Контроль и анализ в системе процедур управленческих решений текст научной статьи по специальности «экономика и бизнес»

Контроль как основная функция менеджмента

В менеджменте контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей (См. Целеполагание). Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий(См. Организация как функция менеджмента, Коммуникации как функция менеджмента, Планирование как функция менеджмента, Мотивация как функция менеджмента).

Существует три аспекта управленческого контроля:

• установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;

• измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

• подготовка необходимых корректирующих действий;

Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Зачем нужен управленческий контроль?

Если бы персонал всегда делал то, что лучше для организации, в контроле и менеджменте не было бы необходимости. Но очевидно, что люди иногда не могут или не хотят действовать в интересах организации и должен быть реализован набор мер контроля для предотвращения нежелательного поведения и поощрения желаемых действий.

Даже если сотрудники должным образом оснащены для того, чтобы хорошо выполнять свою работу, некоторые предпочитают этого не делать, поскольку индивидуальные цели и цели организации могут не полностью совпадать. Другими словами, отсутствует соответствие целей. В таких случаях необходимо предпринять шаги, чтобы повысить мотивацию и производительность работников.

Эффективная организация — это организация, в которой менеджеры понимают, как управлять и контролировать. Цель контроля как концепции и процесса состоит в том, чтобы помочь мотивировать и направлять сотрудников в соответствии с предназначенными для них ролями

Понимание процесса и систем управленческого контроля имеет важное значение для долгосрочной эффективности организации

Без достаточного количества систем контроля, беспорядок и хаос могут сокрушить организацию. Однако если системы контроля «душат» организацию, она может пострадать от нехватки инноваций предпринимательства.

Неадекватный контроль реализации управленческих решений может привести к снижению производительности или повышению риска плохих финансовых результатов как минимум. В крайнем случае, если производительность не контролируется, результатом может стать организационный сбой.

Контроль как главная функция государственного управления

Контроль должен иметь стратегический характер, учитывать цели и задачи государственного органа, в интересах которого он осуществляется. Контроль в государственном управлении должен обеспечить действенность и результативность принимаемых государственным органом решений, объективной реализации намеченных планов и ориентации на практические результаты. Органы государственного управления должны фиксировать недочеты в решениях, ошибки в их реализации и негативные последствия от этого. При этом выявленные отклонения благодаря контролю должны быть исправлены до наступления того момента, когда они принесут существенный вред достижению целей, поставленных государственным органом. В тот момент, когда система государственного управления обеспечивает достижение поставленных целей и решение соответствующих им проективных задач, она приходит в состояние, когда можно приступать к формированию новых целей для дальнейшего развития. Это состояние соответствует эффективности существующей в государственном органе системы контроля.

Если рассматривать государственное управление, в основном, как попытку обеспечить функционирование страны в качестве открытой системы с эффективной обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов, то понятно, что хорошее управление выходит далеко за рамки простого стремления обеспечить устойчивость системы и соответствующим образом реагировать на возникающие проблемы.

Следует отметить, что одной из объективных причин необходимости осуществления контроля в государственном управлении является фактор неопределенности, который связан с людьми, исполняющими распорядительные документы. Органы государственного управления обязаны иметь систему гибкого реагирования на текущие условия, их изменения и совершенствовать, адаптировать к ним деятельность управления. Благодаря активному процессу управления, эффективная работа в долгосрочном плане соответствует текущему уровню реализации управленческих решений в государственном и муниципальном управлении в зависимости от его уровня и общегосударственной иерархии.

Таким образом, можно сделать вывод, что контроль – одна из главных функций государственного управления. Характер исполнения решений зависит от того, как государственные структуры оперируют исполнением решений на основе данных систем контроля, сопровождающих данный процесс. В соответствии с этим, система контроля исполнения решений представляется неотъемлемой частью любой государственной структуры.

Функции управленческого контроля

Одной из функций управления является управленческий контроль, без которого не могут быть реализованы в полной мере и другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности компании, а также изменяющиеся условия внутренней и внешней среды. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения коррективов в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей компании в целом. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят:

1. Сбор, обработка и анализ фактических результатов деятельности всех подразделений предприятия, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и причины этих отклонений. Управленческий контроль должен обеспечить фиксацию всех отклонений от намеченных планов (запланированных показателей работы) в любом из звеньев управления для принятия срочных решений, касающихся текущей деятельности конкретного подразделения.
2. Анализ причин отклонений текущей деятельности от запланированного поведения предприятия и выявление возможных тенденций их развития.
3. Разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей (желаемого результата деятельности) предприятия и принятие конкретных управленческих решений.
4. Создание системы отчетности на предприятии, его отделениях и дочерних компаниях, проверка и анализ этой отчетности по результатам хозяйственной деятельности предприятия в целом и каждого отдельного подразделения.

Задачи управленческого контроля

Задачами управленческого контроля являются:

1. корреспонденция деятельности организации целевым установкам, ориентирам и стратегии;
2. финансовая устойчивость организации с экономической, рыночной и правовой позиции;
3. нормативное использование и сохранность ресурсов и потенциала организации;
4. соответствующий уровень и точность (правдивость) первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;
5. показатели безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации — наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;
6. рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;
7.  соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур — положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;
8. соблюдение требований законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления.

18 функций управленческого контроля

Контроль в управлении — это любой процесс, инструмент или система, которые установлены для того, чтобы руководство имело возможность регулировать деятельность компании в соответствии с ее целями.

Контроллинг осуществляется на нижнем, среднем и верхнем уровнях управления. На каждом уровне контроль будет отличаться: высшее руководство будет задействовано в стратегическом контроле, среднее руководство — в тактическом, а нижний уровень — в оперативном контроле.

Ниже приведены функции контроля управленческих решений:

1. Планирование стратегии. Процесс установления плана деятельности для достижения целей.
2. Управление требованиями. Формальное документирование планов как требований и управление изменений этих планов при необходимости.
3. Финансовый контроль. Мониторинг и учет бюджета компании.
4. Управление производительностью. Процесс согласования ряда целей с работниками и оценка эффективности их работы в сравнении с этими целями.
5. Контроль работы. Мониторинг сотрудников для повышения производительности, эффективности и качества работы.
6. Управление программами и проектами. Внедрение изменений.
7. Контроль рисков. Повторный процесс выявления, анализа и устранения риска.
8. Контроль безопасности. Выявление и устранение угроз безопасности, и реализация способов снижения различных рисков.
9. Контроль соответствия. Внедрение процессов, процедур, систем, проверок, измерений и отчетов в соответствии с законами, правилами, стандартами и внутренней политикой организации.
10. Метрика и отчетность. Расчет и передача значимых измерений организационной деятельности.
11. Бенчмаркинг. Повторный процесс сопоставления результатов с отраслью деятельности компании, конкурентами или современными лучшими практиками.
12. Непрерывное улучшение. Процесс измерения результатов работы, улучшения их и измерения снова.
13. Контроль качества. Обеспечение соответствия выходной продукции спецификациям. Например, внедрение процесса тестирования продуктов на производственной линии.
14. Гарантия качества. Обеспечение качества — это процесс предотвращения будущих нарушений качества. Например, практика расследования первопричин всех сбоев для поиска улучшений производства.
15. Автоматизация. Повышение производительности, эффективности и качества за счет автоматизации.
16. Управление данными. Практика сбора информации, которая может быть полезна в будущем, а также анализ данных.
17. Управление запасами. Регулирование и учет запасов, чтобы избежать нехватки или избытка.
18. Управление активами. Контроль активов, таких как производственные объекты, инфраструктура, машины, программное обеспечение и интеллектуальная собственность.

Особенности эффективной системы управления

Эффективная система управления бизнесом — это интегрированный набор процессов и инструментов управления, которые помогают согласовать стратегию компании и годовые цели с ежедневными действиями, контролировать производительность и инициировать корректирующие действия.

Система управленческого контроля — это непрерывный процесс повышения эффективности путем установления индивидуальных и коллективных целей, которые соответствуют стратегическим целям организации, планирования эффективности для достижения этих целей, анализа и оценки прогресса и развития знаний, навыков и способностей людей. Система контроля должна быть сосредоточена на результатах.

Эффективная управленческая система имеет следующие особенности:

1. Помогает в достижении организационных целей.
2. Облегчает оптимальное использование ресурсов.
3. Улучшает общую производительность организации.
4. Мотивирует и повышает моральный дух сотрудников.
5. Контроль также устанавливает дисциплину и порядок.
6. Четко определенные и понятные показатели производительности.
7. Обеспечивает будущее планирование путем пересмотра стандартов.
8. Стратегические цели касаются всех уровней организации.
9. Эффективный контроллинг сводит к минимуму ошибки.
10. Усиление управления и вовлеченности сотрудников.
11. Более быстрое достижение первоочередных целей.

Процесс управленческого контроля регулирует деятельность компаний таким образом, чтобы фактическая производительность соответствовала установленному заранее плану. Эффективная система контроля позволяет менеджерам избегать обстоятельств, которые приносят убытки компании.

Корректирующие действия

Этот этап становится важнейшим в том случае, если показатели не дотягивают до плановых и анализ показывает необходимость корректирующих действий. Такие корректирующие действия могут включать в себя изменения в одном или нескольких аспектах повседневной работы организации.

Например, руководитель филиала банка должен решить, что необходимо занять больше операционисток в зале, чтобы выдержать ранее установленный показатель максимального пятиминутного ожидания.

Или начальник цеха принимает решение вывести станочников сверхурочно, чтобы выдержать сроки сдачи продукции.

Контроль также помогает выявить некорректно заданные плановые показатели, и в этом случае корректирующее воздействие будет заключаться в исправлении плановых показателей, а не в борьбе за изменение текущих измеренных значений.

Регулирующий контроль

Регулирующий контроль вытекает из стандартных операционных процедур, что побуждает критику этого типа реализации управленческого контроля как устаревшего и контрпродуктивного. Подразумевается полный и тотальный контроль за всеми сферами деятельности организации.

Поскольку в последние годы предприятия стали более гибкими благодаря сглаживанию организационной иерархии и расширению границ, критики отмечают, что регулирующий контроль может, скорее, препятствовать достижению цели. Ключевым с точки зрения контроля организации управленческих решений является соответствие контроля организационным целям.

Назначение контроля

Контроль — основная функция менеджмента. Он предназначен для:

• Снижения неопределенности процесса производства и процесса управления.
• Предсказания и предотвращения возникновения сбоев.
• Поддержки успешных действий.

Контроль немыслим без измерения. Чтобы понять, что работа идет по плану, нужно сравнить достигнутые на момент контроля количественные показатели с некими заранее известными плановыми.

Процесс контроля — это система, которая позволяет запланировать, измерить, определить отклонения и откорректировать любую деловую активность, такую как производство, упаковка, доставка потребителю и многое другое.

Функция контроля в менеджменте – это важнейшая часть процесса управления.

В отсутствие функции контроля любое управление теряет смысл. Вы будете не в курсе, выполнено ли то, что было запланировано, и вообще, выполняется ли хоть что-нибудь.

Без функции контроля также невозможно управлять персоналом.

Процесс управления — это функциональный процесс для организационного контроля, он должен вырастать из целей и стратегических планов организации

Технология контроля

При наличии индивидуальных аспектов и в соответствии с моментом технология контроля осуществляется по следующей схеме:
• выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);

• определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);

• установление норм контроля (этические, производственные, правовые);

• выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);

• определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).

Учитывая особенности контроля подбора и расстановки кадров, некоторые специалисты рекомендуют Службе персонала – не брать на управленческие должности кандидатов с ярко выраженной материальной мотивацией.
.

Виды управленческого контроля

Выделяют 3 основных вида управленческого контроля:

• предварительный контроль;
• текущий контроль;
• заключительный контроль.

Предварительный управленческий контроль характеризует контроль, проводимый до начала работ. На этом этапе контролируются правила, процедуры и линия поведения, чтобы убедиться, что работа развивается в требуемом направлении

Основное внимание, как правило, уделяется контролю персонала, материальных и финансовых ресурсов

Текущий управленческий контроль характеризует процесс контроля непосредственно в ходе выполнения работ по реализации принятых решений. Как правило, он осуществляется непосредственным начальником или сотрудником, наделенным соответствующими полномочиями. Организован данный контроль на измерении фактических результатов проделанной работы и соотнесения их с установленными стандартами, нормативами, показателями.

Заключительный управленческий контроль характеризует контроль, проводимый после того, как работа выполнена

Если в процессе заключительного контроля отсутствует возможность непосредственно влиять на ход выполнения работы, то его результаты учитываются при проведении последующих работ. Еще одной важной функцией заключительного контроля считается его определяющая роль при реализации функции мотивации. Последняя осуществляется по результатам контроля

Результаты управленческого контроля учитываются при принятии последующих решений, планировании и организации работ.

При моделировании управленческой функции контроля выделяют объект и субъект контроля, а также контрольную ситуацию. В зависимости от используемой модели процесса стратегического управленческого контроля по разному могут определяться стадии контроля.

Встречается также и такая классификация управленческого контроля:

• предварительный контроль;
• направляющий контроль;
• фильтрующий контроль;
• последующий контроль.

При направляющем управленческом контроле по его результатам могут быть предприняты действия, направленные па обеспечение выполнения плановых заданий. Для чего принятые ранее управленческие решения могут быть скорректированы. Фильтрующий управленческий контроль является своеобразным «ситом», не допускающим действий, ведущим к отклонению в выполнении плановых заданий. Задачи и возможности последующего контроля, по существу, совпадают с заключительным.

В зависимости от уровня централизации представлены следующие виды управленческого контроля:

• централизованный контроль, включающий целенаправленную деятельность специальных контрольных служб, которая основана на применении строгих правил, инструкций, нормативов (последовательное влияние, направленное на субъект «сверху вниз», закрытая информация);
• децентрализованный контроль, основанный на социальных нормах, ценностях, традициях, корпоративной культуре. Этот вид контроля ориентирован на самоконтроль, который проводится на базе социального взаимодействия. Характеристики децентрализованного контроля — прозрачность информации, обеспечение двустороннего воздействия.

Формы управленческого контроля

Функция контроля основана в первую очередь на организации системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа. Компании широко используют две формы контроля: финансовый (как основу общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль осуществляется получением от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она и служит основой сравнения фактических показателей с планируемыми.

В центре внимания оказываются такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по предприятию в целом.

Организационно-финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральную службу). Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей, в особенности от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.

Формальные и неформальные системы управления

Ранее упоминалось, что регулятивный контроль и все его подвиды относятся к формальной системе управления, тогда как нормативный – к неформальной. Таблица ниже описывает отличия двух систем управления.

Широкие категории регулятивного и нормативного контроля присутствуют почти во всех организациях, но относительный акцент каждого типа варьируется. Внутри регулирующей категории находятся бюрократический, финансовый контроль и контроль качества. В нормативной категории находятся командные и организационные нормы. Обе категории норм могут быть эффективными. Задача управления заключается в том, чтобы привести поведение сотрудников в соответствие с целями организации.

Следовательно, эффективный управленческий контроль может быть достигнут несколькими различными способами. Системы контроля предназначены для сбора данных и использования этой информации, чтобы помочь организации достичь своих целей. Система фокусируется на эффективности различных организационных элементов, от человеческой деятельности до финансовых результатов.

Установленная система контроля может принести реальную пользу компании — указать на проблемы, спланировать новые стратегии и обеспечить лучшую координацию между различными департаментами и подразделениями.

Контроль качества

Контроль качества описывает степень вариации процессов или продуктов, которая считается приемлемой. Для некоторых компаний стандартным является отсутствие дефектов, то есть отсутствие каких-либо изменений. В других случаях статистически незначимое отклонение допустимо.

Контроль качества влияет на конечный результат продукта или услуги, предлагаемой клиентам. Когда предприятие постоянно поддерживает отличное качество, клиенты могут рассчитывать на атрибуты продукта или услуги фирмы, но это также создает интересную дилемму. Чрезмерный контроль качества уже выпускаемой продукции, может снизить реакцию на уникальные потребности клиентов.

Задание плановых значений и методики измерения результатов

Необходимо сформировать набор важных для контролируемого процесса показателей и определить для каждого плановые значения в заданные моменты времени. Когда при наступлении этого времени измеряется фактический результат, менеджеры получают сигналы о том, как обстоят дела и, таким образом, им нет необходимости проверять каждый шаг исполнения планов.

Показатели должны быть четко сформулированными, измеримыми и существенными для контроля. На промышленном предприятии показатели могут включать объемы продаж и выпуска продукции, эффективность использования рабочей силы, показатели безопасности и прочее.

При предоставлении услуг, с другой стороны, показатели должны включать, например, число клиентов, вынужденных ожидать своей очереди на обслуживание в банке или число новых клиентов, привлеченных в результате обновленной рекламной кампании.

Точки измерения на временной шкале также должны выбираться не случайно, а связываться с критически важными, с точки зрения контролируемого процесса, периодами времени или началом/окончанием важных этапов процесса. Это могут быть

Начало или конец планового периода – смены, дня, недели или месяца

Начало или конец важного этапа: завершение подготовки производства, начало окончательной сборки изделия, отгрузка изделия заказчику. Выход нового релиза продукта или достижение плановых объемов услуг

Функции планирования и контроля в менеджменте взаимосвязаны очень тесно и не имеют смысла одна без другой. Никем не контролируемый план превращается в пустую бумажку. Так же связаны функции менеджмента мотивация и контроль.