Канбан (kanban)

Подготовка задач для очереди

Зада­чи нель­зя про­сто взять и сде­лать. Сна­ча­ла их нуж­но сфор­му­ли­ро­вать — так, что­бы испол­ни­те­лям было всё понят­но.

Напри­мер, заказ­чи­ку нужен сайт. Для его созда­ния нуж­но сде­лать несколь­ко после­до­ва­тель­ных вещей: при­ду­мать дизайн, свер­стать, натя­нуть на систе­му управ­ле­ния кон­тен­том, под­го­то­вить кон­тент и всё про­те­сти­ро­вать. Каж­дая из задач тре­бу­ет каких-то ввод­ных. Эти ввод­ные нуж­но собрать, согла­со­вать с кли­ен­том, сфор­му­ли­ро­вать чёт­кое зада­ние:

• Каким дол­жен быть дизайн? На что похож? Какие тех­ни­че­ские огра­ни­че­ния?
• Для каких стра­ниц нужен кон­тент? О чём он дол­жен сооб­щать?
• Какие воз­мож­но­сти нуж­ны в систе­ме управ­ле­ния кон­тен­том?
• Кто и как будет под­дер­жи­вать этот сайт?

Сфор­му­ли­ро­вать отве­ты на эти вопро­сы — рабо­та мене­дже­ра. Он ходит к кли­ен­ту, обща­ет­ся с коман­дой, фор­му­ли­ру­ет вопро­сы и отве­ты, и в ито­ге у него полу­ча­ют­ся зада­чи для испол­ни­те­лей.

В иде­аль­ной ситу­а­ции в рабо­чий про­цесс долж­ны попа­дать толь­ко согла­со­ван­ные зада­чи, кото­рые тре­бу­ют от испол­ни­те­лей толь­ко тех­ни­че­ских навы­ков. Раз­ра­бот­чик берёт свою «кар­точ­ку», испол­ня­ет всё чёт­ко по зада­нию, отда­ёт её даль­ше. Так мы полу­ча­ем эффек­тив­ную и быст­рую раз­ра­бот­ку.

В реаль­но­сти ред­ко быва­ет, что зада­ние сфор­му­ли­ро­ва­но пря­мо иде­аль­но, поэто­му коман­де всё-таки при­хо­дит­ся уточ­нять. Чем боль­ше такой рабо­ты на них выпа­да­ет, тем мед­лен­нее дви­га­ет­ся раз­ра­бот­ка.

CONWIP Systems

CONWIP is CONstant Work In Progress; this system is more like the actual idea of using supermarket shelves where the Kanban is the actual location on the shop floor. So when a process removes a product from the previous process the empty space is the Kanban and the previous process will work to fill the hole.

This system works well for systems in which you can achieve near to one-piece flow and within which variation is limited.

However, that being said it can also be used very successfully within those areas in which there is a large amount of variation if combined with a “make to order” type approach to planning. If the Kanban location becomes vacant, the process will simply build the next component or batch on their list.

Баги и заблокированные рабочие элементы

Баги и заблокированные рабочие элементы элементы – это то, что мешает рабочему потоку. Проблемы или дефекты говорят вам, что у вас не надлежащее качество. Заблокированные рабочие элементы мешают вашей работе течь плавно. Вам следует бороться с ними.

Отслеживание проблем может быть метрикой для балансировки, которая гарантирует, что вы не будете управлять процессом слишком быстро. Например, снижая время выполнение, часто происходит увеличение количества дефектов. Это не то, что вы хотите получить?

Заблокированные рабочие элементы часто случаются, когда вы вынуждены ждать, пока другие возьмут на себя вашу работу или предоставят вам информацию, прежде чем вы сможете продолжать работать. Прежде чем выносить данную тему на ретроспективу, соберите данные.

Сбор метрики

Благодаря визуализированному рабочему процессу эти две метрики (баги и заблокированные рабочие элементы) легко фиксируются путем подсчета количества элементов на доске:

• Количество дефектов = количество розовых карточек в любое время или в неделю, например;
• Количество заблокированных элементов = Количество стикеров с прикрепленным к ним заблокированным маркером.

Визуализация метрики

Это легко сделать в виде точечной диаграммы или столбчатой ​​диаграммы, показывающей тренды. У вас есть больше заблокированных рабочих элементы сейчас? С тех пор как вы приняли неделю только для исправления багов, количество новых ошибок было сохранено на новом минимуме или оно снова растёт? Какова была причина того, что на прошлой неделе было столько ошибок?

Вы можете отслеживать другие вещи, которые важны для вашего процесса. Например, убедитесь, что вы всегда выполняете определенное количество задач по обслуживанию технического долга.

Анализ метрики

Количество блокаторов интересно анализировать, потому что именно это замедляет работу и снижает эффективность времени поставки. Для блокаторов, которые происходят, убедитесь, что вы решаете их быстро. Некоторые команды каждый день отслеживают, что рабочий элемент блокируется с помощью индикатора прогресса на блокировщике. Эти данные могут привести к интересным дискуссиям и возможностям к улучшению.

В чем суть философии Аджайла

И «Манифест», и «Принципы Аджайла» написаны очень общими фразами, поэтому их трудно понять

Оцените сами: «люди и взаимодействия важнее процессов и инструментов», «самые лучшие требования, архитектурные и технические решения рождаются у самоорганизующихся команд» или «постоянное внимание к техническому совершенству и качеству проектирования повышает гибкость проекта»

Чтобы стало понятно, сравним как отличаются составы команд, процесс работы и результат у команды с аджайл образом мышления и без него. Допустим, две условные пекарни хотят наладить производство и продажу новых пирожных.

Традиционная пекарня Новыми рецептами занимаются шеф и технолог. Мнение кондитеров и продавцов учитываться не будет: первым дадут готовые инструкции для работы, вторым — готовую продукцию. Шеф и технолог будут отчитываться перед директором пекарни. А он — хвалить или ругать за неудачный проект.

Аджайл пекарня Для создания рецепта привлекут всех, кто будет работать с новой выпечкой: кондитеров, продавцов из розничных магазинов, специалистов отдела доставки и закупки продуктов, владельца пекарни, технолога и шефа. И обязательно — реальных покупателей. В команде нет начальников и иерархии. Решение принимают профессионалы, которые вместе отвечают за успех или неудачу

Аджайл — это быть командой профессионалов, которым не нужен начальник

Процесс работы тоже отличается: строгое распределение функций в традиционной пекарне и совместные эксперименты аджайл-команды:

Традиционная пекарня Владелец пишет письмо шефу о том, что надо выпустить новую выпечку, и больше не вмешивается в работу. Шеф выбирает, какое пирожное будет выпускать пекарня, технолог разрабатывает рецепт и документацию. Иногда шеф и технолог вместе экспериментируют над рецептом, но редко привлекают пекарей с производства. Каждый работает над своим кусочком работы.

Аджайл пекарня Владелец магазина рассказывает, почему хочет новые пирожные и какая себестоимость будет выгодна пекарне. Продавцы уточняют, какие пирожные просят покупатели. Закупщики предлагают продукты, на которые сейчас выгодные цены. Поиск идеального рецепта основан на эксперименте. Команда придумывает рецепт, печет пробную партию и получает отзывы на дегустации. И так несколько раз, пока не получится идеальный вариант.

Аджайл — это работа вместе с клиентом, эксперименты и готовность изменить план

Результаты пекарен будут кардинально различаться: непредсказуемые у одних и гарантированно хорошие у других:

Традиционная пекарня Вся производственная цепочка сложится только к концу проекта, поэтому проблемы могут возникнуть на любом этапе: с доставкой нужных продуктов, с процессом подготовки теста, с выпечкой и объемом продаж. Результат непредсказуем, на проверку гипотезы уходит много сил и ресурсов.

Аджайл пекарня Команда начала с самого простого рецепта и успела его несколько раз изменить, опираясь на отзывы клиентов. Новыми пирожными довольны клиенты и владелец пекарни. Процесс выпечки оптимизирован, все проблемы отлажены на этапе экспериментов.

Аджайл — это быстрый выпуск работающего продукта, который нравится клиентам и заказчикам

Чтобы выстроить работу в духе аджайла пекарня из нашего примера использовала в работе постулаты «Манифеста»:

• люди и взаимодействия важнее процессов и инструментов,
• работающий продукт важнее исчерпывающей документации,
• сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта,
• готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

Аджайл образ мышления помогает компаниям становиться успешными. Но в вопросах идеологии любые крайности вредны — неверно думать, что аджайл отрицает регламенты, документацию, договоры и планирование. Все это есть, но оно имеет гораздо меньшую роль, чем живое взаимодействие людей и гибкость в работе.

Push Production vs. Pull Production

The main focus of JIT is to pull production through the process as the customer actually takes what they want. The ideal flow being a single part manufactured as required; although this is not always possible with many processes without significant redesign or investment. This is very different to what most companies have traditionally done.

Traditionally production processes are scheduled, raw materials ordered, and then manufactured to create stock based on a forecast of what the customer is expected to order. This is push production and is driven very much by the materials being fed into the start of the process and all processes being controlled through a schedule or MRP. This typically produces products in large quantities or batches and ties up a huge amount of your capital in stock and Work in Progress (WIP).

Pull production however works in reverse, when a customer takes a product from the end of your production process a signal is then sent back down the line to trigger the production of the next part. Just as a supermarket will fill the empty shelf each preceding process in the flow will request the parts that it needs from its preceding process. This process is controlled through the use of a Kanban.

Инструменты автоматизации канбан

Применение канбана в промышленности и других не ИТ-сферах — в силу изначальной ориентированности японской методики именно на физическое, а не цифровое производство — проявилось, пожалуй, в наиболее аутентичной форме.

В основе канбана, который внедрял в «Тойоте» Тайити Оно, лежит принцип just-in-time: «только то, что нужно, когда это необходимо, и в необходимом количестве». Канбан в данном случае применяется для настройки оптимального потока продукции (товаров, запчастей) в процессе производства для устранения трудовых и складских излишков. Такой подход в конечном итоге повышает производительность.

Для базовой автоматизации главных принципов канбана требуется, чтобы система поддерживала реализацию как минимум следующей функциональности:

• визуализация работы на доске задач (task board);
• настройка ограничений количества задач в работе отдельно для каждого этапа;
• автоматическое измерение времени прохождения цикла (для каждой из задач и среднего за период).

Как один из методов «бережливого производства» (Lean), канбан фокусируется на своевременном пополнении запасов и сокращает отходы в производственной системе. Отсюда — эффективность канбана в любых отраслях, где важна прозрачная инвентаризация. Приведём несколько примеров.

Канбан в медицине

В Детской больнице Сиэтла (Seattle Children’s Hospital) постоянно не хватало перевязочных материалов, катетеров, зажимов и т. п. Медсёстры начали складировать расходники в случайных местах по всей больнице, чтобы снабжать ими пациентов по мере необходимости. Со временем проблема усугубилась, врачи стали всё больше времени тратить на пополнение запасов и всё меньше — на лечение.

Чтобы исправить ситуацию, в 2009 году в больнице внедрили систему BlueBin — решение, которое представляет собой симбиоз традиционного и цифрового канбан-подходов. На складе больницы установили специальные корзины для хранения медицинских материалов. Когда какая-то из корзин пустеет, её штрихкод сканируется, информация отправляется в центральный офис снабжения, после чего размещается новый заказ. Контролируются запасы с помощью программы инвентаризации BlueQ: персонал больницы может в любое время зайти в панель инструментов системы, чтобы увидеть каждый элемент цепочки поставок.

В результате перехода на канбан больнице удалось сократить размер складского помещения, избавиться от необходимости выбрасывать просроченные материалы (и экономить на этом), а у врачей и медперсонала появилось больше времени, чтобы заниматься своими непосредственными обязанностями.

Промышленное производство

Американская компания Dynisco, производитель оборудования для химической промышленности, нуждалась в снижении затрат на перевозку избыточных складских запасов и общем повышении производительности цехов. Компания внедрила «ручной» канбан по аналогии с системой «Тойоты». Это помогло, но недостаточно: у Dynisco слишком объёмный оборот для ручного учёта.

Чтобы автоматизировать канбан, Dynisco внедрила систему инвентаризации SyncKanban. После этого компания стала получать точные данные о запасах и поставщиках быстрее, чем это требовалось раньше.

Плюс SyncKanban, как отметили в Dynisco, в том, что система без проблем интегрируется с существующими ERP, CRM и финансовыми инструментами. Перейдя на автоматизированную систему инвентаризации, Dynisco сократила складские запасы на 40% на всех объектах.

Производство электроники

Итальянская компания Aptiv (ранее подразделение Delphi Automotive PLC), которая производит электронику и ПО для беспилотного транспорта, внедрила канбан-систему KanbanBOX в 2015 году. Помимо сокращения складских запасов, это позволило повысить производительность сотрудников, стандартизировать рабочие процессы, увеличить скорость отклика на запросы клиентов и оптимизировать логистику компании.

До внедрения KanbanBOX стоимость содержания складских запасов Aptiv, включая затраты на хранение, оценивалась в 3 млн евро, после — снизилась до 700 тыс.

Использование платформы KanbanBOX для оптимизации работы склада Aptiv. Фото: kanbanbox.com

Плюсы и минусы системы

Как и любая другая система управления проектами, kanban имеет свои преимущества и недостатки.

Начнем с сильных сторон:

• Система «канбан» отлично подойдет для опытных, сплоченных и хорошо мотивированных групп с налаженной коммуникацией.
• Нет четких сроков выполнения задачи.
• Исключение из производства неэффективных запасов и материалов, за счет этого снижается себестоимость продукции.
• Высокая гибкость программы.

Слабые стороны:

• Внедрение программы возможно только в команды с численностью от 5 человек.
• Не подходит для матричных структур организации предприятия. Работает исключительно на прямом производстве.
• Не подходит для долгосрочных стратегий.
• Система вряд ли сможет прижиться в команде, где сотрудники не ознакомлены с функциями друг друга. Только при таком условии можно легко найти заминки в производстве и быстро их исправить.
• Отсутствие жестких дедлайнов также может быть и минусом. Если продукция должна быть готова строго к определенному времени, система «канбан» может не сработать.

Управление проектами – сложный процесс. Поэтому, выбирая методологию, адаптируйте ее под себя. Прямое следование постулатам, основанным более 60 лет назад на машинном производстве, может в определенный момент привести в тупик. Обдумайте основные правила и усовершенствуйте свою версию управления – и вперед, к покорению новых вершин!

Новинки

Правый клик мышью

Теперь вы можете получить доступ к меню задания из любых списков задач! Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на задачу.

Обратите внимание в мобильной версии меню задачи можно вызвать долгим придавливанием. Придавите задачу на 1 секунду и появится её меню.

Drag&Drop через долгое придавливание

Ранее все элементы, которые можно было перетаскивать хватались сразу. Теперь же необходимо сначала «оторвать» элемент от фона, и только затем тащить. Отрыв нужного элемента осуществляется через долгое придавливание мышью.
Как только элемент повернулся на несколько градусов — готово, можно тащить.

Drag&Drop группы задач

На страницах Задачи по людям и новом виде Канбан появилась возможность перетаскивать группы задач. Для этого отметьте несколько задач и тащите.

Запоминание проектных разделов

Теперь система запоминает раздел проекта, в котором вы находились в последний раз и, возвращаясь к проекту, вы попадёте в то же самое место.
Если, например, в одних проектах вы работаете с Задачами списком, а в других с Задачами по людям или Диаграммой Ганта, то переключаясь между проектами, будете сразу попадать в нужный раздел.
Если же вам необходимо, как и раньше, оставаться в текущем разделе при смене проекта, например, с Файлов одного проекта переключаться на Файлы другого, — просто отметьте чекбокс, находящийся внизу Моё меню > Мои проекты > Оставаться в текущем разделе.

Ответственный Отдел / Команда

В фильтре Я теперь можно выбрать все задания за которые ответственен не один определённый человек, а весь Отдел или Команда в целом.

Например, теперь легко можно посмотреть все задания за которые ответственна Бухгалтерия.

Канбан (разработка)

Метод управления разработкой, реализующий принцип «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками. При данном подходе весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды. Задачи по мере поступления заносятся в отдельный список, откуда каждый разработчик может извлечь требуемую задачу.

Канбан является наглядной системой разработки, которая показывает, что необходимо производить, когда и сколько. Метод берёт за основу производственную систему «Тойоты» и бережливое производство.

В обеих статьях выделяется понятие «точно в срок», хотя, я бы назвал это не ограничением методологии, а возможностью. Например, для организации жизни я не использую ограничение «точно в срок», но для проектов с релизным циклом, это весьма полезно.

Основные принципы и термины

Система канбан использует итеративный подход (понятие итерации) и понятие постоянного совершенствования ваших рабочих процессов кайдзен. Устройство системы позволяет быстро выявить проблемы в рабочих процессах, а также, стимулировать коллаборативный подход к их решению и улучшению самой системы.

Главная польза канбана — управление изменениями при продолжающейся текущей работе

Другими словами, канбан акцентирует внимание на необходимости пошаговой эволюции в работе, с фокусом на выполнение текущих задач и поддержании продуктивности в текущей работе

Методология не имеет какого-то специального набора шагов для решения всех задач, а предлагает начинать с работы с тем, что есть сейчас, а дальше, от недели к неделе улучшать процесс и систему.

Давайте рассмотрим основные принципы и термины.

What is Kanban?

Kanban is a visual method for controlling production as part of Just in Time (JIT) and Lean Manufacturing. As part of a pull system it controls what is produced, in what quantity, and when. Its purpose is to ensure that you only produce what the customer is asking for and nothing more. It is a system of signals that is used through the value stream to pull product from customer demand back to raw materials.

Its literal meaning is that of a flag or sign, when you see that flag you know that it is time to manufacture the next part. Kanbans can take many forms but in most production facilities they will use Kanban cards or bins to control the process, although there are no limits to how you can control and design kanbans; only your imagination.

How Does Kanban Pull Production Work?

In its simplest format a kanban is just a signal back to the proceeding operation to make the next part. So for a simple process that has single piece flow it would operate just as the simple diagram below:

Of course production is rarely as simple as this. Many processes just could not manufacture 1 product at a time economically and quick enough even with rapid change overs. We also have many production lines making multiple products for the customer. All of these things complicate things and require a little more thought to be put into designing the system.

However no matter what system you use the following rules for Kanban should always be followed:

С какими проблемами сталкивается Канбан при внедрении?

Основная трудность – это объяснить людям на всех уровнях ценность практик Канбана: визуализации и ограничения незавершенной работы. Из-за того, что люди не видят объем интеллектуального труда, им сложно понять, какой нагрузке они подвергаются. А ведь мозг, к примеру, такая же мышца, как и бицепс. Представьте себе тренажерный зал: вы приходите и видите вес на штанге: “Так, это слишком мало. А сейчас – слишком много. А вот это в самый раз!” С мозгом нужно работать точно также: “Вот эта – большая задача, а эта – маленькая, да и вообще как-то много я на себя взвалил. Ограничу-ка я нагрузку”. Когда на всех уровнях мы делаем сквозную визуализацию потока работы и ограничиваем количество незавершенной работы, мы создаем вытягивающий принцип для интеллектуального труда и делаем равномерный поток его результатов для наших клиентов.   

Done (готово)

Самый приятный список — список выполненных задач. Когда вы открываете борд, слева у вас первым выводится список вашего успеха/прогресса.

При долгом использовании борда, этот список на столько переполняется, что выводится оповещение о том, что сервис может тормозить из-за количества карточек. Карточки из этого списка периодически нужно архивировать, для этого есть специальная кнопка внутри карточки.

Рабочий процесс

Теперь, когда мы обсудили как устроена доска, давайте разберёмся как этим всем пользоваться. Всё достаточно просто, ради эксперимента попробуйте эту методологию на каком-нибудь одном вашем проекте.

1. Создайте новую доску и организуйте в ней столбики как было показано на скриншоте
2. Для каждой задачи создайте карточку в списке инбокс, на карточке нужно написать краткую формулировку задачи
3. После того, как вы перенесёте всё из головы в список Inbox, распределите все карточки из этого списка по другим списка, Inbox в конечном итоге должен остаться пустым
4. Теперь, когда вы расставили приоритеты, начните выполнять одну из задач из списка Priority, перенесите её в список In Progress
5. После того, как выполните задачу, перенесите её в Done
6. После того, как вы выполните все задачи из списка Priority, закиньте в него новые приоритетные задачи из списка To Do
7. Все новые задачи, о которых вы вспомните или которые вам поступят от других участников проекта заносите в список Inbox
8. В начале новой недели повторите шаг 3 и дополнительно проведите обзор списка Someday / Maybe, распределив карточки из него в другие столбики, при необходимости

Полезные возможности Трелло

Если детальней рассмотреть карточки, то можно увидеть на них различную инфографику, отображающую содержимое карточки.

КАНБАН

Канбан-доска — это новый вид задач проекта, в котором они разложены по карточкам-статусам, выполняющим роль стадий рабочего процесса.

Напоминаем, что теперь вы можете самостоятельно создавать дополнительные рабочие процессы под нужды определённых проектов Аккаунт > Статусы и метки. А пока вы этого не сделали, ваш Канбан работает по основным Статусам аккаунта.

Статусы-карточки расположены горизонтально. Если часть из них не помещается на экран, — просто придавите мышью в пустое место и потащите видимую область так же, как вы это делаете на Диаграмме Ганта.
Итак, как это выглядит:

Первая колонка — Backlog, она содержит все открытые задачи проекта без статусов согласно их иерархии. Задача берётся из бэклога и проходит все или только определённые статусы рабочего процесса, передвигаясь по ним слева направо, пока не будет сделана и закрыта.

Карточки на доске соответствуют Статусам проекта. Администратор может изменить название, цвет и порядок, перетащив всю карточку за шапку или через меню карточки

Обратите внимание редактирование названий, добавление новых статусов, и смена их очерёдности отразится на всех проектах с аналогичным рабочим процессом.
Последняя колонка — Закрытые задачи. Если вы перетащите одну или несколько заданий на эту карточку, — инициируется процесс их закрытия

Вы также можете переместить задачу из карточки Закрытых в Backlog, и она будет открыта заново.

Drag&Drop заданий на Канбан-доске

Одиночный перенос

Если вам нужно переместить одно задание, просто придавите его мышкой на некоторое время, дождитесь «отрыва с поворотом», и перетащите в нужное место

Конечно же, вы по-прежнему можете сделать то же самое без перетаскивания, изменив Статусы в параметрах задачи.
Обратите внимание на новые возможности работы с мышкой. Долгий клик левой кнопкой мыши — «поднимает» задачу для переноса, а клик правой кнопкой — вызывает её меню.

Массовый перенос

Если вам нужно переместить несколько заданий, — сначала отметьте всё необходимое, а затем просто потяните за одно из отмеченных

В таком режиме предварительный долгий клик не нужен, пачка для переноса формируется сразу.
Обратите внимание на Жёлтый / Серый колокольчик, который появляется слева вверху, в процессе «полёта». Он информирует о том, будут ли уведомлены подписчики о вашем «броске»

Например в процессе переноса задач с одной карточки на другую, виден жёлтый колокольчик (значит подписчики будут уведомлены), но вы решили «не уведомлять» — просто нажмите пробел не отпуская пачку заданий. Состояние колокольчика изменится на противоположное и отпустив задания, вы перенесёте их «без уведомлений».

Положение «не уведомлять» останется до тех пор, пока вы снова не нажмёте пробел в «полете» или не измените его в другом месте, потому что это общий параметр для любых действий.

Каждую карточку можно свернуть/развернуть. Эта персональная настройка позволяет исполнителю видеть только нужные ему статусы.

Переименовать или перекрасить Статус можно, кликнув в название

Обратите внимание, это повлияет на все проекты, идущие по такому же рабочему процессу. Переименование здесь равносильно аналогичному действию в Аккаунт>Статусы и Метки

Изменить порядок можно, схватив карточку за пустое место шапки, используя долгий клик

Новое место карточки также повлияет на все проекты, идущие по этому рабочему процессу.
Быстро добавить новую задачу в нужный статус можно, кликнув в голубой плюс.
Сделать все то же самое и даже больше (+ Автоматизация и Скрытие) можно из Меню статуса. Для вызова меню кликайте в традиционные «три точки».

Добавить новый Статус можно прямо на Канбан-доске
Каждый статус из Рабочего процесса может быть Отключён и Скрыт в конкретном проекте. Это сделано для того, чтоб вам не приходилось создавать новые Workflow для похожих процессов. Например в проекте, идущем по стандартному процессу, отсутствует одна или несколько стадий — вы просто нажимаете Скрыть у всех лишних. Вернуть их можно через блок6, вы увидите все скрытые карточки при попытке добавить новую.

Время цикла (Cycle time) и время выполнения (Lead time)

Время цикла – это время, за которое рабочий элемент проходит через часть процесса, например, через разработку и тестирование. Время выполнения относится ко времени, которое требуется для завершения всего процесса: от идеи до готового функционала в продакшене.

Метрику время выполнения обычно важнее отслеживать, потому что она отражает весь процесс. Время цикла сужает фокус только до его какой-то части. Поэтому можно упустить важную часть процесса, которая может дать вам ценную информацию. Если вы улучшаете только часть процесса, вы можете пропустить какое-то другое узкое место, которое замедляет время выполнения.

В следующем примере доски показано время цикла, которое команда отслеживает для разработки и тестирования. Указано так же время выполнения для рабочего процесса.

Время выполнения для всего процесса часто немного сложнее. Это происходит, потому что часть задач не под вашим контролем и вы не можете визуализировать их на доске. Старайтесь отслеживать время поставки рабочих элементов для максимально возможного процесса, чтобы получить полную картину.

Сбор метрики время цикла и время выполнения

Время цикла и выполнения – это метрики, которые легко собирать и отслеживать. Если ваш рабочий процесс визуализирован, то вы можете начать прямо сегодня. Отмечайте дату на каждой карточке рабочего элемента, когда вы поместили задачу на доску. Когда рабочий элемент достигнет последнего столбца на вашей доске (например, “Готово” или “В производстве”), отметьте эту дату. Разница между этими двумя датами – это время выполнения в вашем процессе.

Сбор данных для метрики время цикла так же прост. Это можно сделать, поставив отметку на рабочем элементе с датой, когда он входит в интересующий вас столбец: например, когда он входит в столбец разработка «Development», а затем снова, когда он достигает столбца «Готов к развертыванию» Ready to deploy.

Анализ метрики время цикла, время выполнения

Располагая эти две метрики на руках (например, время выполнения 44 дня и время цикла разработки и тестирования 8 дней), команда может начать проводить некоторый анализ и задавать вопросы о работе. 8 дней составляет около 20% от общего времени. Это число (8 дней) выросло или уменьшилось? Где тратиться оставшееся время? Необходимо ли нам начать отслеживать время цикла?

Использование тенденции с течением времени гораздо интереснее. Возможно, первый отслеживаемый элемент был исключительно быстрым или медленным. Вам нужно больше данных, чтобы увидеть, улучшается ли процесс с течением времени. Это можно сделать с помощью статистического анализа или путем визуализации ваших тенденций.

Визуализирование метрики время цикла и время выполнения

Команда отслеживает тренды времени выполнения и цикла на двух простых диаграммах, которые они рисуют на канбан-доске рядом с рабочим процессом. Это можно сделать в виде простой точечной диаграммы, как показано ниже.

Диаграмма не обязательно должна быть с точностью до десятых

Важно визуализировать диаграмму и повесить ее на стену, чтобы все могли ее увидеть. Визуализация метрики необходима для размышления

Вы можете отслеживать как время цикла для разных частей процесса, так и общее время выполнения заказа. Вы можете отобразить метрику в виде столбчатой диаграммы, отражающую распределение времени на разных стадиях.

Кайдзен, кайдзэн (яп. 改善 кайдзэн)

Японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.

Использование приведённых принципов вовлекает участников в обзор своей работы и своих рабочих процессов, улучшение этих процессов, сохранение существующих хороших подходов и применение новых, более эффективных, самообучение на основе оценки проделанной работы и эффективности применяемого рабочего процесса.

Как я применяю методику в жизни

Далее я опишу как я пришёл к применению данной системы, на сколько она интегрирована в мою жизнь, и какую пользу она даёт.

Members (участники задачи)

По умолчанию, Трелло отправляет вам оповещения об изменениях в карточках участником которых вы являетесь. Также, можно легко отметить за кем закреплена какая задача.

Хотя в Трелло можно также подписаться на оповещения обо всех изменениях в борде, например, если вы менеджите проект и вам нужно быть в курсе всего, что происходит. Сейчас я не буду углубляться в дополнительные настройки.

Чем это всё полезно

В среднем, параллельно я веду около шести коммерческих проектов. В каждом проекте свои люди, задачи, процессы и нюансы, но абсолютно все проекты связанны с достижением определённых результатов в определённый срок, так же как и с взаимодействием между людьми.

Работа по методологии канбан позволяет всем участникам проекта быть в курсе всех договорённостей и идущих процессов, а использование цифровой доски позволяет освободиться от запоминания всех задач, но в то же время, не даст забыть о договорённостях.

В Школе дизайна НИУ ВШЭ на профиле «Дизайн и программирование» студенты с первого года учатся вести проекты по этой методологии. Студенты еженедельно отчитываются о проделанной работе и получают новые задачи через доски своих проектов в Трелло. По каждому проекту у нас организован канбан и еженедельный рабочий цикл.

В данный момент я курирую 36 студенческих проектов, и я даже не могу представить в каком бы бардаке я жил, если бы мы не использовали подобные методики и сервисы.

Много ли я трачу на это времени

Логично предположить, что вы захотите спросить, сколько я трачу времени на поддержание всей этой системы в рабочем состоянии. И я не смогу дать вам какого-то точного ответа. Но я постараюсь описать моё отношение к трате времени на подобные вещи.

Моя главная цель — не забывать о задачах, которые мне нужно выполнить, не забывать о задачах, которые для меня или проектов в которых я участвую, должны выполнить люди, и в то же время не помнить об этих задачах. Я хочу иметь свою голову свободной от постоянно крутящихся мыслей о тех или иных делах, чтобы иметь возможность сосредоточится на выполнении конкретной задачи.

На поддержание системы я трачу столько времени, сколько необходимо для достижения спокойствия о всех своих делах. В зависимости от ситуации, необходимо разное количество времени, но когда я знаю, что результатом будет моё спокойствие, я не думаю о том, сколько времени я на это трачу.