Документационное обеспечение управления

Документооборот

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);
2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

1. первичную обработку;
2. предварительное рассмотрение;
3. регистрацию;
4. рассмотрение руководством;
5. передачу на исполнение.

Документооборот бухгалтерских документов

В бухгалтерском учёте существует пять основных этапов документооборота[источник не указан 3101 день]:

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
2. Передача документа в бухгалтерию;
3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
4. Обработка документов в бухгалтерии, которая включает:
   1. таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции);
   2. группировку;
   3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);
5. Сдача документов на хранение в архив.

Секретный документооборот

Все секретные документы проходят через специальные подразделения предприятий или ведомств. Учёт и документооборот ведется по специальным правилам, в России регламентируется законом «О государственной тайне».

Автоматизация секретного документооборота и делопроизводства в режимно-секретных подразделениях осуществляется с помощью программы автоматизированной системы секретного делопроизводства (АС СДП).

Электронный документооборот

Основная статья: EDI

В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внутренними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

Организация делопроизводства

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

• Создание документов (документирование);
• Организация движения и учёта документов (документооборот);
• Хранение документов (архивное дело).

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие рекомендации по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Служба делопроизводства

Для ведения делопроизводства в современных организациях может создаваться служба делопроизводства—структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

В различных организациях, учреждениях, органах государственной власти и местного самоуправления служба делопроизводства может называться по-разному: управление делами; общий отдел; канцелярия; секретариат и т.п.

Целью деятельности службы делопроизводства, является организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с применением современных информационных технологий в работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.

Информационно-документационное обеспечение управления

Выпускающие кафедры: Документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов; Автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

Карьера: Организации, учреждения и предприятия всех организационно-правовых форм и форм собственности, включая органы государственной власти и местного самоуправления, коммерческие организации.

Цель — подготовка специалистов, умеющих организовать работу с документами и информацией на традиционных (бумажных) и цифровых носителях (включая электронные), а также владеющих основами их хранения в текущем делопроизводстве организаций и предприятий.

В основу профиля положены принципы традиционного отечественного документационного обеспечения управления, с изучением истории его возникновения и развития, с акцентом на современную нормативно-правовую базу, требования и технологии. В процессе обучения студенты изучают все современные системы электронного документооборота (СЭД), используемые в РФ, аспекты их проектирования, внедрения и использования (включая вопросы электронной подписи, форматов электронных документов, оцифровки, хранения электронных документов) в организациях любой организационно-правовой формы и формы собственности

Вместе с тем, в процессе обучения особое внимание уделяется изучению вопросов, связанных с межведомственным электронным документооборотом (МЭДО) и системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), знание которых является неотъемлемым требованием при трудоустройстве студентов в федеральные органы исполнительной власти и местного самоуправления, в связи с внедрением электронного правительства в РФ. Изучение основ государственного устройства, истории и организации государственных, коммерческих и некоммерческих организаций и учреждений РФ, а также широкого спектра правовых дисциплин и дисциплин, изучающих зарубежный и международный опыт в этой сфере, позволяет студентам хорошо ориентироваться в современном мире и быть востребованными на рынке труда.

Для реализации программы бакалавриата в рамках профиля читаются дисциплины по следующим основным направлениям:

• Документоведение (история и современность);

• Организация и технология документационного обеспечения управления;

• История и организация государственных учреждений в России;

• Организация государственной службы РФ и ее документирование;

• Коммерческие и некоммерческие организации в РФ;

• Документирование деятельности коммерческих организаций;

• Информационно-документационное обеспечение деятельности руководителя;

• Кадровое делопроизводство;

• Документирование научно-технической и экономической деятельности;

• Информационное обеспечение управления;

• Информационные технологии в ДОУ и архивном деле в РФ;

• Информационно-документационное обеспечение деятельности электронного правительства в РФ;

• Стандартизация управления документацией (включая стандартизацию ДОУ в РФ и международную стандартизацию);

• Управление информацией и документацией за рубежом.

Практика проводится в органах государственной власти и управления, а также в крупных коммерческих структурах. Многие студенты получают приглашение на трудоустройство в эти организации уже в процессе обучения.

Программа бакалавриата развивается в рамках межфакультетской магистратуры Историко-архивного института РГГУ: «Теория и практика работы с электронными документами в управлении и архивах», что позволяет студентам продолжить свое образование непрерывным способом со специализацией по интересующей их теме