Методики расстановки приоритетов
Испокон веков люди прикладывали колоссальные усилия, чтобы подчинить себе время. Точной даты зарождения тайм-менеджмента неизвестно, однако первые упоминания о нем были зафиксированы еще в Древнем Риме, в записках философа Луцция Аннея Сенеки (3-65 гг. н.э.).
С тех пор человечество приобрело много опыта и смогло сформировать принципы, используя которые, можно грамотно и удобно расставлять приоритеты в собственных делах и работать эффективно. Предлагаем вашему вниманию обзор популярных и хорошо зарекомендовавших себя методик распределения приоритетов.
Планирование по АВС-системе
Началом создания данной системы послужило то, что, как показывает опыт, процентное соотношение важных и неважных дел практически одинаково. Поэтому все занятия распределяются по степени значимости, где каждой ступени присвоена буква.
То, что нужно выполнить в первую очередь, – помещается в группу «А»: это самые важные и значимые дела. В группы «В» и «С» распределяются дела с меньшим показателем срочности.
- Срочные дела группы «А» составляют 15% времени и приносят 65% результатов.
- Менее срочные дела группы «В» забирают около 20% времени, при этом приносят столько же результатов.
- Малозначительные дела «пожирают» 65% ресурсов и приносят около 15% результата.
Составьте общий список дел.
Систематизируйте каждое по срочности.
Пронумеруйте дела по установленной важности.
Распределите все задачи по вышеупомянутым категориям.
Задачи из группы «А» решайте самостоятельно.
Из группы «В» перепоручите сотрудникам.
Задачи группы «С» нужно свести к минимуму (устранить) или также перепоручить.
Планирование по Эйзенхауэру
Здесь управление временем происходит по принципу распределения всех дел по категориям:
Важно и срочно.
Не важно, но срочно.
Важно, но не срочно.
Не важно и не срочно.
В идеале, основную часть времени нужно уделять второй группе. При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени. Дела из четвертой области должны отнимать минимум времени, так как сюда входят развлекательные мероприятия.
Для удобства ежедневного планинга метод Эйзенхауэра подразумевает построение матрицы, состоящей из четырех квадрантов, где по две оси, срочности и важности. В каждый из них вписываются ежедневные дела (после распределения их по представленным группам)
Планирование по правилу Парето
Пользуется популярностью метод итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето: 80/20. Согласно его наблюдениям, всего 20% эффективно потраченного времени приносит 80% результатов.
Вот лишь часть примеров его подсчетов, результаты которых доказывают природную закономерность:
- 20% работы = 80% прибыли.
- 80% работы = 20% прибыли.
- 20% клиентуры = 80% дохода.
- 80% клиентуры = 20% дохода.
Используйте эту закономерность в повседневности и увидите, как изменится ваша продуктивность. Как правило, люди привыкли тратить свое драгоценное время на отдых и развлечения, а делам уделять остатки сил.
Смените ориентир, используйте 20% времени, вкладывая максимум личного потенциала, что приведет к 80% результата. В первую очередь делайте только самые важные дела, и только потом остальные. Правило Парето удобно применять в тандеме с методом Эйзенхауэра.
Расстановка приоритетов
Определить приоритетность — принять собственное решение, какая задача имеет первоочередное значение, какая второстепенное, какая может быть на 3 или 4 месте.
Однажды Ч. Шваб получил совет по использованию времени, за который в последствии заплатил 25 000 долларов
Суть этого метода в следующем: написав список дел на день, стоит внимательно просмотреть его, проставить цифры, последовательность выполнения задач, в зависимости от важности и срочности действий, в дальнейшем выполнять всё чётко в соответствии с установленной последовательностью и не браться за новое дело, не завершив первого
Такой подход значительно повышает эффективность работы. Даже, если в конце дня останутся нерешённые вопросы, то они не будут столь значительными в отличие от хаотичной работы. Мелкие задачи, конечно, можно решать между крупными, чтобы переключиться, но нужно чётко держать курс на основные приоритеты.
Положительный эффект от выполнения действий в соответствии с приоритетами:
- удовлетворение от рабочего процесса
- результативность и успешность работ
- сроки всегда выполняются
- снижается вероятность конфликтов
- снижается стрессовость работы
В экономике есть «принцип Парето», который предполагает соотношение 20:80. Так обычно 20% клиентов приносят 80% прибыли, 20% ошибок ведут к 80% потерь, 20% исходных продуктов формируют 80% стоимости конечного продукта. Эта пропорция работает и в обратном соотношении.
Относительно распределения времени и важности задач она также актуальна — первые 20% времени (особо важные вопросы) приносят 80% результатов, при правильном его использовании, остальные 80% времени приносять лишь 20% результатов (второстепенные вопросы). Потому работа по приоритетам позволяет увеличить результативность, прибыльность работы
Главный принцип: в первую очередь стоит выполнять особо важные задачи, во вторую — всю остальную текущую работу.
От слов к действию
Ценности помогают нам выбрать вектор направления и составить план действий. Мне понадобилось очень много времени, чтобы определить истинные приоритеты для себя и прийти к осознанности.
Выпишите список дел, которые вам нравится и не нравится выполнять
На что вы готовы выделять больше времени, в ущерб остальным делам.
Что для вас важно в жизни? Можно назвать три вещи и выбрать из этого одно более приоритетное.
Представьте себя через 5, 10, 20 лет. Подробно опишите
Что вы едите, чем занимаетесь, есть ли семья у вас, машина, работа. Где живете?
Что нужно сделать для достижения этого? Учитывая все факторы. Финансовые возможности, наличие семьи и детей, образования, место проживания.
Чего вам не хватает в жизни именно сейчас?
От чего вы никогда в жизни не сможете отказаться?
Чем вы готовы пожертвовать ради своей главной цели?
После того как вы ответите на все вопросы, сделайте паузу. Выпейте кофе или подышите свежим воздухом. Затем опять вернитесь к записям и проанализируйте их.
Обратите внимание на повторения. То, что вас волнует, будет сразу видно
Например, вы мечтаете путешествовать. Вам может мешать ваша работа, дети, особенно если они маленькие, нехватка денег, страх. Но вы не готовы все бросить, ради путешествия прямо сейчас. Когда возникают такие противоречия, необходимо проявлять жесткость, набираться смелости и рубить все.
Правильное расставление приоритетов — это не угождать другим людям, это познание и принятие себя. Чтобы путешествовать не нужно бросать семью и работу, просто достаточно запланировать поездку. Придумать с кем оставить ребенка, накопить денег.
Если вы признаетесь, что воспитание детей для вас важнее работы, и это хорошо. Поиск работы с гибким графиком, если для этого нужно и обучение новой профессии, главное искать выход из положения. Как говорится, без второго и не будет первого. Поэтому не нужно отказываться от менее важных сфер жизни, ведь они часть вашей чащи. И вся суть в их пропорциях.
Несколько советов
Если вы решили «рулить» своим временем осознанно и эффективно, вам обязательно пригодятся следующие советы:
- Никогда не тормозитесь на достигнутом. Как только вы добились желаемого – ставьте перед собой новую задачу и идите к ней. Это позволит всегда оставаться в тонусе.
- Находите время на саморазвитие.
- Не берите на себя чужих обязанностей и задач. Вы должны двигать вперед себя, а не становиться инструментом для продвижения других. Для этого научитесь говорить твердое «НЕТ» и не испытывать за это чувство вины.
- Проанализируйте свои желания, подумайте, чего вы хотите добиться в этой жизни. Это даст вам понять, чему нужно уделять свое основное время.
- Посмотрите критически на свою жизнь, чтобы выявить вредные привычки, которые «пожирают» время. Не сожалея, исключите их из своей жизни. В крайнем случае, оставьте им самый мизер времени.
- Если занимаясь каким-либо делом, вы ощутили, что вам это не приносит никакой пользы, а только тормозит или оттягивает назад, – бросьте его!
- Прежде чем приступать к какому-нибудь делу подумайте, нужно ли оно вам? Продвинет ли оно вас к намеченной цели? Да – дерзайте, нет – забудьте о нем.
- Ведите журнал, в который будете записывать все свои победы и достижения. В трудные времена вы можете «черпать» оттуда вдохновение и силы, которые не дадут отступиться от намеченного.
- Составляйте планы дел не на день, а на неделю – такой подход гораздо эффективнее.
- При завале в делах не торопитесь и не паникуйте. Не нужно стараться выполнить все сразу – эффективности от этого никакой не будет, а вот ошибок наделать можно, да и нервную систему сломать. Начните с самых важных дел, постепенно переходя к менее значимым.
- Не пытайтесь все запоминать, в суете будней это практически невозможно. Заведите ежедневник, куда вписывайте все необходимое.
Найдите методику, которая наиболее комфортна для вас, примите к сведению советы, приведенные выше, и проживайте каждый день не только с удовольствием, но и с пользой.
Полноценный отдых
Тайм-менеджмент руководителя включает и восстановление сил, без этого невозможна эффективная работа. Были проведены научные расчеты и установлено — человеку необходимо отдыхать и в течение рабочего дня по 5 минут каждый час или по 10 через 1,5 часа.
Лучше всего переключить своё внимание — позвонить домашним, выйти ненадолго на улицу или почитать газету. Чем больше переключение, тем выше коэффициент отдыха, оставаясь на рабочем месте и читая новости, отдых несущественный, нужно сменить атмосферу хоть на несколько минут
Именно такой режим используют в учебных заведениях — пара длится 1,5 часа, а в школе урок — 45 минут
Отдых необходим организму для восстановления сил, чтобы сохранять внимание, концентрацию, сложно быть постоянно на пике работоспособности, это невозможно, перерывы помогут восстановиться и улучшить работу
Существует такое правило организации труда: работаешь сидя — отдыхай стоя, полезно также двигаться при сидячей работе во время перерывов.
Бывает, что пропадает желание работать. Тут стоит понять, в чём причина: усталость, состояние здоровья или перегруженность заботами. Если объективных причин нет, то ищем мотивацию для работы. Если чувствуете, что нужен отдых, выйдите ненадолго, возможно, сознание отдохнёт, и придут новые яркие идеи, особенно актуально для творческой работы.
Полноценный сон необходим также для эффективной работы, сонный сотрудник часто бывает невнимательный, несобранный, с трудом может организоваться, настроиться на работу
Даже при большой загруженности важно находить время для полноценного сна — в среднем, 8 часов. Но помните о том, что у всех всё индивидуально
Ориентируйтесь по личным ощущениям.
Отдых на рабочем месте
Есть известные люди, которые начинают свой день очень рано, спят ночью 4-5 часов, при этом отдыхают ещё 2-3 часа днём. Такое возможно, главное — подобрать удобный график труда и отдыха. Рекомендуют даже небольшой дневной сон для восстановления сил, даже 10-15 минут могут намного улучшить состояние.
Если у вас есть свой кабинет, то можно позволить себе небольшой дневной отдых по необходимости или использовать машину. Недосыпы негативным образом сказываются на работоспособности, стоит восстанавливать силы. Интересно, что в Китае на ряде производств официально предусмотрен дневной сон и специальные кресла, а в Европе также есть дневная сиеста.
Тайм-менеджмент для руководителей — это универсальная система организации труда и распределения времени, призванная упростить работу сотрудников высшего ранга. Полезно применять методы планирования, расстановки приоритетов, делегирования в работе, для повышения её эффективности.
Желаем идти всегда в ногу со временем, успевать жить и работать!
Имейте в виду заблуждение затрат. Лошадь сдохла – слезь.
Выполняя эти упражнения по определению приоритетов, важно помнить, что нужно проявлять гибкость.
Никто не знает будущего,
а расстановка приоритетов и планирование на самом деле просто гадание.
Иногда вы можете расставить приоритеты только для того, чтобы изменить ожидания или результаты.
В таком случае трудно не разочароваться.
Люди особенно восприимчивы к «невозвратным затратам» –
психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже вложили в это время и усилия.
Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите своё время, вы никогда не сможете вернуть это время назад.
И любое время, потраченное на работу в направлении неправильного приоритета, является просто потраченным временем.
Приоритеты – великая вещь.
Но, иногда, наши усилия лучше направить на смену лодки, чем пытаться устранить утечку.
Приоритеты – великая вещь.
Если вы правильно расставите приоритеты в своей работе, вам гарантирован хороший день.
Удивительное чувство, когда в конце рабочего дня ты осознаешь, сколько важного успел сделать.
Но это не всегда возможно.
Задачи занимают больше времени, чем ожидалось.
Вмешиваются различные обстоятельства.
А наши дни наполняются встречами и разговорами.
Поэтому, хоть и важно знать о том, как расставить приоритеты в вашей работе, но помните, что
нужно быть реалистом относительно объёма работы, который вы действительно можете делать каждый день.
Как определить свои приоритеты
Чтобы суметь правильно располагать приоритеты в жизни, необходимо определиться со своим желаниями, для этого проанализировать собственные мысли, потратив на это некоторую часть времени. Нужно задать себе, к примеру, вопросы такого характера:
- Чего в действительности мне хочется?
- Мои цели, какие они?
- Для того чтобы их достичь, на что я готов пойти?
- От чего способен отказаться на ближайшее время?
Психология цвета — какое значение он играет в жизни человека, на что влияет
Вопросы такого плана кажутся при первом рассмотрении весьма обычными, но именно они при должном к ним внимании смогут помочь раскрыть всю важность и возможность осуществления желаемого, главное – подтолкнут в определении приоритетов. Важно! При ответе на эти вопросы человек, сам того не зная, уже может хотя бы частично понять, как приоритеты в своей жизни расставить
Важно! При ответе на эти вопросы человек, сам того не зная, уже может хотя бы частично понять, как приоритеты в своей жизни расставить. Определение приоритетов
Определение приоритетов
Мужские приоритеты
Жизненные приоритеты – это еще и признак принадлежности к полу. Мужчина по праву является защитником своей семьи и дома, он – опора и руководитель для близких людей. Самореализация для него – не пустой звук, очень важна. Именно в подобном статусе мужчина чувствует себя хорошо и уверенно.
Независимость в финансах – это важный мужской приоритет. Наиболее распространенными целями мужчин называют:
- Обеспечение финансами;
- Карьера, трудовая деятельность;
- Здоровье;
- Полноценный отдых.
Мужские приоритеты
Женские приоритеты
Устремления женщин в корне отличаются от ценностей мужчин. Гораздо больше внимания прекрасная половина склонна уделять заботам семейным, отношениям со своей половинкой, детям. Для них важен уют в доме, чтобы все живущие в нем чувствовали себя хорошо и комфортно. Они заботятся о здоровье каждого члена семьи и соблюдают традиции.
С некоторыми исключениями, чаще всего женщины отводят работе более скромное место в списке своих ценностей. Приоритетные ценностные направления для женщин:
- Дом и семья;
- Состояние здоровья;
- Развитие и духовность;
- Качественный отдых.
Женские приоритеты
Поглотители времени
Тайм-менеджмент руководителя предполагает понимание вопроса помех в работе, что забирает наше рабочее время, почему на работу часто уходит больше времени, чем планировалось изначально?
Рассмотрим список «воров времени»:
- отсутствие чётких целей, приоритетов
- недостаток организованности, низкая мотивация к работе
- нехватка информации по поставленным задачам и долгий поиск нужной
- внеплановые события вроде звонков, визитов
- долгие совещания, непродуктивное общение
- отсутствие чёткого плана и решительности, что приводит к излишней суете, спешке
- отсутствие делегирования и недостаточный контроль по выполнению работ
Помехи можно разделить на внешние и внутренние, не всегда причина торможения процесса лежит во внешних обстоятельствах. Часто внутренние и внешние помехи взаимосвязаны. Отсутствие чётких функциональных обязанностей и целей на уровне организации ведут к непониманию своих задач сотрудниками, отсутствию мотивации к работе.
Нехватка знаний сотрудников связана с недостаточным уровнем обучения сотрудников, отсутствием системы передачи знаний. А усталость, неумение отдыхать, распределять время — связаны с нечётким выделением обязанностей, отсутствием взаимопомощи.
Руководитель всегда заинтересован в создании необходимых условиях для труда, отдыха, обучения сотрудников. Только понимая истинные причины низкой выработки, можно найти варианты решения вопросов. Можно провести анонимное анкетирование по вопросу, что мешает эффективнее работать или личные беседы, найти способы мотивации, развития компетенции сотрудников.
Существуют и скрытые причины внутренних помех, с чем они связаны? Это могут быть следующие факторы:
- боязнь ошибки
- страх перед новыми задачами
- боязнь оказаться хуже других сотрудников
- страх потери рабочего места
- боязнь потери своей индивидуальности
Часто подобные временные страхи бывают у начинающих сотрудников, которым необходимо изучить большой объём информации — нормативов, характеристик товаров, а задачи стоят высокие, что ведёт к высокому стрессу в труде.
Стоит уделять больше внимания обучению, моральной поддержке, формированию хорошего психологического климата в коллективе — взаимопомощи, внимания к возникающим вопросам.
Итак, существует много факторов, вызывающих потери времени в работе, внимательно проанализировав, можно их сократить, как при выполнении своих функциональных обязанностей, так и в работе подчинённых.
Планирование руководителя
После постановки целей переходим к планированию, как проложить дорогу от существующего положения к желаемому? План — это система действий, ведущая нас к цели, в бизнесе — получение прибыли, успешность и известность организации.
Планирование может быть в различных сферах — развитие организации, сбыта, личные достижения. Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то существует и мотивация к действиям.
Планирование призвано помочь экономить время, правильно его использовать.
Есть два критерия планирования:
- Максимальный (рациональный) — находить время для выполнения важных жизненных задач.
- Минимальный — достигать необходимых результатов с минимальными сроками, потерями времени.
Планирование включает подготовку к воплощению желаемых достижений и правильное распределение временных рамок.
Каждый человек должен планировать свою жизнь, иначе она будет идти по течению без возникновения изменений к лучшему. Руководителю необходимо планировать своё личное время, способы достижения целей, ставить плановые показатели и критерии достижений для сотрудников.
Нужно научиться составлять долгосрочный план (от 5 лет), на год и на ближайший месяц. Интересно, что в советское время часто использовали термин «пятилетка», почему именно этот период? Потому как 5 лет удобный срок для планирования на средние сроки, показывает наглядный результат в сравнительном анализе.
Имея долгосрочные планы, можно разложить задачи на более мелкие сроки, стремясь к окончательному результату. Сейчас в организациях часто сотрудникам ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием.
Тайм-менеджмент руководителя в минимальном рассмотрении — планирование рабочего дня. Естественно количество задач растёт пропорционально организации и на решении всех задач нужно много времени.
Метод планирования «Альпы»
Он включает такую последовательность действий:
- Написание задач.
- Определение времени выполнения.
- Резерв времени (в соотношении 60:40).
- Определение приоритетов, перепоручение заданий.
- Контроль выполнения (учёт несделанного).
При написании плана рекомендуют использовать аббревиатуры, что позволит систематизировать работы, разделить по блокам. Можно написать: В — визиты, Д — делегирование, К — контроль, П — в процессе, ПК — поездки и командировки, Т — телефон, Ч — чтение, обучение.
Напротив каждого пункта пишется задача (результат), проставляется время выполнения для конкретизации задания, избежания лишних потерь времени. Резерв времени предполагает, что при 10-часовом рабочем дне планируется работ на 6 часов, при 8-часовом — на 5 часов, остальные необходимо распределить или перенести. Всегда возникают непредвиденные события, использовать свой день на 100% по плану ещё никому не удавалось.
Четвёртый пункт поможет скорректировать план, чтобы выйти на нужный уровень по затратам времени — ставим приоритеты, распределяем работу.
Завершение дня:
- контроль выполнения заданий подчинёнными и своей работы
- составление плана на следующий день
- перенос заданий, которые не успели полностью выполнить.
Классификация приоритетов
Ценности в жизни можно сравнить с ориентирами. На них в нужный момент человек может опереться, сверить по ним правильность выбранного направления. Это личностные качества, человеческие убеждения, идеалы и ощущение правильности того, что индивид в жизни делает. Когда приоритеты в жизни расплывчаты, может наступить потеря смысла существования и, как следствие, состояние отчаяния.
Если, к примеру, существуют проблемы с положением финансового плана, или человеку подчас не слишком просто принять решение в каком-то вопросе, это означает, что мир внутри него не соответствует окружающей действительности.
Важно! Приоритеты, которые также можно назвать установками, являются хорошими попутчиками для жизни полной, яркой и продуктивной. Приоритеты – дело сугубо индивидуальное и разное для каждого человека, мужчины и женщины
Они могут зависеть от воспитания в семье, что говорилось и прививалось ребенку с детства (как его воспитывали и учили в школе). Залог личности гармоничной закладывается с раннего возраста посредством привития нравственных качеств и других неоспоримых достоинств
Приоритеты – дело сугубо индивидуальное и разное для каждого человека, мужчины и женщины. Они могут зависеть от воспитания в семье, что говорилось и прививалось ребенку с детства (как его воспитывали и учили в школе). Залог личности гармоничной закладывается с раннего возраста посредством привития нравственных качеств и других неоспоримых достоинств.
Выбор приоритетов
Список приоритетов может быть очень большим. Однако из всего существующего многообразия ценностей выделяют три основных:
- Все, что касается профессиональной деятельности: бизнес, карьера, работа, ее поиск, составление резюме и все, что связано с выбранной стезей трудового направления;
- Все, что относится к делам личного характера: личные отношения и личная жизнь;
- Все, что можно причислить к личностному развитию: рост духовный, познание себя и жизни.
Планируем день правильно
Согласно рекомендациям специалистов, день нужно разделить на три этапа — выделить срочные дела, средней срочности и совсем не срочные. Старайтесь выполнить всю важную работу в первой половине дня и не откладывайте дела на потом.
Важной предпосылкой успеха является анализ выполненных заданий. Составляйте списки, группируйте их по важности и оценивайте выполненную работу
Это интересно
Чтобы говорить нет неприоритетной задаче, стоит выделить важные дела среди неважных. Не бойтесь отказывать выполнять ту работу, которая не будет приносить пользы. Тогда вы сможете сосредоточиться на главном.
Создайте себе напоминание о том, что неважные дела вас не касаются. Сделайте себе за правило хотя бы один месяц говорить ненужным обязанностям «нет» — тогда эта привычка закрепится.
Загрузка...
