Контроль





Отличие от внутреннего аудита

Понятие внутренний контроль является более общим понятием, чем внутренний аудит, хотя нередко они используются как синонимы. Так, в банковской сфере задачей внутреннего аудита является проверка финансовой отчётности на корректность, а внутренний контроль включает также и мероприятия по оценке финансовых рисков. Иначе говоря, оценка эффективности и рациональности деятельности, являющаяся основной задачей внутреннего контроля, может иметь второстепенное значение (или не иметь вообще никакого значения) в рамках внутреннего аудита, задачей которого является соответствие формальным требованиям.

Контроль в системном анализе

Цели контроля

Под контролем понимается система наблюдения и проверки процесса функционирования и фактического состояния управляемого объекта, реализуемая со следующими целями:

  1. Оценка обоснованности и эффективности принятых управленческих решений.
  2. Оценка результатов реализации этих решений.
  3. Выявление отклонений в функционировании объекта:
    • от принятых решений,
    • от установленных правил и норм.
  4. Разработка мер по преодолению выявленных отклонений.
  5. Разработка мер по корректировке управленческих процессов с целью профилактики деструктивных отклонений.
  6. Устранение препятствий для оптимального функционирования объекта.

Таким образом, контроль является процессом, обеспечивающим достижение системой поставленных целей путём сравнения фактического состояния системы с желаемым.

Элементы контроля

Контроль (как и любая стадия управления) характеризуется следующими элементами:

  1. субъект контроля — тот, кто осуществляет контроль,
  2. субъект принятия решений по результатам контроля,
  3. объект контроля — то, что подлежит контролю,
  4. предмет контроля — набор вопросов и критериев, согласно которым организуется контроль,
  5. цель контроля,
  6. задачи контроля,
  7. принципы контроля,
  8. методы контроля,
  9. технология контроля,
  10. процесс контроля.

Важные аспекты контроля

Для понимания сущности контроля необходимо выделить ряд аспектов:

Контроль — один из процессов, обеспечивающий достижение системой поставленных целей. Для того, чтобы контрольные процессы могли реализоваться, необходимо, чтобы в системе были организованы также следующие управленческие процессы (элементы управления): установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке; корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль направлен на недопущение разрастания проблемы (отклонения фактического состояния системы (объекта) от заданного). Важнейшей составляющей контроля является обратная связь. Контроль не должен быть чрезмерным, так как несущественные отклонения фактического состояния объекта (управляемой системы) от заданного, вызывающие срабатывание контрольных механизмов, делают эту систему неэкономичной

Также важно учесть, что чрезмерный контроль может переориентировать элементы управляемой системы с достижения поставленных целей на удовлетворение требований контроля.

Что необходимо для правильной организации и контроля работы персонала?

Контролировать ситуацию необходимо – примем это за истину, которая не требует доказательств. Но как добиться того, чтобы при этом ваши действия, направленные на всеобщее благо, не принесли обратного эффекта?

Для начала разберемся в сути существующих способов.

Контроль персонала в организации можно осуществлять путем общения. Руководитель спрашивает, сотрудник дает устный отчет. Это привычный, но малоэффективный способ. В маленьких фирмах или при безграничном доверии он еще работает, во всех остальных случаях нужны более весомые аргументы, чем слова работника.

Как минимум, отчет должен быть зафиксирован на бумаге. Это второй способ – документальный. Конечно, в больших конторах бумажная работа отнимает много времени, но это не отменяет положительные итоги контроля документов.

В эру высоких технологий на смену бумаге приходят компьютеры – это третий способ. Будущее – за программными решениями, введению которых многие противятся. Сотруднику со стажем проще изложить отчетные данные на бумаге, чем обучиться работе с новыми технологиями. Экселевская таблица для него – потолок владения компьютером. При этом уже существует Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), где все процессы автоматизированы, что позволяет существенно экономить время и улучшать качество обслуживания. Все документы объединены в строго отлаженную систему, которая настраивается под каждое конкретное предприятие. Остается только убедить сотрудников работать с ней.

Возможно, какой-то из названных форматов контроля вы уже выбрали. Но следует наметить и временные промежутки: до начала работ, во время их выполнения и по результату.

Не дожидайтесь финальной стадии, чтобы проконтролировать сотрудников. Еще на этапе планирования начните с оценки концепции и предложенного спектра действий, возможно, что-то потребует корректировки. Непосредственно в процессе деятельности чуткое руководство может помочь и подбодрить. Тогда результат станет для вас не неприятным сюрпризом, а закономерным итогом планомерной работы.

Различают также гласный/негласный контроль действий персонала (вы либо декларируете его, либо скрываете)

Он может быть и территориальным (важно, как ведет себя сотрудник, считающийся, например, лицом компании, не только в коллективе, но и на отдыхе).

Зачем необходима организация контроля деятельности персонала?

Можно требовать от сотрудников только результат – неважно, какими средствами они его достигнут. Это дает людям ощущение свободы и является доказательством доверия руководства

С другой стороны, всегда есть риск так и не дождаться желаемого итога или получить его совсем не в том виде, который задумывался изначально. По причинам, не зависящим от людей, или из-за их пренебрежения своими обязанностями? Ответ на этот вопрос найти будет сложно. Остается либо оплакивать упущенную выгоду, либо применять штрафные санкции ко всем, рискуя «репрессировать» и ответственных работников, честно и в срок выполнявших свои обязательства.

Но если руководитель изначально держит руку на пульсе, а не ожидает результата, отстранившись от процесса, то сможет вовремя предпринять ряд необходимых шагов, которые помогут решить локальные проблемы для достижения конечной цели.

Причиной срыва плана может быть:

  • незамотивированность сотрудников;
  • перегруженность персонала работой;
  • недостаточная квалификация, отсутствие опыта в решении подобных задач;
  • неотлаженное взаимодействие как отдельных сотрудников, так и целых отделов;
  • невыполнимость задач.

При руководстве на доверии любая из названных причин или их совокупность может стать препятствием на пути к конечной цели. Если налажен контроль в управлении персоналом, деятельность можно скорректировать и избежать срыва сроков и невыполнения плана.

К примеру, недавно принятый на должность менеджера человек не справляется с прямыми обязанностями, зато у него аналитический склад ума, и теоретические выкладки он предоставляет быстрее целого отдела. Логичнее перевести его в аналитики, а переговоры поручить сотруднице из отдела сбыта: у нее огромный потенциал в продажах плюс врожденный дар убеждения. А вот опытному инженеру, без которого проект немыслим, стоит пройти курсы. Нет, не повышения квалификации, она у него достаточная, а те, где слушателей знакомят с последними тенденциями сферы их деятельности. Откровенно халтурящего сотрудника лучше исключить сразу, а его работу перепоручить энтузиасту.

Такие решения приносят пользу не только работодателю, но и персоналу

Сотрудники видят заинтересованность начальства, осознают важность своего труда, занимаются любимым делом, получают возможность продемонстрировать таланты и получить достойную оплату за выполненные задачи, ведь руководитель может поощрить по результатам работы наиболее отличившихся специалистов. Причем сделает он это, исходя из собственной оценки ситуации, которой владеет в полной мере на каждом этапе.


С этим читают