие технология означает комплекс
знаний о способах, приемах труда, наборах материально-технических факторов,
способах их соединения для создания какого-либо продукта или услуги.

Применительно к промышленному
производству используется понятие производственная индустриальная технология.

Применение понятия технология к
информационным процессам привело к возникновению понятия информационной
технологии как совокупности знаний о способах автоматизированной переработки
информации с использованием ЭВМ для автоматизации управленческой деятельности.

В современном обществе основным
техническим средством технологии переработки информации служит персональный
компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и
использования технологических процессов, так и на качество результатной информации.
Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных
средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как
следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов:
”новая”, “компьютерная” или “современная”.

Информационные технологии (ИТ), как и
любая другая технология, могут быть разделены на два четко выраженных
компонента:

Аппаратное обеспечение. К этой части
информационных технологий относится физическая структура, конфигурация
вычислительной техники, систем и прочего оборудования.

Программное обеспечение. Представляет
собой набор правил, руководящих принципов и алгоритмов, необходимых для
обеспечения работоспособности технического оборудования. Сюда можно отнести
также программы, соглашения, стандарты и правила пользования, направленные на
координацию отдельных задач и процесса в целом.

Значительную роль играет так
называемое  алгоритмическое
(интеллектуальное) обеспечение. Оно, в зависимости от намерений, ожидаемых
результатов и целей, должно обосновывать целесообразность использования и
развертывания технического и программного обеспечения, а также его конфигурацию
в каждом конкретном случае.

Информационные технологии  — это совокупность методов и
программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку,
обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение
информации в целях снижения трудоемкости процессов использования информационных
ресурсов, а также повышения их надежности и оперативности.

Подходы, направления и задачи информационного менеджмента

В деятельности информационного менеджера реализуются следующие подходы:        

• экономический – определяется объем затрат на применение тех или иных технологий и прогнозируется размер экономии или прибыли, которую оно способно принести;
• аналитический – определяются потребности пользователей и возможные методы их удовлетворения;
• организационный – применение IT-систем соотносится и согласуется со всем процессом управления фирмой;
• системный – объединяет все вышеуказанные подходы и рассматривает информационную среду как единое целое.

Все эти подходы на практике пересекаются. IT-менеджер имеет право сосредоточиться, например, на решении некоего денежного вопроса – но при этом он обязан учитывать и потребности пользователей, и организационные моменты.

В ИТ-менеджменте выделяются три основных направления – собственно управление информационными системами, их стратегическое развитие и IT-маркетинг. Оперативное управление ориентировано в первую очередь на настоящее, стратегическое развитие – на будущее (как правило, на грядущие три-пять лет)

IT-маркетинг обретает важность в том случае, если компания занята производством и продажей IT-продуктов, то есть предлагает свои разработки в IT-сфере широкому кругу клиентов.

Независимо от выбранного подхода и направления, ИТ-менеджер должен уметь решать следующие задачи:         

• техническое обеспечение информационной системы;
• развитие и обслуживание ИТ-системы;
• планирование в пределах имеющихся полномочий;
• создание организационной структуры, обеспечивающей функционирование ИТ-среды;
• дальнейшее управление персоналом в рамках этой оргструктуры;
• решение финансовых вопросов в своей области;
• обеспечение защиты информации.

Информационные технологии

Это процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Этo кoмплeкc взaимocвязaнныx, нayчныx, тexнoлoгичecкиx, инжeнepныx диcциплин, изyчaющиx мeтoды эффeктивнoй opгaнизaции тpyдa людeй, зaнятыx oбpaбoткoй и xpaнeниeм инфopмaции, вычиcлитeльнyю тexникy и мeтoды opгaнизaции и взaимoдeйcтвия c людьми и пpoизвoдcтвeнным oбopyдoвaниeм, иx пpaктичecкиe пpилoжeния, a тaкжe cвязaнныe co вceм этим coциaльныe, экoнoмичecкиe и кyльтypныe пpoблeмы.

Цeль любoй инфopмaциoннoй тexнoлoгии – пoлyчить нyжнyю инфopмaцию тpeбyeмoгo кaчecтвa нa зaдaннoм нocитeлe. Пpи этoм cyщecтвyют oгpaничeния нa cтoимocть oбpaбoтки дaнныx, тpyдoeмкocть пpoцeccoв иcпoльзoвaния инфopмaциoннoгo pecypca, нaдeжнocть и oпepaтивнocть пpoцecca oбpaбoтки инфopмaции, кaчecтвo пoлyчaeмoй инфopмaции.

Регламент обработки данных в рамках информационной технологии зависит от многих факторов, представленных на рис. 1

Кроме факторов, классифицирующих информационные технологии, на стратегию создания и развития ИС управления влияют особенности конкретного предприятия:

• область функционирования предприятия
• тип предприятия
• производственно-хозяйственная и иная деятельность
• принятая модель управления
• существующие и новые задачи в управлении
• информационная инфраструктура

При реконструкции систем управления на основе ИТ применяются различные методы оценки и аналитические модели. Методы оценки делятся на две основных группы:

• формализованные – основанные на анализе измеряемых критериев. Применяются для решения задач управления оперативного уровня и частично задач тактического уровня. Используются управленцами нижнего и среднего звена;
• неформализованные – основанные на опыте, интуиции, экспертных оценках. Применяются в основном для решения стратегических задач и частично тактических. Чаще, прерогатива топ-менеджмента.

Наиболее распространенными из аналитических моделей являются:

• численные методы решения уравнений или их систем (применимо больше к формализованным методам оценки, да и то не всегда)
• теория игр (используется для решения конфликтных ситуаций. Формализация схемы игры и есть формализация процесса подсчета результата);
• теория полезности (основана на экспертных предпочтениях, расчете функции плотности вероятности каждого из рассматриваемых вариантов решения и вычисления уровня полезности каждого из вариантов)
• теория статистических решений (исследует различные распределения изучаемого случайного процесса)

Аудио- и видеоконференции

Это важные информационные технологии в сфере управления. Почему? Возьмем, к примеру, аудиоконференции. Они позволяют устанавливать связь между территориально удаленными подразделениями организации или отдельными работниками. В качестве примера реализации можно привести разговор нескольких абонентов в одном сеансе соединения с помощью телефона. При этом могут использоваться как имеющиеся (встроенные) компоненты, так и дополнительные устройства. Существенным преимуществом данного способа установления связи является отсутствие требования к значительной большому количеству техники. Обычно для этого достаточно иметь только современный телефон. Таким способом значительно облегчается процесс принятия решений. Он удобен и значительно удешевляется. Видеоконференции используются для тех же целей. Но в этом случае применяется определенная аппаратура. Хотя наличие компьютера все так же не обязательно. В этом случае участники конференции, пребывая на значительном удалении, могут видеть на экране телевизора своих собеседников, и, зависимо от функционала, себя. Вместе с изображением передается и звуковое сопровождение. Использование этих инструментов позволяет экономить командировочные и транспортные расходы, время, а также привлекать максимальное количество нужных работников к решению определенных проблем.

Сфера применения информационных технологий

В последнее время происходят интенсивные изменения во всех областях,где используются человеческие ресурсы. Революционный характер изменений влечет за собой необходимость радикального сдвига и ухода от сложившихся профессиональных стереотипов. Работа по согласованию и организации слаженной деятельности различных организационных структур предприятия должна вестись на всех уровнях и этапах деятельности. Применение набора инструментов,направленного на автоматизацию процесса производства и кадрового учета,позволяет эффективно построить работу с сотрудниками.

Управление кадрами

Для обеспечения эффективной работы кадровой службы на небольших предприятиях, как правило, создаются информационные системы. Такое программное обеспечение несет в себе несколько следующих функций:

• кадровый учет}
• учет операций по выплате заработка}
• управление трудовыми ресурсами (подборкадров, оценка эффективности деятельности, обучение).

Более развернутый вариант позволяет охватить практически все уровни управления организацией, например такие как:

• операционный}
• тактический}
• стратегический.

Очень часто подобные системы обозначаются аббревиатурой HRMS (Human Resource Management Systems —} системы управления трудовыми ресурсами).

Отдельные программные продукты, разработанные для кадровых служб

С момента внедрения информационных технологий в процесс управления предприятием, началась активная автоматизация работы кадровых служб. Современный кадровик пользуются различными программами, которые условно можно разделить на следующее группы:

1. Информационно-справочные системы, В целом такие системы не относятся к системам с функциями управления персоналом, но они очень активно используются в работе кадровых служб. Наиболее популярными в этой области являются справочники законодательства, особенно содержащие консультационные базы. Например, наиболее часто используемые правовые справочники в РФ —} «}Гарант»} и «}КонсультантПлюс»}.
2. Программы, обеспечивающие автоматизацию отдельных участков работы кадровой службы,
3. Модули в составе комплексного продукта для обеспечения работы предприятия,
4. Специализированные комплексные системы.

Узкоспециализированные программы

Для выполнения отдельных задач разработаны компьютерные программы, обеспечивающие обработку и анализ определенных данных. К подобным продуктам можно отнести программы для:

• кадрового учета (отпуска, стаж, др.)}
• расчета заработной платы}
• найма персонала}
• аттестации}
• тестирования}
• оценки обучения и развития}
• др.

Уровень эффективности данного продукта зависит от профессионализма его разработчиков и, как следствие, цены. Способы обработки сведений на различных этапах варьируют от примитивных до самых продвинутых.

Вышеуказанные информационные технологии в управлении персоналом наиболее часто внедряются в деятельность небольших организаций для решения несложных задач, относящихся к кадровому и финансовому учету.

Полнофункциональные системы

В случае привлечения большого количества специалистов различных уровней, возникает необходимость в организации более тщательного подхода к управлению персоналом. В таком случае на помощь приходят полнофункциональные HRM-системы. Они способны удовлетворить самые высокие требования, и как правило, включают в себя модули, позволяющие обрабатывать следующие основные направления деятельности предприятия:

• организационный менеджмент}
• кадровый учет}
• кадровый документооборот}
• табельный учет}
• расчет зарплаты}
• регламентированная отчетность}
• компенсационный пакет}
• планирование человеческих ресурсов}
• планирование фонда оплаты труда}
• оценка персонала}
• управление мотивацией}
• управление обучением}
• подбор персонала}
• кадровый резерв}
• информационное самообслуживание}
• аналитика.