Автоматизация управленческого учета и финансов в 1с

Проблемы внедрения автоматизированного учета

Для повышения эффективности автоматических средств управления в организации должны быть созданы специальные условия, без которых нормальное функционирование системы затруднительно.

• Выстроенная организационная структура организации и налаженная система бухучета позволяет распределять направления деятельности компании и в полной мере осуществлять контроль управляющим по всем задачам.
• Правильно распределенные должностные обязанности каждого сотрудника влияют на полноту вносимой информации. Специализация работника на конкретном направлении позволяет минимизировать ошибки и повысить эффективность исполняемых задач.
• Полностью укомплектованный штат сотрудников и доступность технических средств необходим для своевременного внесения сведений в базу.
• Постоянное повышение квалификации сотрудников помогает избежать неэффективного распределения производственных ресурсов. Несмотря на возможность автоматизации большинства процессов, за качество вносимых данных отвечают специалисты.

Задачи управленческого учета

Они становятся логичным продолжением целей, описанных выше.

• Генерация информации, отражающей процесс создания продуктов и услуг компании (состояние факторов производства, эффективность их использования, стоимость, избыток или дефицит). Необходимо для формирования адекватной себестоимости, позволяющей достигать целей компании.
• Своевременный контроль за издержками, ценой продажи и их влиянием на общий финансовый результат.
• Анализ себестоимости, финансового состояния, их динамики, интерпретация полученных данных. Делается это для выявления узких мест, тормозящих достижение глобальных целей.
• Измерение эффективности использования разного рода ресурсов (финансовых, материальных, трудовых, временных).
• Обеспечение внутренней бухгалтерской отчетности, отражающей текущее состояние дел. Необходимо для скорости в принятии решений. Ведь отчетность для налоговой инспекции показывает только то, что давно стало историей, и для принятия текущих управленческих решений не подходит.
• Расчет использования инвестированных средств для предоставления отчетности заинтересованным лицам.
• Анализ политики управления внутри фирмы, разработка мероприятий для усовершенствования этих процессов.
• Фиксирование упреждающих показателей и их отклонений от планов и норм. Это позволит до подведения итоговых результатов понять, что что-то идет не так.
• Отслеживание эффективности форм отчетности и их коррекция.

Шаг 1. Первоначальные настройки синхронизации и выгрузка данных в 1С:УНФ

Первоначальные настройки

Для включения возможности синхронизации выберите команду меню Компания – Интеграция с другими программами и затем пункт Синхронизация с программами 1С:Предприятие и РИБ.

Будут выведены следующие пункты меню:

Здесь вы можете:

• Установить префикс информационной базы в поле Префикс базы. Префикс — уникальный набор цифр и букв, который будет добавляться к номеру загружаемого объекта для определения базы создания.
• Установить дату запрета, чтобы загружать документы только за определенный период. Например, установите дату после сдачи регламентированной отчетности и начале нового квартала или года.

Чтобы начать синхронизацию данных, нужно выбрать пункт Настройки синхронизации данных и нажать кнопку Новая синхронизация данных.

Выберите редакцию 1С:Бухгалтерия 8.

Параметры подключения

Переходите к следующему этапу Настроить параметры подключения.

Выбирайте вариант подключения.

Если подключаетесь к базе на том же компьютере или в локальной сети, то укажите расположение базы, введите логин и пароль пользователя с правами администратора.

Если подключаетесь к базе, расположенной в сервисе 1cfresh.com, или информационной базе, опубликованной в интернете, укажите ссылку на размещение базы, логин и пароль пользователя с правами администратора.

При использовании сетевого каталога в качестве канала передачи данных укажите его расположение. Для ограничения доступа к файлу выгрузки или оптимизации его передачи создайте архив файла и установите к нему пароль.

Если параметры подключения верные, то настройке синхронизации присваивается наименование.

Укажите префикс информационной базы, с которой будет выполняться синхронизация.

Правила отправки и получения данных

Переходите к следующему этапу Настроить правила отправки и получения данных.

Если настраиваете синхронизацию данных через файл, то перед этим шагом перейдите к . После окончания настроек в 1С:БП вернитесь к этому шагу и завершите настройки в 1С:УНФ.

На этом этапе устанавливайте объем информации для синхронизации, с какой даты и по каким правилам будет выгружаться информация из 1С:УНФ.

Смотрите полную и возможностей синхронизации документов и справочников между программами.

Устанавливайте параметры синхронизации

Начните с настройки параметров в разделе Нормативно-справочная информация. Выбирайте Отправлять всю или ограничьте Отправлять только используемую в документах.

Продолжите настройки в разделе Документы. Выбирайте синхронизацию всех документов. Или ограничьте датой начала выгрузки документов, видами документов или организациями.

Если настраиваете отбор видов документов для выгрузки, то выгрузятся и все связанные документы. Например, вместе с документами Поступление на счет выгрузятся связанные с ними Акт выполненных работ, Расходная накладная.

Выберите вид синхронизации. По умолчанию устанавливается автоматическая. Для ручной синхронизации установите флажок Ручная синхронизация данных.

В разделе Прочее настраивайте возможности:

• Автоматически зачитывать авансы при переносе документов в «Бухгалтерию предприятия»
• Переносить Заказы покупателей из 1С:УНФ как документ «Счет покупателю» в 1С:БП
• Переносить категории как виды номенклатуры, а направления деятельности — как номенклатурные группы (по умолчанию флажок установлен)
• Обобщенный склад. Доступен для выбора, если включены возможности учета по нескольким складам в табличных частях документов.

Укажите обобщенный склад, если ведете в 1С:УНФ учет по нескольким складам в табличной части документов. В 1С:БП эта информация будет перенесена на выбранный Обобщенный склад.

В дальнейшем настроенные параметры можно изменить.

Переходите к завершающему этапу первоначальной настройки синхронизации Выполнить начальную выгрузку данных.

После этого этапа переходите к настройке синхронизации в 1С:БП.

Отчет о финансовых результатах

Это едва ли не самый важный управленческий отчет. В нем отражается информация о реальной прибыли/убытках предприятия.

Форма отчета о финансовых результатах (форма № 2) бухгалтерской отчетности утверждена Приказом Минфина России от № 66н (в ред. от ) «О формах бухгалтерской отчетности организаций» и имеет достаточно развернутый вид.

В управленческом отчете допустимо как сгруппировывать некоторые строки отчета, так и, наоборот, давать более детализированную расшифровку (в первую очередь это касается расходов предприятия).

Конечные получатели документа могут запросить и детализацию по выручке (например, с разбивкой по видам выпускаемой продукции).

Фрагмент управленческого отчета о финансовых результатах — в табл. 1.

Таблица 1

Фрагмент управленческого отчета о финансовых результатах, тыс. руб.

Основное, что мы видим из данного отчета — положительный финансовый результат деятельности предприятия: выручка превышает издержки предприятия, которое оно понесло для выпуска и реализации продукции.

Однако каждое предприятие постоянно стремится увеличить прибыли. Для этого, как правило:

• увеличивают цену реализации единицы продукции (что, как следствие, увеличивает размер выручки);
• сокращают себестоимость продаж (при неизменном размере выручки это увеличивает прибыль, в том числе прибыль с единицы продукции).

При планировании финансовых результатов на основе управленческой отчетности учитывают фактический и планируемый объемы реализации. Такое планирование достаточно условное, так как в состав себестоимости продаж входят как постоянные, так и переменные издержки, причем первые практически не изменяются с ростом или снижением объема реализации.

Проведем предварительные расчеты для составления планового отчета о финансовых результатах.

В следующем отчетном периоде планируется реализовать 294 ед.

Таким образом, планируемая выручка составит 77 875 тыс. руб. (264 880,00 руб. × 294 шт.) при себестоимости 64 767 тыс. руб. (220 295,70 руб. × 294 шт.).

Прогнозный отчет о финансовых результатах — в табл. 2.

Таблица 2

Прогнозный отчет о финансовых результатах, тыс. руб.

При таком планировании показатели рентабельности (продукции, предприятия, продаж и пр.) остаются неизменными, ведь при прогнозировании учитываются только колебания объема реализации.

Рассчитаем основные показатели рентабельности, которые характеризуют доходность предприятия и экономическую целесообразность его деятельности.

Рентабельность основной деятельности (R1) — это отношение прибыли до налогообложения к выручке от реализации продукции. Данный коэффициент показывает, какую часть составляет прибыль в составе выручки.

Условно нормативным значением принято считать 10–15 %.

В нашем случае R1 = 10 078 / 68 074 × 100 % = 11 728 / 77 875 × 100 % = 15 %.

Чем выше размер прибыли по отношению к выручке, тем более доходным считается предприятие.

Рентабельность продукции (R2) — это отношение чистой прибыли к полной себестоимости. Данный показатель очень важен для анализа эффективности деятельности: он показывает, насколько прибыльна производимая продукция, сколько прибыли получило предприятие с общих издержек на ее производство.

В нашем случае R2 = 8062 / 56 616 × 100 % = 9382 / 64 767 × 100 % = 15 %.

К сведению

На этапе анализа управленческой отчетности и планирования деятельности в кратко- или долгосрочной перспективе можно выявить проблемные зоны, такие как высокие издержки предприятия на производство продукции, низкая выручка и др.

По результатам анализа формируют политику дальнейшего развития предприятия, принимают решения, например, об отказе от производства какого-либо вида продукции, о расширении рынка сбыта, оптимизации затрат, повышении/понижении розничной цены и др.

Принципы автоматизации управленческого учета

Внедрение системы автоматизации основывается на ряде принципах, которые должны выстраиваться в рамках управленческой политики компании, а также на собственных особенностях продукта.

• Анализ за отчетный период. Эффективность управленческого учета достигается путем внедрения политики периодичности, когда подробная аналитика результатов проводится за конкретный временной промежуток. В ином случае внедрение системы не будет отвечать принципам эффективности из-за невозможности сравнения и анализа достигнутых результатов с предыдущими данными.
• Комплексное использование данных. При работе системы автоматизации в базу данных единовременно вносится входящая бухгалтерская и иная документация. Эти данные используются как для расчета текущего положения по всем направлениям деятельности, так и при анализе в следующие периоды. Сотрудники освобождаются от постоянно добавлений одной и той же информации, все данные берутся из единой базы.
• Многоуровневое управление. Система автоматизации управления предприятием эффективна при политике многоуровневого контроля, когда каждый руководитель отдела может получить обобщенную информацию по работе в рамках вверенного направления, при этом возможно ограничение доступа к остальной информации без вреда для составления отчетности.
• Достоверность и полнота данных. Использование подобных систем учета позволяет автоматизировать составление отчетной документации с учетом требований, установленных в компании и норм действующего законодательства. От сотрудников требуется внесение первоначальных сведений, которые автоматически рассчитываются с учетом предыдущих показателей. Такой подход позволяет свести к минимуму появление ошибок из-за невнимательности и расхождений в отчетах по разным направлениям.

Таким образом, главный принцип комплексной автоматизации управленческого учета — сведение к минимуму выполнение сотрудниками простых технических задач, на которые тратится много времени и получение прозрачной и актуальной статистики по деятельности и внутреннему экономическому состоянию организации. Такое решение позволяет сотрудникам сосредоточиться на выполнении сложных интеллектуальных и аналитических задач, а управленческому персоналу получать своевременные отчетные данные без отрыва от текущей работы.

Требования к управленческому учету

Единство отслеживаемых показателей, форматов хранения информации.

Постоянство. Это значит, что информация поступает и регистрируется постоянно, в каждый момент времени данные актуальны.

Периодичность. Подготовка информации должна выполняться к определенным датам, единым для всех подразделений.

Финансовая оправданность

При всей важности управленческого учета содержание системы не должно стоить дороже, чем прибыль, которую она приносит.

Сопоставимость данных. Без этого невозможно упорядочить данные аналитики по разным подразделениям, а тем более сделать это быстро.

Стратегический и текущий управленческий учет

Эти виды учета взаимосвязаны, но имеют различия.

Стратегический управленческий учет	Текущий управленческий учет
Предназначен для оптимизации стратегических решений высшего руководства. Направлен на работу с внешними факторами (анализ рынка, прогнозирование).	Предназначен для успешной работы с тактическими решениями.  Сосредоточен на внутренних процессах компании (нормирование, калькулирование, лимитирование и т.п.).
Объектом учета выступают капитальные вложения, прогнозируемые результаты работы, внешнее ценообразование с учетом рыночной ситуации, колебаний курсов валют и пр.	Работа ведется с показателями текущих затрат компании в целом и ее подразделений, внутренним ценообразованием, бюджетированием, отчетностью.
Используются математические методы (корреляция, линейное программирование), анализ цепочки ценностей.	В качестве инструментария для работы применяются: методики бухгалтерского учета, статистика (индексы, коэффициенты).

Шаг 3. Загрузка и запуск синхронизации в 1С:УНФ

Загрузка с учетом сопоставлений

Для загрузки полученных данных из 1С:БП выполните сопоставление и загрузку полученных данных в 1С:УНФ.

В окне настроек синхронизации данных в 1С:УНФ выберите Синхронизировать.

Начинается сопоставление данных. По завершении получите сообщение о завершении синхронизации.

При выявлении ошибок получите предупреждение, где можно посмотреть и исправить ошибки.

Запуск синхронизации

Запускайте синхронизацию, нажав на кнопку Синхронизировать в одной из баз программ.

В первый раз справочники синхронизируются по коду или наименованию. Элементы справочников могут синхронизироваться по определенным полям, например по ИНН и КПП в справочниках Организации и Контрагенты.

В дальнейшем синхронизация справочников и документов производится по внутреннему идентификатору.

Функциональные возможности программы 1С:ВДГБ: Управленческая отчетность от бухгалтера

Использование плана счетов управленческого учета

Для ведения управленческого учета в конфигурации существует предустановленный управленческий план счетов, который можно дополнять новыми счетами. Данный план счетов аналогичен общепринятому плану счетов бухгалтерского учета. Каждая операция в системе оформляется проводкой, которая изменяет показатели 2-х взаимосвязанных счетов.

Импорт фактических данных из учетных систем

Конфигурация 1С:ВДГБ: Управленческая отчетность от бухгалтера имеет широкие возможности по импорту данных из внешних учетных систем. Предусмотрена возможность для импорта данных из учетных систем на базе 1С: Предприятие 7.7 и 1С: Предприятие 8. Настройки импорта для стандартных конфигураций 1С: Бухгалтерия 8 и 1С: Управление торговлей 8, а также версий этих программ на платформе 7.7, предустановлены в системе и не требуют дополнительных действий пользователя. При импорте данных система позволяет проводить синхронизацию справочников различных информационных баз.

Дополнительный ручной ввод данных непосредственно в систему

Кроме загружаемых данных, система позволяет вводить данные, отсутствующие в бухгалтерском учете, вручную. При этом используется механизм, аналогичный документу «Операция», бухгалтерского учета.

Расчет управленческой себестоимости производимой продукции (для производства)

Часто возникает необходимость рассчитывать себестоимость выпускаемой продукции в разрезе номенклатуры. Однако используемая на предприятии учетная система не позволяет этого делать. Кроме того, зачастую необходимо для целей управленческого учета изменить порядок отражения затрат при расчете себестоимости, учесть дополнительные затраты и прочее.

Программа 1С:ВДГБ: Управленческая отчетность от бухгалтера позволяет производить расчет управленческой себестоимости, как на основании данных, полученных из внешних учетных баз, так и на основании введенных данных.

В программе предусмотрено:

• введение спецификаций на производимую продукцию,
• списание материалов по нормам,
• распределение накладных расходов
• и прочие механизмы, позволяющие рассчитывать управленческую себестоимость выпускаемой продукции и анализировать эффективность производства.

Возможность ввода плановой информации для ведения бюджетов: БДР, БДДС

Кроме загружаемых данных, система позволяет вводить данные, отсутствующие в бухгалтерском учете, вручную. Управленческий учет на предприятии обычно является источником данных для системы бюджетирования. Данные управленческого учета используются как для планирования бюджетов, так для контроля их исполнения и последующего анализа отклонений. Система позволяет вести планирование бюджетов в той же форме, в которой ведется управленческий учет, с использованием тех же справочников и механизмов расчета финансового результата. Также система позволяет проводить план-фактный анализ исполнения бюджетов. В системе настроены стандартные формы БДР (Бюджета доходов и расходов) и БДДС (Бюджета движения денежных средств), которые при необходимости могут быть изменены пользователями.

Оперативное управление денежными средствами, формирование платежных календарей

Управление денежными средствами является простым и понятным методом контроля эффективности деятельности предприятия. Для реализации этой управленческой функции в системе существуют механизмы формирования платежных календарей.

Механизм позволяет формировать общий список имеющихся счетов на оплату и внутренних заявок на расходование денежных средств, планировать платежи в разрезе дат оплаты, расчетных счетов и/или касс предприятия. Кроме оперативного формирования платежных календарей система позволяет проводить план-фактный анализ исполнения бюджета движения денежных средств.

Набор форм индикативной отчетности для руководителя

Для быстрой оценки деятельности предприятия в системе разработан блок индикативной отчетности. Данный вид отчетности предоставляет возможность руководству предриятия оценить основные показатели деятельности компании буквально «одним взглядом», так как выводит информацию в удобном графическом виде. В индикативную отчетность включены следующие отчеты – Отчет по доходам (выручка от продаж), Анализ запасов (по всем видам запасов ТМЦ), Анализ дебиторской и кредиторской задолженности, Анализ движений и остатков денежных средств.

Каждый из отчетов можно посмотреть в динамике, а также дополнительно развернуть по аналитике и отследить конкретные причины, вызвавшие изменения того или иного показателя.

Управление VS бухучет: какой системе довериться

Существует мнение, что для грамотного управления организацией достаточно интегрировать систему автоматизированного бухгалтерского учета, а менеджмент можно осуществлять и вручную. Но такое решение может иметь место в рамках компании с небольшой численностью сотрудников, осуществляющих деятельность по единому направлению. В рамках же многозадачности и одновременной работе над несколькими бизнес-проектами прямое управление всеми отделами затруднительно, что может негативно сказаться на общих результатах работы.

Рассмотрим, почему система автоматизированного управления — оптимальный вариант для компаний.

Невозможность проектного учета

При проведении бухучета за основу берется деятельность конкретного отдела. Но в рамках многозадачности руководителю нужна детальная информация по каждому проекту: его эффективность, порядок распределения бюджета и прогнозирование результатов. Взять такие сведения из бухгалтерской отчетности в большинстве случаев невозможно.

Строгое нормативное регулирование

При ведении бухгалтерской отчетности вся информация основывается на установленных в законах требованиях и правилах. Например, при расчете амортизации технического оборудования используются установленные формы. Но реальная ситуация в организации может отличаться от стандартов, в частности, и в вопросе расчетов амортизации. Поэтому основываясь на бухгалтерской документации осуществлять грамотное управление затруднительно.

Недостаточность технических средств для холдингов

При перемещении большого количества материальных активов между отдельными структурными подразделениями и дочерними предприятиями затрудняется их общий анализ. В рамках бухгалтерской отчетности за это направление отвечает элемент «Внутрихозяйственные расчет», но когда проводки превышают показатель в несколько тысяч в месяц, счет раздувается настолько, что как-то проанализировать данные становится невозможно.

Разумеется, таких проблем можно избежать при правильном интегрировании средств бухгалтерской автоматизации и настройки индивидуальных параметров для конкретной компании. Но несмотря на возможное программное решение проблем, система управленческого учета остается оптимальным вариантом для большинства компаний.

Что представляет собой автоматизированный учет

Управленческий учет — это широкое понятие, которое включает в себя несколько направлений по контролю за деятельностью организации.

• анализ и обобщение бухгалтерской информации;
• управление расходами организации и порядком сотрудничества с контрагентами;
• контроль налоговых и иных платежей, предусмотренных действующим законодательством;
• финансовая эффективность деятельности отдельных проектов или отделов в целом за определенный период;
• прогнозирование вариантов расширения и дальнейшего развития компании;
• составлений внешней отчетной документации.

На заметку!

Таким образом, управление сводится не только к грамотному планированию текущей деятельности компании, но и анализ бухгалтерской информации, расчет эффективности и прогнозирование будущих направлений.

При автоматизации управленческого учета и бюджетирования необходимая информация вносится в единую рабочую систему, в рамках которой проводится автоматический анализ и объединение всех данных в единую отчетную форму. Такой способ организации управления освобождает директора или управляющего от ручного анализа показателей, предоставляя уже готовые сведения в едином формате. Такой подход существенно ускоряет процесс получения необходимых сведений, а также является возможностью исключить ошибки и несоответствия данных.

В рамках системы осуществляется ведение общего документооборота в компании, поэтому при необходимости в любой момент можно получить актуальные данные из собственной базы для расчета эффективности и окупаемости исполняющихся проектов, свода и анализа финансовых показателей и бюджетной отчетности.

Программы для автоматизации управленческого учета

К внедрению автоматизированной системы нужно подходить комплексно: важно заранее спланировать, какие элементы учета необходимы для эффективного руководства компанией. Ранее планирование помогает сэкономить бюджет на интеграцию системы и исключить внедрение бесполезных компонентов

Нашим клиентам мы рекомендуем внедрять автоматизацию управленческого учета 1C в рамках продукта БИТ.ФИНАНС.

Что получает конечный пользователь при интеграции этой системы.

• Отличный способ снизить в 2-3 раза трудозатраты финансовых служб.
• Продукт, который позволяет избежать кассовых разрывов.
• Информационное финансовое положение организации в режиме реального времени.
• Достоверную отчетность по любым показателям и разрезам.
• Соблюдение действующих стандартов РСБУ, НУ, МСФО, US/UK GAAP.
• Бесшовную интеграцию со всеми учетными системами на базе 1С:Предприятие 8.

Важно!

Мы не рекомендуем экономить на внедрении управленческой системы. При расширении организации и осуществлении одновременной деятельности сразу по нескольким направлениям в будущем возникнет необходимость в дополнении продукта новыми модулями, что существенно увеличит общие затраты на автоматизацию. В других случаях, может потребоваться интеграция нового управленческого решения, так как предыдущее не будет справляться с необходимым объемом задач.