Как оценить эффективность сотрудников с worksection

4 инструмента Worksection для оценки эффективности работы

Тайм-трекер

Встроенный тайм-трекер покажет, сколько времени потрачено на проект и поможет спрогнозировать, сколько времени займет выполнение типовых задач. Если вы определите почасовую ставку в гривнах и долларах, Worksection автоматически подсчитает зарплату сотрудника.

Отчеты

В Worksection отчеты создаются автоматически — достаточно включить фильтры типа количества завершенных задач или затраченного на проект времени. Так, в Visotsky Consulting создают еженедельные отчеты, по которым смотрят, сколько задач выполнили на прошлой неделе, а сколько задач провалились или не завершены вовремя. Полученный отчет можно экспортировать в XLS, чтобы вручную подсчитать ROI или маржинальность проекта.

Диаграмма Ганта

В диаграмме Ганта удобно планировать задачи и выстраивать между ними связи. Но с помощью этого инструмента можно также оценить продуктивность команды в работе над проектом. Так, аккаунт-менеджеры Vintage Web Production экспортируют таймлайн проекта в Excel и отправляют клиенту.

Фильтры

Фильтры помогают не пропустить дедлайны и отследить загрузку каждого сотрудника. Фильтрами пользуются в TEBIN и Achiva Network: первые через фильтры проверяют загруженность сотрудников, вторые — дедлайны и количество задач у каждого сотрудника.

4 инструмента Worksection для оценки эффективности работы

Тайм-трекер

Встроенный тайм-трекер покажет, сколько времени потрачено на проект и поможет спрогнозировать, сколько времени займет выполнение типовых задач. Если вы определите почасовую ставку в гривнах и долларах, Worksection автоматически подсчитает зарплату сотрудника.

Отчеты

В Worksection отчеты создаются автоматически — достаточно включить фильтры типа количества завершенных задач или затраченного на проект времени. Так, в Visotsky Consulting создают еженедельные отчеты, по которым смотрят, сколько задач выполнили на прошлой неделе, а сколько задач провалились или не завершены вовремя. Полученный отчет можно экспортировать в XLS, чтобы вручную подсчитать ROI или маржинальность проекта.

Диаграмма Ганта

В диаграмме Ганта удобно планировать задачи и выстраивать между ними связи. Но с помощью этого инструмента можно также оценить продуктивность команды в работе над проектом. Так, аккаунт-менеджеры Vintage Web Production экспортируют таймлайн проекта в Excel и отправляют клиенту.

Фильтры

Фильтры помогают не пропустить дедлайны и отследить загрузку каждого сотрудника. Фильтрами пользуются в TEBIN и Achiva Network: первые через фильтры проверяют загруженность сотрудников, вторые — дедлайны и количество задач у каждого сотрудника.

Разгружайте память

Наша память делится на кратковременную и долговременную. Кратковременную мы забиваем сиюминутными проблемами — сделай то, ответь тому, позвони этому. А в долговременную уходит часть задач, которые мы так и не выполнили. Но много в нее не засунешь — мозг начнет вытеснять то, что мы запомнили ранее. Отсюда и завалы.

Что делать? Прилетающие задачи сразу записывайте. Но мало записать, их еще надо правильно упорядочить: одни более срочные, другие более ответственные. Чтобы в голове был порядок, создайте его сначала на бумаге. Заведите несколько папок: бумажных или виртуальных.

1. Задачи (простые, понятные действия, ради которых не придется подключать мозг)
2. Долгосрочные проекты (комплексная активность, перед выполнением которой придется подумать)
3. Информация (то, что пригодится при выполнении задач или проектов)
4. Встречи

Все остальное, что никуда не подходит — отбрасывайте.

Вычищайте свой список дел

Что означает слово «продуктивность»

И разве бывает труд непродуктивный? Бывает. Потому что трудиться продуктивно – это значит плодотворно, с высокой производительностью и хорошими результатами. Только продуктивный труд позволяет человеку реализовать свои идеи и добиться успехов.

Само слово «продуктивный» произошло от английского «productivity». Вначале оно употреблялась в животноводстве и сельском хозяйстве для обозначения лучших экземпляров животных – плодовитых и дающих хорошее потомство. Со временем, когда начала развиваться промышленность, его стали применять и при характеристике производства.

В русском языке слово «продуктивность» имеет синоним – производительность. Всем нам знакомо словосочетание «производительность труда». Не так давно его стали употреблять, характеризуя деятельность людей творчества, как бы подчеркивая тем самым их «плодовитость» и высокие результаты. Таким образом, можно сказать, что продуктивность – это способность за определенное время что-то создать или совершить какое-то количество действий.

Говоря о чьей-то продуктивности, можно измерять ее не только количеством, но и давать ей эмоциональную оценку. Например, низкая продуктивность или высокая продуктивность. О продуктивности нельзя сказать, что это врожденное свойство человека. Скорее всего, это навык, который при желании можно приобрести, развивать и повышать.

Немного об автоматизации

Автоматизация совершенно необходима. Она позволяет снизить риски и трудозатраты, иногда в десятки раз. Хорошая автоматизация позволяет вообще убрать человека из многих бизнес-процессов. О том, как правильно проводить автоматизацию, чтобы она действительно была полезна, я напишу отдельную статью. Здесь коротко остановлюсь на влиянии автоматизации на производительность труда.

Для начала пример. Известно, что необходимость в использовании мыши при вводе данных снижает производительность труда оператора на 20% — 30%. Много ли Вы видели современных учетных систем, в которых мышь не нужна?

Еще пример. Внедрение нового интерфейса операционной системы, учетной системы, офисного программного обеспечения приводит к резкому падению производительности труда на полгода — год. Это связано с привыканием пользователей и дополнительной нагрузкой на службы поддержки пользователей. Много ли Вы знаете систем, которые, обновляясь внутри (это совершенно необходимо для соответствия изменяющимся требованиям), внешне изменялись бы мало?

Исходя из сказанного, напрашивается совершенно логичный вывод: принимая решение о внедрении или обновлении программного обеспечения, нужно сначала провести экономический анализ. Насколько вырастет производительность труда от проведенной автоматизации, насколько снизятся расходы на безопасность и риски от внедрения? За какое время окупятся затраты на внедрение? Только разумное понимание экономического эффекта может служить обоснованием автоматизации.

(читать дальше…) :: (в начало статьи)

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!Задать вопрос. Обсуждение статьи.

Мой хитрый метод контроля и мотивации…. Регулярный личный контакт, разбор проблем, благодарность за успехи — мой подход …

Принципы мотивации, стимулирования, поощрения персонала, сотрудников, … Как повысить эффективность работы сотрудников — Мотивировать, стимулировать и по…

Управленческие компетенции. Хороший, успешный руководитель, начальник,… Навыки руководителя. Что должен уметь руководитель, чтобы быть успешным, уважаем…

Демотивирующие, дестимулирующие, мешающие факторы, условия труда, рабо… Какие условия мешают работе, демотивируют, дестимулируют сотрудников. Демотивиру…

Убедить, переубедить, доказать правоту, переспорить. Убеждение, спор. … Как убедить собеседника в своей правоте….

Авторитет на работе, в офисе — слушайте, молчите, незаметно лидируйте…. В офисе не говорите много, но слушайте, наблюдайте и запоминайте. Завоевывайте а…

Как себя вести на работе, в офисе? Этикет. Правила. Правильное поведен… Как правильно себя вести на работе, чтобы Вас любили, уважали и продвигали по сл…

Как выглядеть на работе? Что носить, одевать, надеть в офис? Одежда дл… Одежда для карьеры. Как правильно выглядеть, чтобы Вас уважали и любили в офисе …

Статья написана по материалам сайтов: fingeniy.com, businessideas.com.ua, zakonguru.com, rb.ru, owenural.ru.

Сформируйте новую систему функционирования команды

Резкая смена рабочей обстановки заметно ударила по эффективности работы целых подразделений крупных компаний. Основные факторы снижения KPI сотрудников:

• Изолированность привела к неопределенности в вопросах взаимодействия команды.
• Рабочие процессы парализованы из-за отсутствия организованности в действиях коллектива.
• Сотрудники пытаются выполнять задачи, но хаотичность и отсутствие слаженности приводят к отрицательным результатам.

Сотрудников увольняют из-за того, что они вовремя не отвечают на звонки, так как менеджмент не понимает, как измерить их продуктивность. Руководство использует системы тотального контроля, не осознавая, что такой подход ухудшает и так низкую мотивацию сотрудников. Из-за этого уменьшается продуктивность, задерживается выполнение поставленных задач и растет недопонимание между сотрудниками. Основная причина микроменеджмента —  недоверие, возникающее из-за отсутствия общения между сотрудником и руководителем. Компаниям нужно перейти от контроля к постоянной коммуникации. Это помогает создать прозрачные и доверительные отношения. Ежедневные сообщения позволяют понять состояние сотрудников и руководителя, выявить основные трудности в общении и уладить конфликты.

Существует еще один эффективный метод решения данной проблемы. В китайский компаниях мнеджмент сформировал небольшие кросс-функциональные группы сотрудников, каждая из которых имела свой список задач и алгоритмы для их решения. В «Ping An Insurance», крупнейшей китайской страховой компании, работники группировались в проектные команды, состоящие не более чем из 30 членов. В результате была повышена продуктивность всей организации, а эта методика стала популярным инструментом работы с командой. И вот почему:

• Каждая группа имеет свой список целей и задач, а также все необходимые средства для достижения результата.
• Все команды укомплектованы минимально возможным количеством участников, поэтому управлять ими проще, чем всеми сотрудниками компании сразу.
• Топ-менеджеры и управляющие остаются обособленными, чтобы контролировать рабочие процессы со стороны и помогать в принятии решений высшего уровня.

Вывод: постоянная коммуникация и создание отдельных кросс-функциональных команд с четко обозначенными задачами и целями — удерживает сотрудников на одном стратегическом курсе. 

Если задача кажется слишком большой, значит вы плохо разбили ее на подзадачи

Если к задаче пришлось вернуться больше двух раз и каждый раз с мыслью «На это нужно много времени, отложу на потом», то есть большая вероятность, что вы просто недостаточно хорошо разбили эту задачу на подзадачи.

DeskTime провели исследование для журнала FastCompany, в котором показало, что наивысших результатов в продуктивности достигают люди, работающие по 52 минуты подряд, с 17 минутным перерывом в конце каждого отрезка.

Размеры подзадач должны быть такими, чтобы вы успевали начать и закончить ее в рамках одного промежутка; Поэксперементируйте с наиболее удачной для вас длинной отрезка.  

__________

Текст: Иван Чуркин

Методы которые повышают эффективность персоналаa

Следует обратить внимание и взять себе на вооружение такие проверенные методы повышения эффективности работы персоналом:

1. обязательный ввод должностных инструкций,
2. внедрение автоматизированной системы учета рабочего времени,
3. аттестации сотрудников,
4. проведение регулярных мониторингов персонала,
5. система мотивации сотрудников,
6. система стимулирования дисциплинированных сотрудников (зарплата сотрудников должна соответствовать их коэффициенту полезного действия для предприятия),
7. строгий учет времени отсутствия на рабочем месте даже по уважительной причине при расчете зарплаты,
8. наказание для нарушителей трудовой дисциплины,
9. разработка и внедрение прозрачной системы графиков контроля над работой.

Необходимо помнить, что любому начальнику нужно быть в ключе новостей, интересов, обстоятельств и психологического настроя каждого из своих подчиненных. Это золотое правило ведения успешного бизнеса. Без уважения личности каждого человека (сотрудника) нельзя добиться высоких результатов. У работника в свою очередь должна быть такая мотивация:

• гарантия (сохранение) рабочего места;
• возможность профессионального роста на предприятии;
• доходы работника, то есть заработная плата, которая должна полностью устраивать работника;
• система поощрения (премии, экскурсии, бесплатные поездки, льготы, скидки, подарки).

Желаю коммуникабельных ответственных сотрудников.

Хорошая организация сотрудников на старом оборудовании дает лучшие результаты, чем новое оборудование с плохой организацией.

4 компонента продуктивности

Пенни Зенкер, известный тренер по продуктивности, выделил четыре основных компонента продуктивности: цель, язык, фокус и физиология. Давайте разберемся как эти понятия касаются темы.

Цель

По словам Пенни,

При этом важно, чтобы эта цель была осмысленной. А для того, чтобы было понимание цели нужно ответить на вопрос «зачем мне это нужно»

Язык

Язык является еще одним важным компонентом. Это то, как вы выражаете себя, описывая мир вокруг вас. Каждый раз, когда вы используете негативные слова во время размышлений или разговоров, вы провоцируете возникновение негативных ситуаций.

Продуктивность можно улучшить, скорректировав язык, который вы используете. Вы можете сознательно изменить используемые слова, тем самым сделав себя более продуктивным. Чтобы значительно улучшить свои результаты нужно контролировать свой язык!

Фокус

Помните, что у каждого из нас есть только 24 часа в сутки. То, как вы направляете свою энергию, напрямую влияет на продуктивность. Фокус – это умение направить вашу энергию на выполнение поставленных задач

Очень важно быть сосредоточенным и проводить время с пользой

Физиология

Вам нужно следить за здоровьем своего организма. Ни для кого не секрет, что наша продуктивность зависит от того, как мы себя чувствуем. Даже пища, которую вы едите, влияет на конечный результат. Отсутствие привычки правильно питаться будет постоянно подрывать работоспособность и эффективность.

Продуктивность можно улучшить, если есть здоровую пищу, регулярно заниматься спортом и проводить время на природе. Берегите свое тело!

6: упростите рутину

Время сотрудников – это один из самых ценных ресурсов любой компании: именно за то, что люди тратят своё время и силы на решение поставленных вами задач, вы и платите им зарплату. И совершенно очевидно, что чем меньше времени будет уходить на какие-то рутинные операции, тем выше будет продуктивность команды.

Причём эффективность работы возрастёт сильнее, чем можно было бы ожидать: человеческая психика устроена так, что монотонные задачи быстро утомляют. Переложив рутину на технику, вы сохраните силы своих людей и поможете им сконцентрироваться на по-настоящему важных делах. Удобный календарь, синхронизирующий напоминания о встречах с рабочим графиком, программы для упрощения повседневных расчётов – используйте все инструменты, которые могут быть полезны.

Ищем подход к неприятным делам

Человек склонен откладывать всё самое сложное и срочное на потом, это называется прокрастинацией. Вот и Крис Бэйли в течение одной недели провёл шесть часов, откладывая то, что намеревался сделать.

Чтобы отключить спусковые механизмы прокрастинации необходимо постараться повысить для себя привлекательность задачи. Для начала нужно понять, какие её негативные триггеры включились, к таковым относятся скучность выполнения цели, рутинность, сложность, отсутствие удовлетворения. А потом постараться найти позитивные стороны. Например, если вам нужно заполнить налоговую декларацию, то можно подумать о размере налогового возмещения и на что можно будет его потратить.

Кроме того, будет полезно составить список резервных дел – в качестве альтернативы, и негативных последствий от невыполнения задачи. Или же просто взяться за дело. «Попробуйте установить таймер всего на 15 минут, после чего позвольте себе остановиться и заняться чем-нибудь другим. Если через 15 минут работы вы чувствуете, что можете продолжать, – продолжайте», – пишет Бэйли.

Как повысить продуктивность работы за компьютером?

Вот что советуют разработчики Yaware:

1. Записывайте все дела, которые нужно сделать завтра, через неделю, месяц

Как бы вы ни старались все помнить, рано или поздно таки поймаете себя на том, что забыли выполнить какое-то очень важное задание. Чтобы этого избежать, начните записывать все дела, которые нужно решить завтра, через неделю или месяц

Вы можете использовать для этого обычный блокнот, компьютер или мобильные приложения, как вам удобно.Таким образом, вы освободите свой мозг от части нагрузки  (больше не придётся держать все задачи в голове) и ничего не упустите.

2. Составляйте план на день с вечера, а еще лучше – в пятницу на целую неделю

Теперь, когда у вас есть список задач, их надо структурировать – сделать план. Составляйте план на следующий день каждого вечера. Это поможет вам сэкономить время с утра, так как план уже будет составлен, а ваше подсознание уже в течении ночи будет работать над поставленными задачами. Еще лучше составлять план на целую неделю. Например, вы можете делать это каждую пятницу.

3. Сделайте самую страшную задачу первой

Лучше приступать к выполнению задачи, которая вас пугает и кажется самой сложной, в первую очередь. Решив ее с утра, вы будете спокойными весь день. В противном случае, мысль о страшной задаче будет преследовать вас и не даст сконцентрироваться на других делах.

4. Систематизируйте всё, что только возможно

Все в этом мире взаимосвязанно. Для достижения вашей конечной цели, вам нужно решить множество маленьких задач. Упустив что-то из цепочки, вы не достигнете того, к чему стремились. Поняв это, вы станете работать более продуктивно и преуспеете в своих делах.

5. Экономьте время при работе за компьютером

Работая за компьютером, вы теряете много времени на ненужные движения мышкой и неправильное использование клавиатуры. Научитесь слепому набору и пользуйтесь горячими клавишами, чтобы сэкономить свое драгоценное время.

6. Стремитесь к однозадачности

Всегда помните золотое правило: за двумя зайцами не угонишься. Лучше плодотворно решить одну задачу, чем много – но безрезультатно. Сосредоточившись на чем-то одном, вы достигните большей эффективности. Не стремитесь выполнять несколько заданий одновременно. Делайте все по очереди, приступайте к следующей задаче, только решив предыдущую.

7. Не отвлекайтесь на мелочи

Существует очень много отвлекающих факторов, которые не дают вам сконцентрироваться на работе. Оповещение о новом письме в соцсетях, сотрудники, желающие поболтать о своем, звонки мобильного телефона… Как оградить себя от всего этого? Вам может помочь программа учета рабочего времени, которая не позволит вам отвлекаться. Зная, что ведеться учет выполнения ваших задач, вы будете стремиться сделать больше и не тратить времени на мелочи.

8. Слушайте музыку

Исследования психологов показали, что музыка помагает снять напряжение. Работая за компьютером, включайте себе какую-то спокойную мелодию. Очень хорошо влияет на повышение продуктивности работы классическая музыка

Она создает более спокойную атмосферу, заостряет внимание

10. Держите рабочий стол в чистоте

Чтобы повысить продуктивность работы за компьютером, наведите порядок на рабочем столе. Упорядочив все документы, вы сэкономите время на их поиск при работе.

Нестандартные методы

Кроме очевидных путей повышения производительности труда в организации, есть и сугубо психологические методы, которые, несмотря на кажущуюся простоту, сильно сказываются на успехе предприятия. Вот основные из них:

1. Деньги. Американские ученые провели эксперимент, в котором поучаствовало 500 тысяч человек. В результате было доказано, что производительность труда возрастает в несколько раз, когда сотрудники думают о деньгах или видят их перед собой. Кроме того, контакт с деньгами способствует улучшению отношений работников друг с другом и с окружающими.
2. Использование мессенджеров. Американские ученые выяснили, что использование мессенджеров в рабочих целях не «крадет» время, а, наоборот, позволяет повысить производительность труда. Дело в том, что, согласно исследованиям, решать проблемы с помощью мессенджеров проще и быстрее, чем по телефону или через личные сообщения. Разумеется, речь идет о случаях, когда личный контакт сотрудников не представляется возможным.
3. Окраска стен. Ученые из Японии считают, что цвет стен оказывается прямое влияние на производительность труда. Так, в помещениях с желтыми стенами люди работают более эффективно. Черный цвет заставляет сотрудников выполнять свои обязанности с большим упорством. Красные стены позволяют людям ощутить прилив сил, но делает их более агрессивно настроенными. Негативное воздействие на производительность оказывают голубой (может вызвать депрессивные состояния) и серый (вызывает сонливость) цвета.
4. Служебные романы. Итальянские ученые, в одной из статей о путях повышения производительности труда, заявляют, что роман на работе является некой встряской для организма, тонизирует его и, как следствие, положительно сказывается на производительности труда.
5. Юмор. Американские ученые уверены, что юмор на производстве является залогом благоприятного эмоционального фона, в котором человек становится коммуникабельнее и начинает работать более эффективно.
6. Крупные мониторы. Исследователи из Франции доказали, что применение 30-дюймовых дисплеев, вместо привычных 17- или 19-дюймовых, позволяет на 50-65% повысить производительность труда. Причина тому проста – большой экран дает возможность работать сразу с несколькими окнами. При использовании мелких экранов, много времени уходит на переключение окон и их прокрутку. Вместе с тем, другие ученые считают, что применение больших дисплеев не так повышает производительность труда, как применение сразу нескольких дисплеев (5 % против 30 %). Так или иначе, увеличение площади «рабочего стола» благоприятно сказывается на продуктивности работы.
7. Ненормативная лексика. Профессор авторитетного английского университета уверен, что запрет на использование рабочими ненормативной лексики может привести к снижению их мотивации и продуктивности. Применение мата позволяет коллективу легче переносить стрессовые ситуации и усиливает солидарность между сотрудниками.
8. Споры. Американские ученые выяснили, что в процессе споров и обсуждения новых идей между коллегами возникают верные решения.
9. Счастье. Согласно исследованию экономистов из США, счастливые сотрудники на 10-15 % лучше работают, чем те, которые ощущают себя несчастными или испытывают недостаток гармонии в жизни.

Как видим, многое зависит как от самих работодателей, так и от условий труда.