Цикличность

Принципы планирования

Исходя из того, что весь управленческий цикл зиждется на планировании, оно должно осуществляться с позиций:

• Комплексности. Это значит, что в процессе должны быть учтены все значимые события и ситуации.
• Точности. Построение актуальных и реальных планов становится возможным при использовании всех доступных средств, тактик, процедур и методов прогнозирования, которые предоставляет современная техника.
• Непрерывности (взаимосвязь перспективного и текущего планирования).
• Гибкости (иногда для достижения приоритетных целей необходимо отказаться от балласта).

• Экономичности. Соблюдение пропорциональности расходов на планирование с получаемым в результате выигрышем позволяет избежать неоправданно высоких издержек.

Принцип целостности, объединяющий процесс разработки перспективных и текущих планов, считается главным условием, необходимым для непрерывности производственного процесса, бесперебойной работы предприятия и стабильности его хозяйственных контактов.

Стадия организации

Организация – это следующий после планирования этап, который продолжает управленческий цикл. На этой ступени задачей менеджера становится создание оптимальных условий для того, чтобы деятельность всех участников коллектива была эффективной. Ему нужно скоординировать усилия персонала и направить их на достижение поставленных целей.

Осуществление этой функции становится возможным благодаря формированию организационной структуры на предприятии. Для успешного воплощения запланированных мероприятий менеджеры определяют ответственных лиц и назначают исполнителей на конкретные задания. Кроме того, в их обязанности входит забота о том, чтобы на протяжении всего технологического процесса не было недостатка в ресурсах (обеспечение оборудованием, финансами, рабочей силой).

Стадии процесса

Чтобы процесс управления проходил успешно, требуется соблюдение определенной последовательности стадий:

1. Целеполагание состоит из определения, формулировки, постановки и корректирования цели.
2. Работа с информацией предполагает ее накапливание, сохранность, поиск, обработку и передачу.
3. Аналитическая работа характеризуется мониторингом параметров, подсчетом показателей, графированием и анализом.
4. Выбор вариантов действий представляет собой поиск различных версий, обозначение выбора, соотнесение разнообразных версий, подбор способов управления, координационное утверждение и принятие решений.
5. Организационно-практическая работа состоит из вверения решения лицам, которые будут его исполнять, пояснения и детализации решений, назначения задач, наделения полномочиями, контролирования производства.

Несколько слов о мотивации

Неотъемлемым компонентом каждого успешного предприятия становится заинтересованность персонала в выполнении своих трудовых функций. Побуждение сотрудников к активной деятельности, их вовлечение в совместное достижение корпоративных целей, а также поиск путей для качественного повышения их работоспособности называется мотивацией.

• Материальные.
• Моральные.

К средствам материальных поощрений относятся премии, бонусы и льготы, дополнительные выплаты и подарки.

Поощрения морального характера – это похвала, публичное выражение благодарности, размещение фотографии на доске почета и другие.

Стандартные циклы управления

Но как практически поставить управленческие циклы на службу управленцам, менеджменту и компании в целом? Для этого начинать следует с выявления, описания и стандартизации календарных циклов и последующим планированием для них соответствующих управленческих мероприятий

При этом важно обеспечить взаимное согласование повседневной деятельности различных руководителей, начиная с топ – менеджмента, что можно сделать в рамках формирования единых для компании стандартных циклов управления (СЦУ), включающих как календарные (суточные, недельные, месячные, квартальные, годовые), так и циклы иной природы

Стандартизацию необходимо регламентировать и проводить от крупных циклов, например, годовых, расписывая в плане компании наиболее значительные, важные и неизбежные управленческие мероприятия с обязательным включением в план процессов из цикла Деминга PDCA.

Например, разработка плана предприятия на год потребует нескольких итераций (разработка проекта плана, обсуждение и доработка по замечаниям, защита плана, утверждение и ввод плана в действие). Рассмотрим формирование плана предприятия на год. Во времени этот цикл СЦУфпр может выглядеть следующим образом (содержит 4 квартальных управленческих события, для каждого из которых создается подчиненный СЦУ), т.е.,

СЦУфпр = СЦУ1 + СЦУ2 + СЦУ3 + СЦУ4, где

• СЦУ1 – 1 квартал, цикл подведение итогов выполнения планов предыдущего года
• СЦУ2 – 2 квартал, подготовка предложений к плану следующего года
• СЦУ3 – 3 квартал, разработка проекта плана следующего года
• СЦУ4 – 4 квартал, утверждение плана следующего года

Очевидно, что каждый составляющий цикл, в свою очередь, может содержать вложенные циклы, состоящие из множества управленческих событий, обрабатываемых на подчиненных уровнях иерархии. Например, стандартный цикл по подведению итогов года может включать:

СЦУ1 = СЦУси + СЦУпд + СЦУпс, где

• СЦУси – сбор необходимой отчетной информации
• СЦУпд – подготовка отчета и доклада для руководства
• СЦУпс – проведение совещания по итогам года

Детализировать можно и далее, по каждому стандартному циклу, спускаясь до единичных управленческих событий. На практике обычно ограничиваются перечнем существенных для данного уровня менеджмента событий. Подобные итерации составляют сетку событий на управленческом календаре компании и основу для более детального планирования работ компании и подразделений, путем включения соответствующих разделов плана в общий план от задействованных руководителей и исполнителей. Далее, на следующем интервале планирования, этот управленческий цикл повторяется, а поскольку процессы воспроизводятся, они могут быть измерены, оценены и усовершенствованы.

Возможно и движение снизу, при этом инициативы подразделений или отдельных исполнителей в виде перечня конкретных работ не просто фиксируются в плане произвольным образом, а сознательно встраиваются в месячные, квартальные или годовые циклы работы предприятия.

Длительность цикла менеджмента

Основные управленческие циклы характеризуются протеканием в пространстве и времени. Длительность их может составлять от нескольких минут до месяцев, местом применения становятся группы, бригады исполнителей и сама компания.

Поэтому можно говорить о двух видах измерения цикла управления:

• Время.
• Пространственные рамки.

Хороший менеджер заинтересован в том, чтобы максимально сократить время, затраченное на каждый цикл. При детальном рассмотрении можно увидеть, что на длительность управленческого процесса оказывает влияние скорость выполнения основных действий: сбор, передача и обработка информационных данных, цикл управленческих решений (выработка и принятие), а также организация исполнения.

Экономия временных ресурсов возможна при упрощении организационных и документальных процедур, использовании технических средств в процессе выполнения ряда процедур, а также при сокращении времени, предназначенного для отдельных операций.

Управленческий цикл организации

В целом управление компанией предусматривает осуществление таких задач:

• Разработка перспективных и текущих планов.
• Организация и регулирование производственной (торговой, консалтинговой или другой) деятельности.
• Мотивирование и координация персонала.
• Контролирование и учет результатов производственного процесса.

Эти группы функций составляют этапы управленческого цикла, который выражается в планировании, организации, мотивации и контроле.

Циклом менеджмента его называют потому, что эта последовательность управленческих действий характеризуется непрерывностью. Она имеет начало, затем должна повторяться в течение определенного периода времени (неделя, декада, месяц, квартал, год).

Пять взаимосвязанных функций управления

менеджменте

1. Планирование – это прогнозирование и подготовка к будущему. Неспособность планировать означает некомпетентность менеджера.
2. Организация – это обеспечение бизнеса всем необходимым для функционирования (оборудование, материалы, финансирование, люди), важнейшим элементом здесь является учебная подготовка менеджера.
3. Мотивация – вид управленческой деятельности по побуждению человека к деятельности, имеющая определенную целевую направленность.
4. Координация – распределение. Командная деятельность как средство выполнения организационной работы; По сути это – управление подчиненными.
5. Контроль – проверка и надзор за тем, чтобы всё шло так, как запланировано.

Изначально, согласно теории Адама Смита, единственной управленческой функцией было инвестирование – вложение капитала и приобретение рабочей силы и оборудования. Потом Тейлор ввёл функцию планирования, контроля и координирования в качестве самостоятельных видов деятельности менеджера.А Файоль скомпилировал и перечислил основные функции, а также заложил основы особого направления в менеджменте – структурно-функционального подхода.

Принципы планирования

Исходя из того, что весь управленческий цикл зиждется на планировании, оно должно осуществляться с позиций:

• Комплексности. Это значит, что в процессе должны быть учтены все значимые события и ситуации.
• Точности. Построение актуальных и реальных планов становится возможным при использовании всех доступных средств, тактик, процедур и методов прогнозирования, которые предоставляет современная техника.
• Непрерывности (взаимосвязь перспективного и текущего планирования).
• Гибкости (иногда для достижения приоритетных целей необходимо отказаться от балласта).
• Экономичности. Соблюдение пропорциональности расходов на планирование с получаемым в результате выигрышем позволяет избежать неоправданно высоких издержек.

Принцип целостности, объединяющий процесс разработки перспективных и текущих планов, считается главным условием, необходимым для непрерывности производственного процесса, бесперебойной работы предприятия и стабильности его хозяйственных контактов.

Как использовать стандартные циклы управления?

Для того, чтобы правильно выявить, описать и использовать управленческие циклы, необходимо придерживаться такой последовательности действий:

• Провести инвентаризацию, выявить и зафиксировать как стандартные обнаруженные циклы управления (календарные, плановые, внешние,…)
• Наложить все эти циклы на календарь управленческих событий компании с масштабом отображения от квартала до года или нескольких лет, на интервал планирования
• Провести анализ и оценить устойчивость этих СЦУ, более полно описать и отобрать стабильные СЦУ, для включения их в план компании
• Ввести в план компании стабильные СЦУ и настроить систему оповещения для заинтересованных лиц о наступлении существенных управленческих событий
• Скоординировать свои СЦУ с СЦУ от других руководителей, проиграть и отработать взаимодействие исполнителей в этих СЦУ
• Оптимизировать через план компании позиции работ от СЦУ и от других планов, с целью исключения или минимизации накладок в графиках

Такой подход к формированию планов компании с использованием СЦУ дает следующие преимущества:

• Предпосылки к формированию и работе с единым интегрированным оперативным планом компании, в котором различные СЦУ будут составлять опорную сетку управленческих мероприятий
• Синергетический эффект по управлению за счет четкой координации и оперативного согласования действий менеджмента на всех уровнях компании, увязанных через план компании
• Оперативную концентрацию усилий менеджмента и ресурсов компании на ключевых направлениях работ, на критических проектах, на вопросах разрешения кризисных ситуаций, при их возникновении
• Стандартизацию и регламентацию СЦУ как инструментария планирования и управления прямого действия, через включение циклов как стандартных разделов в соответствующие план (планы) компании
• Непрерывное совершенствование управления компанией за счет мониторинга, измерения характеристик процессов по типу PDCA, систематического анализа, выявления и сокращения потерь в СЦУ
• Использование СЦУ для накопления таких нематериальных активов, как управленческие знания и опыт сотрудников, с целью обучения и самообучения персонала компании.

Понимание природы различных управленческих циклов и навыки учитывать их в процессах своей повседневной деятельности позволит руководителю встречать соответствующие управленческие события более подготовленным, обрабатывать их без чрезвычайности, более оперативно, улучшить свое рабочее планирование и в целом повысить эффективность управленческого труда.

Безусловно, при более глубоком анализе проблематики цикличности неизбежно придется рассматривать индивидуальные и групповые циклы управления, выделять регулярные и не регулярные циклы, проводить синхронизацию циклов, устранять рассогласования и потери в циклах ПД, создавать условия для автосинхронизации циклов и решать много других вопросов. Но дело повышения эффективности управленческого труда этого стоит.

Системы менеджмента качества

Процессу соответствует ряд совершающихся и законченных шагов. На фоне этого эксперты выделяют еще одну характеристику. Рассмотрим ее далее.

Все процессы менеджмента качества не обходятся без:

1. Определенной цели, которая, в свою очередь, подчинена главной цели предприятия.
2. Грамотного владельца, который умеет управлять ресурсами и нести ответственность за воплощение процесса.
3. Входов — объектов, которые нужно преобразовать процессом системы менеджмента качества.
4. Выходов — результатов преобразования.
5. Ресурсов — средств, благодаря которым получается результат.
6. Системы контроля и исправления ошибок, которая обеспечивает нормальное функционирование процесса.
7. Системы характеристики эффективности процесса.

Контроль – завершающая стадия управленческого цикла

После того как были предприняты действия по достижению целей, их результат должен быть измерен, оценен и сопоставлен с плановыми показателями.

В практике менеджмента различают контроль трех видов:

• Предварительный.
• Текущий.
• Заключительный.

Изменение принятых ранее решений и внесение корректировок в алгоритмы, инструкции и правила становятся началом нового управленческого цикла. Ведь необходимо заново спланировать деятельность с учетом новых параметров, распределить задания и проследить за их выполнением. Результат нового цикла также в обязательном порядке подвергается изучению и анализу.

Основные функции менеджмента

Менеджмент является важной частью современной социально-экономической системы. Он характеризуется воздействием субъекта в управлении на объект управления

Говоря простым языком, менеджмент — это управление.

Процессы, которые так или иначе неразрывно связаны с управлением, обычно происходят на предприятии на основе так называемого функционального распределения. Суть деятельности по управлению и обеспечивают функции менеджмента

Главные функции

Сегодня самыми главными функциями менеджмента называют планирование, организацию, мотивацию, координацию, контроль.

Раньше в России функции менеджмента были несколько иными и включали в себя такие понятия, как контроль, регулирование, стимулирование, координацию, организацию и планирование.

Также стоит выделить версию, представленную американскими учёными Майклом Месконом, Майклом Альбертом и Франклином Хедоури.

Они и вовсе выделили всего лишь четыре функции менеджмента: планирование, организацию, мотивацию, контроль.

Перечисленные функции управления так либо иначе связаны с процессами принятия решений и общением, то есть коммуникацией.

Сегодня же чаще всего рассматривается вариант наличия ещё более широкого перечня функций менеджмента.

1. Первое, что необходимо сделать — это поставить цель. (Для этого необходимо ответить на вопрос «Чего я хочу?»).
2. Следующий этап — это планирование. Планирование заключается в поэтапном описании шагов, которые необходимы для достижения той либо иной цели.
3. Также не следует забывать и про маркетинг. Для этого необходимо ответить на такие вопросы, как «Что у меня есть и что из этого мне может помочь или помешать на пути достижения цели?»
4. Также следует решить вопрос и с организацией. Для этого следует ответить на вопросы о том, «Где и что располагается и как всё это лучше всего связать?»
5. Новая информация. («Какими достижениями можно воспользоваться для того, чтобы достичь цель как можно скорее?»)
6. Вопрос стимулирования в некоторых случаях и вовсе играет решающее значение. Для того, чтобы ответить на него, следует поставить вопрос «Что необходимо сделать для того, чтобы исполнители в точности выполнили все предписанные мною требования?». Однако вам следует помнить, что стимулирование — это не мотивация, так как мотивация представляет собой целый набор различных внутренних мотивов для отдельно взятого человека.
7. Нельзя забывать и про вопрос координации. Координация представляет собой результаты отдельно взятых исполнителей, которые должны дать тот либо иной общий результат. Также желательно отсутствии каких-либо дополнительных доработок.
8. Не следует забывать и про вопрос контроля. «Всё ли идёт именно так, как и запланировано?»).
9. Анализ и учёт. (Вопросы: «Что получилось в итоге?» + «Была ли достигнута поставленная цель?» + «Что помешало, а что наоборот — помогло?» и многие другие).

Самая главная функция в менеджменте — это функция планирования.

В чём же она заключается и для чего нужна? Реализуя эту функцию, предприниматель на основе полученного анализа может сформулировать те либо иные планы или же программы. Сам же процесс планирования способен позволить сформулировать цель намного более чётко.

После этого можно попытаться воспользоваться полученными результатами для обеспечения более чёткой координации усилий всех структурных подразделений своей компании. Это означает, что планирование — это один из непрерывных процессов по изучению новых возможностей и методов по совершенствованию деятельности фирмы за счёт того, что руководитель способен выявить целый ряд новых возможностей и фактор её деятельности.

Функция организации необходима для формирования структуры фирмы. Кроме этого, она нужна в целях обеспечения её всем необходимым, например, финансовыми средствами. В том плане, который составляет организация, имеется создание условий для того, чтобы достичь запланированную цель.

Функция мотивации позволяет активизировать сотрудников компании для того, чтобы они работали лучше и эффективнее. Это позволит повысить продуктивность всей компании. Самый простой метод для мотивации сотрудников — это предоставление специальных денежных бонусов за достижение определённых целей.

Функция контроля необходима для достижения целей компании

Важно понимать, что контроль должен быть всеобъемлющим, иначе пользы от него практически не будет

Функция координации заключается в установлении взаимодействия между различными структурами организация для повышения эффективности работы всей компании.