Требования к оформлению документов по делопроизводству

Программа курса

Введение

Модуль 1. Документирование

Тема 1. Понятие о документах, системах документирования, носителях информации. Государственное регулирование делопроизводства.

Лекция 1. Основные системы документации. Унифицированная форма документа. Унифицированные системы документации. Классификация документов. Нормативно-методическая база делопроизводства.

Тема 2. Реквизиты организационно-распорядительной документации

Лекция 2. Бланки организаций. Виды бланков, их назначение и функции.

Требования к их оформлению, хранению и использованию. 

Лекция 3. Состав, расположение и воспроизведение  реквизитов на документах. Формуляр-образец. Изучение ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Лекция 4. Язык и стиль управленческого документа. Требования к тексту документа. Унификация текста. Виды унифицированного текста и методы унификации. Структура текста. Использование лексики в тексте документа.

 Тема 3. Требования к оформлению   распорядительных и справочно-информационных документов.

 Лекция 5. Распорядительные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

 Лекция 6. Справочно-информационные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

Тема 4. Деловые письма: классификация, оформление, работа с текстом.

Лекция 7. Служебные письма: бланк для писем и состав реквизитов.

Лекция 8. Разновидности писем. Особенности при составлении текста разных видов писем.

Особенности переписки с зарубежными партнерами.

Тема 5. Требования к оформлению кадровых  документов: трудовых договоров, кадровых приказов, заявлений и др.

Лекция 9. Документы по персоналу: требования и порядок оформления кадровых документов.

Модуль 2. Документооборот          

Тема  6.  Организация документооборота в государственных и муниципальных структурах

Лекция 10. Документооборот, характеристика документопотоков, объем документооборота в организации.

Типовая инструкция по делопроизводству. Основные принципы организации документооборота в муниципальных структурах: оперативность, прямоточность, учет объема документооборота.

Тема 7. Порядок обработки входящих,  исходящих и внутренних документов.

Лекция 11. Обязательные и рекомендуемые этапы прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Централизованная и децентрализованная регистрация входящих документов.

Тема 8. Электронный документооборот

Лекция 12. Межведомственный и внутриорганизационный электронный документооборот: принципы формирования и нормативные акты.

Тема  9. Конфиденциальное делопроизводство

Лекция 13. Защита информации на всех этапах документооборота.

Сведения, отнесенные к государственной тайне.

Сведения, отнесенные к негосударственной тайне: коммерческая тайна, служебная тайна, профессиональная, персональные данные.

Модуль 3. Архивное дело

Тема 10. Основные понятия архивного дела.

Закон 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле» Типовые и ведомственные перечни управленческих документов.

Лекция 14. Документы по архивному делу.  Дело, номенклатура дел, определение сроков хранения документов в организации. Создание экспертной комиссии в организации: ее права и функции.

Тема 11. Составление номенклатуры дел. Формирование документов в дела, оформление дела. Опись дел.

Лекция 15. Систематизация документов и формирование дел в соответствии с Номенклатурой дел организации. Требования к систематизации документов в дела. Особенности и сроки формирования документов в дела. Оформление дел: титульный лист, внутренняя опись дела, лист — заверитель дела. Составление описи дел. Сроки и требования к проверке документов в делах.

Тема 12. Подготовка к архивному хранению. Хранение и уничтожение документов.

Лекция 16. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения документов и оформления результатов экспертизы.  Подготовка, оформление и передача дел в архив организации. Требования к документам при передаче дел в архив организации. Организация ведомственного хранения документов и обеспечения их сохранности. Требования к документам при передаче дел на государственное хранение.

Итоговая аттестация.

Порядок заполнения формы

• к структуре образовательной программы;
• условиям реализации;
• результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

• 01 — структуры образовательных программ;
• 02 — ход реализации образовательных программ;
• 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

• 01-01/… начинаем с единицы и до конца года;
• 01-02/…;
• 01-03/….

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Делопроизводство и документооборот – что это такое?

Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.

Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации – движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.

В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.

Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:

• создание проекта документа;
• согласование;
• подписание проекта документа, проставление даты и регистрационного номера; с момента регистрации он считается официально изданным и принятым к исполнению;
• доведение содержания до исполнителей и контроль;
• исполнение предписаний;
• оформление исполненного документа для последующего хранения в зависимости от сроков и необходимости;
• уничтожение деловых бумаг с истекшим сроком или оформление их на архивное хранение.

Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:

• Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
• Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
• Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
• Если необходимо, оформляется официальный ответ.
• Последний этап – оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.

Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:

• восходящий – от подчиненных к начальникам (объяснительные записки);
• нисходящий – от руководства к сотрудникам (приказы);
• горизонтальный – между равными по должности (акты, протоколы).

Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:

• журналы учета движения документов;
• карточки документов;
• электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.

С чем предстоит работать специалисту

Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:

• входящие (которые фирма получает);
• исходящие (которые она отправляет);
• внутренние (не выходящие за ее пределы).

Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:

1. Требования к бланкам и общие правила их оформления.
2. Методика составления основных документов предприятия.
3. Организация их оборота: регистрации, обработки, рассмотрения, исполнения.
4. Требования к оформлению документации в соответствии с гостами.
5. Правила хранения.

Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.

Оглавление

• Понятие документооборота
• Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
• Бланки документов
• Оформление реквизитов 01 — 08
• Оформление реквизитов 09 — 11
• Оформление реквизитов 12 — 14
• Оформление реквизитов 15 — 18
• Оформление реквизитов 19
• Оформление реквизитов 20
• Оформление реквизитов 21 — 22
• Оформление реквизитов 23 — 25
• Оформление реквизитов 26 — 29

• Составление и оформление писем
• Составление и оформление сопроводительного письма
• Составление и оформление гарантийного письма
• Стиль переписки государственных организаций
• Переписка государственных организаций
• Построение предложений для управленческой документации
• Особенности стиля переписки коммерческих организаций
• Составление и оформление актов
• Составление и оформление протоколов
• Основная часть текста протокола
• Составление и оформление приказов
• Распорядительные документы
• Организационные документы
• Движение входящих документов
• Сортировка документов при предварительном рассмотрении
• Движение исходящих документов
• Движение внутренних документов
• Журнальная форма регистрации документов
• Карточная система регистрации документов
• Индексация документов
• Систематизация регистрационно-контрольных карточек
• Контроль исполнения документов
• Общая характеристика систем автоматизации делопроизводства и документооборота
• Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело-96»
• Система автоматизации делопроизводства и документооборота «LanDocs»
• Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Золушка»
• Формирование дел
• Номенклатура дел
• Экспертиза ценности документов
• Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
• Создание бланка документа

ПРИЛОЖЕНИЕ

• Документы используемые в делопроизводстве
• Формуляр-образец с угловым расположением постоянных реквизитов
• Формуляр-образец с продольным расположением постоянных реквизитов
• Примерный перечень документов с грифом утверждения
• Примерный перечень документов, на которые ставится печать
• Пример оформления сопроводительного письма
• Пример оформления гарантийного письма
• Примеры оформления писем
• Пример оформления акта
• Пример оформления протокола
• Пример оформления выписки из протокола
• Состав информации и структура текста приказа
• Примеры оформления приказов по основной деятельности
• Пример положения о документационном обеспечении управления
• Пример должностной инструкции секретаря-референта

• Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии
• Форма номенклатуры дел организации
• Форма итоговой записи к номенклатуре дел
• Виды документов с указанием сроков хранения
• Формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
• Форма внутренней описи документов дела
• Форма листа-заверителя дела
• Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения

Что такое документооборот

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители. Для их систематизации необходимо знать, что такое документооборот, каким способом его организовать.

Процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов, относится к документообороту. Дадим краткое определение документооборота. Документооборот — это движение бумажных или электронных носителей от момента составления до получения и отправки на хранение в архив. Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности.

Подробнее в Системе Кадры

• Как организовать документооборот в кадровой службе
• Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Всю документацию подразделяют на следующие виды:

• кадровую;
• производственную;
• административно-хозяйственную;
• управленческую;
• бухгалтерскую.

Указанные виды делят на три категории:

• входящую — это материальные носители информации, которые поступают из внешней среды (например, от других фирм, от учреждений или иных инстанций);
• исходящую — это носители, отправляемые за пределы организации;
• внутреннюю — это материальные носители, которые создаются и остаются только в пределах одного конкретного предприятия.

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Документооборот: определение

Что такое документооборот — это создание, поток и организация хранения материальных носителей между подразделениями одной организации или между разными компаниями. В современных условиях количество бумажных носителей стремительно сокращается. Многие организации перевели все документы в электронные файлы. Однако по-прежнему некоторые предприятия применяют смешанную форму, совмещая бумажные и электронные материальные носители информации.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства

Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

• в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
• грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
• если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

• регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
• передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
• регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
• получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
• передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

• назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
• эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
• регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Электронный документооборот и новые управленческие схемы

В качестве преимущества западных управленческих схем часто отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, «горизонтального» документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей.

Действительно, в традиционной отечественной практике документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть «через голову» вышестоящих руководителей этого работника. При бумажном документообороте подобная схема прохождения документов «через руководителей» позволяет им контролировать деятельность своих подразделений и исполнителей.

Однако совершенно неверно из этого делать вывод, что система электронного документооборота, позволяющая решать задачу «вертикального» документооборота, не способна осуществлять «горизонтальный» документооборот. Напротив, именно сочетание «горизонтального» и «вертикального» документооборота позволяет создать действительно эффективную систему документационного управления. В частности, «разрешив» прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное «извещение» заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Еще более актуальна проблема перехода на более эффективные — прозрачные — управленческие схемы при документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных учреждений (офисов). Традиционный бумажный документооборот естественным образом локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. При этом документ, зарегистрированный в одном офисе, будучи направлен в другие, регистрируется в каждом из них заново, причем непосредственный контроль состояния работы с документом внутри удаленного подразделения обычно невозможен.

Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; «прозрачность» прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.

Понятие

Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.

Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.

При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Само слово «делопроизводство» возникло давно, но лишь с середины XX века стало официальным.