Процесс коммуникации

Содержание процесса коммуникации

По своей внутренней сути коммуникационный процесс отвечает целям принуждения конкретного человека к выполнению того или иного действия. Если упрощенно: «сходи туда», «сделай это», «скажи то» и т.п. Соответственно, имеет место осуществление переход от слов одного субъекта коммуникации к определенным действиям другого субъекта коммуникации. В этом заключается смысл всех коммуникационных актов между отдельными людьми или группами людей.

В современных условиях процесс коммуникации сопряжен с возможностями создания длинных вербальных текстов, перекодировке их в тексты, визуальную форму, аудио и видеосообщения. При этом процесс перекодировки из невербальной формы в вербальную повторно может и не осуществляться. Например, в случае чтения книг.

Сегодня также наблюдается тенденция к сокращению продолжительности процесса коммуникации.

Такая тенденция в отношении содержания процесса коммуникации обусловлена быстрым развитием общества. С другой стороны, очевидно и стремление человека как можно быстрее познавать все новое. В связи с этим, создание технических приспособлений, которые облегчают и упрощают процесс коммуникации, ведет к ускорению передачи информации.

При этом произошла и трансформация пространства, в котором осуществляется процесс коммуникации:

Элементы и этапы коммуникационного процесса

Чтобы процесс коммуникации прошел успешно, необходимо не только знать понятие коммуникационного процесса. Важны и основные этапы. Их предусмотрено всего четыре. Коммуникационный процесс и его этапы — это важная информация, которая помогает дойти до взаимопонимания между участниками.

Отправитель. Личность, которая отвечает за постановку идеи либо за собранную информацию, которую он стремится передать другому участнику коммуникации.
Сообщение. Включает в себя весь комплекс информации, которая передается в письменном или устном виде. Основной составляющей этих сведений является идея, какие-то фактические утверждения, эмоции или отношение к адресату. Сам процесс передачи сведений включает в себя как и человека, который говорит об этом, так и различные интернет-ресурсы, где можно сообщить информацию без зрительного контакта.
Канал. Представляет собой определенный инструмент, за счет которого передается информация. В качестве канала могут служить различные телефонные переговоры, также почта, письмо, устная передача. Таким образом, средством могут быть различные варианты, которые в итоге обеспечивают получение информации адресатом.
Получатель. Представляет собой личность, которая по итогу совершения всех этапов получает подготовленную заранее для него информацию.

Вам будет интересно:Обрамлять — это… Толкование и синонимы

Коммуникационный процесс, его элементы и этапы подразумевают полное понимание тонкостей адресантом, так как в случае непонимания могут возникнуть осложнения в виде появления вопросов, агрессии и игнорирования.

Информационные системы в коммуникациях

Специфика управленческого труда (менеджмента):

1. В процессе управления (менеджмента) не создаются материально-вещественные ценности, т. е. управленческий труд не материален.
2. Предметом труда в управлении (менеджменте) является информация.
3. Средствами труда в управлении (менеджменте) является современная оргтехника, перерабатывающая информацию и видоизменяющая ее в соответствии с требованиями каналов коммуникационной связи.
4. Продуктом труда в управлении (менеджменте) является решение в различной информационной форме.

Критерии проектирования информационных и коммуникационных систем

Центральная задача — улучшение информированности ЛПР. Степень информированности — отношение фактического уровня информации к требуемому. Потребность в информации — разница между ними. Вспомогательными критериями обеспеченности информацией являются:

• количество информации (полнота);
• ее значимость;
• точность;
• надежность;
• понятность (например, отсутствие семантических ошибок);
• актуальность;
• гибкость
• экономическая эффективность информационного процесса (соотношение прибыли от информации и затрат на нее);
• учет защищенности информации.

Современные управленческие системы функционируют на базе информационных систем, обеспечивающих производственный процесс в масштабах предприятия (организации).

Информационные системы делятся на:

• локальные;
• корпоративные;
• глобальные.

Локальная информационная система — это совокупность информационных подсистем, обеспечивающих функционирование предприятия (организации) посредством внутренних коммуникаций.

Локальная (внутренняя) информационная система состоит из следующих подсистем:

• Административно-распределительная информационная подсистема
• Производственная информационная подсистема
• Финансовая информационная подсистема
• Экономическая информационная подсистема
• Коммерческая информационная подсистема
• Инновационная информационная подсистема
• Стратегическая ИП
• Социальная ИП

Корпоративная информационная система представляет собой внутренние коммуникации одного предприятия (организации), функционирующие на различных территориальных объектах данного предприятия (организации).

Глобальная информационная система представляет собой внешние коммуникации, обслуживающие неограниченное количество пользователей (предприятий, организаций).

Примером современной информационной системы, функционирующей на базе внешних коммуникаций, является компьютерная система Интернет.

Внешние информационные системы (Глобальная информационная система):

• Системы информационной связи с общественностью
• Система информационной связи с потребителями
• Система информационной связи с региональными структурами
• Система инф. связи с федеральными структурами
• Система инф. связи с международными структурами

Экономика фирмы

Менеджмент фирмы

Коммуникация

Коммуникационный процесс представляет собой обмен информацией и сведениями между двумя участниками. Он проявляет себя за счет определенных функций.

Вам будет интересно:Примитив — это… Толкование слова

Функции коммуникации в современной организации:

Информационная. Включает в себя передачу самой информации любого характера.
Побудительная. Активизирует все варианты взаимодействия между личностями, к примеру, когда нужно подтвердить конкретные действия, организовать людей, изменить настроение собеседника либо его убеждения.
Перцептивная. Отвечает за ментальное восприятие друг друга, влияет на последующее общение между людьми.
Экспрессивная. Влияет на восприятие человека, на состояние его эмоционального и психологического фона.

Цели процесса коммуникации

Субъекты коммуникации осознанно преследуют три цели:

1. Познавательная цель – коммуникант распространяет, а реципиент приобретает новые знания или умения.
2. Побудительная цель – коммуникант стимулирует других людей к каким-либо действиям, а реципиент получает нужные ему стимулы.
3. Экспрессивная или выразительная цель – коммуникант выражает, а реципиент приобретает определенные переживания, эмоции, опыт, впечатления.

Чтобы достичь поставленные цели (или какую-либо конкретную цель), коммуникационный процесс должен включать следующее:

• Знания, умения, сведения, данные – коммуникант знает или умеет нечто такое, чем может и хочет поделиться с другими людьми. Наиболее простой пример: накопленный опыт.
• Стимулы – сюда относятся определенные волевые воздействия, побуждающие к активности.
• Эмоции – коммуникант ищет эмоциональной разрядки, сочувствия, а реципиент ищет новых положительных эмоций, душевный комфорт, интересные впечатления.

В наиболее общем процессе коммуникации на уровне всего общества происходит движение, т.е. передача, информации в общественном пространстве и с течением времени различных знаний, умений, стимулов и эмоций. Поэтому в современном обществе очень велика роль коммуникации.

[править] Этапы процесса коммуникации

• Зарождение идеи
• Кодирование и выбор канала
• Передача
• Декодирование

Простая модель процесса обмена информацией представлена на схеме

Зарождение идеи

Ключевая роль в процессе коммуникации у отправителя. Она заключается в формировании идеи и отбора информации, предназначенной для передачи другому или другим участникам процесса. Выполнение данной роли начинается с идентификации себя (кто я?) в рамках данного процесса и формулировании значения или смысла того, почему и что нужно передать другому участнику. Далее отправитель кодирует свою идею.

Кодирование и выбор канала

Кодирование — это трансформирование передаваемого сообщения в послание или сигнал, который может быть передан.

Прежде чем начать передавать идею отправитель должен с помощью символов (слов, интонации или жестов) закодировать её. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Также отправитель должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Обмен информацией будет не эффективен, если канал связи не соответствует зародившейся идее. Желательно, чтобы выбор средства передачи сообщения не ограничивался одним каналом. Конечно, процесс передачи информации при этом усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Однако передача информации, например, с использованием средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

Передача

На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Как только началась передача послания или сигнала, коммуникационный процесс выходит из-под контроля средства или человека, его пославшего. Отправленное сообщение назад вернуть уже нельзя.

С момента передачи информации заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации и понимания её значения. Канал передает послание на приемник. Если в канале в послании меняются его носители (кодовые знаки) или формы, то прием считается не состоявшимся. Того, кому было адресовано послание называют получателем. Это еще одна ключевая роль, выполняемая участником межличностной коммуникации для того, чтобы процесс состоялся. Роль получателя заключается не только в фиксации получения послания, но и в декодировании этого послания в понятное и приемлемое для него значение.

Декодирование

Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Оно включает восприятие (факт получения) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

Однако есть причины, по которым получатель может придать сообщению несколько иной смысл, чем тот, который вложил отправитель.

Виды коммуникационного процесса

Существует два основных вида процесса коммуникации:

1. Иерархический – приоритет примой связи.
2. Демократический – приоритет обратной связи.

В первом случае в содержании коммуникационного процесса преобладает приказ, а во втором – убеждение.

Для иерархического процесса коммуникации важна чистота канала связи, а сообщение обязательно должно быть доставлено до получателя, который всегда должен поступить так, как требуется.

При демократическом процессе получатель информации имеет выбор поступать так, как требуется, или не поступать таким образом.

Наиболее яркий пример:

• Иерархический процесс коммуникации – приказ от вышестоящего офицера в армии.
• Демократический процесс коммуникации – совет тещи/свекра покрасить стены спальни желтым/бурым/малиновым.

В первом случае иного выбора, кроме исполнения приказа нет, во втором – есть.

Декодирование

После того как информация получена адресатом, он всяческими способами декодирует, перестраивает на свой лад. То есть сам этап понимается как перевод получателем информации в собственные мысли. Все символы, которые передавал адресант, будут усвоены адресатом в полной мере, и он сможет понять то, что до него хотели донести. Бывают случаи, когда ответной реакции получателя не нужно, тогда коммуникация останавливается на этом этапе.

В этом выражается неравная система коммуникации, так как в случае когда отправитель передает информацию, он сначала формулирует идею по смыслу, затем кодирует, передает. Адресат же узнает смысл донесенного до него сообщения вместе с прохождением этапа декодирования.

Элементы процесса коммуникаций

Можно выделить 4 базовых элемента:

• Отправитель, лицо, собирающее и передающее информацию.
• Сообщение, информация, закодированная с помощью символов.
• Канал, средство передачи информации.
• Получатель, лицо, которому адресована информация и которое её интерпретирует.

Отправитель и получатель при обмене информацией проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача состоит в составлении сообщения, которое необходимо передать по каналам связи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Этот процесс далеко не легкий, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Кодирование и выбор канала

Пройдя предыдущий этап коммуникационного процесса, информация пока является «зеленой», ее рано преподносить. Отправитель должен обыграть ее соответствующими жестами, кодами, чтобы адреса видел заинтересованность и более полно воспринял сообщение.

Адресант также в праве выбрать способ передачи сообщения, так как они могут быть разнообразными. Если общение вживую не представляется возможным, то вполне подойдет электронная почта, видеозаписи или аудиосообщения, или же простое СМС-сообщение. Также возможен вариант с отправлением письменного сообщения, но сегодня мало кто использует такой тип. Главное — это проследить за тем, чтобы информация не искажалась из-за используемого канала.

В современной теории коммуникации предполагают, что наилучшим способом ведения диалога или полилога будет использование нескольких способов передачи информации. В среднем, использование двух каналов вполне оптимально. Между временем передачи информации по двум каналам должна быть разница, так как единовременное сообщение будет выглядеть достаточно нелепо

Важно правильно подобрать момент и применять в первую очередь наиболее распространенный вариант канала

Например, сначала адресант отправляет сообщение через СМС, а через какой-то период более углубленно обсуждает тему с человеком вживую. Таким образом коммуникация станет успешной, так как информация будет понята лучше за счет повторения.

[править] Обратная связь и помехи

Перед тем как обсуждать различные препятствия на пути обмена информацией, необходимо усвоить две важные концепции — обратной связи и помех.

Обратная связь

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь — это реакция на услышанное, увиденное или прочитанное.

При обратной связи информация отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Двухсторонний обмен информацией более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Шум

Обратная связь повышает ваши шансы на эффективный обмен информацией. Она позволяет обеим сторонам подавлять шум. Шум — это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. Источниками шума, вносящего изменения в передаваемый сигнал, могут быть язык, различия в восприятии, из-за которых изменяется смысл при кодировании и декодировании.

Определенные шумы присутствуют всегда. И поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно нам удается преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена.

На данном рисунке процесс обмена информацией представлен как система с обратной связью и шумом.

Понятие коммуникации. Роль коммуникации в системе управления

Коммуникация является смысловым аспектом социального взаимодействия, одной из наиболее общих характеристик любой деятельности, включая управленческую. Она представляет собой новую форму политической, научной, организационной и технической силы в обществе, с помощью которой организация включается в окружающую среду, осуществляется обмен мнениями или информацией для обеспечения взаимопонимания. Коммуникацию можно определить как форму связи, как одно из проявлений информационного обмена между живыми существами в процессе их непосредственного общения с помощью технических средств.

Коммуникация рассматривается как общение с помощью слов, букв, символов, жестов и как средство, с помощью которого выражается отношение одного работника к знаниям и решениям другого, достигается доверие, взаимное принятие взглядов и т.п.

Руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации — это связующий процесс.

Эффективно работающие руководители — это те, которые эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций со своим внешним окружением. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок

В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям нужно подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи различные письменные отчеты

В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и ​​т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты и т.п., которые циркулируют внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Структура процесса коммуникации

Приведенная выше схема коммуникации показывает, что в структуре процесса коммуникации существует три элемента:

1. Отправитель информации – коммуникант.
2. Передаваемая информация – какое-либо сообщение.
3. Получатель информации – реципиент.

При этом субъектами процесса коммуникации являются коммуникант и реципиент, а объектом процесса коммуникации выступает передаваемая информация.

Признаки процесса коммуникации:

1. Участники коммуникации – два субъекта, в качестве которых могут выступать отдельные люди, группы людей, общественные группы, общество в целом. Иные взаимосвязи и взаимодействия процессом коммуникации не являются.
2. Передаваемый объект – информация. В процессе коммуникации обязательно наличие передаваемой информации. Вместе с тем, передаваемый объект может иметь или не иметь материальной сущности, например, книга, лист бумаги с текстом, видеосообщение, аудиозапись, речь, жест. При отсутствии явной материальной сущности передаваемой информации, субъекты коммуникации все равно могут взаимодействовать, например, внушать друг другу доверие, антипатию, любовь и т.п.
3. Признак целесообразности или функциональности информации. Если передаваемая информация не соответствует данному признаку, то процесс коммуникации не осуществляется.

Требования к процессу коммуникации:

1. Отправитель информации должен обладать возможностями и знаниями, чтобы облечь информацию в форму, которая может быть передана, и собственно передать ее.
2. Информация должна быть конкретизированной, определенной и иметь определенное значение.
3. Получатель информации должен быть способен получить ее, понять, осознать значение и усвоить.

Интересные примеры процесса коммуникации:

Таким образом, можно объективно утверждать следующее: коммуникация есть опосредованное и целесообразное взаимодействие двух субъектов.

Стратегии повышения эффективности коммуникаций

Рассмотрим теперь некоторые средства совершенствования информационного обмена в организации.

Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации: собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационном обмене. Информационные потребности в значительной степени зависят от цели руководителя, решений, которые он принимает, и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Управленческие действия. Руководитель может практиковать короткие встречи с подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может также по своему усмотрению отдать предпочтение периодическим встречам с участием подчиненных для рассмотрения тех же вопросов.

Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческой деятельности в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение новых планов, вариантов стратегии, целей и задач, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля — это дополнительные действия, подвластные руководителю.

Системы обратной связи. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов.

Опросы работников — еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и работников буквально по сотням вопросов:

• четко ли доведены до них цели их деятельности;
• с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;
• получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;
• открыт ли их руководитель для предложений;
• проинформированы ли они о грядущих изменениях, которые отразятся на их работе и т.п.

Системы сбора предложений. Они разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем — снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Организация может создать частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначении и продвижении по службе. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Информационные бюллетени, публикации организации. Относительно крупные организации, как правило выдают ежемесячные бюллетени, содержащие информацию для всех работников. В них могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуги, которые планируется предложить в ближайшем будущем потребителям, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.