Диаграмма ганта в excel и google таблицах

Содержание

Как строится диаграмма Ганта и из чего она состоит

Диаграмма состоит из блоков, расположенных на двух осях: по вертикали располагаются задачи, из которых состоит проект, а время, запланированное на их выполнение, служит горизонтальной осью диаграммы Ганта.


Начала горизонтальных полос — время, когда задача начинает выполняться, конец линии, соответственно, — запланированное время окончания. Задачи могут (но вовсе не обязаны) быть зависимы друг от друга. В таких случаях между ними создается линия взаимосвязи, обозначаемая стрелкой.

На иллюстрации выше вы видите, как вертикальной линией отмечен на диаграмме сегодняшний день: граница, разделяющая уже выполненное и то, что еще в процессе. Также по ней можно судить о степени выполнения задач — по заполненности цветом соответствующих им линий. Инструменты для создания диаграмм Ганта позволяют маркировать задачи различными цветами, вводя визуальное кодирование разных категорий, например, выделив красным то, что связано с программированием, а желтым — с дизайном.

Еще одной важной частью планирования по этому методу являются вехи. Ими отмечаются узловые моменты проекта, показывающие дедлайн по нескольким задачам, а значит, закрытие целого этапа проекта.

Одно из главных свойств диаграммы Ганта, про которые нельзя забывать, — это инструмент планирования. Диаграмма гибка и задачи в ней взаимосвязаны. Так что сдвиг сроков одной может приводить к изменению времени выполнения остальных и увеличению (или уменьшению) времени реализации всего проекта.

Кому будет полезна диаграмма Ганта?

Возможность создать такой график-планер деятельности в Excel будет удобным и эффективным рабочим инструментом для самых разных членов проектной команды:

  • руководители – используя информацию графика, они смогут оценить общий прогресс работы, выявить «слабые» места, рационально распределить ресурсы и т.д.;
  • менеджеры проектов – эти лица непосредственно управляют проектом, поэтому им важна возможность обеспечивать постоянный контроль над всем рабочим процессом, быть в курсе прогресса всех специалистов и всех задач, не допускать пропуска дедлайнов. И диаграмма Ганта, в том числе и построенная в Excel, поможет во всех этих задачах;
  • исполнители – наглядное отображение приоритетного порядка выполнения заданий поможет не пропустить ни одной из них, соблюсти требуемую последовательность и тем самым обеспечить рациональность и эффективность всей работы;
  • заказчики – построенная в Excel диаграмма Ганта позволит заказчику работ оценить продуктивность их выполнения, общие сроки и, следовательно, рентабельность вложений, ведь чем быстрее будет получен итоговый продукт, тем быстрее он начнет приносить прибыль.

Таким образом, диаграммы Ганта будут полезны практически каждому лицу, заинтересованному в реализации того или иного проекта. Это гибкий, наглядный и информативный инструмент, который будет удобен при выполнении всего объема работы, начиная от планирования деятельности и заканчивая ее контролем и анализом.

От теории к практике

Несмотря на кажущуюся примитивность, для создания грамотной диаграммы Ганта с нуля нужно придерживаться определенных правил. Нужно знать в чем суть проекта, понимать каких промежуточных вех необходимо добиться и знать, какие операции для этого нужно выполнить. Теория отлично описана в . Проанализируем на конкретном примере закупки новой техники на кухню. Для начала мы определяем общую задачу — купить технику на кухню. Следом определяем, что именно нам нужно купить. Это и будет базовый план 1 и желаемые результаты.

А теперь эти задачи последовательно размещаются по таймлайну.

Так начинают выстраиваться взаимосвязи. Например, мы не можем установить смеситель до того, как установят раковину. Поэтому эта задача сдвигается уже не только относительно своего проекта, а и относительно еще одного — сроков установки раковины. Сроки одних задач будут постоянно меняться и, в зависимости от них, будут меняться сроки других задач. Все будет тянуть за собой все.

Поэтому делать диаграммы Ганта вручную — трудозатратно и неэффективно. Благо эта функция реализована в Worksection на автоматическом уровне.

Создание диаграмм Ганта онлайн — ваш путь к успешному проекту

Без сомнения, диаграмму Ганта следует считать очень ценным инструментом планирования проектов. Она поможет вам избежать многих распространенных ошибок, в том числе:

Недооценка важности старта проекта. Игнорирование зависимостей между задачами. Неспособность координировать передачу данных по проекту. Разрозненность отдельных задач. Невозможность отследить ход выполнения проекта.

Но все же помните — не все диаграммы Ганта одинаковы. Чтобы извлечь максимальную пользу, лучше всего найти онлайн-платформу управления проектами с диаграммой Ганта, данные на которой будут корректироваться автоматически при неизбежном внесении изменений.

Когда вы создаете диаграмму Ганта в режиме онлайн, у вас есть возможность наблюдать за вашими проектами и управлять ими без лишних усилий и затрат. Ведь эта диаграмма для того и нужна, чтобы делать вашу жизнь проще, а не сложнее.

Готовы начать? Подпишитесь на бесплатную двухнедельную пробную версию Wrike и оцените возможности диаграммы Ганта. 

Как достигать целей на практике

Теперь вы знаете, как прописывать SMART-цели для себя и своей команды. Но достижение поставленных целей — это совершенно другая задача.

Вот еще несколько советов, которые помогут вашей команде добиться успеха в достижении результата.

1. Запишите свою цель

Вы поставили себе цель, что теперь? Пускай живет у вас в голове, пока вы ее не достигните? Нет. Ее следует записать.

Краткое изложение цели будет служить напоминанием о том, к чему стремитесь вы и ваша команда. Но здесь также играет свою роль и нейробиология.

Согласно исследованию, проведенному доктором Гейлом Мэтьюсом, профессором психологии Доминиканского университета Калифорнии, если регулярно прописывать свои цели, вероятность того, что они будут достигнуты, увеличивается на 42%.

Так что доставайте ручку и бумагу. Работает это эффективнее, чем может казаться.

2. Следите за прогрессом

Люди часто испытывают возбуждение и всплеск адреналина, когда берутся за новое дело. Но со временем это ощущение сходит на нет. Именно поэтому столько новогодних обещаний уже к февралю оказываются позабытыми.

Мало чего можно достичь в мгновение ока

На то, чтобы добраться до финишной прямой, уйдет время, и важно регулярно отслеживать прогресс, чтобы вы или ваша команда не сбились с курса

Например, Катерине следует работать в программе для управления проектами, например, в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO, чтобы все видели задачи, сроки, дедлайны, загрузку и могли с легкостью общаться.

Постоянные напоминания и возможность осуществления обратной связи поможет поддерживать мотивацию, что особенно важно для долгосрочных целей, на достижение которых могут уйти месяцы или даже годы. 3

Празднуйте победы, даже самые маленькие

3. Празднуйте победы, даже самые маленькие

Многим кажется, что стоит праздновать успех только тогда, когда цель полностью достигнута. Но это не так. На самом деле, если вознаграждать себя и команду даже за выполнение небольших задач, это поможет двигаться в нужном направлении.

Если не особо углубляться в научную теорию, вот что происходит в вашем мозге: концентрация содержащегося в нем вещества под названием дофамин резко увеличивается перед тем, как должно произойти что-то важное. Согласитесь, что выполнение поставленной задачи – это важное событие

Если ставить небольшие цели и каждый раз хвалить себя, когда они достигнуты, можно увеличивать концентрацию дофамина, а вам будет проще соблюдать дедлайны проекта.

Добавление задач в Wrike

Когда вы будете готовы отразить свои планы на Диаграмме Ганта, вы можете находиться в одной из двух ситуаций:

  1. График работы уже спланирован.
  2. Календарный план выполнения задач еще не создан.

В обоих случаях прежде всего следует занести все задачи в Wrike.

Лучше всего это сделать, открыв список задач. В нем можно использовать функцию быстрого добавления, чтобы перенести все ваши задачи в рабочее пространство с минимальными усилиями.

  1. Выберите нужный проект или папку, куда вы хотите добавить задачи.
  2. Нажмите «+ Новая задача» (+ New Task) вверху списка задач.
  3. Введите имя задачи и нажмите клавишу Enter.
  4. Повторяйте эти шаги, пока все ваши задачи не будут занесены в рабочее пространство.

Чтобы все задачи отображались на диаграмме, им нужно назначить сроки выполнения. Быстро указать даты можно с помощью специальных кнопок в списке задач:

  1. Наведите курсор на правую часть поля задачи в списке, и на экране появится значок календаря.
  2. Нажмите на значок и выберите сроки выполнения каждой задачи.
  3. Если вам известна продолжительность задачи (сколько времени займет ее выполнение), то можете указать и ее.

Управление проектами онлайн на Диаграмме Ганта

Не нужно отмечать задачи как вехи, если только речь не идет о завершении проекта (например, о планируемом запуске, событии, к которому идет подготовка, или об окончательном сроке). В большинстве проектов в качестве вехи следует выбирать только одну задачу. Если у вас есть сомнения, можете указать вехи позже.

Если вы находитесь во второй ситуации (график еще не составлен), установите для всех ваших задач одну и ту же дату — близкую к ориентировочной дате начала проекта. Так вы сможете отобразить свои задачи на Диаграмме Ганта, а затем легко изменить даты, перетащив их.

Доработка календарного плана

После занесения в Wrike всех ваших задач и сроков их выполнения можно приступить к работе с Диаграммой Ганта.

Настройка дат начала и завершения задач

Теперь, когда вы видите визуальное отображение календарного плана, тщательно его проверьте и при необходимости исправьте.

Если календарный план еще не составлен, то сейчас самое время расставить задачи на временной шкале, присвоив им даты начала и окончания. Это можно сделать простым перетаскиванием. При составлении плана учитывайте, в каком порядке должны выполняться задачи.


Закончив составление календарного плана, выберите дату завершения проекта в качестве вехи, если не сделали этого раньше. На временной шкале она будет помечена флажком. Выбор вехи полезен тем, что если вы станете сдвигать задачи вперед или назад по временной шкале, веха останется на месте. Вехи необходимы в проектах с фиксированной датой выполнения, которую нельзя изменить (например, если вы заранее объявили о дате запуска, или клиент установил для вас жесткие сроки). Выберите задачу, которую хотите указать в качестве вехи, нажмите «Превратить в веху» (Convert to milestone) и тщательно проверьте точность указанной даты.

Настройка зависимостей 

Одна из основных целей использования Диаграммы Ганта — это настройка зависимостей между задачами. Задачи могут зависеть от начала или окончания других задач. Связать их можно одним из четырех способов:

  1. Задача A не может начаться, пока не будет завершена задача Б.
  2. Задача A не может начаться, пока не будет начата задача Б.
  3. Задача A не может быть завершена, пока не будет завершена задача Б.
  4. Задача A не может быть завершена, пока не будет начата задача Б.

Если единственная зависимость в вашем календарном плане относится к вехе (например, событие-веха не может завершиться, пока не будут выполнены все задачи), свяжите все задачи с вехой. Зависимость задач  также устанавливается путем перетаскивания. Перетащите линию от начала или окончания задачи А к началу или окончанию задачи Б, чтобы настроить связь.

Если зависимости установлены правильно, после изменения срока начала или окончания одной из задач сроки всех связанных с ней задач будут перенесены автоматически.

Пять способов применения диаграммы Ганта в ваших проектах

1. Планирование рабочего процесса

Возможно, самое очевидное преимущество диаграммы Ганта как инструмента для планирования проектов, заключается в ее простоте. Диаграмма Ганта может использоваться для наглядного представления различных сценариев выполнения проекта и позволяет корректировать рабочие процессы и распределение ресурсов. Онлайн-инструменты для создания диаграмм Ганта легко настраиваются и помогают визуализировать бесчисленное множество сценариев, пока вы не выберете тот, который лучше всего отвечает потребностям проекта. Некоторые онлайн-инструменты даже позволяют расставлять вехи, указывать отчетные материалы и исполнителей.

Вы испытываете трудности в планировании рабочего процесса? Попробуйте использовать шаблоны диаграммы Ганта, а затем настройте свою диаграмму под потребности вашего проекта.

2. Определение критического пути

Когда вы планируете проект, вы наверняка надеетесь найти самый эффективный путь от запуска проекта до его завершения. И тут вам пригодится метод критического пути.

Метод критического пути — это основная методика управления проектом, позволяющая определить самый быстрый маршрут выполнения проекта за счет нахождения самой длинной цепочки зависимостей. С помощью диаграммы Ганта можно легко выявить «путь наибольшего сопротивления». Она дает возможность отследить зависимые задачи в проекте и вычислить временной промежуток, необходимый для прохождения каждого из путей.

3. Разбиение проекта на удобные для выполнения задачи

Успешное управление проектами сводится к использованию стратегии «разделяй и властвуй». Можете ли вы организовать запуск продукта за один рабочий день? Скорее всего, нет. Но вы можете разбить масштабный проект на более мелкие задачи, которые можно выполнить во время коротких рабочих спринтов: составление пресс-релизов, подготовка слайдов, приглашение журналистов и т. д.

Диаграмма Ганта поможет вам разбить крупный проект на более мелкие этапы, чтобы было удобнее делегировать задачи и разделять обязанности. Успешное выполнение таких задач повышает мотивацию участников команды и способствует более эффективной работе.

4. Установка точных сроков выполнения

Возьмите в привычку планировать задачи или переносить их сроки непосредственно на диаграмме Ганта. Это позволит вам видеть, как незначительные изменения графика влияют на сроки всего проекта, и поможет повысить точность календарного планирования.

5. Мониторинг хода выполнения работ

Огромное преимущество использования онлайн-инструмента для создания диаграммы Ганта состоит в том, что вы можете отслеживать ход выполнения проекта в реальном времени, получая подробные сведения об отдельных задачах.

Диаграмма Ганта — это документ, который постоянно меняется по мере того, как люди выполняют свою часть работы вовремя или с превышением срока. Отслеживая данные на диаграмме, вы получаете четкое представление о том, как выполняется проект в сравнении с первоначальным графиком.

Простейшая диаграмма Ганта в MS EXCEL

«Шаблоны диаграмм excel скачать» в картинках.

Шаблон графика отпусков (или графика обучения или иного

Эти шаблоны Excel для скачивания помогут вам легко вести бухгалтерский учёт в Excel с помощью их расчётных листов и функций.

Шаблоны Excel для скачивания

Чтобы добавить название к основной вертикальной оси (оси значений), выберите пункт Название основной вертикальной оси, а затем выберите нужный параметр.

Диаграммы

Форматирование текста и чисел Текст и числа в названиях, подписях и надписях на диаграмме можно форматировать так же, как текст и числа на листе. Чтобы выделить текст или число, можно даже применять стили WordArt.

Далее вычисляемые столбцы будут добавлены в созданный шаблон документа бюджетного плана. Столбец Общий запрос, в котором приводится сумма столбцов Запрос Q6 : Запрос Q9, и столбец Корректировка, который пересчитывает столбец Общий запрос, умножая на заранее определенный множитель.

Совет В строку формул можно также ввести ссылку на ячейку листа.

Создайте информативную диаграмму Ганта — используйте Canva!

Введите знак равенства, имя листа и восклицательный знак, например =Лист6!F7.

Мы часто получаем от вас вопросы, как найти те или иные фигуры для Visio. В поисках ответов на них мы исследуем множество ресурсов и в качестве одного из источников полезной информации можем порекомендовать вам англоязычный сайт Криса Рота, Visguy. Сегодня мы хотим поделиться с вами шаблоном круговой диаграммы со стрелками, который Крис разместил на своем сайте.

Создание диаграммы по шаблону. Создание диаграмм в Excel занятие очень интересное. Но если вы новичок в этом деле, а создать диаграмму необходимо срочно, то это занятие может показаться трудоемким и не таким уж радостным. С каждым годом офисные программы становятся все лучше и лучше, и уже начиная с седьмой версии офисный пакет включает в себя множество новых шаблонов на основе которых можно легко и быстро создавать множество документов, как для домашнего, так и офисного использования. Взять хотя бы те же диаграммы.

Шаблоны, отправленные со страницы Параметры, доступны всем пользователям в вашей организации Dynamics 865. Предпринимать дальнейшие действия не требуется.

Также теперь в окне вставки диаграммы присутствует вкладка Рекомендуемые диаграммы (Recommended Charts) , где Excel предложит максимально подходящие типы диаграмм, исходя из вида ваших начальных данных:

В Dynamics 865 выберите сущность (тип записи), чтобы проанализировать ее вместе с созданным шаблоном Excel. Например, щелкните Продажи Возможные сделки Мои открытые возможные сделки. С момента создания шаблона были добавлены две новые возможности.

Как создать диаграмму Ганта в Excel?

Чтобы сделать нужную вам диаграмму средствами табличного редактора от Microsoft, нужно последовательно выполнить следующее:

  1. Создать таблицу с перечнем задач. Перед тем, как построить диаграмму Ганта в Excel, нужно подготовить информационный массив для ее формирования. Все текущие задания здесь сортируются по времени старта – чем раньше начинается выполнение той или иной работы, тем выше располагается занимаемая ей строка. Также для каждого этапа нужно указать дату окончания и длительность в днях. Самое главное здесь – внести максимальное количество всех задач, потому как в дальнейшем сделать это может быть очень непросто – зачастую приходится менять весь формат графика.
  2. Построение диаграммы.Для создания диаграммы Ганта в Excel следует последовательно выбрать следующие пункты меню: «Вставка» — «Гистограмма» — «Гистограмма с накоплением». После этого нужно привязать ее столбцы к введенным ранее данным. Для этого используется команда «Выбрать данные…» Вам необходимо указать правильные значения для ячеек «Имя ряда» и правильный диапазон для поля «Значения». Когда все данные указаны, нужно настроить отображение задач вместо дат их начала в левой части графика. Для этого кликаем по любой его строке, правой клавишей выбираем пункт «Выбрать данные…», находим блок «Подписи горизонтальной строки» — и кликаем по кнопке «Изменить». Сейчас мы можем задать требуемый диапазон ячеек, из которого график будет брать названия для задач, — их мы прописывали на первом этапе.
  3. Форматирование диаграммы.Здесь нам нужно настроить отображение информации в графике. Прежде всего, задаем правильную последовательность задач – кликаем их список, правой клавишей вызываем меню «Формат оси» — и ставим галочку на пункте «Обратный порядок». Можно удалить описание для столбцов с датами старта и финиша и длительностью. Также для наглядности можно скрыть начало строк, иллюстрирующих задачи, — по умолчанию они идут от вертикальной оси независимо от даты старта. Сделать это можно, убрав заливку и линии границ. Также имеет смысл убрать лишние пробелы, удалить пустоту, оставшуюся в начале диаграммы.

GranttPRO — отличный online-сервис для работы над проектами

Рекомендую Хорошо Надёжность Удобство Внешний вид Цена Поддержка Функциональность

Плюсы

Удобный, многофункциональный и в то же время простой интерфейс.

Удачная компоновка пользовательской панели.

Поддержка различных форматов при экспорте диаграммы Гранта.

Быстрый отклик сервиса при работе даже на не самых быстрых каналах связи.

Удачные цветовые решения пользовательского интерфейса.

Минусы

Пока не выявлены.

GranttPRO – это лучший онлайн планировщик диаграмм Ганта, который я видел на данный момент. Достойных конкурентов пока не нашел, по крайней мере для начинающих.

Очень простой, удобный, User-Friendly интерфейс добавления и изменения сроков и содержания задач.


Удобно можно создавать связи между задачами и перемещать их между проектами.

И конечно одна из фишек – возможность добавления отдельных задач в проекте.

Отличная визуализация диаграммы, все просто и понятно. Можно изменять цвета у задач. Есть возможность экпортировать диаграммы в различные форматы (PDF, граф.).

Создание нового 3-х месячного проекта и диаграммы Grant’a по нему заняло у меня 30 минут с момента начала работы над диаграммой.

Онлайн-сервис работает стабильно, без сбоев и долгих загрузок.

Рекомендую всем, кто начинает активно работать над проектами и кому удобнее работать с облачными решениями.

Пример диаграммы Ганта

Даже если вы никогда про диаграмму Ганта не слышали, то точно ее видели.

Например (все примеры из сети):

Или вот:

Или вот:

Или вот (с дополнительным разрезом по функциям – HR, Marketing и т.д.):

По вертикали – задачи, по горизонтали – время. Все. Просто и гениально. Видно, что за чем следует, что с чем пересекается, длительность задач, и в каком порядке выполняются задачи. Считай, весь календарный план как на ладони. При желании и необходимости дополнительно можно нанести любую другую информацию – вехи, ответственных, процент выполнения, состояние (например, красным там, где все плохо), но все-таки диаграмму лучше сильно не перегружать, чтобы она оставалась читаемой и понятной для восприятия.

Важно понимать, что диаграмма – это просто инструмент визуализации и коммуникации календарного плана, какой-то самоценности она не имеет. А то мне тут попалась недавно на vc.ru вакансия с интересным требованием про “опыт построения диаграмм”, сразу видно, что вакансия – авторства HRа, писал ее человек вообще “не в теме” проектного управления

Диаграма Ганта против Канбан доски

В проектах, которые работают по методике Agile, а в особенности SCRUM, диаграмма Ганта перестает быть эффективным инструментом. Чаще всего в них используют метод канбан-досок. Однако, нельзя говорить, что эти методы взаимозаменяемы.

Они просто отвечают на разные вопросы:

По тому же проекту, который мы приводили в пример выше, можно использовать и канбан-доску. Она реализовывается в Worksection через метки и не имеет четкой привязки ко времени выполнения задания.

Зато четко и явно демонстрирует на каком конкретно этапе находится та или иная задача.

Если задача по разработке дизайна уже практически завершена, но еще не имплементирована — это будет видно на Канбан-доске, но не будет отражено в диаграмме Ганта. Поэтому Worksection позволяет совмещать эти два инструмента путем переключения вкладок.

Диаграмма Ганта — общепринятый, удобный, а главное, визуально понятный метод планирования проектов. Трудности при работе с ней возникают, если есть необходимость постоянно вручную переставлять сроки задач. Однако, если использовать инструменты автоматизации как Worksection, это будет происходить автоматически.

Диаграмма Ганта перестает работать, когда проект становится слишком большим и детальным, чтобы его реально было визуализировать. А также, если работа над проектом ведет по методике Agile. Хотя в обоих случаях может пригодится для глобального плана проекта.

SMART-цели: примеры

Как же пользоваться этим методом?

Рассмотрим каждую букву-определение на примере Катерины и ее команды.

S: Конкретные (Specific)

Чтобы быть эффективной, цель должна быть конкретной. Именно поэтому первая буква данной аббревиатуры призывает нас разобраться с этим базовым понятием.

Конкретная цель — это какая? Она должна отвечать на следующие вопросы:

  • Чего нужно достичь?
  • Кто несет за это ответственность?
  • Какие шаги необходимо предпринять, чтобы добиться желаемого?

Если ответить на эти вопросы, вы сможете поставить ясную и конкретную цель, благодаря которой желаемый результат будет очевиден, а контекст — понятен.

M: Измеряемые (Measurable)

Рассмотренная выше цель — отличное начало

Но ей не хватает кое-чего важного: количественных показателей

Почему цель обязательно должна быть измеряемой?

Если выразить цель в количественном эквиваленте, будет намного проще отследить прогресс и понять, что вы оказались у финишной черты.

Катерине с командой нужно увеличить количество пользователей приложения. Насколько? Технически, если в приложении зарегистрируется один новый пользователь, это уже можно считать приростом. Значит ли это, что дело сделано?

Чтобы сделать эту цель еще эффективнее, Катерине необходимо обдумать и обозначить все важные количественные показатели и критерии для сравнения.

A: Достижимые (Achievable)

Цели должны открывать новые возможности, а не становиться высоким пьедесталом, с которого вы в конце концов упадете. Эта буква аббревиатуры напоминает о том, что цель должна быть достижимой (иногда ее также расшифровывают как «Attainable» — доступная).

Проще говоря, на этом этапе необходимо удостовериться, что цель реальна

Сможет ли ваша команда действительно ее достичь? Важно учесть все условия и ограничения, которые могут стать препятствием на пути к вашей цели

Совет Этот шаг намного проще выполнять, когда вы лично занимаетесь постановкой цели для всей команды. Постарайтесь максимально понятно объяснить, какие существуют ограничения, особенно тем, кто ставит цель. Даже если вам не удастся изменить предполагаемый конечный результат, вы заранее озвучите свою позицию и возможные трудности.

Реально взглянув на поставленную цель, Катерина сможет понять важные вещи. Например, то, что в ее команде всего несколько человек, которые и так завалены работой. Значит, проведение рекламных кампаний на четырех различных социальных платформах не представляется возможным.

R: Релевантные (Relevant)

Никто не ставит цель просто так, чтобы она была. За выполнением задачи должна следовать реальная выгода.

Именно это подразумевается под релевантностью. На этом этапе вы оцениваете, почему данная цель важна для вас и для вашей компании в целом. Определив ключевую выгоду, вы включаете ее в вашу цель, чтобы каждый член команды видел картину целиком.

Катерина решает увеличить прирост пользователей приложения не для того, чтобы потешить свое эго

Она знает, что приложение помогает удерживать клиентов, и увеличение числа его пользователей имеет важное значение для пожизненной ценности клиента

T: Ограниченные по срокам (Time-bound)

Выполнение цели невозможно затягивать бесконечно. У нее должен быть крайний срок. Это важный заключительный этап постановки SMART-цели. Любая цель должна быть ограниченна по срокам или быть своевременной.

Это еще один важный показатель успеха. У всех членов вашей команды должно быть единое представление о том, когда цель будет достигнута.

Сроки должны быть включены в ваши SMART-цели, чтобы всем было понятно, как придерживаться графика.

Обозначив эти сроки, Катерина завершает постановку SMART-цели.

Используйте календарь проекта в следующих случаях

Благодаря своей простоте традиционный календарь дает представление о важнейших датах проекта.


На календаре проекта определенно следует отметить:

  • Дату сдачи проекта
  • Даты совещаний и мероприятий
  • Важнейшие вехи

Если участники команды захотят узнать, когда будет запущен проект, или когда им нужно сдать свою часть работы, они сразу получат эту информацию, взглянув на календарь проекта. Умение работать с диаграммой Ганта для этого не потребуется.

Вам нужно что-нибудь простое для демонстрации другим участникам

На диаграмме Ганта можно отобразить все сложные аспекты, связанные с проектом. Но такой уровень детализации нужен далеко не всем.

Возможно, совету директоров требуется знать лишь несколько избранных дат (например, дату завершения проекта). Или клиент не хочет вдаваться в подробности и предпочел бы обойтись простым календарем, чтобы следить за ходом работ.

В таком случае календарь проекта — это ваш лучший выбор. Он позволяет поделиться с нужными людьми только самой необходимой информацией и не загружать их лишними подробностями.

Вам нужно запланировать совещание

В ходе выполнения проекта (особенно если речь идет о сложном, комплексном проекте) приходится проводить множество совещаний и обсуждений. Это и мозговые штурмы, и отчетные совещания, и сеансы совместной работы, и многое другое.

Подобные мероприятия не обязательно наносить на диаграмму Ганта, ведь они будут выглядеть точками на шкале в отличие от полноценных задач. Например, обсуждение текста электронного письма скорее всего будет очень краткой частью задачи «Написать черновой текст электронного сообщения», а значит его и не нужно отображать отдельно.

Но подобные события все равно необходимо запланировать и обеспечить явку, и в идеале у вас есть для этого простая возможность. Для координирования и отображения подобных совещаний гораздо проще пользоваться традиционным календарем, а не диаграммой Ганта.

К тому же, в зависимости от инструмента для создания календаря, участники совещания могут даже получать напоминания о запланированном мероприятии, а диаграмма Ганта такой возможности не дает.

Работайте с документами из Google Диска сразу в GanttPRO

На протяжении месяцев мы проводили опрос, какая интеграция приоритетна для вас. Google Диск набрал наибольшее количество голосов.

Мы с радостью сообщаем: GanttPRO интегрируется с Google Диском!

Как работает интеграция GanttPRO и Диск

В настройках задачи в блоке «Файлы» выберите «Добавить с Google Диска». Вам доступны опции:

  • Выбрать файл. Позволяет войти в корневую папку вашего Google Диска и прикрепить из него файлы к задаче.
  • Создать файл. Позволяет создать новый Документ, Таблицу, Рисунок или Презентацию.
  • Изменить папку по умолчанию.
  • Изменить аккаунт.

Интеграция построена на базе официального API Google Drive. Для этого GanttPRO прошел верификацию и получил право быть вендором Google.

Расстановка формул

Теперь, когда есть функционал выбора глубины вложенности можно реализовать автоматическую расстановку формул. При нажатии на кнопку «Перестроить график» программа анализирует иерархию работ и расставляет все формулы, а также вставляет строку итогов. Например, в приведенном выше примере, готовность рассчитывается как средневзвешенное от значений подуровня. И такая формула проставляется каждому пункту работ, если у него есть подуровни.

К автоматически выставляемым формулам относятся:

  1. Формулы дат. Для пунктов, у которых есть подуровни в столбцы «Начала работ» и «Окончания работ» вставляются формулы, которые гарантируют, что уровень иерархии будет включать все временные интервалы подуровня. Например, если мы на уровне 2 перенесем дату окончания работ на срок, который лежит позже даты окончания работ верхнего уровня, то дата верхнего уровня автоматически измениться на новую, чтобы включить в себя новый временной промежуток. Это касается всех уровней. То есть если мы изменим дату на 4 уровне, то при необходимости даты изменятся на 3, 2 и 1 уровнях. Это экономит время и уменьшает количество ошибок.
  2. Длительность в днях. Рассчитывается как разность между датами окончания и начала работ. В принципе тут нет ничего особенного, но тем не менее экономит время и выглядит лаконичней, чем протягивание формул с запасом.
  3. Отставание в днях. Формула, учитывающая сроки работ, дату проверки и процент готовности. Результат отображается в днях. При этом отставания имеет красный цвет, а опережение зеленый. Что удобно при беглом визуальном анализе. Так же формула учитывает такие случаи как нулевая готовность при дате проверке до начала работ, в таком случае в отставание будет указан 0. То же самое касается и случая 100% готовности при дате проверке после даты окончания работ.

Удобное визуальное представление дат проверки

При вводе дат в поля «Дата отчета по фотографиям» и «Дата отчета по документам» на графике отображается красная линия, показывающая положение введенной даты на графике, в зависимости от того какой типа отчета выбран в разделе «Дополнительные».

Улучшенное управление ресурсами

Мы должны признать: работа с ресурсами не была сильной стороной GanttPRO. Некоторые моменты были не понятны и требовали дополнительного объяснения и лишних кликов.

Отныне у Владельца и Администратора будет доступ к ресурсам по двум кнопкам. Первая – «Люди» в верхней части экрана.

Кнопка «Команда и Ресурсы» слева на экране также открывает доступ к ресурсам и членам команды. Но здесь они собраны со всех ваших проектов.

Зачем вам улучшенное управление ресурсами?

Прежде всего, мы сократили количество шагов. Вместо четырех кликов теперь вы делаете один. Также сейчас гораздо проще понять принцип работы с ресурсами.

И в первом, и во втором меню вы можете добавлять и удалять ресурсы. Вы также можете открывать им права администратора. У вас будет возможность вносить изменения в проект и видеть стоимость других членов команды и ресурсов, а также возможность самому задавать стоимость. Таким образом, управление ресурсами проекта находится в одном месте прямо перед вами.

Благодаря таким возможностям Владелец и Администратор знают, над чем в определенный момент работает команда, а также стоимость каждой единицы.

Подсказки

Ранее в GanttPRO было 4 роли в команде: Владелец, Администратор, Менеджер и Участник. Мы решили упростить вашу работу и отказались от одной группы – Менеджер.

Владелец обладает всеми правами. У него есть доступ ко всем проектам, он их может создавать и удалять. Владелец может управлять ресурсами, активировать или же деактивировать права Администратора. Он также производит оплату тарифного плана.

Администратор также обладает большим количеством прав, но с небольшими исключениями. Он не может оплачивать план и может удалять только свои проекты. У него есть доступ только к тем проектам, которые он создал сам, или куда его пригласили. И, конечно же, администратор не может активировать или деактивировать Владельца.

Участник работает только над задачами, на которые назначен. Все остальные права для него недоступны. Право работать только над своими задачами задается по умолчанию для всех новых участников.

Обратите внимание: если вы включаете право на редактирование для кого-то из команды, вы даете разрешение вносить изменения во всем проекте. Если вы активируете право на просмотр стоимостей по проекту для кого-то из команды, вы даете разрешение видеть стоимость других членов команды и ресурсов

Если вы активируете право на просмотр стоимостей по проекту для кого-то из команды, вы даете разрешение видеть стоимость других членов команды и ресурсов.

Подробную информацию об управлении командой и ресурсами вы узнаете из этого видео.


С этим читают