Документационное обеспечение управления

Содержание
  1. Документооборот
  2. Организация делопроизводства
  3. Служба делопроизводства
  4. Информационно-документационное обеспечение управления

Документооборот

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

  1. документы, поступающие из других организаций (входящие);
  2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
  3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

  1. первичную обработку;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. регистрацию;
  4. рассмотрение руководством;
  5. передачу на исполнение.

Документооборот бухгалтерских документов

В бухгалтерском учёте существует пять основных этапов документооборота[источник не указан 3101 день]:

  1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
  2. Передача документа в бухгалтерию;
  3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
  4. Обработка документов в бухгалтерии, которая включает:
    1. таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции);
    2. группировку;
    3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);
  5. Сдача документов на хранение в архив.

Секретный документооборот

Все секретные документы проходят через специальные подразделения предприятий или ведомств. Учёт и документооборот ведется по специальным правилам, в России регламентируется законом «О государственной тайне».

Автоматизация секретного документооборота и делопроизводства в режимно-секретных подразделениях осуществляется с помощью программы автоматизированной системы секретного делопроизводства (АС СДП).

Электронный документооборот

Основная статья: EDI

В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внутренними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Рекомендуем:  Проектные решения: игра по твоим правилам

Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

Организация делопроизводства

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

  • Создание документов (документирование);
  • Организация движения и учёта документов (документооборот);
  • Хранение документов (архивное дело).

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие рекомендации по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Служба делопроизводства

Для ведения делопроизводства в современных организациях может создаваться служба делопроизводства—структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

В различных организациях, учреждениях, органах государственной власти и местного самоуправления служба делопроизводства может называться по-разному: управление делами; общий отдел; канцелярия; секретариат и т.п.

Целью деятельности службы делопроизводства, является организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с применением современных информационных технологий в работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.

Информационно-документационное обеспечение управления

Выпускающие кафедры: Документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов; Автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

Карьера: Организации, учреждения и предприятия всех организационно-правовых форм и форм собственности, включая органы государственной власти и местного самоуправления, коммерческие организации.

Цель — подготовка специалистов, умеющих организовать работу с документами и информацией на традиционных (бумажных) и цифровых носителях (включая электронные), а также владеющих основами их хранения в текущем делопроизводстве организаций и предприятий.

Рекомендуем:  Тренинг на сплочение коллектива "большая компания"

В основу профиля положены принципы традиционного отечественного документационного обеспечения управления, с изучением истории его возникновения и развития, с акцентом на современную нормативно-правовую базу, требования и технологии. В процессе обучения студенты изучают все современные системы электронного документооборота (СЭД), используемые в РФ, аспекты их проектирования, внедрения и использования (включая вопросы электронной подписи, форматов электронных документов, оцифровки, хранения электронных документов) в организациях любой организационно-правовой формы и формы собственности

Вместе с тем, в процессе обучения особое внимание уделяется изучению вопросов, связанных с межведомственным электронным документооборотом (МЭДО) и системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), знание которых является неотъемлемым требованием при трудоустройстве студентов в федеральные органы исполнительной власти и местного самоуправления, в связи с внедрением электронного правительства в РФ. Изучение основ государственного устройства, истории и организации государственных, коммерческих и некоммерческих организаций и учреждений РФ, а также широкого спектра правовых дисциплин и дисциплин, изучающих зарубежный и международный опыт в этой сфере, позволяет студентам хорошо ориентироваться в современном мире и быть востребованными на рынке труда.

Для реализации программы бакалавриата в рамках профиля читаются дисциплины по следующим основным направлениям:

  • Документоведение (история и современность);

  • Организация и технология документационного обеспечения управления;

  • История и организация государственных учреждений в России;

  • Организация государственной службы РФ и ее документирование;

  • Коммерческие и некоммерческие организации в РФ;

  • Документирование деятельности коммерческих организаций;

  • Информационно-документационное обеспечение деятельности руководителя;

  • Кадровое делопроизводство;

  • Документирование научно-технической и экономической деятельности;

  • Информационное обеспечение управления;

  • Информационные технологии в ДОУ и архивном деле в РФ;

  • Информационно-документационное обеспечение деятельности электронного правительства в РФ;

  • Стандартизация управления документацией (включая стандартизацию ДОУ в РФ и международную стандартизацию);

  • Управление информацией и документацией за рубежом.

Рекомендуем:  Инвестирование в ETF: преимущества, недостатки и как начать

Практика проводится в органах государственной власти и управления, а также в крупных коммерческих структурах. Многие студенты получают приглашение на трудоустройство в эти организации уже в процессе обучения.

Программа бакалавриата развивается в рамках межфакультетской магистратуры Историко-архивного института РГГУ: «Теория и практика работы с электронными документами в управлении и архивах», что позволяет студентам продолжить свое образование непрерывным способом со специализацией по интересующей их теме

Рейтинг статьи
Оцените статью: 1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд
Загрузка...
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.