Вместе к финишу: главные особенности управления командой проекта

Способы формирования проектной группы

Новые инициативы могут возникать и реализовываться как внутри одной компании (предприятия), так и в сотрудничестве нескольких фирм. В соответствии с этим, формирование команды проекта может проводиться по-разному.

Если замысел внедряется внутри одного предприятия (фирмы), например, при его расширении, реструктуризации или диверсификации деятельности, то возможны три варианта создания команды:

1. Проект становится частью повседневной работы руководителя и отобранных директоратом специалистов. Определенный руководством менеджер, кроме своих основных функций, осуществляет руководство и отдельно реализуемым замыслом. Для этого он имеет доступ к необходимому персоналу, независимо от закрепления за подразделениями, полномочия координировать все работы и планировать нужные ресурсы.
2. В рамках общей организационной структуры фирмы выделяется отдельная структурная единица. Такую модель принято считать классической, и применяется она чаще всего на крупных предприятиях. В ней заложен приоритет новой инициативы над обычной операционной деятельностью, поскольку менеджер в таком случае может не обращать внимания на иерархию, сложившуюся на предприятии. Менеджер и ключевые члены команды временно освобождаются от необходимости выполнять свои повседневные обязанности (частично или полностью), а куратором становится непосредственно первое лицо фирмы или его заместитель.
3. Смешанная форма. Ее суть заключается в том, что начинание возглавляет специально выделенный или привлеченный со стороны менеджер, на которого возложена вся ответственность за успех дела. Он может привлекать для выполнения задач необходимых работников подразделений, которые в то же время, обязаны заниматься и своей непосредственной работой. Такая форма применяется чаще всего в средних компаниях, не имеющих значительного кадрового ресурса.

Такой вариант часто встречается в крупных инфраструктурных, строительных или инновационных проектах.

В общем, процесс подбора project team можно проиллюстрировать такой визуальной моделью:

Команда проекта может базироваться на четырех основных подходах к ее созданию:

Целеполагающий. В нем основная ориентация – конечная цель, участники сами продумывают пути ее достижения;
Межличностный

Здесь повышенное внимание уделяется взаимным отношениям в группе, поддержке коллег, доверию и коммуникации между ее членами.
Ролевой. Путем переговоров и дискуссий между участниками распределяются роли, которые могут частично пересекаться

Если меняется восприятие или исполнение своей роли одним из сотрудников, то меняется и командное поведение.
Проблемно-ориентированный. В ходе встреч участников группы достигаются договоренности о способах решения возникающих текущих проблем и последующего достижения поставленного задания.

Важнейшими критериями отбора сотрудников в project team являются:

• профессионализм и опыт;
• желание работать в составе группы единомышленников;
• готовность брать на себя полную ответственность за принимаемые решения;
• креативность, инициативность, предприимчивость, самостоятельность;
• готовность уделять работе максимальное количество времени и сил.

Project team характеризуют такие признаки:

• Состав. Он может быть разным и зависит от направления деятельности. Для сплочения коллектива в единое целое имеет значение возраст участников, численность, распределение по полу и др.
• Структура. Разрабатывается, исходя из выполняемых специалистами функций и отношений между ними. Бывают структуры коммуникаций, власти и предпочтений.
• Групповые процессы. Это динамические показатели, характеризующие коллектив: сплочение, групповое давление, выработка совместных решений.

Факторами, понижающими эффективность коллектива, являются:

• нечетко сформулированные цели и способы их достижения, частое изменение целей;
• конфликты и борьба за власть внутри группы;
• недостаток ресурсов;
• плохие условия труда;
• незаинтересованность в их работе первых лиц компании.

В российских реалиях привлечение в команду ценных специалистов из линейных подразделений часто вызывает конфликт между менеджеров замысла и начальниками отделов. Особенно трудно приходится молодым перспективным работникам, которым руководство доверило руководство проектом и которые часто во внутрикорпоративной иерархии стоят ниже руководителей структурных подразделений. В таких случаях проблема должна решаться путем переговоров, а высшее руководство должно четко поставить акцент на приоритетности осуществления новой идеи.

Модель эффективности команды T7

• Thrust (Упор) — фокусирование на сути. Это общее стремление к тому, что должно быть совершено командой.
• Trust (Доверие) друг к другу внутри команды.
• Talent (Талант) – способности членов команды.
• Team Skills (Командные способности) – способность эффективно и продуктивно действовать как команда.
• Task Skills (Способности к решению задач) – успешное выполнение поставленных перед командой задач.

• Team Leader Fit (Соответствие лидера) – степень, в которой лидер удовлетворяет потребности членов команды.
• Team Support (Поддержка команды со стороны компании) – мера, в которой руководство компании позволяет команде проявлять себя.

Социальные роли

Координатор

Те люди, которые выполняют традиционную роль лидера команды, в этом модели называются координаторами. Они направляют свою команду к обозначенной цели. Координаторы обладают умением слушать других людей, и способны рассмотреть истинную ценность всего, что привносит каждый член команды.  Они спокойны и уравновешены, и очень эффективно распределяют задания в команде.

Душа команды

Люди, исполняющие эту командную роль, неустанно поддерживают своих коллег и постоянно проверяют, эффективно ли работают вместе члены его команды. Такие люди являются посредниками между членами команды, они гибки, дипломатичны и перспективны. Будучи популярными людьми, они вполне являются способными работниками, которые ставят сплоченность команды во главу угла и помогают людям вокруг них уживаться друг с другом.

Исследователь ресурсов

Исследователи ресурсов крайне нестандартны и любопытны. Они исследуют всевозможные альтернативные решения, развивают связи и согласовывают распределение ресурсов от имени команды. Люди такого склада являются увлеченными и энергичными членами команды, которые выявляют заинтересованные стороны из вне и работают с ними, помогая команде справиться с поставленной задачей. Являясь по своей сути экстровертами, исследователи ресурсов легко идут на контакт, поэтому другие члены команды к ним благожелательно настроены и готовы воспринимать их идеи.

Роли, ориентированные на создание/ поддержание работы команды

Координирует: поясняет утверждения и показывает их связь с другими утверждениями, анализирует предлагаемые варианты.

Гармонизирует: улаживает споры и разногласия, акцентирует общность взглядов.

Ориентирует: помогает группе придерживаться плана, обнаруживает отклонения, предлагает процедуры для повышения эффективности работы группы.

Поддерживает-вдохновляет: высказывает одобрение предложений других участников, демонстрирует теплое и чуткое отношение к ним.

Сопровождает: последовательно продвигается по всем этапам вместе с командой, принимает чужие идеи, выражает согласие.

Как стать менеджером проекта

Профессию невозможно освоить с нуля без представлений о проектах. Руководителями проектов вырастают с низов, потому что необходим багаж знаний и опыт. Возможен следующий путь освоения профессии менеджер проекта, уровни:

1. Стажер (junior) — помощник всей команде проекта. Если имеет отличную теоретическую подготовку и инициативен, то может высказывать идеи. В случае полного отсутствия каких-либо тематических знаний начинает с того, что приносит кофе коллегам и внимательно слушает и запоминает, что происходит вокруг.
2. Помощник менеджера (middle) — чаще бывший стажер, который во время своего «принеси-подай» усвоил максимум полезной информации и начал применять её на практике. На основе усвоенного опыта может быть полезен команде, некоторые его идеи применяются в ходе проекта;
3. Менеджер (senior) — имеет опыт в несколько лет. Не только сам разрабатывает проекты, но и осуществляет надзор над менее опытными коллегами из предыдущих пунктов. В случае необходимости вносит коррективы в проект, советуясь с высшим руководством.
4. Старший менеджер (lead) — имеет лидерские черты характера, стремление развиваться и узнавать новое. Способен делегировать полномочия, осуществлять контроль за работой коллег и корректировать в случае необходимости.
5. Менеджер проектов (top) — главная фигура любого проекта. Руководитель и ответственное лицо кампании. Знает всё об управлении проектами и способен координировать работу всех отделов, определяет сроки релизов, управляет бюджетами. Имеет отличные дипломатические навыки — способен оставить довольным заказчика и компанию, на которую работает.

Главное качество любого руководителя — умение мотивировать людей. Хороший лидер знает, как мотивировать коллег, отличный — показывает всё на собственном примере.

Итак, вы уже определились, на какой ступени карьерной лестницы сейчас находитесь?

Если в самом начале, могу дать лайфхак, как избежать этапа «принеси-подай» и стать сразу специалистом должного уровня. Отличную теоретическую и практическую базу дают онлайн курсы по управлению проектами. Опытные специалисты разрабатывают теорию, которая легко усваивается даже теми, кто никогда не сталкивался с подобными вещами. А практическая база формируется из домашних заданий, комментариев компетентных преподавателей и, в некоторых случаях, из заданий на реальных проектах. Такие программы обучения очень удобны тем, что их можно проходить где угодно и когда угодно. Студенту высылаются необходимые материалы по интернету и он сам решает, где и когда обучаться. При должном упорстве можно начать зарабатывать уже во время такого обучения.

Интересно? Тогда выбирайте обучение прямо сейчас. А для самых решительных есть задание ниже.

Задание. Изучить методы управления проектами:

• Lean — план разбивается на подсистемы, которые реализуются по отдельности. Для осуществления дальнейших действий существует поток операций с этапами;
• Agile — проект разбивается на небольшие части. Эти подпроекты по отдельности прорабатываются и в конце собираются в готовый полный продукт;
• Six Sigma — базируется на принципах: определение, измерение, исследование, разработка, контроль;
• Kanban — система помогающая реализовать принцип «точно в срок». Действует по принципу промышленного производства. Также и в Kanban, увеличение переменной продукта передаётся вперёд с этапа на этап, а в конце получается готовая к работе система;
• Scrum — разбивает проект на части, но в отличие от Agile части могут быть сразу использованы. Используется когда нужны быстрые результаты по подпроектам. Например, сайт телеканала Netflix с помощью этой системы обновляется каждые 2 недели. То есть собирает пользовательский опыт и выявляет самые главные для клиентов аспекты.

Создание команды

«Мне не нужна команда звезд, мне нужна команда-звезда», – говорил футбольный тренер Валерий Лобановский. В командах, которые создаются под проект, этот принцип тоже актуален: важны не только профессиональные и личностные качества участников, но и их совместимость друг с другом, возможность дополнять друг друга.

Проста и применима методология известного специалиста в области эффективного управления бизнес-процессами Ицхака Адизеса, согласно которой есть четыре ключевые функции менеджмента, т. н. «витамины»: P (Producing results, производство результатов), А (Administering, администрирование), Е (Entrepreneuring, предпринимательство), I (Integrating, интеграция).

Производитель результатов. Человек, который ориентирован, прежде всего, на достижение целей, выполнение планов производства и продаж, удовлетворение потребностей клиентов.

Администратор. Силен в таких вопросах, как оптимизация ресурсов, систематизация управления, установка правил и процедур, распределение прав и обязанностей, которые обеспечивают эффективность деятельности.

Предприниматель. Такой сотрудник генерирует идеи, причем обычно их много, все они разные и весьма креативные. Именно эта роль позволяет компании развиваться и адаптироваться к изменениям, предугадывать направления развития рынка.

Интегратор. Направляет максимум усилий на то, чтобы объединять команду, создавать в ней отношения, общие традиции и культуру.

Как говорит эксперт, не существует людей, которые могут одновременно выполнять все эти роли, но все они должны быть представлены в эффективной команде. Сложно представить, что проект будет реализован успешно, если команда состоит из одних предпринимателей, которые фонтанируют идеями, но не могут довести ни одну из них до конца. Или в ней нет, например, интегратора, способного сплотить разных людей для реализации одной цели.

Читайте еще:
Сверим часы: особенности тайм-менеджмента в команде

Масштабирование

В первую очередь к проекту подключается менеджер, который пишет ТЗ, затем техническая команда, после запуска проекта – журналист и маркетолог.

В классическом случае команда разработки проекта работает в указанном выше составе. Иногда команду можно сократить. Минимальный состав команды — менеджер и программист, дизайнер подключается по требованию.

Одно из преимуществ работы со Студией Михаила Кечинова – возможность масштабировать вашу команду по мере роста и развития проекта, при освоении новых направлений или для сокращения затрат. В любой момент команда может быть развернута до полной в соответствии со списком выше, а также сокращена до состава, достаточного для поддержания жизнеспособности проекта.

Если вы нанимаете собственную команду, вам приходится содержать полный штат сотрудников, даже когда они не задействованы или задействованы не полностью. В реальности же большинству проектов не требуется дизайнер, системный администратор или тестировщик на полную занятость.

Работа технических команд студии строится таким образом, чтобы максимально сократить расходы клиента.

Формирование сбалансированных команд

По словам доктора Белбина, осознание своей роли в определенной команде, поможет развить ваши сильные стороны и исправлять недостатки, как командного игрока, значительно улучшая ваш вклад в неё.

Руководители команд и специалисты, занимающиеся вопросами ее развития, зачастую прибегают к использованию теории командных ролей Белбина, чтобы сформировать более сбалансированную команду.

Если у всех людей в команде одинаковые модели поведения или они выполняют похожие роли, то такая команда является несбалансированной. Также несбалансированной будет и та команда, члены которой имеют схожие слабые стороны. Если же членам команды присущи одинаковые сильные стороны, то люди скорее будут соревноваться друг с другом за право выполнять поставленные задачи, чем помогать друг другу и работать сообща.

Зная об этих особенностях, вы сможете применять такую модель в своей команде, чтобы определить роль каждого человека в её составе и предупредить возможные поведенческие конфликты внутри коллектива.

Как создается коллектив единомышленников: принципы и модели

Выделяют два главных принципа формирования проектной команды для руководства инициативой:

1. Основные игроки начинания (заказчик и подрядчик) организовывают собственные группы во главе со своими менеджерами, которые подчиняются общему руководителю замысла. По договоренности между сторонами, главным руководителем может выступать менеджер группы от подрядчика или заказчика. Он координирует работу всех специалистов с помощью своего аппарата сотрудников.
2. Для управления создается единая команда проекта, возглавляемая одним руководителем. В нее входят уполномоченные представители основных участников, которые выполняют свои функции в пределах заранее очерченных зон ответственности.

Управленческая функция руководящих групп состоит в выполнении таких задач:

• планирование внедрения инициативы;
• обеспечение необходимыми кадрами;
• создание project team;
• контроль работы специалистов и их мотивация на позитивный результат.

На принципы создания команды может оказать влияние целый ряд факторов, наиболее распространенными являются:

• Специфика внедряемой инициативы. От нее зависит структура коллектива, состав необходимых специалистов, требуемые от них умения, знания и навыки¸ виды, этапы и сроки работ. Например, замысел в сфере здравоохранения потребует дипломированных медиков и медицинских администраторов, а в строительной отрасли – архитекторов, проектировщиков, снабженцев, строителей и пр.
• Организационно-культурная среда. Внешняя среда влияет на предприятие извне, со стороны окружения. Внутренняя включает в себя такие аспекты, как общепринятые в коллективе нормы, сплоченность партнеров, распределение влияния и власти, способы развития коммуникации, взаимодействия и принятия решений, распределение ролей.
• Тип лидерства менеджера. Руководитель может, как вникать во все малейшие детали каждого процесса, так и развивать в сотрудниках способность к саморуководству и большей самостоятельности.

В отличие от традиционного трудового коллектива в командной работе влияние руководителя основано не на иерархическом положении, а на деловых качествах и профессионализме.

Кто такой проджект-менеджер и чем занимается

Project-менеджер — это руководитель проектов. Он управляет командой специалистов и координирует работу отделов, а также контролирует исполнение процессов, при необходимости внося корректировки. Основная задача менеджера проектов — реализовать поставленные цели до наступления дедлайна с помощью команды.

Обязанности менеджера проектов

Должностная инструкция менеджера по управлению проектами следующая:

• • запуск — утверждение идей, стратегии и принятие решения о начале проекта;
  • постановка целей и задач — составление плана, назначение участников, согласование расписания реализации, утверждение дедлайнов;
  • контроль — постоянный мониторинг в ходе кампании, проведение совещаний, решение конфликтных ситуаций, внесение корректировок в планы при необходимости, управление рисками и бюджетом;
  • окончание — завершающие работы, подведение итогов и передача документации заказчику.

В дополнение к этим пунктам, менеджеры проектов отвечают за постановку целей команде, сбор требований к проекту, анализ бизнес-кейсов. Еще он разбивает крупные задачи на более мелкие и ищет пути решения, потом решает их или делегирует. Проводит все коммуникации в рамках своих полномочий, включая общение со СМИ.

Задачи и функции руководителя проектов

Функции проект-менеджера делятся на подтипы:

1. Ведение внутренних проектов компании. В одном большом проекте есть небольшие подпроекты. По этим отдельным направлениям ответственные лица — менеджеры. Они планируют, ставят задачи, отслеживают их выполнение, составляют отчёты для руководства.
2. Работа с внешними проектами. В этом сегменте идёт сотрудничество с клиентами. В digital-агентство обращается клиент и ведёт переговоры с менеджером. Партнёры обсуждают ключевые моменты, стратегию, приходят к соглашению и проект запускается.

Большую роль в успешной карьере «проджекта» (project-менеджера) играет психологический портрет специалиста. Лидер — это зрелая личность. Он способен выдерживать большие эмоциональные нагрузки, не вымещая негативное настроение на коллег. Прекрасно владеет собой и отличается отличными дипломатическими способностями в любых условиях. Именно от настроя и отношения к делу этого человека зависит работа команды и в целом успех мероприятия.

Модель Катценбаха и Смита

The Wisdom of Teams

• Рабочая группа, где взаимодействие участников осуществляется для обмена информацией и опытом.
• Псевдокоманда, в которой ее члены могут увеличить эффективность работы, но не прилагают для этого никаких усилий.
• Потенциальная команда, в которой понимают общую цель и ее необходимость и пытаются выработать эффективные способы сотрудничества.
• Настоящая команда — в ее составе участники, которые обладают взаимодополняющими навыками и умениями. Они осознают общие цели и задачи и совместно работают над ними.
• Высокоэффективная команда с характеристиками настоящей группы и способствующая индивидуальному развитию ее членов. Ее результаты обычно превосходят ожидания.

• коллективные продукты и достижения
• результаты работы
• индивидуальный рост

• отбор членов команды по их умениям, навыкам и возможностям
• определение целей совместной деятельности и правила поведения
• осознание членами команды их прав
• непрерывное взаимодействие в команде, выделение необходимого времени для коммуникации
• обратная связь, вознаграждения и признания.