Как организовать контроль за работой сотрудников в компании

Понятие контроля в менеджменте

Управление необходимо для того, чтобы эффективно организовать деятельность, рационально расходовать ресурсы и достигать поставленных целей. У менеджмента традиционно выделяют пять базовых функций: планирование, организация, мотивация, контроль и координация. Каждая из них имеет свою специфику и значимость. Так, контроль, текущий или стратегический, – это важная деятельность менеджера по сравнению результатов работы с планом на всех этапах производственного процесса, проверка результатов на соответствие стандартам и нормам, а также устранение возникающих отклонений.

Значимость контроля объясняется необходимостью снять неопределенность о состоянии дел в компании и о ходе производственного процесса. Также контроль – это обязательное условие успешной деятельности. Он позволяет оценить ситуацию и предотвратить возникновение кризисов. Контроль и надзор необходимы, но они могут протекать в разных формах и выполнять целый ряд функций. В зависимости от стиля руководства в организации контроль может быть сосредоточен в руках одного менеджера, обычно высшего звена, или делегирован нескольким сотрудникам.

3 ошибки, снижающие эффективность контроля персонала

Бессистемный контроль, при котором выявляются только ошибки

Это, пожалуй, самая серьезная погрешность. Сначала начальник пускает работу на самотек, потом неожиданно решает проконтролировать процесс. На следующий день всё возвращается на круги своя. И только когда возникнет недочет, сотрудник тут же будет обвинен в нем, получит выговор или наказание в виде штрафа. Но если на этапе своего хаотичного контроля руководитель уже видел, что человек движется не в том направлении, разве не логичнее было указать на это еще тогда? А если не заметил, значит, в недополученном результате есть и его вина
Главная же ошибка – в отсутствии контроля, который призван не выявлять поводы для наказания, а координировать работу.

Вместо выговоров по итогам деятельности стоит обратить внимание на скорость работы, принятие нестандартных решений, интересные подходы еще во время процесса. Тогда и результат будет ожидаемым.

Проверка работы, в которой вы ничего не понимаете

Это весьма распространенная ошибка
Как может парикмахер организовать грамотную проверку пекарни? Правильно, никак. Контролировать процесс может только специалист, который выявит ошибки, поможет исправить ситуацию.

Формальный контроль

Сотрудники это очень тонко чувствуют. Начнете контролировать время, будут засиживаться на работе, решите проверить частоту встреч с клиентами, их тут же будет назначено огромное количество. Интересы дела останутся в стороне, коллектив будет работать на соответствие формальным критериям.

Из всего сказанного следует один вывод: контроль персонала докажет свою эффективность только тогда, когда будет планомерным и грамотным. Он не должен подавлять работников, становиться для них процессом, по итогам которого «полетят головы»

Функция руководителя состоит не только в ревизии процесса, но и создании команды единомышленников, понимающих важность и эффективность инструментов контроля.

Особое внимание нужно уделить не прекращению действия условий договора по его истечении, а досрочному расторжению, которое может быть вызвано рядом причин. Например, если аутсорсер не справляется с возложенными на него обязанностями.

Сроки

Соблюдение сроков — одно из ключевых условий, обратите особое внимание на этот пункт

Неплохо внести в договор возможность установки дедлайнов, что позволит вам быть уверенным в получении всех документов вовремя, а в случае неисполнения условий — обезопасить себя. Таким образом даже удаленные специалисты будут под контролем, а процесс — ориентированным на результат.

Контроль в менеджменте: понятие и сущность

Контроль в менеджменте — это управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

Выделяют два основных направления контроля:

1. контроль за выполнением работ, намеченных планом;
2. меры по коррекции всех значительных отклонений от плана.

В функцию контроля входят:

• учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации;
• сравнение результатов с плановыми показателями;
• выявление отклонений и анализ их причин;
• разработка мероприятий для достижения поставленных целей.

Основными инструментами контроля являются:

• наблюдение;
• проверка всех сторон деятельности;
• учет;
• анализ.

В общем процессе управления контроль — это элемент обратной связи.

Побудительные мотивы контроля:

• неуверенность внутренней и внешней среды;
• опасность возникновения кризисных ситуаций;
• необходимость поддержания успеха организации;
• давление со стороны конкурентов;
• обеспечение сущности охвата объекта, процесса, системы.

Контроль, как управленческая деятельность, должен отвечать таким требованиям:

• быть всеобъемлющим, каждый менеджер должен осуществлять контроль как неотъемлимую часть своих должностных обязанностей;
• ориентироваться на конечные результаты, в этом контексте контроль рассматривается как средство достижения целей;
• должен носить непрерывный и регулярный характер;
• быть гибким, т.е. не мешать выполнению основной работы;
• отвечать содержанию тех работ, которые контролируются, проверять не только количество и срок, но и качество работы;
• быть понятным для тех, кого контролируют и проверяют;
• быть своевременным, чтобы иметь возможность вмешательства в корректирование происходящих процессов;
• обеспечить проверяющих полной, необходимой, понятной и лаконичной информацией;
• быть экономным, т.е. затраты на его проведение не могут быть больше, чем результаты, которые достигнуты в процессе контроля;
• должен быть действенным, т.е. должен не только выявлять фактическое состояние объекта, но и сопровождаться соответствующими решениями.

Контроль на этапах подготовки

Весь процесс управления пронизан стадиями контроля. Существует традиция этапной классификации, в этом случае выделяют: предварительный, текущий и итоговый контроль. Каждый из них выполняет свои функции и имеет отличительные черты. Предварительный контроль предшествует началу работы, это неотъемлемая часть планирования. Его целью является создание условий для эффективного запуска производства. На этом этапе оценивается готовность и компетентность персонала, наличие необходимых ресурсов, документационная обеспеченность деятельности.

Контроль текущий, в отличие от предварительного, по времени протекания совпадает с производственными стадиями. Его основная функция – усовершенствование рабочего процесса. Менеджер постоянно отслеживает соответствие всех производственных операций и действий исполнителей утвержденным планам и стандартам. Иногда этот этап еще называется «промежуточный контроль», что подчеркивает его главную особенность – выявление недочетов и отклонений на пути к цели. Он применяется к оценке решения как текущих, так и стратегических задач. Особое значение имеет заключительный или итоговый контроль. Он сильно отличается от прочих стадий по своим задачам и протеканию.

2 новейших подхода к контролю деятельности персонала

1. Регулярный менеджмент

Такая программа контроля персонала, как регулярный менеджмент, является фундаментальной и заключается в четком регламентировании деятельности. Каждый член коллектива знает свои права и обязанности, все работают на общий результат. Для оценки эффективности применяются общие критерии. Если всё выстроено правильно, сотрудники работают не в режиме соревновательности, а делая ставку на взаимопомощь.

У программы есть преимущества:

• Управляемость компании (общая эффективность труда не зависит от личности отдельного сотрудника, увольнение не останавливает работу).
• Повышение общей производительности труда за счет быстрого выполнения типовых задач (около 30 %), в итоге растет чистая прибыль.

Имеются и минусы использования регулярного менеджмента:

• Сопротивление сотрудников (они понимают, что оценка по эффективности работы может лишить их места, поэтому трудиться следует усерднее и больше, чтобы его сохранить).
• Период внедрения от 6 месяцев до полутора лет.

Письменные регламенты могут стать инструментом контроля любой составляющей деятельности компании. К ним относятся:

• правила внутреннего распорядка и корпоративного общения;
• взаимодействие с клиентами и партнерами;
• порядок проведения деловых встреч, переговоров, презентаций и др.

Регламенты будут работать только при их соответствии процессам в фирме. Каждый новый бизнес-процесс требует отдельного регламента либо актуализации имеющегося с учетом нововведений. Также следует направлять работникам письменное предупреждение об изменениях в документах.

Замечательно, если сотрудники являются активными участниками разработки должностных инструкций и правил

Важно прислушиваться к их мнению и искать компромиссные решения, но потом строго следить за соблюдением требований регламентирующих документов.. Методология DISC

Методология DISC

Психодиагностика давно стала инструментом, помогающим выявить личностные качества, на основании которых можно выбрать будущую профессию. Всё активнее тестирование используется при приеме на работу. Одна из таких методик разработана специально для бизнеса на основе типологии DISC (каждая буква обозначает один из типов личности). Сегодня предприниматели используют ее результаты в обучении, мотивации и контроле персонала.

По итогам прохождения тестов становится понятно, к какому из 4 типов относится человек:

Агрессия, риск, соревновательность – такова характеристика первой группы людей. Индивидуалисты, обладают быстрой реакцией, легко достигают результата даже при решении сложных задач.
Коммуникация, энергия, оптимизм. Жизнерадостные оригиналы, которых отличает творческий подход и желание популярности, командная работа будто создана специально для них.
Надежность, скромность, стабильность. Терпимы в общении и надежны, являются тем самым крепким тылом, на который всегда можно рассчитывать. Больше слушают, чем говорят, тактичны. Перемены их пугают, а форс-мажоры могут надолго вывести из равновесия.
Анализ, детали, план. Часто такие люди являются признанными экспертами в выбранной области

Их характеризуют осторожность и последовательность в действиях, качественная работа. К личному контакту не стремятся, но прекрасно умеют трудиться в команде.

Дальше всё зависит от умения руководства грамотно воспользоваться полученными данными. Кто-то войдет в группу и сможет детально изучить вопрос, кому-то стоит поручить индивидуальное задание и определить жесткий дедлайн, разной окажется и мотивация. В итоге каждый сотрудник принесет максимальную пользу и сам будет работать с удовольствием, поскольку находится в комфортных для себя условиях.

ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА

Предварительный контроль

Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдений — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

МАТЕРИАЛЬНЫЕ РЕСУРСЫ. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области .состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

ФИНАНСОВЫЕ РЕСУРСЫ. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

назад | к содержанию | вперед >

Предварительный просмотр:

Ошибки оценивания

К основным типичным субъективным ошибкам оценивания в школе и вузе относятся:

1. великодушие, снисходительность. Проявляется в завышении отметок. Крайней формой великодушия в оценках обучаемых явилась процентомания, искореняемая теперь в школах;
2. перенос симпатии или антипатии с ученика на оценку (отметку);
3. оценка по настроению;
4. отсутствие твердых критериев (за слабые ответы преподаватель может ставить высокие отметки или наоборот);
5. центральная тенденция (проявляется в стремлении избежать крайних отметок, например не ставить двоек и пятерок);
6. неустойчивость системы (преподаватель или долго не спрашивает, или весь урок ведет опрос);
7. близость оценки той, которая была выставлена ранее (например, на предыдущих экзаменах другими преподавателями или учителю трудно сразу после двойки поставить пятерку);
8. ошибки ореола (проявляются в тенденции преподавателя оценивать только положительно или отрицательно тех учащихся, к которым он относится соответственно либо положительно, либо отрицательно);
9. перенос оценки за поведение на оценку по учебному предмету;
10. завышение или занижение отметок и др.

Однако за каждым намеренным завышением и занижением оценки может стоять разный смысл. Например, выставление положительной оценки слабому ученику может восприниматься как фактор психологической поддержки его в учебных продвижениях. Поэтому не все субъективные оценочные суждения следует рассматривать как ошибки.

Вопросы и задания для самопроверки

1. Охарактеризуйте основные функции контроля.
2. Какие педагогические требования предъявляются к контролю?
3. В чем преимущества и недостатки устного и письменного опросов?
4. Каковы возможности машинного контроля?
5. Какая шкала оценок, на ваш взгляд, является перспективной?

Литература

Основная

1. Педагогика: Учебник / Под ред. П.И. Пидкасистого. М., 2002.

1. Педагогика: Учеб. пособ. / Авт. В.А. Сластенин и др. 4-е изд. М., 2002.
2. Подласып И.П. Педагогика: Учебник: В 2 кн. Кн. 1. Общие основы. Процесс обучения. М., 2002.

Дополнительная

1. Аванесов B.C. Композиция тестовых заданий. М., 1996.
2. Ингенкамп К. Педагогическая диагностика: Пер. с нем. М., 1991.
3. Розенберг Н.М. Измерения в дидактике. Киев, 1985.
4. Симонов В.П., Черненко Е.Г. Десятибалльные шкалы оценки степени обученности по предметам: Учеб.-справ. пособ. М., 2002.
5. Шишов С.Е., Калъней В.А. Мониторинг качества образования в школе. М., 1998.

Базовые принципы – как контролировать работу сотрудников

Прежде чем контролировать работу сотрудников, руководитель должен убедится, что
качественно выполнены предыдущие управленческие функции, планирование и
делегирование. То есть что вы будите контролировать?

Контролировать нужно открыто и постоянно. Это
обеспечит повышение вероятности качественного выполнения работы.

Обязательно должна быть обратная связь, от начальника к подчинённому. Если работа делается как надо,
начальник должен сделать подтверждение сотруднику: «Молодец!» или «Всё
ок!» и т.п.

То есть дать дополнительную мотивацию. Как известно мотивации много не бывает, и большинство людей нуждается в психологических поглаживаниях, особенно если он не дополучает их дома.

В моей практике был курьёзный случай, когда сотрудник выходил на работу в выходной день, бесплатно. Как выяснилось, дома у него была невозможная обстановка, и работа являлась отдушиной, то есть он на работе эмоционально отдыхал.

Почему нужно контролировать своих сотрудников?

Контролировать сотрудников нужно не потому что они плохие, а потому что природой человека заложено экономить калории. В эволюции человека, только последние несколько десятков лет, появился избыток калорий, и от механизма рационального использования энергии, в буквальном смысле зависела выживаемость человеческого вида.

Таким образом механизм расхода калорий включался только когда существовала угроза выживания индивида, а в остальное время действовал режим экономии, то есть лень.

По этой же причине большинство сотрудников склонны создавать видимость работы. Задача контроля выявить, где сотрудник напрягается, а где создаёт видимость. Контроль должен предусматривать санкции, чтобы включился режим выживания сотрудника, что бы выросла его эффективность.

Исходя из теории эволюции, для максимальной эффективной эксплуатации, работников нужно помещать в так называемую «зону смерти», ну, в той или иной степени. То есть сотрудник должен чувствовать постоянную угрозу увольнения.

Но как выжить компании находящейся в конкурентной среде, если все сотрудники ленятся? Для этого существует волшебное средство – это управленческий контроль, который кроме всего прочего, выполняет ещё и функцию принуждения. Цель контроля персонала – это уверенность руководителя, что он получит тот результат, который запланировал.

Кроме того, он даёт выгоды как для руководителя, так и для организации в целом, и как ни странно для самих сотрудников. Так как они тоже заинтересованы в стабильности компании, и регулярной выплате зарплаты, особенно в период закредитованности населения. И так выгоды управленческого контроля:

• Предсказуемость результата работы сотрудников;
• Доверие партнёров, что обязательства будут выполнены;
• Стабильность и надёжность организации в глазах персонала;
• Конкурентоспособность компании на рынке;
• Своевременный контроль даёт возможность корректировать работу в нужном направлении;
• Контролируя рабочий процесс, можно выявлять ошибки, и исправлять их до того, как последствия примут необратимый характер.
• Он выявляет не только ошибки, но и фиксирует успех!

И так с выгодами контроля разобрались. А что же такое контроль? В чём его суть, в чём идея контроля?

Причины и последствия чрезмерного контроля работы сотрудников

Чрезмерный контроль что в семье, что на работе ни к чему хорошему не приводит. Людям обычно не нравится, когда им по умолчанию не доверяют и проверяют каждый шаг. На некоторых видах работ тотальный контроль действительно дает результат, но в большинстве случаев он не оправдан. И вот почему:

• снижается мотивация сотрудников — если мне не доверяют и в итоге все исправят, зачем делать сразу хорошо? 
• снижается эффективность руководителя — он становится «нянькой» сотрудникам, а на стратегические задачи времени не остается;
• больше контроля — меньше времени на работу у всех.

А возникает чрезмерный контроль, когда сотрудники систематически нарушают правила, не соблюдают договоренности, в целом атмосфера в компании нездоровая, нерабочая. А руководитель склонен к авторитаризму вместо сотрудничества. Или, наоборот, чрезмерно мягок, пока не «доведут».

Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Кроме чрезмерного контроля есть ряд типичных ошибок контроля персонала. Кратко перечислим их, чтобы вы не наступали на эти «грабли».

Контроль процесса, суть которого не ясна — когда гуманитария ставят на контроль высокотехнологичной работы. Он не может оценить ни качество, ни сроки, ни риски. 

Контроль, сосредоточенный на ошибках — когда руководитель только указывает на проблемы и критикует, сотрудник выгорает. 

Скрытый контроль — когда вы неявно следите за персоналом, и в случае ошибки налетаете «коршуном» на сотрудника, он чувствует себя, как в триллере. 

Контроль «для галочки» — когда от вас идут «последние китайские предупреждения», а от контроля на деле одно название, сотрудники замечают это и расслабляются.   

III. Поэтапный контроль сотрудников

Если задача длительная и может быть разбита на этапы – используем данный тип контроля.
Ставим точки контроля после каждого этапа и проверяем результат выполнения.
Главный плюс данного типа контроля – его эффективно использовать, когда необходимо вычленить проблемные зоны исполнителя.
Выделили этапы, поставили точки контроля, смотрим результат каждого этапа, как нашли косяк – значит сотрудника тут важно подтянуть. Основной минус данного типа контроля – время тратится существенно больше, чем в предыдущих

Основной минус данного типа контроля – время тратится существенно больше, чем в предыдущих

Используем данный тип контроля, когда:
1) сложная/важная задача и есть инициативный и опытный сотрудник, ориентированный на результат
2) есть сотрудник, который регулярно косячит в результатах, но в чем именно – мы еще не поняли

Итоговый контроль: специфика

Завершающая стадия производственного процесса связана с решением нескольких важных задач. Это выявление степени соответствия поставленных целей и результатов, оценка работы персонала, составление перечня просчетов и ошибок, чтобы на их основе приступать к новому этапу планирования. Итоговый контроль должен проводиться по установленным критериям, чтобы исполнители понимали, как происходит проверка их работы и как это отразится на оплате их труда. Этот вид надзора связан с оценкой расходования ресурсов, с определением эффективности стратегии и тактики и оценкой правильности принятых ранее решений. Результаты этого этапа чрезвычайно важны для будущего организации, так как на его результатах можно избежать ошибок при создании планов на будущее.