Правила планирования рабочего времени

Содержание

Кто такой тайм — менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.


Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм — менеджмента

  • Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
  • Постановка, формулирование и определение цели.
  • Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
  • Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
  • Составление списков дел, которые необходимо сделать.
  • Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

  • Достигает поставленных целей.
  • Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
  • Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
  • Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
  • Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
  • Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
  • Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
  • Всегда имеет четкий план действий.
  • Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм — менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

  • Персональный (личный) тайм – менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
  • Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
  • Социальный тайм — менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Заблуждения и мифы

В нашей стране тайм-менеджмент не так широко распространен, как зарубежом. Многие россияне считают, что управление своим временем лишает человека жизни, превращает в бездумного робота. Но это не так. Наоборот, тайм-контроль помогает сэкономить время для более приятных задач — общение с друзьями, хобби и т.д. Рассмотрим другие распространенные заблуждения, которые мешают людям эффективно управлять своими временными ресурсами.

Временем управлять невозможно

Утверждение верное, но только в глобальном смысле. Действительно, нельзя ни вернуться в прошлое, ни заглянуть в будущее. Но тайм-менеджмент совсем другое. Он подразумевает управление собственными ресурсами. Это умение так распределить свои силы и расставить приоритеты, чтобы не распыляться на второстепенное и ненужное. Тайм-менеджмент — наука о том, как выделить главное и выполнить это в первую очередь.

Все успешные люди отличаются тем, что умеют планировать и распределять свои дела. Они делают больше, чем другие за тот же промежуток времени.

Придется больше работать и меньше отдыхать

Задача контроля над временем не в том, чтобы работать на износ, без передышки и отдыха

Наоборот, восстанавливаться так же важно, как и действовать. А планировать отдых следует наравне с остальными задачами и целями

Часто мы тратим свое время на ненужные и мелкие дела, так называемые «хронофагы» или «пожиратели времени». К таким отвлекающим бессмысленным действиям относится постоянная проверка социальных сетей и электронной почты, чрезмерные чаепития и разговоры.

Многим людям свойственна прокрастинация — постоянное откладывание важных дел «на потом». Если обозначить для себя необходимые задачи, сосредоточится на них, поставить дедлайн и не отвлекаться на второстепенное, можно успевать многое. Но в то же время тратить гораздо меньше времени.

Тайм-менеджмент ограничивает свободу и выбор

Рациональное распределение времени не лишает свободы, а, наоборот, добавляет часы на приятные неожиданности и спонтанные решения. Ведь ту же работу вы будете выполнять гораздо быстрее. Поэтому правильная организация времени в разумных пределах пойдет только на пользу.

«Семь навыков» Стивена Кови

«Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови – одна из лучших книг по тайм-менеджменту. Она обязательно должна стать частью домашней библиотеки.

Советы автор брал из своего опыта. Они проверены на практике многими известными деловыми людьми по всему миру. Большинство крупных компаний также знакомят своих сотрудников с теорией эффективности Стивена Кови.

О чем говорит Стивен Кови?

Будьте проактивным. Это означает, что нужно не бояться  ответственности за свою жизнь, решения и поступки, не зависеть от обстоятельств или окружения. Самостоятельно решать проблемы, идти на риски и проявлять инициативу. Проактивные люди добиваются высоких результатов. Начинайте действовать, видя конечную цель

Очень важно понять, что для вас является самым важным, определить высшие цели, личную миссию. А дальше ежедневно необходимо вначале делать те дела, которые имеют значение для достижения ваших целей

Понимание миссии определит для вас верное направление, благодаря которому вы сможете правильно расставить приоритеты. В первую очередь делайте важные дела. Главное значение уделяйте тем задачам, которые важны для достижения ваших целей. Старайтесь концентрироваться не на самом срочном, а на самом важном деле. Так вы быстрее придете к своим целям. Действуйте по схеме «выиграл/выиграл». Это взаимовыгодное сотрудничество. Для достижения такого уровня взаимодействия с партнерами вам нужно быть внимательным к другим, к их интересам, мнению. Попробуйте сначала понять, а затем быть понятым. Осваивайте эмпатию, пытаясь понять собеседника, а не высказывать свою точку зрения или переубедить. Попытайтесь понять человека, увидеть его позицию, прежде чем оценивать ситуацию по-своему и предлагать свои мысли. Для этого нужно быть открытым, внимательным к окружающим. Достижение синергии. Это сотрудничество и сплоченность в команде, во взаимодействии с другими людьми. Командная работа позволяет получать более эффективные решения, чем индивидуальная. «Затачивайте пилу». Этот навык состоит в постоянном контроле и прокачке четырех основных состояний вашей личности: физического, духовного, интеллектуального, социального. Это ваши личные и основные ресурсы.

Старайтесь ежедневно заниматься физическими упражнениями для укрепления тела и развития выносливости. Повышайте интеллект хорошими книгами, ведите дневник. Регулярно фиксируя свои мысли, постепенно добьетесь четкости и ясности мышления.

Развитие личной эффективности начните с поиска своих принципов и целей, определите свою миссию. Найдите свою уникальность, последовательно двигайтесь к намеченным целям. Результаты непременно появятся.

Прочитать описание и приобрести книгу можно здесь.

Шаг 1. Попробуйте

В самом начале мы часто не понимаем, какие именно задачи должен решать тайм-менеджмент и с какими проблемами нам предстоит столкнуться.

Поэтому, прежде чем лезть в дебри теории, попробуйте сразу начать планировать свои дела на день. В этом нет ничего сложного: вам понадобятся только лист бумаги, карандаш и немного времени. День обычно планируют или рано утром, или накануне вечером.

Есть три способа планирования дня: список дел, расписание и смешанный вариант. Вы можете поочередно попробовать все три эти способа: так вы поймете, что вам больше подходит.


1. Список дел. Запишите на листочек все дела, которые собираетесь сегодня сделать. Например:

Когда дело завершено, его можно просто вычеркнуть из списка.

Старайтесь начинать с тех дел, которые вы считаете для себя наиболее важными. Если что-то вдруг пойдет не так (например, приедут гости), вы хотя бы успеете сделать все самое необходимое.

Возможно, что некоторые дела займут у вас почти все время, а до других руки так и не дойдут. Ничего страшного: вы уже получили полезный опыт. В следующий раз вы сможете точнее оценить свои силы и составите более реалистичный план.

2. Расписание. Запишите, чем вы будете заниматься в определенное время. Выглядит это примерно так:

У такого подхода есть свои преимущества. Например, так гораздо легче бороться с искушением заняться чем-то посторонним. К тому же нам не придется каждый раз размышлять, что и когда делать.

Иногда расписание может «поломается» из-закаких-то непредвиденных дел. Опять же: не расстраивайтесь. А если такое происходит часто, добавьте в расписание несколько «буферов», то есть отрезков времени, на которые ничего не запланировано:

Если все в порядке, выполняйте в это время любые дела или переходите к следующему пункту. Если же вам кто-то помешал, буфер поможет вам выровнять расписание.

3. Смешанный вариант. Часто удобно использовать сразу оба способа планирования. Слева на листочке запишите расписание, а справа — список дел:

Если вы нашли подходящий для себя вариант планирования, но вам хочется большего, переходите к следующему шагу.

Как научиться управлять временем?

Решить данную задачу поможет понимание, что в сутках всего 24 часа. Это время необходимо разделить определенным образом.

  • Рабочий день отнимает примерно 8 часов. Из них самыми эффективными считаются примерно 5 часов. Оставшееся время тратится обычно не на очень эффективную деятельность. Разговоры между сотрудниками, разговоры по телефону на отвлеченные темы и другое.
  • Обеденный перерыв длится 1 час.
  • Чтобы добраться на работу и обратно, некоторые тратят полчаса, а другие – целых 3 часа.
  • Когда человек возвращается домой, он приступает к реализации домашних дел. Они отнимают примерно 5 часов.

В результате нехитрых вычислений мы видим, что на сон у занятого человека остается очень мало времени.

Без похода в магазин тоже не обойтись. Чтобы приготовить еду, нужно купить продукты. Все же есть такие дела, которые можно назвать «пустыми». Рассмотрим их по порядку.

  • Хождение по магазинам без денег. Такие походы приводят как к моральной усталости, так и к физической. Вы расстраиваетесь из-за нехватки денег и изрядно устаете. После таких нагрузок эффективная деятельность снижается.
  • Просмотр телевизионных программ, которые не несут никакой смысловой информации.
  • Переписка или другое общение в интернете. Зачастую это пустые разговоры.

Данный перечень значительно больше, чем перечисленные моменты. И многие без особой надобности и охоты теряют драгоценные часы, которые можно было бы использовать для других, более важных дел.

Тогда необходимо «браться за ум» и выработать технологию по распределению времени. Она должна заинтересовать всех без исключения. И даже женщин, сидящих в декретном отпуске, и домохозяек.

А теперь рассмотрим конкретные советы.

  • Заведите простой блокнот, где будут записаны все ваши ежедневные задачи по пунктам. Так вы сможете правильно организовать свою деятельность.
  • Можно воспользоваться методом нейролингвистического программирования. А именно: необходимо найти такой момент, который может вас настроить на работу. Упражнения такого рода подразумевают появление некоего «щелчка». Например, каждый раз, когда вы приступаете к своей работе, задействуйте одну и ту же любимую музыку. Со временем вы привыкните к ней так же, как и к работе. Определенная мелодия будет ассоциироваться с трудовой деятельностью.
  • Обязательно отдыхайте. Поверьте, если уставший человек вынужден выполнять работу, то эффективность от его действий значительно снижается.
  • Еще одна техника, которую придумали французы. Выполняйте трудные задачи с утра, а остальные после обеда.

Структура

В управлении временем можно выделить следующие процессы[источник не указан 541 день]:

  • Анализ.
  • Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.
  • Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).
  • Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
  • Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
  • Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Причина 1. Больше успевать

Сегодня на человека обрушиваются тысячи дел. Ему регулярно подкидывают работу начальники, клиенты, коллеги, чиновники и домочадцы. Ему приходится «воевать» с форс-мажорами и жизненными обстоятельствами. У него есть собственные потребности, которым тоже нужно уделять время.

Неудивительно, что многие просто тонут в этих делах, так и не успевая толком ничего сделать. За этими людьми незримо тянется череда не сданных вовремя отчетов, недоделанных ремонтов, заброшенных тренировок и нарушенных обещаний. Как следствие, их постоянно преследуют стрессы и хроническая усталость.


— Ах, если бы только в сутках было больше времени! — говорят они.

Однако причина этих бед часто не в отсутствии времени, а в том, что люди не умеют правильно его использовать. Они не умеют ставить перед собой цели и задачи и предпочитают действовать «по обстоятельствам»

Они не умеют отделять важное от неважного и тратят драгоценные минуты на пустяки. Не умеют бороться с отвлечениями и грамотно выстраивать свою работу

Именно для решения этих проблем и нужен тайм-менеджмент. Вместо спонтанного «хватания за все подряд», он предлагает человеку использовать эффективные алгоритмы для работы с целями и задачами, для расстановки приоритетов и борьбы с поглотителями времени. Сегодня в его арсенале тысячи приемов, которые помогают людям благополучно справляться с потоком дел, не испытывая при этом паники и стресса.

Еще по теме «Правило времени планирование своего времени»:

Тайм-менеджмент

Кто вообще пользуется этим, простите, тайм-менеджментом в ежедневной жизни? У меня вопрос назрел, потому что внезапно как-то перестала все успевать. То ли работы больше, то ли желаний, то ли сил на все это.

Про прокрастинацию

Золотые правила планирования времени. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале. Приучение к планированию времени в повседневной жизни. Выходим из дома вовремя: планирование утренних дел.

Что входит в диапазон от и до?

Золотые правила планирования времени. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней Работы рутинного характера…

Проблема с неправильным планированием времени..

Проблема с неправильным планированием времени … …затрудняюсь выбрать раздел. Ребенок от 1 до 3. Воспитание ребенка от года до трех лет: закаливание и развитие, питание и болезни, режим дня и развитие бытовых навыков.

Действие знака 8.5.2 «Рабочие дни»

Золотые правила планирования времени. Еще Альберт Эйнштейн подметил, что людям нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу Чтобы как-то растянуть свой рабочий день Стратегические методы рационального планирования рабочего времени.

Опускаются руки((( Поддержите.

Золотые правила планирования времени. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. Я не умею ничего предсказывать, но просто мне кажется, что у вас лицо НЕ БЕЗДЕТНОЕ!!! А руки опускать не надо!

Вы рассказываете про планирование?

Вы рассказываете про планирование ? Сколько человек посвящено в ваши проблемы планирования ? Рассказываете ли вы, что у вас не получается забеременеть? Когда мы только начали планировать я мужу строго на строго запретила кому-либо рассказывать)…

Беременность с хроническим циститом

Планируем «приступить» к » планированию » второго уже чуть ли не год, и постоянно наши планы срываются. То одно, то другое. Беременность с хроническим циститом. Планирование беременности : анализ и обследования, зачатие Признаки беременности, точные и не очень…

Мои неоптимистичные новости

Золотые правила планирования времени. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. Я не умею ничего предсказывать, но просто мне кажется, что у вас лицо НЕ БЕЗДЕТНОЕ!!! А руки опускать не надо!

Терпения нет совсем — поговорите со мной 🙁

Золотые правила планирования времени. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. Я не умею ничего предсказывать, но просто мне кажется, что у вас лицо НЕ БЕЗДЕТНОЕ!!! А руки опускать не надо!

Вопрос про вино 🙂

Девушки, доброе утро! Скажите вы планируя употребляете алкоголь или совсем от него отказались? А мужья? Я вот выпила вчера 2 бокала очень хорошого вина, гости принесли, муж меня после ухода гостей очень критиковал..

Про зависть

Золотые правила планирования времени. Три золотых правила, добытых жизненным опытом. [Cообщение удалено модератором на основании пункта правил : -спам, флуд, провокации, сообщения, носящие навязчивый характер После 5-ти Полезные опции: умная…

Как не опускать руки?

Золотые правила планирования времени. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. Я не умею ничего предсказывать, но просто мне кажется, что у вас лицо НЕ БЕЗДЕТНОЕ!!! А руки опускать не надо!

Планирование домашних дел

Планирование домашних дел. — посиделки. Хозяйство. Домоводство: советы по ведению хозяйства, уборка, покупка и использование у нас вся еда практически готовая,замороженные продукты или готовая из кулинарии магазина…т.к. я тоже в свое время весь вечер у плиты…

Рабочая неделя-как планировать приготовление еды

— Как вы планируете еду на неделе рабочей, какой выбор блюд примерный, как рационально время расходовать? Ну меньше часа-полтора никогда не бывает. Время указано готовка+ поедание+ мытье посуды. Может поделитесь как успеваете быстрее?

всем привет

Золотые правила планирования времени. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. Я не умею ничего предсказывать, но просто мне кажется, что у вас лицо НЕ БЕЗДЕТНОЕ!!! А руки опускать не надо!

Лента времени

Лента времени. Подготовка к школе. Ребенок от 3 до 7. Воспитание, питание, режим дня, посещение детского сада и К событиям пририсовали маленькие картинки – корабли, самолеты и т.п. Планируем размещать на этой ленте все, что будем узнавать из истории.

О позитивном мышлении и фокусировке на главном

«Позитивный тайм-менеджмент. Как успевать быть счастливым», Мария Хайнц

Психолог-консультант по позитивной психологии, известный блогер Мария Хайнц объединяет лучшее, что есть в позитивной психологии и тайм-менеджменте. Она дает слушателям инструмент, с которым даже самый занятой человек может стать счастливым. Хайнц предлагает интересный подход к постановке собственных целей — учитывать настроение, состояние, текущий ритм, ценности и влияние на другие аспекты своей жизни. Чтобы все успевать и всего добиться, необходимо быть счастливым здесь и сейчас. Любопытно и безусловно полезно в наше достаточно нервное время.


Слушать на Storytel

«Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели», Дайана Реннер, Стивен Д’Соуза

Основная мысль книги состоит в том, что всем нам надо научиться давать себе передышки и расслабляться. Эта аудиокнига — для тех, кто перегружен делами, постоянно находится в режиме дедлайна и пытается все успеть. Авторы объясняют, что «неделание» — это не синоним «бездействия». Но обыкновенный вдох и небольшой отдых могут значительно повысить продуктивность и эффективность человека, а также сделать его счастливым и гармоничным.

Слушать на Storytel

«Без суеты. Как перестать спешить и начать жить», Карл Оноре

В последние годы, а особенно в последние месяцы движение Slow Life обретает все больше поклонников, что неудивительно: во время карантина многие взглянули на свою жизнь совершенно по-другому. Оноре в своей книге объясняет, почему люди, которые научились жить «медленной жизнью», значительно повысили ее качество. Но главная идея в том, что «медленный» не значит «неработающий». Чтобы быть внешне быстрым, необходимо быть внутри медленным — спокойным, рассудительным — и получать удовольствие от каждой минуты жизни.

Слушать на Storytel

«Найди время. Как фокусироваться на главном», Джейк Кнапп, Джон Зерацки

Джейк Кнапп и Джон Зерацки, придумавшие знаменитые «дизайнерские спринты» в Google, рассказывают, как находить время на действительно важные вещи — будь то общение с близкими, изучение иностранного языка или написание романа.

Читать на Bookmate

Что это такое?

Представленное определение, которое в оригинальном языке звучит как time management, можно прямо перевести на русский в виде простой фразы — «планирование времени».

Неэффективное использование рабочего времени

Становление термина не подразумевает в себе необходимость обладать особыми врожденными способностями. Изучение и соблюдение менеджмента времени позволит человеку достичь больших результатов в выполнении текущих дел и научиться использовать распорядок.

Обратите внимание! Эффективное управление временем не является научной дисциплиной. Это всего лишь способ саморазвития и правильного распоряжения собственным временем

Простыми словами, тайм менеджмент является способом работать меньшее количество времени, чтобы успеть решить большее количество задач.

История

Впервые задумывать о качественном расходовании времени начали еще в античные времена, когда начали появляться первые труды на эту тематику. Более точно и плотно изучать учения о временном менеджменте начал ученый по имени Альберти, который проживал в Италии. Им было указана взаимосвязь качественного использования времени и личного успеха. До сих пор правила и советы, созданные этим ученым, применяются на бизнес-тренингах по тайм-менеджменту. Они гласят об:

  • составлении и выполнении планов задач на день;
  • ранжирование дел и задач по значимости в порядке уменьшения.

Важно! Указанные два правила до сих пор составляют основу современного искусства распределения времени. История

Кому это необходимо

Популярность к тайм-менеджменту пришла только относительно недавно. Качественно и эффективно распределять собственное время может понадобиться как персоналу компаний, от рядовых сотрудников до руководства, так и предпринимателям, писателям, и другим людям, которые работают в любой сфере. Это поможет достичь больших результатов в карьере и получить увеличенное количество свободного времени.

Просмотрев личную деловую и другую активность за определенный период, можно выявить, что огромное количество времени, человек расходует на бессмысленные дела. Из этого уже вычтены периоды на отдых, питание и другие нужные дела. Эффективно распоряжаясь собственным временем, можно получить увеличенные периоды на личные дела и больше жизненного пространства. Поэтому, изучить основные понятия тайм-менеджмента будет полезно каждому.


С этим читают