Портфель проектов

Что такое управление проектами?

В то время как портфели и программы отражают более общее представление о деятельности организации, проект — это отдельное начинание: серия задач, нацеленных на производство определенного товара, оказание услуги или создание преимущества в указанный срок.


Менеджеры проектов следят за выполнением отдельных проектов, руководят командами и заботятся о соблюдении сроков, бюджетных ограничений и взятых на себя обязательств. Они определяют наилучшие методики, изучают процессы для повышения эффективности и работают с заинтересованными лицами, чтобы в числе прочего добиться ожидаемых преимуществ.

Успешное управление проектами означает, что команды и их участники постоянно развиваются и повышают свой уровень, что дает компании значительные конкурентные преимущества.

Управление программами проектов

Проекты и процессы могут объединяться в программы для достижения общей цели. В этом случае для внедрения процессов управления программами рекомендуется использовать Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54871-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению программой» (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 декабря 2011 г. №1583-ст). Другим рекомендуемым методологическим документом по программному управлению проектами является Standard for Program management от Project Management Institute.

На практике реализация портфельного и программного управления в организациях осуществляется по-разному и задача организации и привлекаемых консультантов упростить систему управления и не запутать менеджмент и сотрудников.

Матрица МакФарлана [3]



^ | Высокая |——————————-+——————————-+ | Производственная ИС | Стратегическая ИС | |——————————-+——————————-| | От неё не зависит будущий | Зависимость текущего бизнеса, | | бизнес, но она критична | разработка критична | | в данный момент; | для будущего успеха, | | отказ от неё приводит | конкурентного или | Важность | к немедленным потерям | стратегического преимущества | для |——————————-+——————————-| бизнеса | Поддерживающая | ИС для | сейчас | (обслуживающая) ИС | «переходных» задач | | | | |——————————-+——————————-| | Не обязательная, но ценная: | Текущий бизнес от неё | | например, | не зависит, | | для ведения регистра активов, | но её разработка | Низкая | поддержки канцелярских | может быть критична в будущем | | функций | | +——————————————————————> Низкая Высокая Важность для бизнеса в будущем

Что такое управление программами?

Программа — это группа связанных проектов, которые вносят общий вклад в достижение определенной цели или преимущества. У программы есть четкая цель, и каждый проект, включенный в программу, участвует в достижении этой цели. 

Менеджеры программ изучают зависимости между проектами, риски, проблемы, требования и решения и могут координировать усилия с менеджерами отдельных проектов для получения необходимой информации и успешного выполнения программы. Их не столько интересует успех каждого отдельного проекта, сколько успех всей инициативы и достижение более значимых преимуществ

Также для менеджеров программ очень важно выбрать правильные проекты и правильно расставить приоритеты, чтобы в итоге получить максимальную пользу для бизнеса. Успешные программы приводят к улучшениям, последствия которых могут ощущаться очень долго, и, в отличие от проектов, имеющих конкретный срок выполнения, программы могут быть бессрочными

Организации управляют проектами в рамках более крупной программы, потому что такой подход дает больше возможностей для контроля и больше преимуществ, чем если бы управление проектами осуществлялось по-отдельности. К тому же при отслеживании группы связанных проектов гораздо проще координировать и приоритизировать общие ресурсы, следить за ходом выполнения и результатами.

Используемые методики

  1. SWOT анализ – предполагает рассмотрение внутренней и внешней среды организации для выявления сильных и слабых стороны фирмы, а также возможностей и угроз
  2. Анализ КУРО – логическое продолжение методики SWOT, предлагающее компенсировать слабые стороны, проводить усиление сильных сторон, реализовывать возможности и принимать меры по отражению угроз
  3. Ранжирование проектов – это комплексный анализ проектов по ряду критериев финансовых (таких как NPV, IRR, срок окупаемости, рентабельность) и не финансовых (соответствие стратегическим целям, влияние рисков, и т.д), где каждый критерий оценивается по 10-балльной шкале, после чего для каждого проекта берется средняя арифметическая по всем оценкам. Наилучшие проекты получат наибольший ранг и будут является более приоритетными для выполнения
  4. Анализ рисков – создается реестр рисков, где каждый риск подвергается качественному и количественному анализу (чаще всего для анализа рисков используется метод экспертных оценок). Для каждого риска выдвигаются меры по пресечению/уклонению/устранению угроз.

Задачи портфельного управления проектами

  • Обеспечение инновационной деятельности компании;
  • Обеспечение развития компании;
  • Обеспечение операционной деятельности компании;
  • Повышение эффективности работы компании;
  • Повышение эффективности распределения бюджетов по группам проектов.

Преимущества УПП

  • Определение наиболее выгодных для компании путей развития, с учётом финансовых ограничений, принятых политик и правил;
  • Четкость в реализации стратегических планов и достижении стратегических целей;
  • Сокращение расхода ресурсов компании на ненужные проекты;
  • Повышение эффективности использования ресурсов на имеющихся проектах.

Виды портфелей проектов

Комби (Combe) и Гитенс (Gitens) выделяют три основных вида портфелей проектов:

  • создающие ценности: стратегические проекты или проекты в масштабе предприятия;
  • операционные проекты: приводят к повышению эффективности организации и соответствуют основным нуждам функциональных подразделений;
  • обеспечивающие соответствие: обязательные проекты, необходимые для поддержания внутренних нормативов и стандартов.

В организациях, достигших зрелого возраста в управлении проектами за решения по входящим в портфели программам и проектам, несет ответственность специально сформированная, состоящая из руководителей высшего звена Группа управления портфелем проектов

Принципы портфельного управления (ППУ)

Принципы портфельного управления — это универсальные правила формирования портфеля.

Цель ПУ – оптимальное достижение бизнес-целей компании за счет реализации проектов, входящих в портфель.

Для портфелей по основной деятельности компании возможно прямое соотнесение с бизнес-целями, а для проектов обеспечивающей деятельности компании такое соотнесение затруднительно, так как проекты не направлены на достижение бизнес-целей.

В ППУ закрепляются правила формирования портфеля, которые зависят от внешних и внутренних факторов. Они должны строиться на понимании стратегических целей и задач бизнеса с учётом влияющих факторов, определять допущения и ограничения в части выполнения проектов с разными характеристиками для обеспечения сбалансированности инвестиций

Также важно определить какие факторы и в какой степени влияют на привлекательность и управляемость проектов.

ППУ – набор базовых ориентиров для ответа на вопросы:

-где допустимы сложноуправляемые, но важные для бизнеса проекты и где – непривлекательные для бизнеса, но нужные?

-может компания выполнять несколько параллельных безотлагательных проектов одновременно?

— возможно ли выполнение проектов, не обеспечивающих скорый возврат инвестиции, но приносящих качественные выгоды?

-стоит ли фокусироваться на инновациях или нужно расширять и модернизировать имеющиеся технологии?

-факторы, определяющие привлекательность и управляемость проектов.

Обзор

Существуют дебаты относительно лучшего способа оценить значение инвестиций в ИТ. Как отметили Джеффери и Леливелд , компании тратят миллиарды долларов на инвестиции в ИТ и в то же до сих пор неправильно потраченные деньги не являются чем-то выходящим из ряда вон. Книга Николаса Карра «Блеск и нищета IT» вызвала значительный спор в IТ-индустрии и академических кругах, за счет позиционирования трат на информационные технологии в современных компаниях, как обычных инфраструктурных, таких как электричество.

Управление портфелем IТ-проектов имело изначально исключительно проектно-ориентированный уклон, но по мере развития стало включать и стационарные активности, такие как поддержка приложений и техническое сопровождение.

Концепция управления портфелем IТ-проектов аналогична финансовому портфелю, но есть и существенные различия. Инвестиции в ИТ не являются ликвидными, и измерять их следует с помощью финансовых и нефинансовых критериев (например, системы сбалансированных показателей), чисто финансовая точка зрения не является достаточной.

В большинстве случаев, управлению портфелем IT-проектов осуществляется через создание двух портфелей:

Портфель приложений — менеджмент этого портфеля фокусирует своё основное внимание на сравнении расходов на создание системы и её ценности для организации. Помимо вычисляемых материальных выгод, это сравнение может быть основано на нематериальных факторах, таких как уровень зрелости организации, уровень ознакомления пользователей с новыми приложениями и инфраструктурой, а также внешних сил, таких как появление новых технологий и отмирание старых.. Портфель проектов — менеджмент этого типа управления портфелем специально занимается вопросами, связанными с расходами на развитие инновационного потенциала в плане окупаемость инвестиций и сокращение «дублированных» инвестиций в ситуациях, с возможной реорганизации или поглощения


В последнем случае, об эффективности работы менеджеров портфеля IT-проектов можно судить с точки зрения достоверности данных, экономии на обслуживании, удобства для конечных пользователей и относительной стоимости новых инвестиций для замены старых программ.

Портфель проектов — менеджмент этого типа управления портфелем специально занимается вопросами, связанными с расходами на развитие инновационного потенциала в плане окупаемость инвестиций и сокращение «дублированных» инвестиций в ситуациях, с возможной реорганизации или поглощения. В последнем случае, об эффективности работы менеджеров портфеля IT-проектов можно судить с точки зрения достоверности данных, экономии на обслуживании, удобства для конечных пользователей и относительной стоимости новых инвестиций для замены старых программ.

Методика управление портфелем IT-проектов более применима для более крупных IТ-организациях, а в небольших организациях её функции может выполнять отделы планирования и управления.

Ссылки на более подробную информацию на этом сайте по методике «Портфель проектов по ИТ»

Услуги Включает в себя методику Что конкретно
а) Обучение по ИТ-стратегии, с параллельной разработкой основы ИТ-стратегии на 15-20 слайдов, для малых компаний + — сравнение и выбор лучших проектов по ИТ
б) Совместная с консультантами разработка ИТ-стратегии на 50-150 страниц, для средних компаний + — выбор проектов, разработка плана проектов на 1 и 2-3 года
в) Консалтинг по разработке ИТ-стратегии на 150-300 страниц, для крупных компаний то же и рассмотрение вариантов развития ИТ, разработка портфеля проектов
г) Оптимизация ИТ (выбор улучшаемых элементов ИТ и методик) выбор проектов, разработка плана проектов на 1-2 года
д) Совместная с гендиректором оптимизация ИТ под требования бизнеса, увеличение выгод от ИТ для бизнеса + — улучшение плана проектов по ИТ
е) Планирование цифровой трансформации бизнеса сравнение и выбор проектов, разработка плана проектов на 1 и 2 года
ж) Персональный советник по управлению ИТ, в т.ч. поддержка актуальной ИТ-стратегии поддержка плана и  портфеля проектов
з) Разработка личных стратегий своего развития на несколько лет вперед, рассмотрение сценариев своей жизни + — сравнение и выбор лучших проектов

Обозначения: «√»: входит в вариант; «+-»: частично входит

а) частично методика «Портфель проектов по ИТ» применяется в рамках обучения по ИТ-стратегии (услуга «Обучение по ИТ-стратегии, с параллельной разработкой основы ИТ-стратегии на 15-20 слайдов, для малых компаний»). 

б) в рамках разработки «средней» ИТ-стратегии на 50 и более страниц (2-3 календарных месяца, от 50 человеко-дней) в рамках услуги «Совместная с консультантами разработка ИТ-стратегии на 50-150 страниц, для средних компаний»:

в) в рамках разработки «подробной» ИТ-стратегии в рамках услуги «Консалтинг по разработке ИТ-стратегии на 150-300 страниц, для крупных компаний».

В начале этих работ может быть проведено корпоративное обучение.

г) как отдельный консалтинговый проект (2-3 календарных месяца, 30-60 человеко-дней работ, в рамках услуги «Оптимизация ИТ«, уместно для крупных и средних компаний):

В начале консалтинга по разработке портфеля проектов может быть проведено корпоративное обучение по разработке плана проектов по ИТ на 1-3 года, внедрению портфельного управления проектами по ИТ.

д) частично разработка портфеля проектов выполняется в рамках услуги «Совместная с гендиректором оптимизация ИТ под требования бизнеса», в рамках согласования требований бизнеса к ИТ, целей ИТ и их связей с проектами по ИТ.


е) методика «Портфель проектов по ИТ» используется при планировании цифровой трансформации бизнеса

ж) в рамках услуги «Персональный советник по ИТ» может быть выполнена текущая поддержка портфеля проектов по ИТ

з)  методика «Портфель проектов по ИТ» также используется и при разработке личных стратегий, в части сравнения и выбора лучших проектов, сравнение сценариев своего развития.

P.S. Для более комплексного улучшения управления ИТ улучшений целесообразно использование ряда методик в рамках проектов по разработке ИТ-стратегии на 50-150 страниц или ИТ-стратегии на 150-300 страниц, или проектах по улучшению управления ИТ (где можно выбрать для одновременно использования до 9 предложенных на данном сайте методик и выбрать для улучшения до 20 элементов ИТ).

Основные этапы разработки портфеля проектов по ИТ:

  1. Сбор описаний возможных проектов;
  2. Сравнение и выбор проектов;
  3. Выполнение портфеля проектов;
  4. Контроль и корректировка портфеля проектов.

Подробное описание методики разработки портфеля проектов по ИТ

см. также более подробное описание.

Методики улучшения управления ИТ, согласования ИТ и бизнеса, разработки ИТ-стратегий, а также элементы ИТ, которые надо учитывать при планировании развития ИТ на 1-3 года  рассмотрены в книге Александра Михайлова «ИТ стратегия: лучшие международные и российские практики», 450 страниц:

Пример 1: ИТ-стратегия в шкафу

В одной крупной компании внешние консультанты разработали подробную ИТ-стратегию на несколько сотен страниц. Уже через несколько месяцев после ухода консультантов ИТ-директор понял, что своими силами обновлять эту стратегию нереально, хотя бизнес ждет от него именно этого.

После этого ИТ-директор взял план проектов на год (что занимало всего пару страниц текста), и начал править его в отрыве от двухсот страниц ИТ-стратегии, где обосновывался выбор проектов, каким приоритетам бизнеса они соответствуют, какие бизнес-процессы надо автоматизировать и т.д. и т.п.

Теперь ИТ-директор говорит, что его пара страниц с названиями проектов соответствуют ИТ-стратегии, которая стоит в шкафчике. Ключевой фактор успеха такого подхода — чтобы в этот шкафчик никто не заглядывал.

Пример 2: Государственные программы информатизации – это стратегии?


Я когда-то участвовал в разработке и выполнении государственных программ информатизации. Государственные программы, которые я видел тогда и потом, на ¾ содержали описание ряда задач, для каждой из которых указаны объемы работ и источники финансирования.

К сожалению, я пока ни разу не видел какого-либо существенного обоснования, почему именно эти задачи надо выполнить. Люди, которые разрабатывают и согласовывают государственные программы, как правило, являются чиновниками разных министерств. Квалификация этих чиновников может быть совсем невелика, а за государство в целом они не думают, им бы «свою задницу прикрыть».

Также в государственных программах пытаются участвовать как государственные, так и частные компании. Они делегируют на лоббирование своих интересов самых энергичных, умных и беспринципных сотрудников. Однако интересы компаний и их представителей, скорее всего, узкокорыстны. Про благо всех людей и России в целом они, возможно, и вспоминают, но скорее для того, чтобы под этот лозунг какие-нибудь свои услуги продать.

Общего и позитивного в рассмотренных во врезке ситуаций только огромный потенциал улучшения, минимум процентов 20 от всех расходов на проекты. Думаю, здесь могли бы помочь и методы стратегического планирования, и методики разработки планов проектов на несколько лет. Что собственно и рассматривается в этой главе.

В качестве источников информации по разработке плана проектов по ИТ на 1 год и более, а также бюджету ИТ можно предложить отнюдь не изучение методов управления проектами и MS Project, а другие подходы:

  • Методики и книги по портфельному управлению проектами;
  • Лучшие практики по ИТ-бюджетам (Gartner, Meta Group, Союз ИТ-директоров России).

Оценка приоритетов проектов

Для оценки и визуализации приоритетов проектов, в портфельном управлении проектами используется следующая стратегическая диаграмма сравнения проектов: «Бизнес взгляд * Проектный взгляд» (см. Рис. 3).

Из всех областей диаграммы сравнения проектов хорошие проекты находятся только в правой верхней области, то есть это проекты, хорошие для бизнеса (высокая оценка по шкале «Бизнес взгляд») и сами хороши как проекты (высокая оценка по шкале «Проектный взгляд»). Проекты из всех остальных областей целесообразно или вообще не выполнить, или же существенно улучшить до выполнения:

Рис.3. Диаграмма сравнения проектов, рекомендуемая в портфельном управлении проектами

Внедрение портфельного подхода

Джеффри и Леливельд указали на ряд препятствий и факторов успеха, с которыми могут столкнуться директор по информационным технологиям при попытке реализации портфельного подхода. Чтобы преодолеть эти препятствия, может быть использован простой метод:

-Планирование  -
      -                 -
     -                    -
 Построение             Уход
    -                   -
       -               -  
           Поддержка

Другие методы внедрения:

  • анализ рисков
  • решение о диверсификации проектов, инфраструктуры и технологий
  • непрерывное согласование с бизнес-целями
  • Непрерывное совершенствование (извлеченные уроки и корректировки инвестиций)

Не существует единственный оптимальный способ реализации портфельного подхода и, соответственно, могут применяться различные подходы . Очевидно, что методы не являются незыблемыми, и их необходимо изменять в зависимости от конкретных условий в различных организациях.


С этим читают