Планирование проектов в организации (часть 4)

Chronodex

Chronodex — система планирования, где вместо стандартного списка планировщика используется страница-шаблон с диаграммой дня.


График напоминает циферблат с расписанием от 6 утра до 21 вечера. Каждый час делится на четыре отрезка по 15 минут. Если вы планируете дело, заштрихуйте отрезок в графике. От него проведите стрелку и запишите все подробности задуманного.

Бизнесмен и триатлет Владимир Дегтярев планирует день по системе Chronodex 

Можно разработать свой собственный шаблон и вести дела по нему. График покажет, сколько времени тратится на определенную работу.

Хорошо помогает избавиться от привычки делать одновременно несколько дел, которые только отвлекают друг от друга.

Система GTD

GTD (Getting Things Done) – это система безстрессовой продуктивности. Она позволяет эффективно планировать задачи и органично их выполнять.

По системе GTD работают менеджеры 40% компаний из списка Fortune 100. Cреди них Microsoft, Coca-Cola, Deloitte, Harvard University.  

Принцип GTD – доведение дел до конца. Его придумал и описал в своей одноименной книге Дэвид Аллен. Книга вышла в 2001 году и несколько раз переиздавалась. 

GTD основана на идее освобождения своего мозга от запоминания текущих задач. Для этого вся входящая информация переносится на внешний носитель, так называемый inbox. 

Например, задачи планируются в Wunderlist, а справочная информация по задачам и проектам хранится в Evernote. 

Главный принцип — мозг существует для того, чтобы решать задачи, а не запоминать их.

Система GTD основывается на пяти этапах обработки информации:

cбор – собираем все, что вас заботит. Это могут быть новые идеи, задачи, справочная информация по проектам etc

обработка – обрабатываем собранную информацию и решаем, что с ней делать дальше (делегировать, решить задачу самому, отложить идею на будущее etc)

организация – организовываем задачи в списки напоминаний

обзор – регулярно просматриваем списки напоминаний

действие – определяем, что делать дальше

«Выбор следующего действия» — важнейший элемент в системе GTD. Без него вы просто не увидите прогресс по своим проектам и не сможете завершить начатое.


Модель выбора действия:

КОНТЕКСТ условия, необходимые для выполнения задач, например: /место/ тяжело сделать презентацию в Power Point если вы едете в такси, но несколько деловых звонков — без проблем /энергия/ если вы устали, то не сможете подготовить эффективный маркетинговый план для запуска нового бренда. Наоборот, утром «на свежую голову» сконцентрируетесь и начните его разработку, приложив максимум своей энергии. /люди/ вы можете привязывать свои задачи к определенным людям (не путайте с делегированием). Например, у вас есть 10 идей, которые вы хотите обсудить с вашим маркетологом Сергеем. В вашей системе должен быть контекст (тег) «Сергей». При нажатии на этот тег вы увидите весь список вопросов, которые нужно с ним обсудить.

ВРЕМЯ если в вашем контексте несколько задач, выбирайте самую горящую

ПРИОРИТЕТ при прочих равных (контекст и время) выбирайте задачу, наиболее приоритетную для успеха проекта

Такой подход позволяет сфокусироваться на главном, сохранять спокойствие и уверенность в своем выборе.

Цель системы GTD:

собирать все задачи в логическую надежную систему, не держать задачи в голове, записывать все

приучить себя принимать решения по дальнейшим действиям

установить эффективную систему напоминаний

Внедрение в жизнь системы GTD будет подробно разобрано на курсе «Продуктивность 2.0».

Энергетический список

Разделите дела по требуемым усилиям для их выполнения.

Если вы чувствуете себя уставшим, тогда просто выполняйте простые задачи из списка. Следуя методу, вы сможете продвинуться даже когда совсем не настроены браться за работу.

Майк Варди, писатель и бывший редактор Lifehacker:

Я отмечаю энергетически затратные задачи, которые требуют много энергии. За ними следуют низкоэнергетические, которые нужно просто выполнить на автомате. Средние — все между ними.

Энергетический список требует честности. Если чувствуете себя прекрасно — сразу принимайтесь выполнять энергозатратные задачи.

Другая классификация методов

Существует и другая классификация методов составления системы бизнес-планирования на предприятии. По ней метод может быть:

  • балансным;
  • расчетно-аналитическим;
  • экономико-математическим;
  • графоаналитическим;
  • сетевым;
  • программно-целевым.

Балансный метод в этой классификации ничем не отличается от того, что описан выше. О других методах стоит сказать подробнее, хотя некоторые из них и упоминались в вышеописанной классификации.

Расчетно-аналитический применяется для расчета основных численных показателей плана, на основе которых производится анализ динамики и факторов развития предприятия. Чтобы анализ производился корректно, для рассчитываемых параметров определяются базисные значения, иными словами «нулевые координаты», по которым фиксируются изменения.

Применение экономико-математических методов позволяет формировать экономическую модель развития предприятия на основе параметров, рассчитанных предыдущим методом. Экономико-математический метод допускает составление нескольких стратегий развития компании и выбора оптимальной.


Графоаналитический позволяет наглядно представить зависимость между двумя экономическими показателями при помощи составления графиков. Чем хорош этот метод? Тем, что язык графики – самый информативный язык, который позволяет быстро делать промежуточные выводы без громоздких расчетов.

Сетевой является подтипом графоаналитического. Его особенность – возможность составлять графики параллельного выполнения работ в пространстве и времени. К примеру, графики, выполненные сетевым методом, могут одновременно характеризовать и ремонт оборудования цеха, и установку новой техники на предприятии, и разработку конструкции нового помещения.

Суть программно-целевого отражена в его названии. Этот метод используется при составлении конкретной программы по развитию предприятия. Например, в нем учитывается система производственного планирования на предприятии. В этой программе присутствует конкретный план действий и мероприятий, нацеленных на достижение генеральной цели компании. Именно эта цель является основополагающей при составлении плана.

Многие из этих методов эффективнее использовать вместе, а не по отдельности. Например, можно рассчитать нужные экономические параметры при помощи расчетно-аналитического метода, выявить модель зависимости этих параметров при помощи экономико-математического, проанализировать графоаналитическим методом и составить план действий на основе полученных выводов при помощи программно-целевого метода. Так выглядит пример системы планирования на предприятии.

Метод Г. Ганта

После того, как перечень действий составлен, необходимо определить затраты времени и ресурсов для выполнения задачи. Для реализации простых задач руководитель может воспользоваться знаниями, вынесенными из прошлого и накопленным опытом, который принес успех в схожих ситуациях.

Для решения сложных задач потребуется взаимоувязать влияние различных факторов, например, наличие свободных ресурсов и сотрудников, последовательность выполнения задач и ряд других аспектов.

Планирование сложных задач можно осуществлять с помощью таблиц Г. Ганта (путем построения сетевых графиков).

Методология применения обоих методов позволяет установить срок выполнения задания в целом и отдельных его промежуточных этапов, а также рассчитать необходимые объемы ресурсов.

Алгоритм применения метода Г. Ганта:

1. Следует начертить таблицу из пяти столбцов (табл. 1). В первом столбце необходимо отразить действия, важные для реше­ния задачи; во втором — указать время, целесообразное для начала выполнения этого действия (оно может зависеть от наличия необходимых ресурсов), в третьем – отрезок времени, требуемый для выполнения этой операции. В четвертом столбце необходимо указать способ выполнения действия — параллельно с другими или только после завершения какого-то из них. В пятом столбце следует детализировать, какое действие предшествует текущему (если оно последовательное — то после какого действия его следует выполнять, если параллельное — то одновременно с каким).

Таблица 1. Планирование задачи «подготовка к совещанию с высшим руководством» с помощью таблицы Ганта

2. Необходимо составить таблицу Ганта, обозначив в первой строке недели или другие временные интервалы, в которых вам удобно измерять затраты времени для выполнения задачи. Обозначьте в виде прямых линий все подзадачи с учетом того, что длина этих линий должна соответствовать ожидаемой продолжительности выполнения действия.

При этом следует помнить, что при последовательном способе выполнения задачи для реализации текущего действия требуется ознакомиться с результатами предыдущего (таблица 2).

Такой подход позволяет получить наглядную картинку всего процесса решения задачи. По ней можно оценить, сколько времени планируется затратить на выполнение задачи и за счет каких действий можно ускорить работу (возможно, делегировать какое-то действие и тем самым сделать его параллельным, а не последовательным, или отыскать ресурсы, которые позволят приступить к тому или иному действию раньше).


Таблица Ганта позволяет отслеживать ход выполнения задачи: взглянув на рисунок, можно узнать, какие результаты должны быть достигнуты к настоящему моменту или над осуществлением каких действий работает персонал.

Таблица 2. Таблица Ганта

Основа экономического планирования

Эффективное финансово-экономическое планирование помогает осуществить правильное прогнозирование относительно будущих показателей деятельности организации, на основании которых разрабатываются мероприятия по совершенствованию производства и повышению рентабельности продукции. В рамках этого процесса происходит анализ следующих показателей:

  • размер плановой прибыли;
  • оборачиваемость промышленных запасов;
  • отдача генеральных ресурсных фондов;
  • потребности рынка;
  • производственная мощность предприятия;
  • затраты на продукцию с учетом ее отпускной стоимости.

После сопоставления рыночных потребностей с производственными мощностями (с учетом постоянных и переменных затрат) происходит примерный расчет точки безубыточности. Проведение анализа и четкого планирования работы позволяет повысить эффективность экономических процессов организации. К ним стандартно относятся:

  • производственная деятельность;
  • распределение;
  • процедура обмена;
  • потребление.

Воспроизводство

Производство – это процесс создания товаров, основанный на использовании имеющихся материальных и нематериальных ресурсов. Распределение позволяет эффективно разделить имеющиеся экономические ресурсы по прерогативным направлениям деятельности. В рамках обмена происходит интеграция информации, знаний и умений между различными подразделениями фирмы, а потребление предполагает использование ресурсной базы для изготовления какой-либо продукции.

Если все эти процессы действуют непрерывно в комплексе, то их симбиоз называют воспроизводством. Оно подразделяется на:

  • расширенное (производственные объемы все время увеличиваются);
  • простое (производство находится на одном уровне);
  • суженное (производственные масштабы сокращаются).

Условия

Финансовое положение предприятия может улучшаться только в рамках расширенного и простого воспроизводства. Это достигается с помощью выполнения двух условий:

  1. рентабельность деятельности в рамках рыночной экономики;
  2. денежная состоятельность.

В противном случае компания оказывается на грани банкротства и без внедрения средств антикризисного менеджмента и программ финансового оздоровления рискует прекратить свое существование.

Базовые компоненты APS

  • Согласование планов потребностей в материалах и производственных мощностях одновременно. Такой подход имеет название синхронного планирования, поскольку алгоритмы работы APS осуществляют расчет необходимых к закупке и производству изделий, выполняя это с учетом существующих (ограниченных) мощностей, то есть синхронно.
  • Детализации и точности модели производства и цепочек поставок находятся на высоком уровне. Создание реализуемого плана является главной задачей процесса планирования, то есть это должен быть план, который можно выполнить. Точность плана зависит в основном от того, насколько аккуратно были смоделированы ограничения производства и цепочки поставок, в общем. Модель данных APS-системы предполагает возможность учета при планировании детальных характеристик конкретных единиц оборудования, штата, транспортных средств, технологических маршрутов и т. д.
  • Создание планов с большой скоростью. Одна из главных характеристик APS-системы-это скорость, которая достигается благодаря тому, что вся модель данных сохраняется в оперативной памяти сервера. Предоставляется возможность оперативности перепланирования и, следовательно, возможность быстрого реагирования на различные изменения в цепи поставок.
  • Широко используется коллективная работа внешних и внутренних участников в единой многопользовательской среде. Поскольку APS приложения web-ориентированы обеспечивается возможность сотрудничества пользователей системы и согласования планов между различными подразделениями внутри предприятия и с другими участниками процесса за его пределами.

Особенности решения APS

  • Возможность применения к различным средам планирования. Системы, которые базируются на стандарте MRP II, ориентируются в большинстве случаев на дискретное производство с типом «сборка на заказ», «производство на склад». APS-системы способны также учитывать и специфику «производства под заказ», планировать непрерывное производство.
  • Синхронное планирование. Это и есть главное отличие от стандарта MRP II. Планирование закупок и производства производится одновременно с учетом ограничений по мощностям и ресурсам (машины, инструменты, люди), в то время как в системах MRP II процессы планирования необходимых материалов и необходимых ресурсов (мощностей) разделены и выполняются итерационно для получения реального плана. В результате, это оказывает влияние на скорость процедуры планирования.
  • Оптимизационное планирование. Оптимизация в системах APS основывается на эвристиках и на сложных математических образцах, создаваемых для конкретной отрасли (например, металлургия, прокат — оптимизация изменений размера листов), конкретного предприятия. При этом тонкая настройка алгоритмов оптимизации может осуществляться непосредственно самими пользователями.
  • Высокая скорость создания планов, достигаемая за счет того, что данные сохраняются в оперативной памяти.
  • Незамедлительное реагирование на изменение среды. Непредвиденные изменения во внешней среде (например, отмена заказов), в среде производства (отказ оборудования), которые могут сделать созданный план неисполнимым, оперативная перепланировка, учет ограничений (и состояния) цепочки поставок обеспечивают возможность в короткий срок получить новый план, скорректированный исходя из новых реалий.
  • Распределенное планирование. Отдельные APS-системы поддерживают распределенное планирование, при помощи которого несколько человек могут планировать синхронно, но каждый из них несет ответственность за какую-то определенную зону планирования (или это отдельные машины, или это определенный горизонт планирования).

Итог

Таким образом, планирование – один из важнейших процессов на предприятии, позволяющий ему эффективно развиваться и достигать амбициозных экономических показателей. Роль планирования сложно переоценить. Какая система планирования на предприятии, так оно и будет развиваться.

Без конкретной стратегии действий сложно работать как малому, так и большому бизнесу: малый не сможет вырасти и улучшить свои экономические показатели, а большой вовсе может обанкротиться из-за несвоевременного принятия решений на действия, не предусмотренные планом.

Выделяют большое количество методов планирования, все они принципиально отличаются друг от друга, но в целом образуют единую систему, позволяющую составлять точные и эффективные планы действий, стратегии развития. Например, программно-целевой метод имеет мало общего с технико-экономическим, но первый метод не работает без второго.

Кроме того, существует немало и видов планирования. Все они опираются на шесть основополагающих принципов. Процесс планирования, а также общая структура итогового плана давно определены. Они также приведены в этой статье.

Планирование – незаменимый этап развития предприятия, который никогда не прекращается, потому что постоянно нужно учитывать изменяющиеся условия рынка. Совершенствование системы планирования на предприятии не должно никогда прекращаться.


С этим читают