Проведение деловых встреч

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста. Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания

Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

1. Совещание

   Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди.

   Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания.

   В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения. 

2. Заседание

   Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными.

   Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов.

   Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе.

   Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

   Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.

3. Собрание 

   Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения.

   Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего.

   Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕСНЕКОММЕРЧЕСКОЕ ПАРТНЕРСТВО «КЛУБ «ДЕЛОВОЕ СОБРАНИЕ РОССИИ»По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС7707002816

О компании:
НП «ДЕЛОВОЕ СОБРАНИЕ РОССИИ» ИНН 7707002816, ОГРН 1097799005556 зарегистрировано 30.03.2009 в регионе Москва по адресу: 107031, г Москва, улица Петровка, 23/10 СТР. 5. Статус: Действующее. Размер Уставного Капитала — руб.

Руководителем организации является: Генеральный Директор — Акмулина Ольга Николаевна, ИНН . У организации 6 Учредителей. Основным направлением деятельности является «деятельность по изучению общественного мнения».

Рейтинг организации: Низкий  подробнее
Должная осмотрительность (отчет) ?

Статус: ?
Действующее

Дата регистрации: По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС

?
По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС

30.03.2009

Реквизиты для договора 
?
 …Скачать

Проверить блокировку cчетов 
?

Контактная информация (495… Посмотреть
?

Отзывы об организации 
?: 0   Написать отзыв

Юридический адрес: ?
По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС
107031, г Москва, улица Петровка, 23/10 СТР. 5
получен 30.03.2009
зарегистрировано по данному адресу:
По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС

По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС
Руководитель Юридического Лица ?По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС
Генеральный ДиректорПо данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС

Акмулина Ольга Николаевна

Учредители ? ()

Основной вид деятельности: ?По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС
73.20.2 деятельность по изучению общественного мнения

Дополнительные виды деятельности:

Единый Реестр Проверок (Ген. Прокуратуры РФ) ?

Реестр недобросовестных поставщиков: ?
По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС

не числится.

Налоговый орган ?
По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС
Инспекция Федеральной Налоговой Службы № 7 По Г. Москве
Дата постановки на учет: По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС
30.03.2009

Регистрация во внебюджетных фондах

Коды статистики

Финансовая отчетность НП «ДЕЛОВОЕ СОБРАНИЕ РОССИИ» ?

По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС

Судебные дела НП «ДЕЛОВОЕ СОБРАНИЕ РОССИИ» ?

По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС

Исполнительные производства НП «ДЕЛОВОЕ СОБРАНИЕ РОССИИ»
?

По данным портала ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС

Лента изменений НП «ДЕЛОВОЕ СОБРАНИЕ РОССИИ»
?

Не является участником проекта ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС ?

Места для деловых встреч

Для большинства предпринимателей намного удобнее проводить переговоры на своей территории.

Чаще всего бизнесмены организовывают переговоры с другими предпринимателями в собственном офисе или специализированном помещении, принадлежащем компании. Однако, организация деловой встречи на нейтральной территории позволяет проявить уважение к партнеру, что благоприятно влияет на исход мероприятия.

Также подобную встречу можно провести удаленно с использованием современных цифровых технологий связи.

Если предложить организовать деловую встречу на территории партнера, то можно не только проявить уважение ко второй стороне, а также получить много полезной информации об офисе и деятельности компании партнера.

Предварительная подготовка деловых встреч

Это первый этап организации встречи. Этот этап может включать:

• разработку общей концепции встречи;
• постановку целей;
• определение круга заинтересованных, общего масштаба встречи, расчет необходимых трат;
• составление общего плана работы, распределение обязанностей;
• основную подготовку – отбор состава участников, приглашенных, поиск помещения, рассылка приглашений;
• работы по обеспечению (питание, проживание, техническое оснащение, развлекательная программа);
• рекламную кампанию, обеспечение освещения мероприятия в СМИ;
• встречу и размещение прибывающих.

Только творческий подход и добросовестная работа на каждом из этапов предварительной подготовки могут обеспечить будущей встрече успех.

Американский стиль

Американский стиль ведения переговоров отличается достаточно высоким профессионализмом. При этом по сравнению с представителями других стран, члены американской делегации относительно самостоятельны при принятии решений и стремятся обсудить не только общие подходы, но и детали, связанные с реализацией договоренностей. Поэтому в процессе переговоров с ними необходимо выдвигать реальные и конкретные предложения.

Одновременно с этим нередко проявляют и эгоцентризм, полагая, что партнер по переговорам непременно должен руководствоваться теми же правилами. Это можно объяснить тем, что они, как правило, обладают достаточно сильной позицией, что не может не сказаться на ходе ведения переговоров. Американцы умеют и любят торговаться

Большое внимание уделяют увязке разнообразных вопросов — так называемым «пакетным» решениям. Зачастую сами выступают инициаторами, предлагая такие «пакеты» к рассмотрению на деловых переговорах

Особенности и правила проведения деловых переговоров с партнерами

Деловые встречи и коммуникации с партнерами по бизнесу бывают двух видов:

1. Официальные переговоры предполагают строгое соблюдение формальных требований обеих сторон. Такие встречи проводятся в офисе одного из участников, ход беседы тщательно фиксируется секретарем, время для обсуждения ограничено. Итогом официальных переговоров является подписание документов о партнерстве.
2. Неофициальные переговоры представляют собой встречи в неформальной обстановке, напоминающие дружеское общение близких знакомых. Стоит отметить, что специфика российского бизнеса предполагает решение стратегических вопросов в основном на неофициальных переговорах. Непринужденная обстановка помогает бизнес-партнерам расслабиться и проникнуться доверием друг к другу.

Назначение деловой встречи

Под деловой встречей можно подразумевать площадку для ведения бизнеса, где общаются предприниматели. Участники на таких мероприятиях делятся опытом, строят планы на будущее и ищут заинтересованных для сотрудничества лиц. Таким образом, главным на деловой встрече является общение. Поэтому здесь так важна комфортная и уютная обстановка.

Основная составляющая деловых встреч – это обмен информацией. Немаловажную роль играет правильно построенный диалог и реальная заинтересованность сторон. Нужно услышать собеседника и поделиться с ним своими ожиданиями от сотрудничества. Следует отвечать на вопросы, которые интересуют вашего делового партнера. Можно указывать на правильность выбранных решений другого участника.

Целью встречи является подписание протокола заинтересованными лицами и обсуждение дальнейшего сотрудничества. Таким образом, собеседники проходят от построения диалога и ориентирования деталей к принятию решения и конечному результату.

Ошибки в деловых переговорах

Рассмотрев некоторые основные рекомендации экспертов по поводу ведения деловых переговоров, полезно будет изучить выделяемые исследователями типичные ошибки, которые предприниматели порой склонны допускать в процессе коммуникаций. Прежде всего, следует, вероятно, отметить, что таковыми будут действия, противоположные описанным выше рекомендациям

Однако, поняв сущность ошибок, связанных с отмеченными нами ключевыми нюансами коммуникаций, полезно будет обратить внимание также и на следующие моменты

Деловые переговоры, как полагают эксперты, не должны быть инструментом выявления стороны, которая может быть носителем однозначно верной точки зрения. Если это так и есть на самом деле, то выявится естественным образом. Ошибкой многих предпринимателей является позиционирование себя как субъекта, мнению которого не может быть альтернативы.

Еще одна ошибка, которую выделяют эксперты, — подчеркнутое упрямство. Всегда есть возможность найти компромисс методами убеждения, но это очень трудно сделать, используя столь прямолинейную тактику.

Недопустим, считают эксперты, авторитарный стиль делового общения. Особенно если речь идет о сделках, которые с высокой вероятностью будут асимметричными. Редко бывает, чтобы поставщик долгое время оставался единственным. В условиях свободного рынка, как правило, можно найти альтернативные каналы получения желаемого продукта. И если в какой-то момент времени покупатель был вынужден пойти на менее комфортные условия и одновременно столкнулся с авторитаризмом партнера, во второй раз он у него уже ничего приобретать не захочет.

В числе распространенных ошибок, характерных для деловых переговоров, — уход от основной темы обсуждения. Даже если это происходит случайно, например, один партнер решил поинтересоваться у другого, где он любит путешествовать, вследствие чего тема диалога ушла в сторону туризма. В этом случае есть вероятность, что одна из сторон заподозрит другую в намерении запутать, ввести в заблуждение, склонить к доверию. Так или иначе будет затрачено время. Отклонение от темы может сыграть особенно негативную роль, когда ведутся коллективные переговоры. В таких случаях каждый из участников коммуникации, чтобы не почувствовать себя лишним в дискуссии, захочет высказаться на тему, не относящуюся к основной.

Проведение деловых встреч, приемов, переговоров

Обычно в практике деловых мероприятий используется несколько основных методов:

• уравновешивания;
• компромиссный (участники должны идти на взаимные уступки; при наличии противоречий нужно достигать согласия поэтапно);
• интеграции (подразумевает убеждение партнеров в необходимости подходить к решению проблемы встречи с учетом имеющихся взаимосвязей и условий дальнейшего развития кооперации);
• вариационный (применяется при сложных переговорах).

При этом каждый метод подразумевает использование ряда приемов и принципов, конкретизирующих действия на каждом этапе:

• встреча участников и установление контакта между ними;
• привлечение внимания (собственно начало переговоров);
• обмен информацией;
• аргументация предложений;
• решение поставленной задачи.

Если деловая встреча достигла заявленной цели, завершающий этап требует обязательного суммирования результатов, краткого повтора основных положений, затронутых в ходе переговоров

Следует обязательно акцентировать внимание на удачных, результативных сторонах прошедшего мероприятия.

Подготовка к переговорам

Изучим такой аспект, как подготовка деловых переговоров

На что следует обратить внимание в процессе ее осуществления? Некоторые эксперты рекомендуют придерживаться следующего сценария

В рамках данной схемы исследователи рекомендуют принять во внимание правило — время, затраченное на подготовку к переговорам, должно быть соизмеримо их предполагаемой длительности. Дело в том, что ключевой аспект данного сценария — предварительный план коммуникаций

Его нужно «отрепетировать», и потому это займет время, сопоставимое с тем, в течение которого будут, собственно, происходить переговоры.

• Первый пункт плана, о котором идет речь, — определение цели коммуникации. Независимо от того, в рамках какого сценария подготовки к переговорам действует другая сторона, мы для начала отвечаем на вопрос, для чего собираемся общаться с партнерами в рамках запланированной встречи.
• Следующий пункт нашего сценария — определение желаемого результата.
• Далее по плану — выявление ресурсов, которые помогут в достижении этого самого результата. Это могут быть, например, те или иные знания, компетенция тех или иных специалистов фирмы. В первом случае наши действия будут заключаться в том, чтобы найти необходимые источники информации и ознакомиться с релевантными фактами. Во втором — мы приглашаем компетентных специалистов с собой, заранее согласуя с ними ключевые нюансы предстоящих переговоров.
• Следующий компонент подготовки к общению с партнерами, с которым следует определиться до встречи, — способ донесения информации до него. Он может быть преимущественно устным или же включать, к примеру, презентации на проекторе, ознакомление партнеров с распечатанными текстами, видеоматериалами и т. д. Необходимо заранее убедиться, что организация деловых переговоров ответственной стороной будет включать соответствующее техническое снабжение.

Восприятие друг друга

Интересно, что предприниматели различных стран не только ведут переговоры и деловые встречи по-разному, но и по-разному воспринимают друг друга.

Несколько лет назад западноевропейскими социологами был проведен опрос среди восьми тысяч бизнесменов пяти стран (Германии, Великобритании, Франции, Италии, Испании). Респондентам был предложен вопрос: «Какие из 10 качеств (компетентность; эффективность; чувство юмора; надежность; упорство в работе; предприимчивость; образованность; человечность; способность работать в команде; пунктуальность), и в какой степени присущи руководителям фирм разных стран?». Максимальное количество баллов, которое возможно было получить, составляло +90, минимальное — -40.

Предприниматели из Германии получили самое большое количество баллов: +80 — за компетентность и пунктуальность, +90 — за эффективность, +75 — надежность, +60 — образованность, +70 — упорство в работе и +45 — за предприимчивость. А итальянские бизнесмены получили максимальное количество баллов (+40) за чувство юмора и (+25) за человечность

Что тоже немаловажно в деловом мире..

Правила ведения переговоров: компромиссный сценарий

Некоторые российские эксперты предлагают следующий сценарий, в рамках которого возможно ведение деловых переговоров при условии принятия соответствующих принципов большинства современных культур. Если им следовать, то есть вероятность, что комфорт делового партнера немецкого или корейского происхождения не будет нарушен.

Первое, на чем эксперты рекомендуют акцентировать внимание, — всегда выслушивать собеседника. Это приветствуется как в Корее, так и в России, США, Германии

Прерывать речь партнера, протестовать, комментировать не следует, даже если есть уверенность в том, что говорящий в чем-то заблуждается.

Следующее правило — соблюдение принципа равенства. Ни в одной из современных стран не принято, чтобы один переговорщик каким-либо образом ставил себя выше другого. Даже если речь идет о явной перспективе заключить ту самую асимметричную сделку, при которой у одной из сторон, быть может, нет выбора, партнер не должен смотреть свысока.

Ведение переговоров в бизнесе следует осуществлять, избегая оценочных тезисов, направленных в адрес личности собеседника. Следование этому правилу обеспечит одинаковый комфорт для партнера из любой страны, с представителем которой ведутся деловые переговоры. Пример: нежелательно говорить: «Вы недостаточно компетентны в этом вопросе».

Классификация переговоров

Российские эксперты выделяют следующие основные виды деловых переговоров.

• Во-первых, это коммуникации, в рамках которых обсуждаются нюансы, связанные с продлением действующих соглашений на текущих условиях.
• Во-вторых, это переговоры, во время которых предполагается обсудить условия продолжения сотрудничества на новых условиях.
• В-третьих, это коммуникации между сторонами, которые до этого не заключали никаких соглашений.
• В-четвертых, деловые переговоры могут подразумевать возобновление когда-то действовавших соглашений.
• В-пятых, тематика соответствующих коммуникаций может быть связана с расторжением действующих соглашений на приемлемых для обеих сторон условиях.

Конечно, виды деловых переговоров могут классифицироваться и по иным основаниям

Некоторые эксперты считают, например, что данного типа коммуникации можно подразделять в зависимости от степени важности ключевой темы. Так, например, переговоры классифицируют на стратегические, где решаются вопросы, определяющие дальнейшее развитие всего бизнеса, и ситуационные, на которых обсуждаются отдельные нюансы принятого совместного курса

Некоторые эксперты выделяют индивидуальные и коллективные переговоры. В рамках первых подразумевается общение между отдельными должностными лицами (например, генеральными директорами), в ходе вторых — коммуникации с участием коллегиальных органов управления фирмой или же с подключением сотрудников.

Кассовый разрыв или как не уйти в минус

Организация деловых мероприятий внутри компании — простая задача: сообщаете сотрудникам и партнером дату, время и место, отправляете напоминание… Готово! А вот форум и конференции для всех желающих — задача сложнее. На подобные встречи, зачастую, нужно продавать билеты. Это подразумевает запуск полноценной рекламной кампании, расчет финансирования и расходов. Иначе, организатор может уйти в минус: его ждет кассовый провал.

При запуске рекламной компании учтите, что большая часть билетов будет распродана в последние дни перед грядущим событием. Поэтому заранее выделите средства, способные перекрыть расходы на проведение делового мероприятия.

Тизеры

Для того, чтобы придать встрече динамичности, можно отснять короткие ролики-тизеры, буквально по 20-30 секунд. Видео, раскрывающие личность спикера, отображающие его харизму и стиль, сделают мероприятие ярче.

Меню бизнес мероприятия

Выбор меню для встречи — очень важная задача, от которой зависит самочувствие гостей. Воздержитесь от закупки слишком тяжелой пищи, какой вкусной бы она ни была (например, мясные блюда, бургеры и т.д). Чтобы переварить такую еду, организму требуется много энергии, и гости могут захотеть спать. Оптимальный вариант — старые добрые «быстрые» углеводы. Они отлично насыщают, но быстро перевариваются, позволяя участникам скоро вернуться в строй.

Чтобы все прошло гладко, продумайте каждую мелочь, уделите внимание подбору классных спикеров, детально проработайте меню. И пусть организация делового мероприятия вас не пугает, ведь в итоге встреча обязательно принесет желаемые результаты!

Результаты переговоров

Ведение переговоров, так или иначе, приводит к некоторому результату. Каким он может быть? Эксперты выделяют три основных типа результата переговоров:

• нахождение компромисса;
• заключение асимметричных договоренностей;
• отсутствие соглашения.

В рамках первого сценария подразумевается, что ведение деловых переговоров привело к определению условий сотрудничества, и это устроило обе стороны. Есть мнение, что к компромиссу также можно отнести ситуацию, когда принятое решение в одинаковой степени не устроило ни одну сторону, но ввиду необходимости заключить хоть какой-то контракт переговорщики пошли на взаимно некомфортные условия. Это возможно, например, в том случае, когда поставщик некоторого товара хочет выручить за него такую-то сумму, при которой бизнес будет однозначно рентабельным, но покупатель может заплатить только, скажем, вдвое меньшую.

Деловые переговоры могут привести к принятию решений, относимых некоторыми экспертами к асимметричным. Что это значит? То, что одной стороне в силу некоторых причин удалось убедить другую подписать соглашение на менее комфортных для нее условиях. Если в примере, рассмотренном выше, продавец и покупатель нашли пусть и не идеальный, но все же компромисс, то сценарий в рамках асимметричного решения может подразумевать, например, что поставщик товара принципиально откажется продавать его контрагенту по меньшей цене, а тому, в свою очередь, данный продукт очень нужен, и он соглашается на сделку, решив, скажем, взять кредит.

Еще один возможный сценарий — отсутствие принятого решения по итогам коммуникаций. Некоторые эксперты не склонны причислять его к результатам переговоров. Однако их оппоненты считают, что он все же есть — хотя бы потому, что теперь партнеры знают, чего ожидать от следующих переговоров, и понимают, стоит ли их впоследствии проводить. Данного рода результат, считают эксперты, может нести информационную ценность. Например, покупатель товара будет в курсе, по какой минимальной цене он может приобрести тот или иной продукт, знать сильные и слабые стороны поставщика. В бизнесе часто бывает, что отказ от сделки в ходе переговоров косвенно способствует нахождению предпринимателем более комфортных условий сотрудничества впоследствии. Таким образом, формальное отсутствие результата коммуникаций может стать вполне положительным для бизнеса сценарием.